 | Parankios funkcijos gali sutaupyti jūsų laiką ir pinigus Patarimai darbo vietos asmeninių kompiuterių vartotojams |
Autorius Kim KomandoDauguma žmonių nenaudoja visų į programas įdėtų programinės įrangos funkcijų. Mes stengiamės nurodyti tas priemones, kurios mums atrodo naudingos. |  | Patarimas:
Galite nustatyti programą Word, kad ji tikrintų rašybą ir gramatiką renkant tekstą. Visų pirma, reikia įsitikinti, kad įjungtas automatinis rašybos ir gramatikos tikrintuvas. Meniu Įrankiai spustelėkite Pasirinktys ir tada spustelėkite skirtuką Rašyba & Gramatika . Pasirinkite žymės laukelius Tikrinti rašybą renkant tekstą ir Tikrinti gramatiką renkant tekstą . Įveskite savo dokumentą. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ant žodžio su banguota raudona ar žalia linija ir tada pasirinkite komandą arba norimas rašymo alternatyvas. | |
Štai penkios programos Microsoft Word priemonės, programos Microsoft Office teksto apdorojimo programinė įranga, kurią naudoju savo versle taupydamas laiką ir pinigus. - Kurkite ir projektuokite savo įmonės blankus pasirinkdami iš daugelio nemokamų iškarpų, teikiamų su Microsoft.
Vienas dalykas, kurio reikia kiekvienam verslui, yra oficialus blankas. Jums nereikia jo pirkti. Jeigu žinote, kokio modelio norite, galite sukurti jį su programa Microsoft Word ir įrašyti kaip šabloną bei naudoti jį daug kartų.
Blanko sukūrimas neturi būti sudėtingas; jis gali būti toks pat paprastas kaip įmonės pavadinimas, adresas ar telefono numeris. Programa Word teikia didelį šriftų pasirinkimą ir jūs galite keisti tipų dydį.
Prie savo blanko galite pridėti iškarpų. Galite nuskanuoti savo logotipą ir panaudoti jį savo blanke. Yra dar vienas būdas.
Microsoft turi didelę kolekciją nemokamai teikiamų iškarpų. Pavyzdžiui, jeigu norite pridėti gėlę, Microsoft turi daugiau kaip 1000 modelių. Iškarpų kolekcija prieinama registruotiesiems programos Word vartotojams. Ją rasite Microsoft Office's Design Gallery Live.
Microsoft taip pat siūlo nemokamus laiškų šablonus, etiketes ir formas. Jos yra Šablonų galerijoje. (Dauguma pasileidžia programoje Word, nors kai kurios reikalauja kitos programinės įrangos programų. Pavyzdžiui, projekto tvarkymo šablonai reikalauja Microsoft Project 2000 ar vėlesnės versijos).
- Išsiųskite tą patį laišką daugeliui žmonių nesikreipdami į kiekvieną atskirai.
Kartais gali prireikti išsiųsti reklamą visiems savo klientams. Arba norite pranešti apie darbuotojų pasikeitimą. Tai gali atrodyti bauginančiai, bet taip neturi būti. Programos Word pašto suliejimo įrankis labai palengvina šią užduotį.
Iš esmės programa Word naudoja vardų ir adresų sąrašą iš lentelės. Lentelė gali būti sukurta su programa Word, Microsoft Access ar net Microsoft Outlook. Visos jos yra Microsoft Office programų paketo dalis.
Aišku, tai geriausiai veikia planuojant. Tikriausiai jums reikės duomenų bazės ir programa Access yra geriausia pasirinktis. Tačiau išmokti ja naudotis daug sudėtingiau negu surašyti viską programa Excel (kuri irgi yra Microsoft Office programinio paketo dalis). Aš naudosiu programą Excel kaip pavyzdį, tačiau nepamirškite, kad turite daugiau pasirinkčių.
Šį procesą pradėkite nuo savo laiško. Visiems bus siunčiamas tas pats laiškas. Negalite daryti daug pakeitimų. Rašydami laišką palikite vietos asmens adresui ir kreipiniui.
Jeigu dirbsite su programa Excel, jums tikriausiai reikės asmens vardo ir adreso. Jums taip pat reikės kreipinio lauko. Jeigu Rocky Jones yra vienas iš žmonių, kurie gaus laišką, tikriausiai norėsite, kad kreipinys būtų Brangusis Rocky. Jeigu jūsų santykiai su Dr. Rocky Jones nėra tokie artimi, kreipinys galėtų būti Brangus Dr. Jones. Todėl vardai Kreipinio stulpelyje būtų Rocky arba Dr. Jones".
Toliau atsidarykite laišką. Spustelėkite Įrankiai > Laiškai ir Laiškų siuntimas > Pašto suliejimas. Sekite vedlio nurodymus dešinėje ekrano pusėje. Jeigu norite pasirinkti laiško adresatus, naršykite kontaktų sąrašą programoje Excel, Outlook ar kitoje duomenų bazėje.
Naudodami pašto suliejimo funkciją, galite adresuoti ne tik laiškus, bet ir vokus bei etiketes. Tai gali gerokai palengvinti gyvenimą.
- Pridėkite vandenženklį prie dokumento, kad visi žinotų, jog tai juodraštis.
Jeigu siunčiate pasiūlymą darbuotojams, nenorite, kad jis būtų suprantamas kaip baigtas produktas. Geras būdas to išvengti vandenženklis, kuriame parašyta Juodraštis", Konfidencialu", Pavyzdys" ar kas nors kita.
Vandens ženklas aiškiai matomas dokumente, tačiau netrukdo skaityti rašto. Galite net sukurti jį įvairių spalvų.
Vandenženkliui galite naudoti ir paveikslėlį. Tarkim, jūs turite gėlių parduotuvę. Galite naudoti gėlės piešinį ar paveikslėlį, kuris bus ant visų jūsų spaudinių. Kaip jums tokia mintis?
Norėdami naudoti vandenženklį, spustelėkite Formatas > Fonas > Išspausdintas vandenženklis. Padarykite savo pasirinkimus ir spustelėkite Gerai. Jeigu vandenženklį naudosite dažnai, sukurkite šabloną (žr. aprašytą anksčiau Nr. 1).
Atsiminkite, kad tarp gražaus ir erzinančio vandenženklio yra tik plonytė linija. Jeigu žmonėms dėl vandenženklio reikės stengtis įskaityti tekstą, jie gali nebeskaityti. Įsitikinkite, kad pasirinkote pusiau skaidrų" arba išblukusį".
- Stebėkite pakeitimus, kuriuos žmonės daro dokumentuose.
Kai jums grąžinamas pardavimų planas ar koks kitas dokumentas, kartais sunku pastebėti kitų padarytus pakeitimus. Programa Word gali jums juos lengvai parodyti.
Čia pateikiamos instrukcijos programoms Word 2002/2003: pirmiausia, atidarykite naujesnį Word dokumentą. Spustelėkite Įrankiai > Palyginti ir Sulieti dokumentus. Naršykite iki originalaus dokumento. Spustelėkite jį vieną kartą, kad pažymėtumėte. Apatiniame dešiniajame kampe spustelėkite išplečiamą langą ir pasirinkite Sulieti su dabartiniu dokumentu".
Jeigu naudojate programas Word 97/2000, spustelėkite Įrankiai. Eikite į Sekti pasikeitimus. Spustelėkite Palyginti dokumentą. Raskite originalų Word dokumentą ir vieną kartą spustelėkite, kad jį pažymėtumėte. Spustelėkite Atidaryti.
Kartais dokumentas keičiamas taip sparčiai, kad sunku prisiminti, ką norime padaryti. Senesnių versijų peržvelgimas gali būti gera pagalba.
Programoje Word tą padaryti visai lengva. Spustelėkite Failas > Versijos. Pasirinkite Uždarant automatiškai įrašyti versiją. Kiekvieną kartą uždarant dokumentą ta versija bus įrašyta.
Kai norėsite peržiūrėti seną versiją, darykite tą patį. Visos versijos bus surašytos lange. Pati naujausia bus viršuje. Pažymėkite norimą versiją ir spustelėkite Atidaryti.
Galite išjungti šią skirstymo į versijas funkciją panaikindami žymės ženklą lange Uždarant automatiškai įrašyti versiją". Dar galite panaikinti atskiras versijas. Tiesiog panaikinkite tas, kurias norite iškelti ir spustelėkite Naikinti.
- Savo užduotims naudokite nuorodas.
Su kai kuriomis užduotimis naudodamas klaviatūrą galiu dirbti greičiau negu su pele. Tikriausiai žinote standartą: Ctrl+C kopijuoti, Ctrl+V įklijuoti, Ctrl+Z anuliuoti pakeitimus, Ctrl+A žymėti viską ir Ctrl+P spausdinti. Štai sąrašas kitų nuorodų, kurios gali būti naudingos naudojant programą Word.
Klavišo paspaudimas | Rezultatas: | | Įterpiamas autorių teisių simbolis | | | | Įterpiamas registruotasis prekės ženklas | | Įterpiamas prekės ženklas | | | | Pastraipa išlygiuojama pagal centrą | | Pereinama į dokumento pabaigą | | Įterpiamas puslapio lūžis | | | | Pereinama į puslapį, žymelę, išnašą, lentelę, komentarą, grafinį objektą ar kitą vietą | | | | Pereinama į dokumento pradžią | | | | Sukuriamas naujas dokumentas | | | | | | | | | | | | Perdaromas paskutinis veiksmas | | Uždaromas asistento arba patarimų langas | | Mažosios raidės paverčiamos didžiosiomis arba priešingai | | Pereinama iš vieno lentelės langelio į kitą |
|
| |