Incluso las empresas más exitosas que cuentan con enormes presupuestos y una gran cantidad de personal de informática se han visto en apuros para contener el descomunal flujo de correo electrónico no deseado que llena sus buzones. Este problema afecta persistentemente a empresas grandes y pequeñas de todo el mundo.

Si la sola idea de tener que desperdiciar el tiempo de la empresa borrando el correo electrónico no deseado le resulta enervante, entonces ha llegado el momento de tomar medidas para reducir esta plaga que usted y sus empleados tienen que enfrentar a diario. Los siguientes consejos no harán que desaparezca por completo este problema, pero sí pueden reducir la cantidad de tiempo que se desperdicia.

	SUGERENCIA: Si le preocupa que el filtro de correo electrónico no deseado de Outlook 2003 pueda omitir a las personas incluidas en su lista de contactos, hay una forma de evitar que esto suceda. Haga clic en Opciones en el menú Herramientas. En la sección Correo electrónico de la ficha Preferencias, haga clic en Correo electrónico no deseado. Haga clic en la ficha Remitentes seguros. Seleccione a continuación la casilla Confiar también en correo electrónico de mis Contactos.

1. Active los filtros de correo electrónico no deseado. Si el sistema de correo electrónico que utiliza no tiene filtros integrados, debe descargar un filtro de correo electrónico no deseado independiente o cambiar el programa cliente. (Entérese a continuación de algunas de las innovadoras funciones de Outlook 2003 contra el correo electrónico no deseado).



2. Reduzca su exposición Si el sitio Web de su empresa incluye un vínculo de correo electrónico, no podrá librarse de recibir correo electrónico no deseado. Una opción es pedir a los visitantes que introduzcan manualmente la dirección de correo electrónico de su empresa y explicarles la razón. Si envía los datos de su sitio a servidores de búsqueda, hágalo de manera selectiva y asegúrese de que los servidores que elija sean de confianza. No permita que los empleados usen las direcciones de correo electrónico del trabajo en grupos de discusión u otros sitios Web públicos.



3. Nunca responda al correo electrónico no deseado. Es la mejor forma de hacerle saber a quienes lo envían que la dirección de correo electrónico está activa.



4. Tenga cuidado con los correos electrónicos con código HTML. Pueden incluir código de rastreo o imágenes "Web beacon" que permiten a los remitentes registrar su dirección de correo electrónico y posiblemente otros datos una vez que ha abierto el correo en cuestión.



5. Cree una cuenta de correo para las transacciones en la Web. Si compra bienes o servicios en línea o se suscribe a boletines gratuitos por correo electrónico, trate de usar alguno de los servicios gratuitos de correo electrónico de Web como Hotmail para las transacciones que realice en Internet. De esta forma podrá proteger su dirección principal.

¿Cómo funcionan los filtros de correo electrónico no deseado?
Si utiliza Microsoft Office Small Business Edition 2003, es probable que esté usando Outlook 2003 con Business Contact Manager para enviar y recibir mensajes de correo electrónico y para gestionar sus contactos y oportunidades de ventas. Debe sabe además que esta versión de Outlook incluye poderosas funciones para combatir el correo electrónico no deseado, como un filtro que utiliza la tecnología más avanzada para evaluar si un mensaje debe tratarse como correo electrónico no deseado en función de varios factores, como la fecha y hora del envío y el contenido y estructura del mensaje mismo.

De manera predeterminada, el filtro tiene un valor bajo que permite identificar los correos electrónicos no deseados más obvios. Cualquier mensaje que el filtro no deja pasar se envía a una carpeta especial llamada Correo electrónico no deseado, a la que puede accederse posteriormente. Existe la opción de incrementar el nivel de seguridad del filtro, pero se corre el riesgo de enviar a la carpeta de correo electrónico no deseado algunos mensajes legítimos. En todo caso, recuerde que los mensajes no se pierden; sólo se envían a otra carpeta que no es la de entrada. También puede configurar Outlook 2003 para que se eliminen de forma permanente los mensajes de correo electrónico no deseado conforme van llegando.

Si desea cambiar la configuración del correo electrónico no deseado en Outlook 2003:

1. Seleccione Opciones en el menú Herramientas.



2. En la sección Correo electrónico de la ficha Preferencias, haga clic en Correo electrónico no deseado.



3. Elija el nivel de protección que desee.



4. Haga clic en Aceptar.

Cree una lista de correo electrónico seguro
Para evitar que algunos mensajes que desea recibir acaben en la carpeta de correo electrónico no deseado, puede añadir direcciones de correo electrónico y nombres de dominio a una lista de remitentes seguros, lo que garantiza que los mensajes provenientes de dichas direcciones se envíen a la carpeta de entrada. Con este sistema:

• De manera predeterminada, sus contactos son de confianza.



• Si su empresa utiliza Microsoft Exchange Server, los mensajes que provienen de su organización nunca se tratarán como correo electrónico no deseado.



• Puede configurar Outlook 2003 para que sólo acepte mensajes de las direcciones en su lista de remitentes seguros.

Hay otras funciones para combatir el correo electrónico no deseado en Outlook 2003 que le permiten:

• Añadir direcciones de correo electrónico y nombres de dominio a una lista de remitentes bloqueados, lo que garantiza que los mensajes provenientes de dichas direcciones se envíen siempre a la carpeta de correo electrónico no deseado.



• Añadir listas de correo electrónico o grupos de los que es miembro a una lista de destinatarios seguros, lo que garantiza que los mensajes que se envíen a las direcciones de correo electrónico y nombres de dominio en la lista no se traten como correo electrónico no deseado, sin importar el remitente o el contenido de los mensajes.



• Actualizar el filtro de correo electrónico no deseado con los métodos más recientes de bloqueo. Microsoft proporciona actualizaciones periódicas para el filtro.

Es posible que nunca llegue a eliminarse por completo el correo electrónico no deseado, pero con el software apropiado y algunas precauciones básicas, podrá reducir de manera significativa el impacto que tiene en su empresa.