Cómo redactar cartas comerciales eficaces

¿De qué sirve informar a nuestros clientes, si lo hacemos con un estilo y un vocabulario pesado de leer o que no se comprende? En este artículo intentaremos dar unas normas generales para la elaboración escrita de cartas comerciales, y los elementos que hay que tener en cuenta para conseguir el objetivo de toda comunicación: Una Respuesta Satisfactoria.

_{Por: Mireia Tebé FormaConsultores}

Extracto del curso Comunicación Escrita en la Empresa, disponible en SaberPlus.

En un colectivo humano tan dinámico como la empresa, el problema de las comunicaciones reviste una importancia decisiva. Si la empresa no se relacionase con el exterior perdería su objetivo principal, que es ofrecer su producto o servicio al mercado.

En ocasiones, algunas empresas se muestran extrañadas, porque después de esforzarse en informar a sus diferentes públicos sobre temas de interés para ellos, no consiguen que éstos se den por aludidos o generen la respuesta esperada. A través de un sencillo análisis se puede ver que en estos casos, el receptor no ha leído el mensaje porque, o tiene un texto excesivamente largo, o está redactado en un estilo farragoso que dificulta la lectura, o se emplean palabras o términos que no se entienden.

Pues bien, las empresas deberían ser conscientes que lo que hacen es enviar continuas cartas de amor a sus clientes. Que consigan sus objetivos de seducción depende, en gran medida, del uso correcto de una serie de normas gráficas, estéticas y de estructura en el contenido.

A la hora de elaborar una carta comercial debemos seguir las pautas genéricas de toda redacción:

- Cuidar la ortografía. Si algún error o falta de ortografía está distorsionando el efecto global, nuestros ojos (que están muy bien entrenados, aunque no seamos conscientes de ello) caerán en él rápidamente y nos harán olvidar el resto.

- Signos de puntuación: Al contrario de lo que nos pueda parecer, el excesivo uso de las comas no hace más fácil la lectura de un texto. La mayoría de veces lo recarga en exceso y dificulta su lectura, haciéndola pesada y farragosa. Debemos acostumbrarnos a utilizar todos los signos de puntuación en su justa medida.

- Tipografía. La tipografía es el conjunto de caracteres alfabéticos que vamos a utilizar en nuestras comunicaciones. Los procesadores de texto y las impresoras modernas nos facilitan el uso de múltiples tipografías. Uno de los aspectos importantes de la imagen corporativa es la selección de una tipografía oficial para todos los comunicados, ya sean internos o externos.

- La alineación también cumple sus funciones: por una parte facilita la lectura y por otra, dar lugar a documentos agradables de leer. En este sentido, la justificación completa da lugar a documentos estéticamente uniformes, mientras que el margen derecho sin justificar da lugar a documentos "más vivos y directos".

- Para conseguir una lectura fácil y minimizar las distracciones, lo correcto es utilizar el doble espaciado entre líneas.

- Uso de negritas, subrayados y cursivas para destacar aspectos importantes del texto, procurando no abusar de los mismos para que no resulte excesivamente recargado y pierda con ello su objetivo principal.

- Por lo general, los párrafos cortos invitan más a la lectura que los que son demasiado largos.

Además de estas consideraciones generales, el particular enfoque y objetivos comerciales de la carta que dirigimos a nuestro cliente nos lleva a prestar especial atención a algunos aspectos más concretos:

- Una de las claves del éxito de las cartas comerciales está en la elección de las bases de datos de las personas a las que se las vamos a enviar. Estas pueden ser, tanto de clientes actuales o ex-clientes, como de clientes potenciales.

- Debemos entonces subdividir los distintos grupos que encontremos en la lista de seleccionada. A esta fase la denominaremos SEGMENTACION. Después de este proceso, elaboraremos estrategias de comunicación DIFERENCIADAS para cada uno de ellos.

- Y por último, pondremos en orden la información, según las pautas que nos sugiere el siguiente esquema:

Introducción

Objetivo: Captar la atención

Contenido: Pregunta general, información sorprendente, etc.

Nudo I

Objetivo: Suscitar interés

Contenido: Adaptar nuestros argumentos al grupo o subgrupo.

Nudo II

Objetivo: Provocar deseo

Contenido: Adaptar mis argumentos a la persona.

Desenlace

Objetivo: Invitar a la acción

Contenido: Cierre de la acción comercial: cómo hacer el pedido, etc.

Despedida

Objetivo: Información de contacto

Contenido: Frase de despedida, firma, empresa y cargo.

Aplicando estas sencillas normas conseguiremos cartas comerciales eficaces, que serán leídas con interés por nuestros clientes y clientes potenciales. Pero no debemos olvidar el toque personal que diferenciará nuestra carta del resto de comunicaciones de la competencia. Ese “toque” es la CREATIVIDAD. ¡No olvidemos nunca que somos personas, dirigiéndonos a otras personas!

Intenta recordar las comunicaciones comerciales que has recibido este último mes: ¿Cuáles han captado verdaderamente tu atención? ¿Aquellas que te han informado correctamente? ¿O aquellas que han provocado en ti una emoción especial? Piénsalo.