Análisis de un puesto de trabajo II

Cómo preparar un formulario

Cuál es la mejor forma de preparar un formulario a la medida de las necesidades de cada puesto de trabajo, para la recogida de todos los datos necesarios para su correcta evaluación.

_{Por: Blanca Rovira Psicóloga empresarial - Recursos Humanos FormaConsultores.}

Lea la primera parte de este artículo:

Análisis de un puesto de trabajo

Los primeros pasos para empezar con nuestro formulario es definir correctamente los datos generales para la denominación del puesto a cubrir.

•Denominación del puesto.

•Área: situación en el departamento, sección o servicio al que pertenecerá dentro del organigrama de la empresa.

•Dependencia jerárquica directa.

•Ubicación territorial del centro al que pertenece, y concretamente dentro del mismo.

•Finalidad del puesto: papel que desempeña dentro del proceso productivo de distribución y similares.

A continuación seremos más explícitos y pasaremos de los términos generales a los más específicos, analizando las características que necesita la persona a buscar tanto a nivel personal como en su entorno profesional:

•Descripción de tareas específicas: las de tipo cotidiano, periódico y ocasional, describiéndolas tanto en sus aspectos cualitativos como cuantitativos: tiempos, dedicaciones, exigencias físicas, intelectuales, de relación, y otras.

•Responsabilidad: sobre otros colaboradores, equipos de trabajo, coordinación, distribución de trabajo, supervisión.

•Ambiente de trabajo: características físicas y locales, peligrosidad.

•Relaciones: de tipo interno y/o externo que exige, su nivel, cantidad y calidad.

•Dedicaciones: horarios que precisa y tiene asignados, calendario laboral, vacaciones.

•Disponibilidades: a traslados, viajes, dedicaciones y similares.

•Estilo de trabajo requerido: valoración cualitativa de las exigencias del puesto (rapidez, precisión, responsabilidades, etc.)

• Técnicas, equipos, herramientas en general, a utilizar en el desempeño de la tarea.

•Catalogación profesional: datos sobre la categoría profesional, nivel de mercado, su demanda.

•Evolución profesional: previsiones sobre el desarrollo del puesto-formación, especialización- nuevas exigencias, cambios, expectativas de promoción, etc.

•Sistema retributivo: no sólo se considerará el nivel económico que alcanzará sino también cómo lo conseguirá en función del desempeño del puesto: retribuciones fijas, variables, incentivos, pluses, antigüedad, gratificaciones y otros.

•Sistema de integración previsto: formación y adiestramiento inicial, inversión que precisará en medios y en personas que se ocupen de él, de su plan de acogida.

•Sistema de supervisión y control: que posibilite su seguimiento inicial, su orientación y corrección en caso necesario, así como el apoyo y motivación adecuados.

•Criterios de evaluación: que permitirán valorar su adecuación en el desempeño de su trabajo, tanto a niveles técnicos como de adaptación e integración a las estructuras, normativas y equipo de la empresa.

•En función de cada empresa se podrán añadir o quitar características, por ejemplo determinados tipos de blindaje de conocimientos y de la formación recibida,...

Finalmente voy a mostrarles lo anteriormente explicado en un ejemplo ficticio (para obtener más información):

Descripción del puesto de trabajo

Nombre de la empresa: OMA, S.A Oficinas Municipales de Atención.

Nombre del cargo: Recepcionista.

Área: empresa del sector de las comunicaciones.

Dependencia jerárquica directa: depende directamente del Director General y gerente de la empresa.

Ubicación territorial: ubicada en el centro de Viladecans, oficina de unos 200 mts cuadrados, compartida con la Administración.

Finalidad del puesto: todo tipo de funciones relacionadas con la recepción. Atención telefónica, contacto directo con clientes, información, comunicación.

El objetivo general del puesto será proporcionar un servicio de atención personal y telefónica a los clientes que llamen o que se acerquen a las oficinas.

Descripción de las funciones específicas:

1. Recibir amablemente las visitas y ponerse a su servicio para transmitir una buena imagen de la empresa y comunicar al empleado interesado la llegada de la visita.

2. Contestar al teléfono con rapidez y amabilidad así como:

- Transferir las llamadas a la extensión indicada.

- Tomar nota de los mensajes y hacerlos llegar al interesado lo antes posible.

- Facilitar información y ayudar a su interlocutor.

3. Mantener la recepción ordenada.

- Responsabilidades: suministrar a los departamentos el listado de llamadas recibidas, de las cuales algunas tendrán que ser atendidas por el director. Realización de informes, atención al público, notificaciones, cartas, etc. Coordinación además de paciencia con los clientes.

Otras características:

Ambiente de trabajo: Seis personas trabajan en la misma oficina. Nadie es fumadora. El director está ubicado en la primera planta de la empresa. Oficina dotada de condiciones de seguridad, salud e higiene. Buenas condiciones de iluminación e insonorización.

Relaciones: cada una de las seis personas que trabajan en la oficina tienen asignadas unas tareas determinadas, además de un tiempo concreto y una responsabilidad limitada para realizarlas. Colaboración estrecha entre los compañeros, formando equipo sólido.

Dedicaciones: la empresa ha de trabajar un total de 1850 horas al año. En cuanto a las vacaciones, dispone de 30 días en verano y 10 en semana santa.

Disponibilidades: no requiere disponibilidad para efectuar viajes.

Estilo de trabajo requerido: el puesto requiere rapidez en las actividades, actuación bajo presión, aceptación de responsabilidades, simpatía y empatía, comunicación, grado de conocimiento de los servicios, dinamismo, ilusión, polivalencia.

Técnicas y equipos: Conocimientos de marketing, contabilidad, recepción. Experiencia y formación en el sector que opera, reciclaje constante. Equipos: ordenador, impresora, teléfono, fax.

Utensilios: archivos, base de datos, Internet y otras herramientas para obtener información diaria.

Evolución profesional: FPII administrativo, cursos especializados en marketing, contabilidad e informática (hojas de cálculo, base de datos).

Sistema retributivo: salario base + dietas + plus de antigüedad

Sistema de integración previsto: formación basada en cursos especializados y reciclaje, la inversión en formación será del 2% del total facturado.

Sistema de supervisión y control: El control del departamento de Atención al Cliente está establecido desde la dirección general y la supervisión que va a cargo de la Administración mediante reuniones periódicas.

Criterios de evaluación: la evaluación final la establece el Director General mediante la observación del cumplimiento o no de los objetivos iniciales globales.

Deseo que el tema expuesto les sea de mucha utilidad.