Por Kim Komando

Cuando se trata del correo electrónico, guardo absolutamente todo. No digo que aún conserve el primer mensaje que recibí, pero probablemente guarde el primero del año 2000.

En realidad, puede que tenga todos los mensajes del año 2000. Naturalmente, también conservo todos los posteriores.

	SUGERENCIA: Antes de decidir si puede guardar o eliminar un mensaje de correo electrónico, tiene que tener la posibilidad de encontrarlo. Habitualmente, para mantener un seguimiento del correo electrónico se guardan los mensajes relacionados con clientes y proyectos en diferentes carpetas específicas. Outlook 2003 no sólo le permite crear fácilmente esas carpetas, sino también configurar reglas que enruten los mensajes automáticamente hacia esa ubicación. Más información.

¿Por qué guardo todo esto? No lo sé muy bien, la verdad. Quizá me preocupaba la posibilidad de que me denunciaran por alguna infracción imaginaria y quería tener un historial electrónico para demostrar mi inocencia. O puede que me preocupase vagamente la posibilidad de que hubiera que guardarlo todo por alguna exigencia legal.

No soy la única persona que lo hace. Algunos de ustedes también conservan miles de mensajes. Y, probablemente, tampoco saben por qué los guardan. Es posible que les preocupe la posibilidad de ir a la cárcel por algún tonto mensaje de correo electrónico que no aparece por ninguna parte.

No soy especialista en lo que se refiere al material de archivo ni a los documentos de correo electrónico que conviene guardar. Por eso me dirigí a Donald Skupsky, presidente de Information Requirements Clearinghouse. Él se describe, modestamente, como la máxima autoridad mundial en la especialidad. También hablé con Charles Fine, abogado de Phoenix (EE.UU.).

Hay algunos aspectos que conviene tener en cuenta a la hora de decidir si se debe archivar o no el correo electrónico. Evidentemente, si después le queda alguna duda, siempre es recomendable consultar a un abogado.

1. Guarde los datos importantes. No obstante, el correo electrónico no se considera como material importante para archivo en todos los casos. Las empresas deben guardar los registros de las transacciones comerciales. Si firma un contrato, guárdelo. Si recibe el contrato en forma de archivo adjunto de un mensaje de correo electrónico y el remitente incluye en el mensaje una mención del tipo "aceptamos el contrato", guarde también el mensaje. Es material que se debe archivar.
   
   Si cree que si estuviera en formato de papel lo guardaría, conserve el mensaje de correo electrónico. De lo contrario, elimínelo. Eso incluye los mensajes de correo electrónico generados durante el proceso de preparación del contrato. Es material de trabajo en curso y no refleja las opiniones de una organización. En realidad, corresponde a opiniones de empleados a título personal.
   
   Cuando desee conservar algo, almacénelo formalmente. No lo deje en el programa de correo electrónico donde nadie podrá encontrarlo. Probablemente le resultará más útil imprimirlo y guardarlo en una carpeta.



2. En ocasiones, hay que ser más "precavidos". Pueden darse situaciones que le obliguen a no desechar casi nada. Por ejemplo, si interviene en un proceso legal, no puede eliminar ningún elemento que sea significativo. En caso de duda, optaría siempre por la precaución. O, mejor aun, hágale caso a su abogado.
   
   Aunque no se encuentre inmerso en un proceso legal, hay otras dos palabras importantes que deben tenerse en cuenta: inminente y previsible. Si sabe que le van a demandar, los acontecimientos son inminentes. No es un buen momento para hacer una limpieza del correo electrónico. Si, por ejemplo, por una negligencia o un error suyo alguien resultado perjudicado, es previsible que le denuncien. También en este caso deberá proceder con precaución. Hable con su abogado.
   
   Según Skupsky, sólo en el mercado de títulos valores es obligatorio conservar todos los mensajes de correo electrónico. Prácticamente en cualquier otra actividad se pueden eliminar.



3. Pero no lo guarde todo. Lo más probable es que los mensajes que se amontonan no vayan en detrimento de nadie (excepto del espacio libre de su servidor). Muchos emprendemos un negocio porque vemos la oportunidad de satisfacer una necesidad no atendida. Deseamos ayudar a nuestros clientes. Nunca nos han demandado, y no esperamos que ocurra en el futuro.
   
   Sin embargo, bien podría darse el caso. Imaginemos que después de soportarlo largo tiempo, y haciendo gala de una paciencia sobrehumana, despide a Pepe Embrollos. No podría haberse comportado mejor con Embrollos, pero evidentemente él no lo entiende así. Y Embrollos le demanda.
   
   A usted no le preocupa. Pero de repente recibe un requerimiento judicial en el que se le insta a que envíe todos los mensajes de correo electrónico de los tres últimos años que guardan relación con el caso. No hay nada en el correo electrónico que pueda influir en el caso. Y Embrollos lo sabe. Pero usted tendrá que buscar todo el material y su abogado, examinarlo detenidamente. ¿Cuántas horas, a $200 dólares por hora, le llevará esa tarea? Usted traga saliva y le da a Embrollos $15.000 dólares de indemnización. Quizá nunca se lo había planteado, pero puede tener la seguridad de que el abogado del demandante sí lo ha pensado. Y, lo que es peor, quizás encuentren un mensaje en el que usted hace comentarios desmedidos.
   
   Ante los problemas que puede llegar a acarrear, ¿qué ventajas tiene guardar el correo electrónico? No cabe duda de que es muy improbable que llegue a encontrarse en una situación así. Pero el 99,9% de sus mensajes de correo electrónico antiguos no sirven de nada, de todos modos. ¿Por qué arriesgarse?



4. Desarrolle una norma acerca de la conservación del correo electrónico. Skupsky recomienda que se conserve el correo durante 30 días. Al cabo de 30 días, los empleados (y usted) deben decidir si un mensaje de correo electrónico constituye material de archivo. De lo contrario, desaparece. Esto tiene el efecto saludable de obligar a los empleados a reflexionar sobre lo que constituye material que se debe archivar y lo que no. El abogado Chuck Fine piensa que es una buena idea. Pero va aun más lejos; él depura su correo electrónico de inmediato.

No haga copias de seguridad del correo electrónico. Es lo mismo que guardarlo en el equipo. Si recibe una citación, usted y su abogado tendrán que examinarlo, independientemente de si se encuentra en el equipo o en cintas. Elimine el correo antiguo.

Según Skupsky, los mensajes de correo electrónico antiguos raramente son útiles para la otra parte. Pero el hecho de que a usted pueda costarle mucho dinero examinarlo no le quitará el sueño al querellante ni al abogado que le asesora. No tienen nada que perder. La petición de documentos probatorios es un arma maravillosa para forzar un acuerdo.

Por eso estoy limpiando los mensajes antiguos de mi correo. Lo digo en serio. Aunque no es nada fácil. Los he guardado durante tanto tiempo que son casi como de la familia. También debería limpiar su correo. Tenemos que ser fuertes.