Filtrer des éléments et des fichiers dans des affichages

Un filtre d'affichage constitue une méthode simple pour afficher uniquement des éléments ou des fichiers stockés dans des dossiers Microsoft Office Outlook et répondant aux critères spécifiés.

En savoir plus sur le filtrage d'éléments et de fichiers dans un affichage

Le filtrage est une procédure différente du tri. Lorsque vous triez des éléments, vous les réorganisez dans un affichage. Par exemple, si vous affichez la boîte de réception en affichage en ligne unique et que vous cliquez sur le nom Joanna Fuller, puis sur l'en-tête de colonne De, tous les messages de la boîte de réception apparaissent par ordre alphabétique, avec tous les messages de Joanna Fuller en haut de votre affichage. Tous les autres messages sont toujours affichés dans la boîte de réception, répertoriés par ordre alphabétique avant et après Joanna Fuller. Si vous faites défiler la liste, vous pouvez voir tous les messages.

Lorsque vous filtrez des éléments, vous choisissez de façon sélective quels éléments apparaîtront dans un affichage. La boîte de dialogue Filtrer vous offre plusieurs options pour sélectionner et organiser vos critères. Pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer, pointez sur Affichage actuel dans le menu Affichage, cliquez sur Personnaliser l'affichage actuel, puis sur Filtre.

Par exemple, vous pouvez filtrer la boîte de réception pour afficher uniquement les éléments comprenant « Joanna Fuller » dans la zone De. Tous les autres éléments de la boîte de réception sont alors masqués et ne redeviennent visibles que lorsque vous supprimez le filtre d'affichage.

Lorsqu'un filtre d'affichage est appliqué à un dossier sélectionné, la barre d'étataffiche la mention Filtre appliqué dans le coin inférieur gauche de l'écran. La mention Filtres multiples appliqués s'affiche lorsqu'à la fois un filtre d'affichage et un filtre de synchronisation ont été appliqués. Les filtres de synchronisation vous permettent de choisir quels éléments sont téléchargés ou conservés dans votre fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost). En savoir plus sur les filtres de synchronisation.

Afficher ou masquer des éléments ou des fichiers à l'aide d'un filtre d'affichage

Pour enregistrer ou exporter un fichier au format PDF ou XPS, vous devez d'abord installer le complément Publier au format PDF ou XPS pour Microsoft Office System 2007.

Cliquez sur le dossier auquel vous souhaitez appliquer un filtre
Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Personnaliser l'affichage actuel.
Cliquez sur Filtre.
Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :
- Filtrer selon des critères de filtrage courants
  - Sous l'onglet Messages, sélectionnez les options de filtre souhaitées.
- Filtrer selon d'autres critères tels que la catégorie ou le niveau d'importance
  - Cliquez sur l'onglet Autres choix, puis sélectionnez les options de filtre souhaitées.
  - Si vous sélectionnez plusieurs champs d'options de filtre dans la boîte de dialogue Filtrer, seuls les éléments répondant à tous les critères apparaîtront. Toutefois, si vous utilisez un champ de filtre et que vous entrez plusieurs critères, les éléments répondant à au moins un critère de ce champ seront répertoriés.
  - Par exemple, si vous tapez Joanna Fuller, Florian Voss et Jon Morris dans le champ de filtre De, le programme affiche les messages d'une, de deux ou de ces trois personnes.
- Filtrer selon des critères personnalisés
  1. Cliquez sur l'onglet Options avancées.
  2. Cliquez sur Champ.
  3. Pointez sur le jeu de champs souhaité, puis cliquez sur le champ à utiliser dans les critères de recherche.
  4. Dans la liste Condition, cliquez sur la condition (condition : partie des critères auxquels un champ doit satisfaire à des fins de recherche ou de filtrage. Certaines conditions doivent être utilisées avec une valeur que vous souhaitez utiliser avec le champ sélectionné. Les conditions disponibles varient en fonction du champ sélectionné.
  5. Si la condition nécessite une valeur (valeur : texte, date, nombre ou entrée logique qui termine une condition qu'un champ doit remplir à des fins de recherche ou de filtrage, entrez la valeur que le champ et la condition doivent respecter dans la zone Valeur.