Sin lugar a dudas, Internet se ha convertido en la herramienta de comunicaciones empresariales más utilizada. Según algunos cálculos, su inmensa popularidad ha generado 275 millones de buzones corporativos. Otras estadísticas indican que el 60 por ciento de la información empresarial más importante se transmite en la actualidad por correo electrónico.

Por desgracia, Internet también puede ser peligroso. El contenido de correos electrónicos se ha usado como evidencia en muchos juicios. Además, tal vez no lo sepa, pero para hacer desaparecer un mensaje de correo electrónico no basta con borrarlo. En la mayor parte de los casos, puede recuperarse. En resumen, los correos que guarda pueden afectarle... y los correos que borra también pueden afectarle.

	SUGERENCIA: Office Outlook 2003 ofrece la nueva opción Leer todo el correo estándar en texto sin formato que le permite ver todos los mensajes de correo electrónico en texto sin formato. Si le preocupan las amenazas de virus o de otro tipo de códigos nocivos presentes en correos electrónicos con formatos más sofisticados como HTML o RTF, puede activar esta opción para evitar que Outlook 2003 despliegue dichos formatos. Más información.

Políticas sensatas para el uso del correo electrónico y protección por software
Las políticas sensatas para el uso del correo electrónico por parte de los empleados y un buen software pueden ayudarle a protegerse de situaciones comprometedoras, robos, pérdida de clientes y comparecencias en tribunales, para no mencionar la pérdida de ingresos, productividad y, en el peor de los casos, de su empresa.

Más de un experto en seguridad informática ha señalado que el único equipo seguro es el que está apagado. Sin embargo, las empresas no pueden darse el lujo de apagar sus equipos, y resulta impensable volver al papel, lápiz y correo tradicional.

Las prácticas y políticas inteligentes para la gestión del correo electrónico le ayudan a protegerse de demandas, robo de secretos comerciales y situaciones embarazosas. Por ejemplo, puede implantar una política que determine cuáles correos debe guardar cuáles debe descartar. Además, debe recurrir a sus programas de software de negocios para proteger sus comunicaciones internas y externas.

La primera pregunta que debe plantearse es cómo guardar los correos electrónicos que considere relevantes como registros empresariales? Esto resulta de suma importancia si utiliza el correo electrónico para enviar y recibir información como contratos y políticas de la empresa. Se trata de información que las instancias de normatividad podrían solicitarle. ¿Puede acceder de manera rápida y sencilla a información específica, organizada por fecha, remitente/destinatario o asunto? Si la respuesta es negativa, debe considerar la opción de archivado automático de correo electrónico.

El software de negocios que le ayuda a organizar regularmente sus correos electrónicos también puede ayudarle a simplificar y hacer más seguros estos procesos. Microsoft Office Small Business Edition 2003 ha sido diseñado para adecuarse a las necesidades de los propietarios de las pequeñas empresas y sus empleados. El uso de una aplicación con la que ya está familiarizado, como Outlook 2003, en esta versión que ha sido mejorada enormemente, es una forma de mantener el control diario sobre los crecientes flujos de correo electrónico. Por ejemplo, le ofrece:

• Carpetas de búsqueda que pueden usarse para agrupar los mensajes por remitente, fecha o temas de conversación.



• Un filtro para correo electrónico no deseado que puede personalizarse en diferentes niveles de seguridad.



• Una lista de remitentes seguros, que le permite aceptar mensajes únicamente de los remitentes que usted indique.



• Una lista de remitentes bloqueados, que envía los mensajes de los remitentes que bloquea a una carpeta de correo electrónico no deseado. Esta función bloquea también los archivos adjuntos y de gran tamaño de remitentes que no estén en su lista de remitentes seguros.

Outlook 2003 con Business Contact Manager, es una herramienta de organización muy útil, aunque esté más orientada a los contactos empresariales. Business Contact Manager permite a los usuarios vincular automáticamente correos electrónicos, citas, notas y tareas a contactos empresariales y a registros de oportunidades de ventas.

Si bien estas funciones no están necesariamente relacionadas con la organización de su correo electrónico, entre menos correo no deseado reciba, mejor. Además, no hace falta decir que los registros mejor organizados están mejor protegidos.

Los propietarios de pequeñas empresas que no tienen los recursos de las grandes corporaciones son los que podrían verse más afectados por las consecuencias del mal uso o gestión del correo electrónico.

Minimice los riesgos
Existen medidas que los propietarios y directores de las pequeñas empresas pueden tomar para minimizar los riesgos. Es muy importante contar con una política bien redactada y aplicable que especifique cuáles son las prácticas y contenidos aceptables e inaceptables del correo electrónico. Debe prohibirse el contenido que sea ofensivo, inapropiado, que pueda conducir a una demanda legal o que perjudique de cualquier otra forma a su empresa. Sus empleados deben ser conscientes de que un mensaje de correo electrónico es diferente de una conversación durante una pausa de trabajo.

Debe señalarse claramente si la política incluye también la supervisión de las estaciones de trabajo. En otras palabras, se debe informar a los empleados si se van a supervisar sus actividades y la razón de ello. Algunas empresas son indiferentes al uso de los equipos de trabajo para asuntos personales en Internet. Otras lo prohíben de manera expresa

En Estados Unidos, la ley Electronic Communications Privacy Act de 1986 permite a las empresa considerar de su propiedad todos los correos electrónicos que se envíen o reciban en equipos de la empresa. ¿Sabe si lo mismo ocurre en su país? Vale la pena investigarlo.

Las políticas de uso del correo electrónico deben estar sujetas a revisiones periódicas para garantizar que cumplan con los reglamentos vigentes, que además pueden variar de una jurisdicción a otra.

El software puede ayudarle a proteger sus comunicaciones
Los programas de software que utiliza su empresa deben ayudarle a proteger las comunicaciones internas y externas por Internet. La mayor parte de los programas para empresas incluye diversos niveles de seguridad y opciones de privacidad, servidores de seguridad, filtros de correo electrónico no deseado y otras funciones.

Microsoft Office Small Business Edition 2003 ofrece dos funciones fundamentales de privacidad y protección que no requieren de mucha interacción de su parte. El cifrado y las firmas digitales son muy útiles para prevenir el acceso no autorizado a la correspondencia electrónica y la interferencia con ésta.

• La función de cifrado codifica la información que se transmite para evitar el uso no autorizado. Únicamente el destinatario de la información es capaz de leerla. Esta función puede activarse y desactivarse fácilmente en Outlook.



• Outlook ofrece también la posibilidad de usar firmas digitales. Las firmas digitales sirven para autentificar un mensaje. Establecen la identidad del remitente; es como una credencial electrónica. Outlook dirige a los usuarios a un sitio Web de Microsoft para consultar información acerca de cómo obtener firmas digitales.

Lo que hace tan atractiva a la Small Business Edition es la combinación de funciones orientadas a las empresas, el cifrado, el uso de firmas digitales y el entorno familiar de Office, que puede reconocerse al instante. El programa ofrece además la posibilidad de leer y, si se cuenta con permiso para ello, modificar los mensajes de correo electrónico protegidos con el programa Information Rights Management (IRM) de Microsoft.

Las políticas sensatas de gestión de las comunicaciones, la información bien organizada y un software flexible, con todas las funciones necesarias y de fácil uso, pueden marcar la diferencia en la capacidad de administrar su empresa y el nivel de protección que brinda a la misma.