Comment préparer un document pour une impression commerciale
Les logiciels d'éditique vous permettent de composer vous-même vos dépliants et circulaires, votre papier à en-tête et d'autres documents imprimés en leur donnant une allure professionnelle. Cette approche personnalisée vous permet d'éviter les dépenses liées aux services de graphisme.
Cependant, dans certains cas, il peut être préférable d'engager un professionnel pour effectuer l'impression elle-même. L'équipement d'impression de bureau de votre entreprise est peut-être adéquat pour imprimer des ébauches ou de petits lots, mais vous vous adresserez sans doute à une impression commerciale pour l'impression de grande qualité requise pour impressionner vos clients.
L'utilisation des services d'une imprimerie diffère beaucoup de l'impression sur une imprimante de bureau. Voici les étapes de base à suivre pour préparer un document pour une impression commerciale.
1. Communiquez avec l'imprimeur avant de commencer
Communiquez avec l'impression commerciale avant de commencer le travail de mise en page. Cela peut vous faire gagner du temps et réaliser des économies. Comprenez que , lorsque vous travaillez avec un imprimeur, vous devez lui fournir davantage que le simple document mis en page avec votre logiciel d'éditique. Vous devez aussi lui fournir les fichiers graphiques et les polices utilisés dans le document. Vous devez aussi discuter des aspects suivants :
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Votre publication comportera-t-elle des images numérisées et l'imprimerie peut-elle les numériser si vous en êtes incapable ?
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Quantité, qualité, type de papier, reliure, pliage, coupe, coût et échéances.
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Recommandations pour réaliser des économies. Par exemple, l'imprimeur pourra vous dire quels types et couleurs de papier coûtent plus que d'autres.
Si vous désirez imprimer en couleur, effectuez la mise en page selon le type d'impression couleur que vous souhaitez. Sélectionnez l'une des options suivantes :
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Impression en quadrichromie (CMJN). Lors de l'impression en quadrichromie, des encres de quatre couleurs (cyan, magenta, jaune et noir) sont combinées pour reproduire toute la gamme des couleurs. Si vous intégrez des photos couleur dans votre projet, vous devez utiliser l'impression en quadrichromie. La quadrichromie est habituellement plus coûteuse que l'impression de couleurs d'accompagnement.
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Couleurs d'accompagnement. Lors de l'impression de couleurs d'accompagnement, une ou deux encres sont employées pour imprimer des zones pleines ou des teintes avec les couleurs choisies. Utilisez les couleurs d'accompagnement si vous devez reproduire une couleur particulière.
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Impression en quadrichromie avec couleurs d'accompagnement. Lors de l'impression en quadrichromie avec couleurs d'accompagnement, des encres supplémentaires sont employées lorsqu'une couleur précise doit être utilisée dans la publication et qu'elle ne peut pas être reproduite avec la quadrichromie. Par exemple, la couleur particulière d'un logo pourra nécessiter une couleur d'accompagnement.
Si vous utilisez Microsoft Office Publisher, vous pouvez composer votre publication en cliquant sur Outils, Outils d'impression professionnelle, puis Impression couleur...
Publisher vous offre des modèles que vous pouvez utiliser et modifier pour débuter ou vous permet de composer le projet vous-même à partir d'un fichier vierge. Suivez ces conseils de mise en page pour assurer le succès de la tâche d'impression :
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Utilisez seulement quelques polices standard pour donner à votre publication une apparence professionnelle. L'utilisation de polices standard réduit également les chances que l'imprimerie ne dispose pas d'une des polices requises et que son ordinateur substitue cette police par une autre. (Si une publication contient des polices qui ne se trouvent pas sur l'ordinateur qui sert à ouvrir le document et qui ne sont pas incorporées dans le document, le système d'exploitation Windows fournit des polices de substitution par défaut pour les polices manquantes.)
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Choisissez les couleurs d'accompagnement à partir d'un système de correspondance de couleurs, tels que le système Pantone, et les couleurs de quadrichromie à partir de guides de reproduction des couleurs fournis par votre imprimerie. Ne vous fiez pas aux couleurs qui s'affichent sur votre écran. Publisher 2007 offre désormais un onglet PANTONE qui vous permet d'obtenir des couleurs exactes.
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Utilisez le vérificateur orthographique et relisez votre document soigneusement. Les modifications peuvent être très coûteuses si elles sont apportées à la publication après sa livraison à l'imprimerie.
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Avec Publisher, utilisez les fonctions Gestionnaire de graphismes et Gestionnaire de conception pour repérer et corriger les problèmes éventuels. .
4. Enregistrez votre publication en tant que fichier PostScript ou PDF
Une imprimerie acceptera parfois un fichier Publisher (.pub), mais vous économiserez probablement sur l'impression et obtiendrez le travail plus rapidement si vous livrez vos fichiers au format PostScript ou PDF. Le format PDF, en particulier, est largement employé et favorisé par les imprimeries. Si vous enregistrez la publication au format PostScript, l'imprimerie peut utiliser un logiciel spécial pour créer un fichier PDF.
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Pour enregistrer votre publication en tant que fichier PostScript à partir de Publisher 2003, cliquez sur Enregistrer sous dans le menu Fichier, puis cliquez sur PostScript dans la liste des types Enregistrer sous.
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Si vous utilisez Publisher 2007, cliquez sur Enregistrer sous dans le menu Fichier, puis cliquez sur PDF dans la liste des types Enregistrer sous. Notez que la fonction Composition à emporter de Publisher 2007 permet d'exporter automatiquement la publication sous forme de fichier PDF.
5. Imprimez et passez en revue les séparations de couleurs et les épreuves couleurs
Avant de remettre votre publication à l'imprimerie, imprimez les séparations de couleurs et les épreuves couleurs à l'aide de votre imprimante de bureau et passez-les en revue. Pour effectuer cette tâche dans Publisher, cliquez sur Fichier, Imprimer, puis sur le bouton Paramètres d'impression avancés… Sur l'onglet Séparations des couleurs, sélectionnez les options voulues dans la boîte de dialogue Sortie.
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Lorsque vous imprimez les séparations de couleurs, vous séparez les couleurs individuelles de votre publication pour indiquer où ces couleurs seront appliquées.
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En imprimant une épreuve couleurs, vous combinez toutes les couleurs, le texte et les graphiques en une seule impression pour vérifier les couleurs et la mise en page. Imprimez une épreuve CMJN pour obtenir une meilleure représentation de la façon dont les couleurs apparaissent une fois imprimées sur une presse d'imprimerie.
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Revoyez soigneusement chaque page pour vérifier que la séparation des couleurs est correcte.
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Vérifiez qu'il ne manque aucun graphique et que les polices ne sont pas substituées par erreur.
Si vous souhaitez apporter des modifications à la publication, vous devez le faire dans le fichier d'origine, puis enregistrer celui-ci de nouveau au format PostScript ou PDF.
6. Livrez les épreuves et les fichiers à l'imprimerie
Vous pouvez livrer la publication à l'imprimerie de trois façons :
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Livrez les fichiers sur un CD. Incluez toutes les polices et images utilisées dans le document. La fonction Composition à emporter de Publisher est conçue pour réunir tous les éléments à fournir à l'imprimerie. Remettez à l'imprimerie les fichiers Composition à emporter que vous aurez enregistrés sur un CD, ainsi que les séparations de couleurs et les épreuves couleurs.
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Livrez un document à reproduire. Vous pouvez fournir à l'imprimerie une impression laser noir et blanc haute résolution qui sera utilisée comme copie à reproduire, qu'il s'agisse d'une publication en couleur ou en noir et blanc. Donnez des directives claires sur la façon dont vous souhaitez imprimer la publication.
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Livrez les fichiers par voie électronique. Livrez les fichiers via Internet par courrier électronique ou en utilisant une autre méthode de transfert de fichiers. Consultez l'imprimerie pour savoir quelle est la méthode à employer pour la livraison par voie électronique.
