Suscripción a contenidos en el contexto organizativo mediante RSS: ¿Un cambio de paradigma?Ofrecer la información interna de la organización en formato RSS es una alternativa al envío de mensajes masivos y boletines electrónicos, la cual permite que cada trabajador se suscriba a los contenidos que más le interesen. Víctor Ruiz Jiménez, socio fundador de TECSISA. |
RSS es un estándar que nos permite suscribirnos a fuentes de información para recibir notificaciones cuando haya nuevos contenidos o estos sean actualizados, evitando tener que visitar los sitios web frecuentemente. | El uso de RSS en Internet está cada día más extendido. Un gran número de sitios web ofrece titulares en este formato para que los visitantes que lo deseen se suscriban a la fuente RSS para mantenerse informados acerca de las últimas novedades publicadas. | El formato RSS también aporta ventajas cuando se usa dentro de cualquier organización. Si la Intranet y otras herramientas colaborativas presentan titulares en este formato, los trabajadores pueden suscribirse a los canales que consideren más interesantes haciendo innecesario el envío de boletines electrónicos masivos. | Existen diversos programas agregadores o lectores de fuentes RSS, entre ellos Microsoft Outlook 2007 y Microsoft Internet Explorer 7. |
Suscripción a los contenidosHoy en día, un gran número de sitios web ofrece la posibilidad de suscribirse a los contenidos mediante el estándar RSS (Really Simple Syndication). Si decidimos hacerlo, nuestro programa lector o agregador de RSS nos indicará cuando exista información nueva, proporcionándonos el titular y una breve descripción con un enlace para acceder directamente al contenido publicado. Sin entrar en detalles técnicos, el estándar RSS proporciona una forma no intrusiva de mantener la comunicación con los visitantes de nuestro sitio web. Digo no intrusiva porque para suscribirse no hace falta facilitar datos personales, ni siquiera la dirección de correo electrónico, basta simplemente con tener instalado un programa lector de RSS (también llamado agregador) y especificar la fuente (una URL) a la que queremos suscribirnos. RSS en la organizaciónHasta ahora, los pasos dados por la mayoría de organizaciones se han encaminado hacia soportar el estándar RSS desde el sitio web corporativo, ofreciendo información corporativa a los visitantes y clientes. Sin embargo, a nivel interno, no se está sacando provecho a las ventajas ofrecidas por este formato. Pensemos, por ejemplo, en la cantidad de mensajes masivos o boletines electrónicos (newsletters) que algunos departamentos (por ejemplo Comunicación Interna) envían para mantener al día a los trabajadores sobre las novedades publicadas en la Intranet, los nuevos productos y servicios que ofrece la compañía, los eventos en los que participa o los proyectos que ha ganado. En este contexto, si la Intranet de la organización soporta el estándar RSS, se puede evitar el envío de mensajes masivos y boletines electrónicos, dejando que sean los propios trabajadores los que se suscriban a los contenidos. Una ventaja adicional sería ofrecer canales temáticos, de tal forma que los trabajadores puedan suscribirse a las secciones de la Intranet que les resulten más interesantes (circulares, productos y servicios, eventos, ofertas de trabajo internas, etc.) o que la suscripción responda a unos criterios de búsqueda específicos. Y las ventajas que aporta RSS al entorno organizativo no paran ahí. Las herramientas de apoyo a la gestión de la información y el conocimiento, como los entornos colaborativos, los wikis, las páginas amarillas de expertos y las bases de datos documentales pueden ofrecer las novedades en formato RSS para que los usuarios que lo deseen se suscriban voluntariamente, evitando así las alertas en formato correo electrónico que frecuentemente nos distraen y sobrecargan nuestros buzones de correo. Agregadores o lectores de RSSAnteriormente he comentado que para suscribirse a fuentes RSS, es necesario contar con una aplicación software llamada agregador o lector de RSS. Hasta hace poco tiempo, era necesario instalar software adicional (Win RSS, Feed Demon, Feed Reader, etc.), utilizar un servicio web (Google Reader, Bloglines, Mi Yahoo, etc.) o contar con el navegador Firefox, algo que podría resultar difícil en la mayoría de entornos corporativos donde la instalación de software se gestiona de forma centralizada. Esta situación empieza a cambiar y las nuevas versiones de los programas de escritorio ya incluyen soporte para RSS. Tal es el caso de Outlook 2007 e Internet Explorer 7, en ambos casos aplicaciones de Microsoft de uso frecuente en la mayoría de organizaciones. Cambio de paradigmaLa utilización del estándar RSS en el contexto organizativo, también cambiará el paradigma sobre la comunicación interna dentro de la organización (al menos, en lo que respecta a información que no resulta crítica para realizar nuestro trabajo diario): Se pasará del push masivo a grandes grupos de usuarios, al pull selectivo, donde los propios usuarios deciden voluntariamente a qué tipo de información desean suscribirse. Otros enlaces: Introducción al uso de RSS con Microsoft Outlook 2007: http://office.microsoft.com/es-es/outlook/HA012304633082.aspx Definición de RSS en Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Rss Definición de Wiki en Wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/Wiki | 
