Por Christopher Elliott

La disponibilidad de información fiable en su próximo viaje puede hacer que éste resulte en éxito o fracaso, tanto si se trata de desarrollar un buen contacto profesional como de garantizar la precisión de los archivos de la empresa.

En otras palabras, la ausencia de acceso a los datos de su PC no es una opción aceptable. La firma británica de investigación del mercado Continental Research concluyó recientemente que alrededor del 25% de los usuarios en viaje de negocios echan de menos tener acceso a los sistemas internos de sus empresas. Es fácil imaginar por qué: la disponibilidad de la información más reciente garantiza su productividad.

La información es el motor de su viaje de negocios. Los pasos resumidos a continuación le ayudarán a evitar la pérdida de sus datos, una de sus posesiones más valiosas durante estos viajes. Esto se lo dice alguien que se ha marchado de la oficina sin sincronizar su equipo portátil con el PC, que ha borrado por completo el trabajo de varios días porque no se preocupó de instalar un sistema de copia de seguridad y que incluso ha llegado a perder clientes porque no era consciente de lo importante que es contar con información clave, correcta y fiable.

	SUGERENCIA: Tanto si se encuentra en la oficina como de viaje, puede aprovechar la función Asistencia remota de Windows XP Professional cuando se presentan problemas. Esta función permite a otra persona conectar a su equipo y corregir cualquier problema directamente. Para utilizar Asistencia remota, acuda a Inicio y seleccione Ayuda y soporte técnico. Haga clic en Invitar a un amigo a conectarse a su equipo con Asistencia remota y siga las instrucciones en pantalla.

No cometa los mismos errores que yo. Esto es lo que toda una vida de viajes de negocios me ha enseñado sobre datos informáticos:

1. Empiece cada viaje con una operación de sincronización. La sincronización de su PDA y el PC es una tarea sencilla. Por lo general, basta con colocar el dispositivo de mano en la base y el equipo se encarga de sincronizar los datos, de modo que los dos cuenten con la misma información. La sincronización de un PC con otro es una operación algo más compleja. He probado todas las herramientas de sincronización existentes, incluida la que recibí con el sistema operativo de mi equipo, y pueden ser bastante complicadas. Sin embargo, merece la pena aprender a utilizarlas porque, en cuanto salga de la oficina, puedo garantizarle que se sentirá más que aliviado sabiendo que ha actualizado su equipo portátil.

2. Lleve consigo una tarjeta de memoria con todos los datos. Las tarjetas de memoria que se conectan al equipo portátil son esenciales para la integridad de los datos. Algunas unidades ofrecen una capacidad de 5 gigabytes, así que podrá copiar todos los archivos vitales con facilidad. Andrew Steele, asesor de medios para instituciones benéficas y organizaciones sin ánimo de lucro, utiliza una tarjeta de memoria a diario. Hace poco esta costumbre evitó que uno de sus viajes se convirtiera en un desastre. "Tuve problemas con la alimentación del equipo portátil", recuerda Steele. "Cuando se agotó por completo la btería, pude continuar trabajando en sistemas que tomé prestados."

3. Permanezca en contacto con la oficina. Existen varias aplicaciones de conectividad remota muy útiles que le permiten conectar a su equipo o red desde lejos; entre ellas, se incluyen GoToMyPc, PCAnywhere y la herramienta Escritorio remoto integrada en el sistema operativo Windows XP Professional. Me encantan estas opciones. Le permitirán acceder a la información que haya olvidado sincronizar antes de partir de viaje. La única queja que tengo sobre estos programas es que suelen ser lentos, especialmente si la conexión es de acceso telefónico, con lo que las descargas grandes resultan poco prácticas. Pero si se da el caso de que no pudo sincronizar antes de salir de viaje, pueden convertirse en salvavidas.

4. Recopile información y haga una copia de seguridad. Normalmente, los usuarios acostumbrados a viajes de negocios son expertos a la hora de recopilar tarjetas de presentación, oportunidades de ventas y recibos. Pero, ¿significa esto que toda esta información acaba por transferirse de sus maletines al PDA o al equipo portátil y, por último, a la oficina? No necesariamente. Créame, lo sé por experiencia. Mi sistema de registro de la información era tan ineficaz cuando empecé a realizar viajes de negocios que, algunas veces, perdí la oportunidad de cargar a la empresa muchos de los gastos, y terminé perdiendo dinero porque no podía justificar los reembolsos. Afortunadamente, hay productos que permiten crear informes de gastos a medida que se van generando.

5. Esté preparado para utilizar papel. Éste puede parecerle un consejo obvio, tan obvio, que a veces olvidamos que es una opción de la que disponemos. Hoy día, nuestra dependencia de los PC, teléfonos y PDA ha llegado a tal punto que no nos acordamos: "Eh, espere un poco, todavía tengo otra opción: el papel". Mi compañera solía reírse de mí porque imprimía los nombres y las direcciones de las personas que iba a visitar antes de salir de viaje. ¿Por qué hacerlo cuando todo está en el equipo (y en una copia de seguridad en la tarjeta de memoria)? Pues porque aún hay algunas cosas que el papel puede hacer y que a un PC le resultan imposibles. Como, por ejemplo, funcionar sin baterías. De modo que el día que me quedé sin batería en el equipo portátil y pude recurrir al papel, dejó de burlarse de mí. Al menos durante cierto tiempo.

Cuando todavía era un novato en lo referente a viajes de negocios, me hubiera encantado que alguno de los empleados con más experiencia en la empresa me hubiera ofrecido estos consejos sencillos sobre la información. Seguramente me habrían servido para ahorrar tiempo y dinero, así como para hacer mi trabajo de forma más eficaz. Muy a mi pesar, he tenido que pasar muchos años en viajes de negocios y perder unos cuantos clientes antes de que se me ocurrieran estas cinco sugerencias. Espero que le ahorren unos cuantos dolores de cabeza durante su próximo viaje.