Si su buzón de correo electrónico tiene el tamaño de la guía telefónica de una gran ciudad, tal vez haya llegado el momento de organizarlo.

Si no puede encontrar el último correo electrónico que le envió un cliente potencial importante que está a punto de llegar a su oficina, definitivamente ha llegado el momento de organizarse.

	SUGERENCIA: Outlook 2003 con Business Contact Manager le permite generar informes para filtrar y resumir rápidamente la información sobre sus contactos y oportunidades de negocios. Por ejemplo, puede generar informes para hacer una lista de contactos con los que no se ha comunicado recientemente o para ver sus previsiones de ventas para el siguiente trimestre.

Más de la mitad de la información empresarial más importante se transmite en la actualidad por correo electrónico. Hace pocos años, muchos consideraban que el correo electrónico no era una forma aceptable de comunicación de negocios. Pero eso ya es historia. En la medida en que el ritmo de los negocios se acelera, lo mismo ocurre con la necesidad de contar con comunicaciones más eficientes. Y eso es un hecho.

Un buzón desorganizado no ayuda en nada a este fin si tenemos que pasar mucho tiempo buscando mensajes, muy parecido a lo que ocurre con un archivador mal organizado.

Organice sus comunicaciones de negocios
¿Qué le parecería una herramienta que le permita llevar un registro de prácticamente todas las comunicaciones de negocios con sus clientes, que las organice y facilite su uso, y que le permita contar con la información de manera sencilla y rápida?

¿Qué le parecería si pudiera abrir un mensaje de correo electrónico, leerlo y responder sin tener que dejar lo que esté haciendo para ir a otra pantalla?

¿Que le parecería un paquete de software que pudiera hacer todo esto y más, y que fuera también fácil de aprender a usar?

Microsoft Office Small Business Edition 2003 incluye muchas funciones para facilitar y hacer más eficaces las comunicaciones, y para organizar mejor, ordenar y acceder más rápido a los mensajes de correo electrónico.

El nuevo Outlook con Business Contact Manager tiene muchas mejoras que facilitan y aceleran el manejo de los correos electrónicos:

• Filtros personalizables de correo electrónico no deseado que permiten a los usuarios determinar el nivel de bloqueo. Además, Microsoft proporciona actualizaciones constantes para estos filtros.



• Business Contact Manager guarda toda la información de sus clientes en un solo lugar. Automáticamente vincula correos electrónicos, notas, citas y tareas por hacer a contactos de negocios, cuentas y oportunidades de ventas, además de adjuntar documentos de Microsoft Office, faxes y material escaneado. Business Contact Manager le permite también ver con un solo clic historiales de actividades de clientes y los elementos asociados.



• La función de búsqueda en carpetas permite a los usuarios organizar fácilmente los correos agrupándolos por remitente o por fecha. Los mensajes no se mueven literalmente de sus ubicaciones originales, sino que esta función permite a los usuarios agrupar, localizar y acceder rápidamente a ellos.



• Panel de navegación más funcional El panel de navegación es el lugar donde se encuentran los botones de Correo, Calendario, Contactos y Tareas.



• Un área de lectura más grande permite a los usuarios leer más rápido su correspondencia al minimizar el uso de las barras de desplazamiento



• Outlook puede agrupar los mensajes y respuestas en temas de conversación



• La función de marcas rápidas permite a los usuarios marcar mensajes para referencia futura



• Las nuevas alertas de escritorio avisan a los usuarios de la llegada de correo nuevo. En el resumen del mensaje nuevo se incluye el nombre del remitente, el asunto y una muestra del texto

Una función adicional permite a los usuarios señalar un mensaje para ver el resumen, que incluye el nombre del remitente, la fecha y hora de recepción y el tamaño del archivo. Conocer la fecha y hora puede ayudarle si tiene prisa y necesita ver primero los mensajes más urgentes.

Además, no es necesario abrir la interfaz de Outlook. Sólo mensajes abiertos en el escritorio.

Seguramente todo aquel que posea, dirija o trabaje en una pequeña empresa estará de acuerdo en que entre menos tiempo se dedique a los equipos informáticos y más tiempo se destine a la atención de los clientes, mayores son las posibilidades de éxito de la empresa. La gestión organizada y eficiente de su buzón de correo electrónico puede ayudarle a lograr este objetivo.