「Outlook 2007 便利技 20 選」今日から変わる!ソフトウェア使いこなし術

Outlook 2007 便利技 20 選 | 1 〜 5 | 6 〜 10 | 11 〜 15 | 16 〜 20 |
6大切なメールを見落とさない「消えない受信ダイアログを設定する」
7ついウッカリの誤送信を防ぐ 1「Ctrl+Enter での送信を無効にする」
8ついウッカリの誤送信を防ぐ 2「メール送信のタイミングを遅延させる」
9いろいろなメール環境に対応する「送信先によってメールの送信形式を設定しておく」
10明日の朝に送りたいけど、その時間は不在で…「メッセージの送信時刻を指定する」

便利 6 : 大切なメールを見落とさない「消えない受信ダイアログを設定する」

Outlook 2007 を起動中、新着メールの通知を行なってくれるのが「デスクトップ通知」機能です。しかしデスクトップ通知機能は、最大で 30 秒が経過すると表示が消えてしまいます。そこでデスクトップ通知の代わりに「仕分けルール」を利用してみましょう。

スクリーン ショット 6

1 [ツール] → [仕分けルールと通知] をクリックします。

2 [電子メールの仕分けルール] から [新しい仕分けルール] をクリックし「自動仕分けウィザード」を開きます。

3 「新しい仕分けルールを作成する」から [受信メール用に独自の仕分けルールを作成する] を選択し、[次へ] をクリックします。

4 ステップ 1 の条件選択ではなにも選択せずに[次へ] をクリックします。「すべての受信メールに適用される」という注意が表示されますが、そのまま [次へ] をクリックします。

5 「メッセージに対する処理の選択」で「新着アイテム通知ウィンドウに通知メッセージを表示する」にチェックを入れて、ステップ 2 に表示されている「通知メッセージ」の下線部分をクリックします。

6メール受信時に表示するメッセージを入力します。[次へ] をクリックして、最後に仕分けルール名を入力し、[完了] をクリックします。

ヒント
デスクトップ通知が有効になっている場合は下記の手順でオフにしておきます。

[ツール] → [オプション] → [メール オプション] → [メールの詳細オプション] から「新着メールのデスクトップ通知 (既定の受信トレイのみ) を表示する」のチェックを外す

便利 7 : ついウッカリの誤送信を防ぐ 1「Ctrl+Enter での送信を無効にする」

過去のバージョンの Outlook では [Ctrl]+[Enter] キーでメールを送信することができました。大変便利なショートカット キーですが、作成途中なのについウッカリこのキーを押してしまい、慌ててお詫びのメールを出した…といった経験はありませんか?Outlook 2007 ではこのショートカット キーをオプションで選択できるようになりました。

スクリーン ショット 7

1 [ツール] → [オプション] から [初期設定] タブをクリックします。

2 「電子メール」セクションの [メール オプション] をクリックし、「メール オプション」ウィンドウを開きます。

3 [メールの詳細オプション] をクリックします。

4 最下部にある「Ctrl+Enter キーを押してメッセージを送信する」のチェックを外します。

便利 8 : ついウッカリの誤送信を防ぐ 2「メール送信のタイミングを遅延させる」

メールを作成し、送信した瞬間に誤送信に気づいた経験はないでしょうか。気が焦っているときなどはこうしたミスが多いものです。じっくり見直すクセをつけると同時にこの便利ワザで誤送信を防ぎましょう。

スクリーン ショット 8

1 [ツール] から [仕分けルールと通知] をクリックします。

2 [新しい仕分けルール] をクリックし、[送信メール用に独自の仕分けルールを作成する] を選択して、[次へ] をクリックします。

3 そのまま何も選択せずに [次へ] を押します。確認のためのダイアログが表示されるので [はい] をクリックします。

4 ステップ 1 の処理選択で、「指定した時間 分後に送信する] にチェックを入れ、ステップ 2 に青字で表示されている [指定した時間] をクリックします。

5 送信ボタンをクリックしてから何分後に配信するかの値を指定し、[OK] をクリック、[完了] を押します。

6 [OK] をクリックして、仕分けルールと通知画面を閉じます。メールを送信してもすぐに配信されず、[送信トレイ] にメールが残っていることを確認しましょう。この間であればメールを再編集したり、削除することができます。

便利 9 : いろいろなメール環境に対応する「送信先によってメールの送信形式を設定しておく」

HTML 形式のメールは強調したい文字に色付けするなど多くのメリットがありますが、セキュリティ対策から HTML メールを受け取らないようにしている企業などもあります。こうした送信先には常にテキスト形式で送信しましょう。

スクリーン ショット 9

1 「連絡先」ウィンドウを開き、対象となる宛先を選択します。連絡先にカードが登録されていない場合には「連絡先」をクリック → [新規作成] で新しい連絡先を作成します。

2 連絡先に「姓名」と「電子メール」を登録します。
※これは最低限の情報なので、必要があればその他の情報を適宜追加しましょう。

3 電子メール アドレスを右クリックし、[Outlook のプロパティ] を選択します。

4「電子メールのプロパティ」が開くので、インターネット メール形式をプルダウン メニュー内 [テキスト形式で送信」に変更して [OK] をクリックすれば完了です。

ヒント
本便利技は、Microsoft Exchange Server を利用している同じ組織内のアカウントに対しては設定できません。この場合、4 で開くウィンドウは組織などの情報が記載された別のプロパティが表示されます。

便利 10 : 明日の朝に送りたいけど、その時間は不在で…「メッセージの送信時刻を指定する」

ビジネスの中ではメールの作成時刻を問わず、適切な配信時刻にメールを送りたい場合があります。こうしたときに役立つ便利ワザをご紹介します。なお実際に送信される時には Outlook 2007 が起動している必要があります。

スクリーン ショット 10

1 作成したメールの [オプション] タブから [配信タイミング] をクリックします。

2 「配信オプション」から、送信したい日時を選択します。ここでは送信したメールに対して返信された場合のメール アドレスを指定することもできるので、特定商品購入者へのお知らせなど、少数へ一斉配信し、かつ公的なメール アドレスへ情報を集約させたい場合などに活用できます。

ヒント
このオプションを指定した時刻に Outlook 2007 が起動していなかった場合には次回起動時に送信されます。

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