5 fonctionnalités pour mettre Outlook au service de votre activité de réseautage.
Intégrer une image dans votre signature de mail, créer des listes de distribution pour faciliter la diffusion d’informations, partager votre calendrier avec les membres de votre réseau, ne plus oublier les anniversaires, organiser vos contacts…En 5 fiches pratiques, découvrez comment le faire facilement avec Outlook 2007.
Le pavé de signature de vos emails est un moyen de communiquer des informations utiles mais également de rappeler ce que vous faites. Vous pouvez insérer la signature à tout instant à la fin de votre courrier ou bien l’afficher automatiquement avant la saisie du texte.
Etape 1 : Mettre en place votre signature
Pour mettre en place une signature dans Outlook 2007, effectuez les opérations suivantes :
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Outils
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Option
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Format du courrier
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Signatures
Vous devez indiquer un nom de signature en cliquant d’abord sur le bouton Nouveau puis renseigner le texte de la signature dans la zone de texte en bas de la fenêtre. La figure 1 montre une image et un texte.
Etape 2 : Mettre en forme le texte et insérer une image dans votre signature :
Comme vous pouvez le constater sur la figure, le texte de la signature peut être enrichi en choisissant la police de caractère, la taille et des attributs comme le gras, l’italique ou bien le souligné. Des couleurs peuvent être aisément appliquées sur le texte tout comme une image (votre logo par exemple) qu’il suffit d’insérer en cliquant sur le bouton Image
à droite de l’icône Carte de visite.
Etape 3 : Insérer un lien actif
Pour insérer un lien actif vers une page web ou votre programme de messagerie par défaut, cliquez sur l’icône « Insérer un lien hypertexte » puis renseignez les paramètres nécessaires au lien. La Figure 2 montre les différentes possibilités du lien.
Figure 2 : Intégration d’un lien actif pointant vers une page web.
Outlook 2007 vous permet de créer de nombreuses signatures personnalisées, chaque signature pouvant être modifiées à tout instant dans la zone « Modifier la signature ». En indiquant le nom de la signature dans la zone « Nouveaux messages » ou « Réponses/transferts », Outlook 2007 appliquera votre signature automatiquement avant le texte de réponse pour tous les futurs messages sortants.
Remarquez qu’Outlook 2007 vous permet également de sélectionner une signature spécifique dans la zone « Inclure » au moment de la rédaction de n’importe quel message. L’onglet « Thème personnel » facilite la mise en forme du texte pour tout nouveau courrier HTML et vous pouvez aussi ajouter une carte de visite électronique à la signature en cliquant sur l’icône « cartes de visite ».
En conclusion, Outlook 2007 permet ainsi très facilement de créer des signatures qui peuvent être affectées à plusieurs comptes de messagerie et faciliter ainsi grandement la gestion des identités.
2. Créer des listes de distribution pour améliorer le partage de l’information.
Une liste de distribution est un groupe d’adresses email que vous employez pour envoyer un message commun. Par exemple une liste peut être utilisée pour envoyer des informations à tous les membres de votre club ou bien pour tous les contacts qui partagent les mêmes centres d’intérêt ou d’expertise.
Etape 1 : créer la liste
Vous créez une liste de distribution de la manière suivante :
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Sélectionnez l’onglet Contact
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Choisissez Action / Nouvelle liste de distribution
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Indiquez un nom de distribution dans la zone « nom »
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Cliquez sur le bouton « Sélectionner les membres »
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Pointez le contact et sélectionnez-le avec le bouton « membre » puis terminez avec le bouton OK. Vous pouvez bien évidemment choisir une sélection de contacts existants en enfonçant la touche shift ou la touche Ctrl pour sélectionner un à un les contacts.
La figure 3 montre la fenêtre de création d’une liste de distribution avec trois contacts insérés.
Figure 3 : Création d’une liste de distribution nommée.
Si vous souhaitez insérer un nom qui n’existe pas encore dans les contacts, cliquez sur le bouton « Ajouter nouveau » puis saisissez les coordonnées de la personne. Pour supprimer un contact dans la liste de distribution, sélectionnez ce dernier puis cliquez sur le bouton « Supprimer ».
Une fois que tous les contacts ont été insérés dans la liste, enregistrez-la en cliquant sur le bouton « Enregistrer & Fermer ». La liste de distribution apparaît dans la liste des contacts comme le montre la figure 4. Vous pouvez double-cliquer sur le nom de la liste de distribution pour faire réapparaître l’ensemble du contenu de la liste et effectuer des modifications si besoin.
Etape 2 : Utiliser une liste de distribution pour faire un envoi groupé
Pour utiliser une liste distribution dans un nouveau message, effectuez les opérations suivantes :
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Cliquez sur l’onglet Courrier / Nouveau message
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Cliquez sur le bouton puis choisissez le nom de la liste de distribution et terminez par le bouton OK.
La figure 5 montre le nom de la liste insérée dans une des zones des contacts. Si vous placez votre liste de distribution dans la zone Copie cachée « Cci », les destinataires ne verront pas les adresses des autres contacts, contrairement à la zone « A » ou « Cc » (en copie). Ce dispositif peut être intéressant pour garder une certaine confidentialité des adresses internet.
Figure 5 : Insertion d’une liste de distribution dans un nouveau message
En conclusion, Outlook 2007 permet de créer avec aisance des listes de distribution qui stockent des contacts en laissant une grande liberté de manœuvre dans la gestion quotidienne.
Le calendrier d’Outlook 2007 offre de nouveaux dispositifs pour l’échange des informations avec d’autres personnes. Vous pouvez partager vos calendriers, rechercher des calendriers en lignes, envoyer un calendrier par courrier électronique, publier votre calendrier et gérer de manière simple et ergonomique le contenu des agendas en affichant les informations par jour, par semaine, par mois, en présentant la semaine de travail ou la semaine entière.
Figure 6 : Présentation des informations dans le calendrier
Comment envoyer votre calendrier par courrier électronique ?
Vous pouvez simplement envoyer votre calendrier par mail en cliquant sur le lien bleu placé à gauche de la fenêtre (lien « Envoyer un calendrier par courrier électronique »). Vous choisissez une plage de dates : aujourd’hui, demain, les 7 prochains jours, les 30 prochains jours, le calendrier entier ou bien vous pouvez spécifier des dates. Le calendrier est alors envoyé sous la forme d’un fichier .ICS et s’affiche dans la zone des messages. Tout s’effectue automatiquement.
Souhaiter leur anniversaire à nos contacts est un signe fort d’attention (à condition cependant de le faire avec sincérité). Nous ne le faisons pas tout simplement par négligence, oubliant cette date. La fonction calendrier d’Outlook peut vous aider à ne pas oublier les anniversaires de vos contacts ou pourquoi pas celui de la création de leur société.
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Cliquez sur l’onglet CALENDRIER
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Sélectionnez Action / Nouvel événement d’une journée entière
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Renseignez les parties du rendez-vous
Figure 8 : Rendez-vous d’anniversaire
Une fois les données complétées, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton Périodicité et de choisir une périodicité annuelle. Ainsi chaque année, cette information apparaitra automatiquement dans votre calendrier.
5. Organiser vos contacts en définissant des catégories
Outlook 2007 facilite l’identification de vos contacts par catégorie. Vous pouvez dans l’interface apposer des pastilles de couleur sur chacun de vos contacts, au moment de la saisie des informations du contact ou après. La figure 9 montre des personnes regroupées par catégorie.
Pour créer des catégories :
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Cliquez sur l’onglet CONTACT
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Saisissez le nom et les autres informations du contact
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Cliquez sur le bouton droit de la souris
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Choisissez la pastille de couleur désirée
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Sélectionnez Affichage / Affichage actuel / Par catégorie pour regrouper les noms par pastille de couleur
Vous pouvez également trier les noms à l’intérieur des catégorie en double-cliquant simplement sur le titre de la colonne Catégorie.
Figure 9 : Tri des contacts par catégorie
Outlook 2007 propose également de définir des sous catégories de couleur différente pour chaque contact. Il suffit de redéfinir d’autres pastilles colorées pour le même nom (Figure 10).
Figure 10 : Sous catégorie dans une liste
Comment nommer les catégories ?
Il est plus facile de donner à chaque catégorie un nom spécifique. Prenons « CLUB DE DUNKERQUE » à titre d’exemple.
Pour modifier le nom, effectuez les opérations suivantes :
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Cliquez sur le bouton droit sur le contact
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Choisissez l’option « Toutes les catégories »
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Cliquez sur le bouton « Renommer »
Entrez le nouveau nom de la catégorie
Terminez par le bouton OK
Figure 11 : Renommer une catégorie
Autre usage possible de ces catégories dans une optique de dynamisation de votre réseau relationnel, apposez une pastille rouge par exemple sur tous les contacts avec lesquels vous souhaitez avoir des contacts réguliers (sous peine de les perdre de vue).
En conclusion. Catégoriser vos contacts vous permet de les identifier plus facilement dans votre carnet d’adresses. Renommer les catégories vous permet d’aller encore plus loin dans l’organisation de votre carnet d’adresses.
à droite de l’icône Carte de visite.
puis renseignez les paramètres nécessaires au lien. La Figure 2 montre les différentes possibilités du lien.
puis choisissez le nom de la liste de distribution et terminez par le bouton OK.
