Jag jobbar på en liten firma där man nu ska byta från BatMail till Microsoft Outlook med Business Contact Manager 2003. Vi söker efter en praktiskt lösning för att kunna dela mailboxar, kalender och BCM databas. Är det nödvändigt med exchange server? Vilka andra alternativ/lösningar finns för oss?

Svar: Det är en fråga om hur ”meckigt” allt ska vara, att köra utan server fungerar, däremot är det ganska komplext och det blir en lösning utan någon som helst tillförlitlighet och/eller tillgänglighet. Det ”fungerar”, men inte mycket mer än så tyvärr. Ni behöver INTE ha en Exchange server, för er del finns något som passar bra mycket bättre. En Small Business Server, den kostar mindre än vad Exchange gör (mycket mindre) och den ger dej förutom det alla andra saker ni behöver ha iallafall. Man installarerar då BCM databasen på den servern och använder Exchange som är förinstallerat och klart på den servern. Ni delar då mailboxar, kalender, BCM och har tillgång till allt detta oavsett om ni är på kontoret eller inte.

Det finns möjlighet att köra in en online miljö, men då tappar ni lite av funktionerna och det finns ingen integration med BCM och den interna miljön ni har kommer inte att få ett ”upplyft”. I mina ögon så skulle en hostad lösning fungerar men inte göra er särskilt glada, det skulle ”fungera, nästan som vi tänkt oss, men det är ju billigt iallfall”

Det är inte nödvändigt med Exchange för att dela kalendrar, men utan exchange behöver man nästintill bygga en egen server lösning istället, eller maila varandra sina kalendrar, inte realistiskt dessvärre.

En sak jag reagerar på är dock att ni ska byta till Outlook med BCM 2003 och jag hoppas verkligen att det är ett skrivfel, det är Outlook 2007 och BCM 2007 som fungerar riktigt bra i delade miljö. Office 2003 är för gammalt att skaffa nu, Kör på en SBS2008 server och Office 2007 (med BCM 2007) och vill ni ha det billigt så blir det OEM licenserna (En OEM licens kan man få när man köper ny dator, ungefär halva priset)

Mikael Nyström - TrueSec AB

Jag hade tidigare Office 2003 PRO med BCM. Nu har jag uppgraderat till Office 2007 Ultimate, där BCM inte ingår.Efter uppgraderingen uppstod dock stora problem i Outlook. Det skall tilläggas, att såväl jag som min sambo har användarbehörighet i datorn och vi har således var sitt område i denna. När hon använder Outlook 2007 fungerar denna perfekt, snabbt och utan anmärkning.När jag loggar in i mitt område och skall starta Outlook, får jag under uppstarten vid olika tillfällen upp sammanlagt 30 fönster med rubriken: Oåterkalleligt fel i den hanterade MAPI-tjänsten och texten: Det går inte att läsa in filen eller sammansättningen Iris.Mapi.MessageStore eller ett av dess beroenden. Det går inte att hitta filen.

Vad jag förstår så har Office 2007 under uppgraderingen inte plockat bort anknytningen till tidigare installerad BCM. Jag har sökt efter 2003 BCM, men den finns inte kvar, tydligen bara rester, som nu ställer till enorma problem vid uppstart av Outlook. Vid varje start letar Nya Outlook efter BCM tydligen. Efter en stund så har alla, cirka 30, irritationsfönstren kommit fram, varefter Outlook kan köras normalt. Dock är min Outlook betydligt segare än min sambos Outlook.Vad göra? Jag hoppas på att få ett tips, annars tröttnar jag nog snart på min Outlook.

Svar: BCM Ingår i Ultimateversionen av Office 2007 så det är bara att installera, den ingår även i en mängd andra versioner, i princip alla utom basic och home verisonen. Jag är dock inte helt säker på att det är problem med BCM men du kan ganska lätt kontrollera det genom att stänga av det tillägget i Outlook. Gå till ”Tools|Trust Center|Add-ins” och leta rätt på BCM, Markera BCM och välj längre ner att managera BCM och klicka på GO, välj sedan att inte hantera den genom att ta bort krysset. Om det fungerar så bör du installera BCM eller låta den fortsätta vara avmarkerad. Om det inte skulle hjälp så skulle jag gissa på att problemet ligger i en korrupt MAPI profil vilket du löser genom att skapa en ny sådan, vilket du kan göra i controlpanelen genom att klicka på mail.

Mikael Nyström – TrueSec AB
MVP Windows Server – Setup/Deployment

Vi använder BCM som kom med Office 2003 och tycker det är alldeles fantastiskt. Om vi uppgraderar till Office 2007, kan vi få med oss allt vi har i 2003:an då och vilka förbättringar är värda att veta om?

Svar: Javisst kan du uppgradera den befitnliga BCM-databasen vid en uppgradering till Office 2007, du kommer att få frågan, varpå du svarar ja. Därefter kommer du att kunna hantera alla kontakter med det nya verktyget och använda alla nya funktioner. Det finns mängder av nya funktioner och en av dom bättre är att du nu har stöd för att kunna arbeta ”offline”, så du kan ha en central databas som alla delar på och som du dessutom kan ta med dig och arbeta med även om du inte har kontakt med den centrala databasen.

En annan nyhet är BCM ”Home Page” som visar alla funktioner samlade, inklusive status rapport direkt på skärmen. Att kunna exportera till Excel är också en nyhet. Att kunna skapa marknadskampanjer och kunna koppla det direkt till ett utskick är nytt och riktigt bra, det blir lite av känslan ”Jaha, då har man dragit igång en kampanj och så sitter man och väntar på att svaren ska droppa in”. Här finns även projekthantering och möjlighet att delegera uppgifter till andra. Det finns rätt bra info om detta på nätet.

En annan sak som inte så många pratar om är att man skulle vilja ha databasen på en server, och det är förstås möjligt. Första länken här nedan går till en beskrivning av hur man gör.

Mikael Nyström – TrueSec AB
MVP Windows Server – Setup/Deployment

På en kompis företag har de något de kallar Sharepoint-portal där de delar information med sina kunder vilket verkar supersmart, hur skaffar man det på bästa sätt? Är det svårt att hantera? Ingen på vårt företag är direkt teknisk men vi är alla intresserade av att använda teknik.

Svar: Det finns olika typer av SharePoint; Microsoft Office SharePoint Server och SharePoint Services. Den sistnämda kan du hämta hem och installera utan att skaffa extra licenser. Version 3 finns här. Beroende på hur stort företag du har och ifall ni är utspridda geografiskt eller har andra och högra krav på er lösning än vad SharePoint Services kan leverara så finns alternativet, Microsoft Office SharePoint Server.

Den sistanämda behöver ni nog hjälp att installera, eller i vilket fall som helst få hjälp med hur man ska använda de. Med Sharepoint Services kommer ni utan extern hjälp komma väldigt långt.

En sak, om du vill bygga om och bygga till så finns det ett program för det också, SharePoint Designer.

Mikael Nyström – TrueSec AB
MVP Windows Server – Setup/Deployment

Jag har ett problem gällande companyweb. Lite nu och då när jag öppnar IE 6 på någon av våra klientdatorer och companywebben skall öppna, öppnas välkommensidan för intranätet istället, dvs den som har 4 länkar, Intranätet, guide till konfigurera nätverk, fjärranslut till jobbet och information och svar. Jag kan ha en dator på samma segment som kan öppna den rätta companywebben, samtidigt som min andra dator kommer till nyss nämnda startsida. Om jag då förnyar IP-adressen på datorn via Ipconfig så brukar jag kunna få det att funka igen. Vad skall jag göra för att lösa detta permanent?

Om jag har en trail SBS2003 std installerad på en server och har köpt licens, skall jag då uppgradera befintlig server eller skall jag backup:a och sedan nyinstallera en licensierad SBS2003 och köra på en restore?

En kund har en SBS2003 och där kör vi backup mot DAT bandare via SBS backup (vi har 5 band i rotation). Efter 6 ggr backuptagning falerar backupen, och jag får gå in i ntbackup och peka på SBS.bkf och sedan köra backupen en gång därifrån, för att sedan konfigurera backupen i SBS guiden igen. Vad är knas?

Svar: Ditt första problem är lite kufiskt dessvärre och jag kan inte på rak arm förklara vad det beror på, men jag kan förklara var du ska leta någonstans. Companyweb är ett DNS alias som pekar till din server och på servern har du flera websiter, det finns faktiskt två stycken som lyssnar på port 80, Default WebSite och Companyweb. Skillnaden mellan dessa är att Companyweb har en så kallad "host header", alltså det måste stå companyweb i url-raden på webläsaren annars hamnar man på Defaultsiten. Det kan bero på felaktig konfiguration i nätverket, till exempel dubbla DHCP servrar eller liknande. Verifiera att all nätverkskonfiguration är korrekt.

Om du har en trial kopia av SBS 2003 så gör du en överinstallation helt enkelt, alltså en uppgradering. En backup är bra att ta innan, men bara som ett "oj och hoppsan" skydd.

När det gäller backup problemet du har så låter det inte rimligt, men det finns flera uppdateringar kring backupen i SBS2003. Bland annat så finns problem med vissa DAT bandare och att dom inte hanterar formaten korrekt, se till att du kör med SBS2003 SP1 och därefter Microsoft Update så att du är säker på att du ha dom fixarna. Det verkar som om att den inte skriver över banden efter dag nummer 5, vilket isåfall skulle betyda att det står fel i kommandoraden som körs vid backup tillfället. Det problemet fanns i tidigare versioner av SBS men är borta i SBS 2003. Du kan prova att ta bort SBS.bkf för att sedan sätta upp backupen igen, med default inställningar så ska den skriva över banden redan efter två dagar.

Mikael Nyström – TrueSecAB
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag har en undran och kan inte hitta en lösning på detta. Det jag vill åstakomma är att spara ett dokument på ett ställe för publicering på flera platser i sharepoint. Går detta att lösa eller måste man gå in i varje dokumentbibliotek och spara?

Svar: Nädu, det får du inte göra. (jo, det är klart du får men det brukar vara en dålig lösning när samma information ligger i flera avvarandra oberoende kopior, det strider lite med tanken om sharepoint) Du vill INTE ha flera kopior av samma dokument skulle jag gissa men jag tror jag förstår vad du är ute efter, du vill spara det på ett ställa och göra det tillgängligt på flera andra ställen. Det är självklart möjligt

Lösningen du är ute efter kräver att du använder frontpage faktiskt, det du gör är att du skapa något som kallas för en XLST dataview, alltså du öppnar sidan där du vill att dokumentet ska synas och skapar en ny webpart som du sedan kopplar till det dokument library som dokumentetn ligger i, sen konfigurerar du webparten så att dokumentet visas på det sätt du vill.

Om man vill skapa flera kopior så kan man skapa ett macro i word som gör det, men det är omständligt och bökigt. Du kan också fippla ihop en copy funktion i en batfil men det känns kanske inte heller så bra.

Mikael Nyström – TrueSecAB
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag har en kund som kör Win Server 2003 Small business server, WSS (utvecklat i Frontpage), Office 2003 SP 1+2 (blandat). De vill nu lägga ut deras mallar i SharePoint, hur kan man få funktionaliteten att mallarna öppnas som nya dokument istället för att själva mallen öppnas, precis som i Utforskaren? Vi har provat att ställa in att det ska skapas "nytt" istället för "öppna" men det slår ju inte igenom i IE. Är det någon form av webpart som krävs för detta?

Svar: Du kan inte få den funktionen utan att tillverka en webpart som gör precis samma sak som den befintliga som Microsoft redan har liggande i varje Document Library, problemet är att den bara hanterar en enda mall och jag gissar att du vill ha flera. Din lösning ligger inte att fippla med WSS, istället koncentrerar du dej på att lösa problemet "The Microsoft Office Way", alltså skapa en vanlig fileshare på kundens server, sätt rätt behörigheter och se till att den är inställd på att "cacha document", sedan tar du och ändrar med hjälp av group policys sökvägen till gemensamma mallar för Microsoft Office 2003 till just den platsen (\\server\templates). Så fort en användare använder en mall så kommer hela den katalogen att synkroniseras till en lokal katalog och alltså fungerar alla mallar offline. När kunden sedan ska göra ett nytt dokument startar han Word som vanligt och väljer mall, skriver och sparar på http://companyweb eller via ett uppkopplad enhet som pekar till http://companyweb. Det finns möjligheter att ytterligare konfigurera Windows XP så att mallarna synkroniseras direkt, även om användarna inte har försökt att skapa ett dokument. Alltså mallar hanteras som i tidigare versioner av Office, men dokumenten lagras i SharePoint..

Mikael Nyström – TrueSecAB
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Om man har en engelsk SBS 2003 SP1, är det möjligt att på nåt sätt byta språk på sharepointen (companyweb) så hela klabbet blir på svenska?

Svar: Svaret är njae, det går att göra på lite olika sätt, du kan installera det svenska språkstödet i en SharePoint, vilket gör att alla nya "siter" du skapar blir på det språk du själv väljer, tex svenska. Då kan du ju välja att inte använda Companyweb utan istället skicka folk vidare till http://companyweb/annanplats där annanplats är denskapade svenska siten du har gjort efter att ha installerat det svenska språkstödet, eller så kan du "tömma" companyweb på allt innehåll manuellt, skrota sharepoint delen i siten men behålla själva siten och sedan "installera" en svensk sharepoint på samma plats.

Mikael Nyström – TrueSecAB
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag har en mycket trivial fråga. Jag undrar hur man ändrar i/för SharePoint så att datum och tid presenteras enligt svenskt format, tex "16/2 2006 14:00", så att jag slipper den nuvarande engelsk/amerikanska "omvända" och för mig och mina kollegor förvirrande presentationsformatet "2/16/2006 11:00 AM"?

Svar: Du fixar det genom att gå in på "Site Settings - Site Administration - Change regional settings".

Mikael Nyström – TrueSecAB
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag undrar hur jag ska gå tillväga för att reparera installationen av intranät i sbs 2003?

Svar: Det beror ju naturligtvis på vad felet är, men om det beror på att Companywebben inte fungerar och det är en nyinstallerad SBS 2003 utan SP1 så löser man det problemet genom att köra WindowsUpdate. Om det är en SBS2003 med SP1 så får man ofta ett meddelande om att det är fel på Intranätet efter installation av Service Pack 1, vilket det inte är. I så fall kan du bara starta om så fungerar det igen. Du kan också prova att ta bort Intranätet i "lägg till / ta bort program". Annars är det ganska vanlig felsökning som gäller, Intranätet använder sig av Internet Information Server (IIS) och SharePoint plus en databas. Titta i eventloggen och se om du har fel där, sök sedan på någon av webbplatserna nedan.

Mikael Nyström – TrueSecAB
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag har lagt upp ett dokumentbilblitek i SharePoint. Dokumenten skall sedan gå igenom ett flöde av olika personer som skall göra vissa ändringar efterhand. Vanligtvis kan man använda sig av "Alert me" funktionen och får därigenom meddelande när något ändras i doc. Vi skulle heller vilja ha en funktion som gör det möjligt att få automatiska meddelanden som bara berör doc. Med Unika namn på. Dvs något som gör det möjligt att prenumerera på sitt eget namn. Sker det ändringar i doc. Så får jag bara meddelande om doc som tillhör mig.

Som det är nu får jag meddelande om alla ändringar i alla doc. Som är upplagda i doc.bibloteket. Det blir en massa mail som inte fyller någon funktion. Är mycket tacksam för om ni har någon lösning på detta..

Svar: Njae, helt lätt är det ju inte. Funktionen finns inte rakt upp och ned. Notifieringar kan bara ”beställas” och inte påtvingas, vilket gör att din ide inte riktigt fungerar. Men om man kan få den senaste användaren och initiera vem som sedan ska ta hand om dokumentet, ja då går det utmärkt. Titta på länk 1 nedan, det är en komponent som gör det möjligt att skicka ett dokument som en länk för review. En annan lösning är att du hämtar hem någon av dom färdiga siter Microsoft har gjort, du hittar dom på länk 2 nedan och där finns två ”paket” jag tror skulle kunna passa, dels ”Document Library” men också ”Legal Document Review”.

Mikael Nyström – TrueSecAB
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Hur lyckas jag koppla ihop en telefon- och adresslista med AD så att ändringar i AD replikeras till telefon- och adresslistan i SharePoint. Har lyckats skapa en contactslista som hämtar kontakter i Outlook men någon automatisk replikering sker ju då inte.

Svar: Njae, det du vill göra går inte riktigt att göra ”rakt upp och ned” i SharePoint, det finns ingen som helst synkroniserings möjlighet mellan en lista i Sharepoint och Active Directory. Men helt omöjligt är det inte, men det kräver arbete och kunskap. I princip så skapar man en ”webpart” som visar innehållet i Active Directory. På så sett så visas informationen i din SharePoint site, men det finns inte i SharePoint. En sådan funktion finns i SharePoint Portal Server, där man under ”My Site” kan se alla personers information som finns i Active Directory. Dessutom kan man lägga till egen information som inte finns i Active Directory. Det finns en produkt som heter OrgFinder (se länk nedan) som används för att visa information som finns i Active Directory och den innehåller en färdig och fungerande webpart som kan användas i Sharepoint, sist jag kollade så var OrgFinder ”Free for download”.

Mikael Nyström – TrueSecAB
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Undrar om det går i SharePoint att skapa ett fält i ett Dokumentbibliotek som läser ut ett "Custom" fält i ett Word dokuments meta info. Liknande att det finns ett fält i Dokumentbiblioteket som läser ut "Title" ur Word dokumentet meta information.

Svar: Ja, visst går det. Tyvärr är det inte många som vet om detta. Det enda du gör är att skapa en "column" i det dokumentbibliotek du vill ha meta datat i, med samma namn som den har i word. Det som är så bra med denna metod är att meta datat på så sätt finns i dokumentet och inte bara i sharepoint, vilket underlättar när man ska flytta runt dokument. Om man sedan gör riktigt bra mallar så kan man få ett riktigt bra dokumenthanteringsverktyg.

Mikael Nyström – TrueSecAB
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag håller på att utveckla vår egen SharePoint, har tittat på att skapa formulär med hjälp av Infopath 2003. Det fungerar bra på min maskin men en annan maskin som ej har Infopath installerat blir ombedd att installera en ”xml-editor” för att kunna fylla i formuläret. Kan jag lösa detta genom att ladda hem någon form av editor eller löser ”portal server” detta? Frågan kanske verkar dum men jag har blivit ombedd att titta på dessa funktioner, tyvärr så är min kunskap om SharePonit begränsad.

Vidare så har vi en fundering att lägga ut vår egen hemsida med hjälp av SharePonit, vad är att rekommendera? Portal server eller SharePoint services? Tacksam för all hjälp eller länkar till beskrivning av ovanstående.

Svar: Det finns inga dumma frågor, då nu är det avklarat. På den första delen så är det helt enkelt så att du behöver ha InfoPath installerat på alla andra datorer, på samma sätt som om det hade varit ett Excel dokument så hade det krävt Excel. Det är det som gäller tills vidare i SharePoint och det är ingen skillnad i SharePoint Portal Server 2003, men jag kommer inte bli förvånad om just den funktionen skulle "råka" dyka upp i nästa version av SharePoint (alltså V3). När det gäller del två så har ju portalen mer funktioner men dessa behövs normalt inte externt, jag hade tveklöst använt SharePoint Services. Det finns oändligt med länkar och info om SharePoint, här har du några:


Mikael Nyström – DGC
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Vi är ett företag som vill sätta uppe en terminal server 2003 där användarna kan logga in via en Web browser. Har leta hur man skall gör men inte hitta något. Vi är idag cirka 20 st anställda som kommer att jobba via webben. Vill även låsa så att användare bara kan köra vissa program. Har ni några tipps på bra litteratur om detta. Hälst en bok där man visar hur man gör och inte bara teoretiskt. Eller finns det på nätet? Tack på förhand.

Svar: Att logga in via en webläsare är inget konstigt egentligen, den programvaran finns att hämta hem från Microsoft "Remote Desktop Web Connection for Windows Server 2003" Microsoft lösning bygger på en ActiveX komponent som i sin tur gör anslutningen via port 3389, porten går att ändra på vid behov. Att låsa ned vilka program man får köra och inte får köra, kan hanteras på flera olika sätt men i princip gör man först en nedlåsning av hela systemet och därefter låser man upp applikationer för dom olika amvändarna. Man använder både "Software Restriction Policy" och NTFS behörigheter samt vanliga "Group Policys" för att göra nedlåsning. Det finns ett "Technology Center" hos Microsoft där du kan hitta det mesta om terminal server och hur man gör. När det gäller litteratur så har Microsoft en hel del på MSpress, men det finns också en del andra böcker, bland annat online (och gratis). På Realtimepublishers finns det en bok som heter "The Definitive Guide to Windows Server 2003 Terminal Services Updated Edition" som du kan ladda hem. Det du ska vara medveten om är att Terminal Server och hanteringen kring detta inte är helt trivialt och att långt ifrån alla program fungerar eller är lämpliga, mycket av kompetensen sprids från konsult till konsult. Det finns några bra länkar, bland annat "Labmice". Jag har satt upp en och annan TS miljö och den första var inte vacker och det tog ett tag innan den började fungera hyfsat, men å andra sidan så var det på NT4:a tiden och tack och lov har det blivit bättre. Om du anser dej vara ett IT-proffs så kan du få hjälp via "ITproffs" som är en community för oss som jobbar i branchen.


Mikael Nyström – DGC
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag hjälper ett företag att eventuellt skapa ett nytt intranät. De är ca 250 anställda på ca: 30 olika kontor spridda över en större stad. Deras behov på ett intranät är nyheter, bildbank, filbank, diskussionsforum, formulär, kalender, projektplats för interna projekt mm. men även projektplats för projekt tillsammans med externa leverantörer med åtkomst från utsidan mm. Vad bör jag välja: SharePoint Services eller Portal Server?

Om vi väljer Sharepoint Portal Server med SQL-processor licens hur gör vi då med licenser på den interna sidan. Vad är det vi skall räkna på? Samtidiga användare eller måste alla som ligger i Ad'et räknas med eftersom de också använder intranätet. Ingen verkar kunna svara med säkerhet på vad som gäller och hur många och vilka licenser vi behöver samt vad kostnaden blir. Kunden kör via Select-avtal.

Hur räknar vi sedan med de externa leverantörer då, eftersom de också måste ligga med i Ad'et för att vi skall kunna kontrollera rättigheterna mail-utskick mm. Behöver vi licenser till dem med? Och i så fall vilka licenser krävs då? Kostnader för det mm. Hur går vi till väga då?

Om vi i samma veva uppgraderar de 250 användarna till office 2003, finns där då någon bundling mm. för att hålla kostnaderna nere?

Svar: Min spontana reaktion är att SharePoint Services passar bättre, men egentligen kan man inte jämföra dessa produkter då dom istället kompletterar varandra. Principen är att när funktionerna i SharePoint Services inte räcker så tillför man en SharePoint Portal för att knyta ihop alla SharePoint-siter. När det gäller SQL så blir jag lite osäker. CPU-Licenser kunde man sist bara använda för externt bruk, alltså behöver du vanliga CAL:ar för alla interna användare. Externa användare räknas som vanliga användare ifall dom loggar in, så det är ingen skillnad. Att uppgradera till Office 2003 gör att lösningen fungerar fullt ut men ger inga andra fördelar för just SharePoint-sajten. Men det ska Microsofts Partnerservice kunna svara på.

Mikael Nyström – DGC
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Inom SharePoint teknologin, kan man lägga till ett löpande dokument nummer på alla dokument som läggs in?

Svar: Ja, det kan man eller rättare sagt, det görs alltid men det visas inte om man inte plockar upp listan genom en datawebpart view eller utnyttjar den funktionen.

Mikael Nyström – DGC
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Vi var på Microsofts träff i går på hotell Hilton i Sthlm, vi är Navison användare och var nyfikna på vad som händer med dom nya versionerna. Men så fick vi se en lite demo på Sharepoint och blev genast intresserade. Vi fick då veta att den ligger med i Server 2003 som vi kör. Då är våran fråga hur aktiverar & konfigurerar vi Sharepoint?

Svar: Det gör du genom att hämta hem sharepoint services från adressen nedan och installerar. På samma sida finns också i princip alla länkar till mer information om sharepoint.

Mikael Nyström – DGC
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag har två frågor som det skulle vara mycket värdefullt att få dina synpunkter på:

1. Mina medarbetare kör MS Office 2003 via Terminal Services under Windows Server 2003. Tappar de någon SharePoint-funktionalitet för att de inte har Office installerat på sina PC?

2. Mitt företag använder en ISP-hostad mail server. Finns det fördelar med att sätta upp en egen Exchange Server, i SharePoint-sammanhang och i allmänhet?

Svar: Ja, I det första fallet så förlorar man faktiskt funktioner, det finns många små saker som aldrig installeras i en Terminal Server, vilket beror på att dessa funktioner helt enkelt är direkt olämpliga eller inte fungerar alls. En av dessa är "Cached Mode", vilket betyder att Oulook inte direkt har kontakt med Exchange utan istället hanteras det av en lokal "motor" I PC'n. Detta i sig själv är inte kritisk men det gör att klienterna kan tappa kontakt med Exchange servern och dom saknar helt den inbyggda antispam funktionen som bara fungera genom den lokala motorn.

Ja, det finns fördelar med att köra sin egen miljö, framför allt när det gäller Sharepoint, Exchange, Live Communications Server. Dessa komponenter använder Active Directory och mängder med meta data däri. Sharepoint har till exempel en funktion där man kan styra viktiga dokument mot portal grupper, dessa är dynamiska och bygger på attribut som finns I Active Directory. Om du inte själv kan styra Active Directory och dess information så kommer dessa funktioner inte vara mycket värda. Microsoft styrka ligger I att dom integrerar produkterna med varandra. Alltså förutsätter det att din ISP integrerar den uthyrda Exchange servern med din Active Directory miljö, vilket inte är det sätt man brukar göra. Att hyra sin lösning är ganska mycket som att åka buss istället för egen bil, inget fel alls men istället för funktioner så fokuserar man på priset. När jag byggt lösningar för ISP miljöer så är detta ett av dom saker som nästan aldrig lyfts upp till ytan, det vill säga. Det är inte samma sak.

Mikael Nyström – DGC
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Vi har installerat SharePoint Portal Server hos oss, och den fungerar väl bra utifrån våra kunskaper sett... vi är nya på den sidan. Men jag har ett stort problem: Sökfunktionen fungerar inte för oss. Jag har aktiverat indexeringen på servern, och sett till i Shp att sökfunktionen skall vara igång, men likt förbånkat så funkar det inte och det är ett problem för oss då vi bl a hade tänkt att använda det som ett dokumenthanteringssystem. Kan du hjälpa mig med vad som kan vara fel?

Svar: Se till att SQL Full Text Index är installerat och aktiverat, det brukar vara det man missar.

Mikael Nyström
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Företaget jag jobbar på ska skapa ett intranät. Vi är ca 20 anställda på tre olika kontor. Våra behov på ett intranät är nyheter, bildbank, filbank, diskussionsforum, formulär, kalender mm. Är SharePoint en bra lösning för oss? Vi vill ha ett mycket enkelt och användarvänligt WCMS.

Svar: Ja, tveklöst. SharePoint är en bra lösning på den beskrivning du har gjort. Med tanke på ditt företags storlek så hade jag valt Windows SharePoint Services istället för Office SharePoint Portal Server, vilket är betydligt billigare men jag har svårt att se att den dyrare version skulle ge dej några funktioner du har behov av just nu. Nyheter, bildbank, filbank, forum, kalender och liknande är redan klart så du behöver inte ens lägga dit dessa funktioner, dom är redan klara. Vill du ha mer info, så hör du bara av dej. Jag har bra kontakter när det gäller folk med ypperlig kompetens på just SharePoint och lösningar kring det.

Mikael Nyström
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag håller på att lära mig Sharepoint 2003 och har en fråga. Jag undrar hur man gör frames med sharepoint, dvs att menyn är till vänster finns kvar hela tiden och att sidorna uppdateras i den stora framen till höger istället. Nu uppdateras ju allt på hela sidan om och man länkas iväg till en ny sida och för att komma tillbaka måste man klicka på Tillbaka-knappen". Hoppas du förstår vad jag menar.

Svar: Att använda frames i sharepoint är inget som fungerar bra och därför bör du inte använda det helt enkelt. I vissa fall behöver den ladda sidor flera gånger för att webparts (webbdelar) ska fungera korrekt. Iframes fungerar dock bra. Du kan läsa och lära mer på länkarna nedan, titta framför allt på SDK delarna på den första länken. Den andra visar hur du kan anpassa SharePoint-siter.

Mikael Nyström
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag är student på Mälardalens Högskola och tänkte lära mig SharePoint 2003, tänkte höra med dig om du kan rekommendera några bra böcker. Har bland annat sökt upp dessa två på Internet, är de bra eller kan du rekommendera några andra?

Sams Teach Yourself Microsoft SharePoint 2003 in 10 Minutes Colin Spence, Michael Noel. ISBN: 0672327236.

Sharepoint User's Guide. Paperback. ISBN: 0596009089.

Svar: Jag har själv inte läst dom böckerna du nämner. Microsoft Press har dock en del böcker och i början av en produktcykel brukar dom vara bättre.

Microsoft® SharePoint® Products and Technologies Resource Kit. ISBN: 0-7356-1881-X
Microsoft® Windows® SharePoint® Services Inside Out. ISBN: 0-7356-2171-3
Microsoft® Windows® SharePoint® Services Step by Step. ISBN: 0-7356-2075-X

Jag har en kund som har läst igenom mer än halva "Microsoft® Windows® SharePoint® Services Inside Out" och tycker att den är mycket bra, så jag har beställt den till mej själv faktiskt. När den kommer så lär den ersätta morgontidningen, helt klart :-). När det gäller SharePoint Portal Server 2003 så finns det fler möjligheter, titta på länken nedan (training).

Mikael Nyström
MVP Windows Server - Setup/Deployment

En konkurrent till Microsoft SharePoint-systemet har den fiffiga funktionen när det gäller fildelning att de olika användarna kan lägga ut länkar, i stället för originaldokument, på gemensam sida. Användarna kan sen hämta filen från användarens dator via den gemensamma sidan. Letar efter samma möjlighet med SharePoint. Finns den?

Svar: Om du menar att dokumentet ligger kvar på användarens dator och endast länken till dokumentet finns centralt så att varje användare ansluter direkt till varje arbetsstation och hämtar filen ifrån den. Nej, den funktionen finns inte som en knapp/flik. Det går naturligtvis att göra detta manuellt men det är omständligt och olämpligt. Anledningen till att det inte finns är att det helt enkelt inte är rekommenderat sätt att arbeta. Syftet med SharePoint och filservrar är just att arbetsstationer inte ska användas för lagring av någon information. Det beror på att arbetsstationer inte alltid är tillgängliga, och att det oftast inte tas backup.

Mikael Nyström
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Vi skall starta ett projekt här i biskopsgården och kriterierna på systemet är följande:
* Man skall kunna få fram någon slags tidredovisning typ när dom har varit inloggade.
* Kontot dom loggar in på skall vara kopplat till dokument, arbetsansökningar osv.
* Historik över sökta arbeten. (detta får dom självklart fylla i själva)

Så min fråga är går det att få fram tidredovisning gällade tid inloggad i SharePoint?

Svar: Ja, det är möjligt, det finns egentligen ingen sådan funktion från början och det beror lite på hur noggrann du kräver att funktionen är. SharePoint är ju helt och hållet baserat på webbserverteknik och alltså är det egentligen IIS som sköter anslutningarna, vilket betyder att alla anslutningar loggas. Det är alltså möjligt att se från vilken IP någon har gjort en anslutning redan där, men jag tror inte att det räcker för dig. Men inloggningar loggas också i eventloggen, och ur den kan man läsa vem som loggade in och vid vilken tidpunkt, tyvärr kan man inte se riktigt när dom loggade ut. Det beror på att webbservern har svårt att veta när användaren slutade arbeta. Alltså blir inloggningstidpunkten alltid korrekt men utloggningstiden beror på vilken timeout som är satt på servern.

Att kunna se vilka användare som har öppnat vilka dokument är ingen omöjlighet men komplicerat och kräver att man bygger egna komponenter, det går som sagt att se vilken dator (IP) som har läst ett dokument, men det är knappast det du vill. Det kan dock finnas färdiga komponenter som gör allt eller delar av det du vill. Om du besöker www.microsoft.com/sharepoint och letar efter "WebPart Catalog" så finns den enorma mängder färdiga komponenter till SharePoint, bland många tillverkare finns bland annat CorasWorks som är duktiga på den typen. Om du behöver hjälp att bygga egna komponenter finns det många företag som håller på med detta, en av dom som jag känner och är klart en av dom bättre är Göran Husman på HumanData (www.humandata.se), hälsa från mej.

Mikael Nyström
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Jag har 2 frågor som ni förhoppningsvis kan hjälpa mig med:

Fråga 1: Vi behöver ett beläggningsystem som är integrerat eller kan "prata" med Outlook. Systemet ska snabbt ge en överblick på när en konsult har första lediga datum samt hur beläggningen ser ut för en viss tidsperiod. Har Microsoft något som kan hjälpa oss med detta? PS. Vi har provat äldre versioner av MS projekt men ansåg att detta var för tungjobbat för detta syfte. DS.

Fråga 2: Vi har idag Windows 2000 server och funderar på att uppdatera till SBS. Vi är idag 20 anställa i Sverige och har kontor med 1 person i Norge resp Finland. Kan SBS vara en bra lösning för vårt företag? Hur kopplar vi på bästa sätt upp kontoren i Norge och Finland med servern i Sverige?

Svar på fråga 1: Ja, absolut. Det finns en mängd olika metoder, det absolut vanligaste är att man faktiskt använder Outlook och kalendern i den. Det fungerar utmärkt även för stora organisationer. Man kan på olika sätt hantera administration och vyer via Outlook eller via webbsidor. Det förutsätter dock att man använder Outlook tillsammans med Exchange Server.

Ett annat exempel är att använda SharePoint, i SharePoint kan du skapa beläggning av konsulter med en vanlig webbläsare på kort tid, vill du har avancerade funktioner kan du kombinera det hela med Outlook, InfoPath eller liknande. Om du beskriver lite mer ingående hur du vill göra kan jag nog "svänga" ihop en demo åt dej så ser du hur man kan göra.

Svar på fråga 2: SBS 2003 är en bra lösning för ert företag, det blir bra mycket billigare licensmässigt och med fler funktioner med en högre säkerhet. När det gäller dina andra kontor så är du än så länge ensamma och det enklaste är att dom använder VPN funktionen eller "Remote Web Workplace" som är en användare portal via webben, skulle dom bli flera personer så kanske det är bättre att ha en lokal server på kontoren och koppla ihop kontoren via VPN. Den lokala servern är då en vanlig Windows Server 2003 och VPN funktionen är den som följer med i operativ systemet, men då kanske dom ska var runt 3-5 personer innan det är intressant. Tills dess använder dom samma funktioner som övriga externa användare.

Mikael Nyström
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Svar: Bra fråga, jag tror många ställer sig samma. Men för att ha något att utgå ifrån så utgår vi ifrån Windows SharePoint Services. Windows SharePoint Services är licensierad under Windows Server 2003 och kräver alltså bara vanliga licenser för en vanlig Windows Server 2003 (eller Small Business Server 2003, eftersom Windows Server 2003 ingår där), alltså blir den i princip gratis som grundstenen i lösningen. Det är Windows SharePoint Services som står för alla grundläggande funktioner som exempelvis fildelning, listor, forum, uppgifter och liknande. Windows SharePoint Services är både en utvecklingsplattform och ett "out-of-the-box" färdigt paket, som i princip är färdigt att använda efter några minuters konfiguration.

Office SharePoint Portal Server är precis som namnet indikerar en "Portal", alltså något som binder ihop flera SharePoint-siter (webbar) eller en portal för annan data. Alltså passar Office SharePoint Portal i lite större miljöer.

Om vi tittar lite närmare på Windows SharePoint Services så används där en databas som heter WMSDE, det speciella med den är att inte har någon storleksbegränsning eller prestanda begränsningar till skillnad från den databas som brukar följa med i "gratis" versioner som tx MSDE som har en och annan begränsning, vilket faktiskt gör Windows SharePoint Services som ett bättre alternativ då Office SharePoint Portal Server antingen använder MSDE med ett antal begränsningar eller kräver SQL2000, Windows SharePoint Services kan också köras mot en SQL2000 databas men det ger bara en förbättring och det är fritextsökning i dokument.

Så i mina ögon blir Windows SharePoint Services arbetshästen, den man jobbar mot, där allting faktiskt händer och Office SharePoint Portal Server blir den portal där jag binder ihop alla SharePoint-siter, filservrar, användarinformation och liknande. Det gör att företag som arbetar i projekt eller i enheter på upp till kanske 50-70 personer sällan har behovet av funktioner som finns i Office SharePoint Portal Server. Men för de större företagen ger det en närmast ultimat lösning för samarbete och informationsdelning. Här är dom funktioner som finns i Office SharePoint Portal Server men inte i Windows SharePoint Services;

1. "My Site", alla användare får en egen sida, bestående av två delar. En publik del som alla andra ser, där står information som hämtas från Active Directory, tex vem min chef är, vem som rapporterar till mej, en bild på mej, vilka projekt jag arbetar med och lite sånt. Det finns också en privat del som jag själv använder som en sorts "Hem-katalog". Oerhört bra funktion om man har flera kontor och det finns många medarbetare på företaget.

2. "Target Audience", möjligheten att kunna publicera dokument som ligger på en SharePoint-site så att dom syns i en portalarea, tex så vill jag att alla tekniker ska få veta att det finns ett nytt uppdaterat dokument så kan jag publicera det till tekniker- portalen och göra det till en nyhet för alla tekniker. Det fina är jag inte behöver veta vem som är tekniker. Det finns ett dynamiskt regelverk som sköter den biten.

3. Sökfunktion, i portalen finns en sökfunktion som ersätter i princip alla andra sökfunktioner på företaget; man söker efter användare, i dokument, i andra filservrar, i andra SharePoint-siter osv.

För att summera - för de allra flesta, även stora företag och organisationer kommer Windows SharePoint Services att räcka hela vägen. Visst finns det funktioner i Office SharePoint Portal Server som är bra, men det ska så klart värderas mot kostnaden. En sak däremot är lite kul, och bra är att när man har både två och kopplar ihop dessa utökas ett antal funktioner i Windows SharePoint Services, som faktiskt blir snäppet bättre när den integreras med portalen.

Mikael Nyström
MVP Windows Server - Setup/Deployment

Svar: Ja det är möjligt. Gör på följande sätt:
Lägg upp ett DNS-alias i din DNS-server med det namn du vill ha på webbplatsen, till exempel ”extranet” och peka det till namnet på din server (Ett litet tips – det finns en sådan som redan är gjord. Den heter Companyweb. Det är bara göra likadant).

Skapa sedan en mapp under c:\inetpub som du kallar för till exempel extranet. Starta sedan upp IIS-administrationskonsolen och skapa en ny webbplats som du kallar för samma namn och använder mappen du nyss skapade. Nu har du fått en tom vanlig webbplats. Starta sedan SharePoint Central Administration och välj att utöka extranet-webbplatsen du nyss skapade. Nu har du satt upp en ny SharePoint-sajt!

För att publicera den gör du på olika sätt beroende på vilken version av SBS 2003 du har; Standard eller Premium. Med Premium-versionen publicerar du webbplatsen med hjälp av ISA- verktyget och har du Standard-versionen ska allt redan vara klart. Det enda som nu återstår är att lägga upp ”extranet.dittföretag.se” i den externa DNS:en och peka den till din server (det kan din Internetleverantör hjälpa dig med).