Conseils de spécialistes sur l'adaptation des indicateurs de performance clés (KPI) à votre entrepriseDe plus en plus de moyennes entreprises utilisent des logiciels sophistiqués pour contrôler leurs indicateurs de performance clés (KPI) et effectuer des mesures financières afin de suivre les performances commerciales. Mais une nouvelle tendance fait son apparition : les solutions fondées sur les rôles. En bref :
Alors que les grandes entreprises avaient l'habitude d'investir un travail considérable et beaucoup d'argent dans des systèmes personnalisés qui donnaient une vue globale de leur entreprise, les systèmes les plus récents offrent à la fois une vue d'ensemble et des instantanés plus précis de différents aspects de l'entreprise. La tendance s'oriente à présent vers les indicateurs de performance clés fondés sur les rôles, qui mesurent les performances des entreprises par services, comme les ventes, le service client, la comptabilité ou les opérations. Les indicateurs de performance clés fondés sur les rôles aident les responsables à déterminer s'ils sont en phase avec les objectifs de l'entreprise et les indicateurs de performances par secteurs. « En personnalisant ses indicateurs de performance clés, notre entreprise va plus loin, » explique Daniel Schwartz, président-directeur général et fondateur de NexVue Analytics, une société de conseil et de gestion de projet, Partenaire Microsoft Gold, située à Stamford dans le Connecticut. NexVue Analytics a développé Business Information Optimization (BIO), un produit sous licence Microsoft qui a été commercialisé mi 2006. M. Schwartz se souvient d'un de ses clients, une entreprise de conseil en gestion globale, qui souhaitait analyser des données provenant de 300 projets différents. Les anciens systèmes d'indicateurs de performance clés auraient rassembler les informations des différents projets pour les comparer afin de dresser une vue d'ensemble de l'entreprise pour le directeur financier. En revanche, le système BIO collecte des détails comme les comptes fournisseurs, les comptes clients, les dépenses et les coûts horaires de projets spécifiques qui sont disséminés dans les différentes bases de données de l'entreprise. Les données sont combinées entre elles et adaptées à chaque responsable qui peut alors évaluer si le projet correspond aux objectifs de l'entreprise et, si nécessaire, prendre des mesures pour adapter les équipes ou les horaires. Les indicateurs de performance clés fondés sur les rôles peuvent également fournir une analyse des ventes en profondeur. Jusqu'à présent, les outils KPI montraient les chiffres de ventes dans leur ensemble. Maintenant, les nouveaux systèmes peuvent segmenter les données par région, pays, ville et même par client. « De tels systèmes ne se contentent pas de donner des informations plus spécifiques ; ils analysent également les données plus rapidement, » déclare Ted Corbett, directeur des pratiques de veille stratégique chez Hitachi Consulting à Londres. « Par le passé, lorsqu'une entreprise clôturait ses livres de comptes pour le mois, cela pouvait prendre trois à quatre semaines pour collecter les données et écrire les rapports pour les différents niveaux de l'entreprise, » ajoute-t-il. « Avec ces nouveaux outils, vous pouvez réduire la durée de ce processus de plusieurs semaines à quelques jours. Certains détaillants ont des outils qui peuvent suivre les ventes heure par heure. » Les outils les plus récents facilitent la collecte et l'analyse des données KPILes systèmes KPI fondés sur les rôles exploitent les différentes bases de données de votre entreprise. M. De Jager explique la nouvelle technologie en brossant une image conceptuelle d'un système avec une base de données équivalent à des centaines de feuilles de calcul. Les colonnes représentent différents types de données commerciales : achats, inventaire, heure des services, dépenses, etc. Les lignes de ces feuilles de calcul représentent des milliers, voire des centaines de milliers de transactions pour chacune de ces catégories. L'analyse collecte et traite les données, les combine et les présente sous forme de graphiques faciles à lire ou sous d'autres formats. Les plus grandes entreprises de logiciels offrent maintenant des moteurs analytiques qui sont compatibles avec leurs outils de planification des ressources d'entreprise (ERP) ou autres systèmes de gestion. Au lieu de passer en revue les données manuellement, ce qui est une tâche ardue, ces outils font le travail automatiquement. « Les entreprises devraient avoir un système unique pour traiter toutes les données financières, » déclare M. Corbett. « Elles peuvent ensuite ajouter un module analytique au logiciel principal. Ce module fonctionne comme une toile d'araignée qui collecte les données nécessaires à analyser ». « Avec les anciens systèmes, la collecte des données était un travail de bête de somme, » ajoute-t-il. « Maintenant, il est possible de passer plus de temps à réfléchir à la signification des données. » Avant de commencer, mettez à jour vos donnéesLe succès de ces systèmes KPI fondés sur les rôles est bien entendu conditionné par la précision et la fraîcheur des données. C'est là que le processus de mise en œuvre de tels systèmes peut devenir complexe. « Il existe des quantités énormes de données au sein des entreprises et ces données peuvent être en conflit, » explique Gavin Boyd, qui dirige depuis Johannesburg la section Balanced Scorecard Collaborative African Unit. Cette unité, une société Palladium, a aidé plus de 2 500 entreprises dans le monde à mettre en œuvre les systèmes et les technologies d'analyse décisionnelle. M. Boyd donne l'exemple d'un service public gestionnaire de l'eau. Dans ce service public, chaque bureau avait différentes façons de mesurer des éléments aussi simples que la facturation, les centres de coûts et les services client. La standardisation de l'information aide les entreprises à mieux intégrer et analyser les données. Ce processus de standardisation demande en général une médiation adroite entre les différents services. Pour ce faire, M. Corbett conseille aux entreprises d'assigner un responsable influent au projet afin de réduire au maximum les conflits internes. Le traitement par un facilitateur externe peut également aider à briser les blocages. « Une personne extérieure peut dépersonnaliser le conflit entre les différents groupes, aider chacun à comprendre leur position et présenter le conflit au responsable du projet pour le résoudre, » déclare-t-il. En tant que responsable informatique, votre travail est d'aider les responsables des autres groupes à comprendre les avantages de l'exploitation des données de performances, ce qui peut signifier des KPI mieux ciblés pour chacun. « Un outil KPI efficace doit vous aider à planifier, décider et agir, » précise M. De Jager. « Cela signifie qu'il faut se concentrer sur les personnes qui l'utilisent, identifier les mesures que chacune d'entre elles utilise et les aider à comprendre les données. Ce qui est critique, c'est qu'il s'agit de construire un outil qui fait tout cela pour un utilisateur non technicien, » conclut-il. Fred Bayles est un rédacteur indépendant de Boston ayant travaillé comme correspondant national pour l'Associated Press et USA TODAY.
|
