ไม่ว่าคุณจะกรอกตัวเลขในโปรแกรม Microsoft Excel หรือเขียนข้อเสนอทางธุรกิจในโปรแกรม Microsoft Word ก็ตาม โปรแกรมชุด 2007 Microsoft Office จะช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น แถมที่ดีที่สุดก็คือคุณและพนักงานของคุณจะสามารถศึกษาโปรแกรมได้ตามระดับสติปัญญาของตนเอง ใช้ประโยชน์จากคอนโทรลคีย์ชอร์ตคัทของ Microsoft Office เวอร์ชันก่อนหน้านี้ได้ ใช้ KeyTips หรือใช้เม้าส์เพื่อลองผิดลองถูกเองได้

คุณอาจต้องยอมรับว่ามันไม่ใช่แค่เรื่องของค่าใช้จ่ายเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงเรื่องของการที่ต้องฝึกอบรมพนักงานใหม่หมด ที่ทำให้คุณรู้สึกลังเลก่อนที่จะตัดสินใจอัพเกรดซอฟต์แวร์ใดๆ

นอกจากนั้นคุณยังอาจต้องนึกถึงเวลาหลายชั่วโมงที่คุณต้องเสียไปกับการเรียนรู้โปรแกรมใหม่ด้วยตนเอง ซึ่งถ้าหากจะว่าไปตามตรงแล้ว คุณคงอยากใช้เวลาหลายชั่วโมงนี้ไปกับการดำเนินธุรกิจมากกว่า่

ผลการวิจัยล่าสุดหลายชิ้นระบุตรงกันว่าบริษัทขนาดเล็กคิดถึงเรื่องของการอัพเกรดแอพพลิเคชันครั้งใหญ่ ถ้าหากโปรแกรมชุด 2007 Office เป็นหนึ่งในโปรแกรมที่คุณอยากอัพเกรด คุณคงไม่อยากเสียเวลาเรียนรู้การใช้โปรแกรมใหม่เป็นแน่ แต่ในความเป็นจริงแล้ว โปรแกรม Microsoft Office 2007 มีชอร์ตคัทมากมายที่จะช่วยให้คุณและพนักงานของคุณทำงานได้มากขึ้นตั้งแต่แรกเลย

ชอร์ตคัทเก่า ลูกเล่นใหม่

เรื่องแรกก็คือมีข่าวดีสำหรับผู้ใช้ Microsoft Office 2007 นั่นก็คือชอร์ตคัทคีย์เก่าจากโปรแกรม Microsoft Office รุ่นก่อนหน้านี้ยังคงใช้งานได้ ตัวอย่างเช่นใน Microsoft Word 2007 คุณยังคงใช้ปุ่ม CTRL+S เพื่อเซฟไฟล์หรือ CTRL+B เพื่อทำให้ตัวอักษรเป็นตัวเข้มได้

แต่ใน Microsoft Office 2007 เองก็มีการเพิ่มฟังก์ชันชอร์ตคัทชนิดใหม่ลงไปด้วยที่ชื่อ KeyTips ที่ช่วยให้คุณเข้าไปในเมนูที่ต้องการได้โดยที่ไม่ต้องใช้เม้าส์ ตัวอย่างเช่นถ้าหากคุณต้องการเปิดเอกสารใหม่ใน Microsoft Word 2007 คุณอาจจะใช้คีย์บอร์ดชอร์ตคัท CTRL+O หรือคุณอาจจะกดปุ่ม ALT บวกกับตัวอักษรสำหรับ ribbon-bar (F) ตามด้วย N ก็ได้ วิธีการนี้จะทำให้พนักงานที่ไม่ใช่ผู้ที่ใช้ Office เป็นประจำยังคงทำงานแบบประหยัดเวลาได้ ซึ่งจะทำให้พวกเขาทำงานได้มากขึ้น

ผู้เชี่ยวชาญการใช้งานบอกว่า Office รุ่นใหม่ถูกออกแบบมาโดยเน้นที่เรื่องของความเร็วเป็นหลัก ดังนั้นไม่ว่าคุณจะเขียนข้อเสนอใน Microsoft Word หรือสร้างสเปรดชีทใน Microsoft Excel ก็ตาม คุณน่าจะเจอชอร์ตคัทที่มาช่วยงานของคุณได้เสมอ John Kleb หุ้นส่วนของบริษัท Sikich ICS Technology กล่าวว่าชอร์ตคัทที่น่าประทับใจมากที่สุดก็คือความสามารถในการทำฟอร์แมทตัวอักษรและกราฟิกได้อย่างรวดเร็ว "ใน Word คุณสามารถแสดงการเปลี่ยนแปลงของตัวอักษรและสไลด์ได้ทันทีก่อนที่คุณจะเลือกการเปลี่ยนแปลงเสียอีก

ความลับ 6 ประการเกี่ยวกับชอร์ตคัทของ 2007 Office มีดังนี้

1.สร้างใบปะหน้าเท่ๆโดยกดปุ่มแค่ 3 ปุ่มเท่านั้น

ถ้าหากพนักงานของคุณไม่ใช่นักออกแบบกราฟิกมืออาชีพแล้วละก็ การสร้างใบปะหน้าแบบมืออาชีพน่าจะต้องทำให้พนักงานของคุณเสียเวลาพอสมควร แต่เรื่องแบบนี้จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไป โดยใน Microsoft Word 2007 ให้เข้าไปในหัวข้อ Insert แล้วเลือก Cover Pages (อยู่ในคอลัมน์ที่สอง) หรือกดปุ่ม ALT+N+V ก็ได้ คุณสามารถเลือกใบปะหน้าที่มีหน้าตาเหมาะสมกับบริษัทของคุณ แล้วนำไปใช้ได้ภายในเวลาไม่กี่วินาทีเท่านั้น เพจที่ทำเอาไว้ล่วงหน้าเหล่านี้จะช่วยให้คุณข้ามขั้นตอนที่หน้าเบื่อของการสร้างใบปะหน้าขึ้นมาใหม่ จากการใช้ตาราง กรอบข้อความ และกรอบได้

2.วาดภาพกราฟิกอย่างรวดเร็วโดยใช้ SmartArt

คุณสมบัติใหม่ชนิดหนึ่งที่มีอยู่ใน Word, Excel, PowerPoint และ Outlook ก็คือ SmartArt ซึ่งคุณสมบัติข้อนี้จะทำให้พนักงานของคุณมีความสามารถเหมือนกับนักออกแบบภาพกราฟิกมืออาชีพ ถ้าหากคุณต้องการแสดงข้อมูลเป็นภาพกราฟิกแล้วละก็ เครื่องมือที่มีประโยชน์ชนิดนี้จะช่วยให้คุณวางตำแหน่งของข้อความภายในเลย์เอาท์เท็มเพล็ตจำนวนหนึ่งได้ คุณสามารถกำหนดขนาดและตำแหน่งของรูปทรงหรือข้อความได้โดยอัตโนมัติ รวมทั้งสลับไปมาระหว่างเลย์เอาท์ต่างๆได้อย่างคล่องตัวอีกด้วย ถ้าหากต้องการเรียกใช้ SmartArt ใน Microsoft Word 2007 ให้เข้าไปที่หัวข้อ Insert แล้วคลิกที่ไอคอน SmartArt (อยู่ด้านขวาของ Mailings) หรือคุณอาจจะกดปุ่ม ALT+N+M ก็ได้

3.นัดหมายโดยใช้อีเมล์

งานปกติอย่างหนึ่งที่คุณมักเจอเป็นประจำก็คือ คุณมีอีเมล์ชิ้นหนึ่งอยู่ในอินบอกซ์และต้องการนัดหมายโดยอิงกับอีเมล์ดังกล่าว ถ้าหากเป็นโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 หรือโปรกรมเวอร์ชันก่อนหน้านั้น คุณสามารถทำได้โดยการลากข่าวสารชิ้นนั้นไปยังไอคอน Calendar จากนั้นเข้าไปใน Date Navigator ใน Calendar แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำแบบนั้นอีกต่อไป เนื่องจากในปัจจุบันคุณสามารถลากเมล์ลงไปใน Date Navigator ของบาร์ To-Do ได้โดยตรง เพื่อเลือกวันที่คุณต้องการเท่านั้นเอง

4.นับคำและตรวจคำสะกดได้โดยไม่ต้องคลิกเม้าส์

บางครั้งคุณอาจสงสัยว่าเอกสาร Microsoft Word ของคุณยาวขนาดไหน และมีการสะกดคำที่ผิดพลาดในเอกสารหรือไม่ การที่จะตอบคำถามที่ดูเหมือนง่ายๆเหล่านี้ได้ คุณจำเป็นต้องคลิกเม้าส์หลายครั้ง ซึ่งอาจเพียงเพราะต้องการดูว่าระบบตรวจเช็คคำสะกดทำงานอยู่หรือไม่เท่านั้นเอง แต่ Microsoft Word 2007 ไม่ได้มีปัญหาในลักษณะนี้แต่อย่างใด เพราะทาสต์บาร์ที่อยู่ด้านล่างของเอกสารและแสดงจำนวนคำให้ดู แถมยังมีไอคอนหนังสือขนาดเล็กอยู่ข้างๆ เพื่อบอกให้คุณทราบว่ามีคำที่สะกดผิดหรือมีความผิดพลาดทางไวยกรณ์หรือไม่ (ดินสอหมายความว่าระบบตรวจเช็คคำสะกดกำลังทำงานอยู่ ส่วนเครื่องหมาย `X' สีแดงหมายความว่ามีข้อผิดพลาด และเครื่องหมายถูกสีฟ้าหมายความว่าไม่มีข้อผิดพลาดใดๆ) ถ้าหากมีข้อผิดพลาดให้คลิกที่เครื่องหมาย X เพื่อไปยังจุดต่างๆที่มีข้อผิดพลาดอยู่

5.ค้นหาข้อความอย่างรวดเร็ว

ใน Microsoft Outlook 2007 คุณอาจจะสังเกตเห็นแถบค้นหาชนิดใหม่ที่อยู่ด้านบนสุดของ Inbox คุณสมบัติดังกล่าวไม่เหมือนฟังก์ชัน Find ของ Outlook เวอร์ชันก่อนหน้านี้แต่อย่างใด เนื่องจากมันทำงานได้อย่างรวดเร็วและคล่องตัวกว่า (คุณสามารถเลือกค้นหาเฉพาะใน Inbox หรือโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณก็ได้) ผลลัพธ์ที่ได้จะแสดงผลในทันที และจะถูกทำไฮไลท์เป็นสีเหลือง แถมคุณยังไม่จำเป็นต้องกดปุ่ม Return อีกด้วย อันเป็นผลมาจากระบบ "เลื่อนไปหาคำต่อไป" เพื่อค้นหาคำที่คุณพิมพ์ลงไปต่อได้ ซึ่งถือเป็นการทำงานที่รวดเร็วอย่างยิ่ง

6.คำนวณได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้เครื่องคิดเลข

ถ้าหากคุณมีตัวเลขแถวหนึ่งในสเปรดชีท Microsoft Excel ที่คุณต้องการคำนวณอะไรบางอย่าง อาทิการหาค่าเฉลี่ยของผลรวมเป็นต้น ถ้าหากคุณใช้ Microsoft Excel 2007 การหาผลลัพธ์ที่คุณต้องการจะทำได้โดยง่าย เพียงแค่เลือกตัวเลขกลุ่มนี้เท่านั้น ให้คุณเลือกตัวเลขกลุ่มที่ต้องการหรือใช้ปุ่ม CTRL+คลิก เพื่อเลือกเซลจากจุดต่างๆก็ได้ จากนั้นให้คุณมองที่ด้านล่างของหน้าจอ แถบสถานะจะแสดงฟังก์ชัน Average, Count, Numerical Count, Minimum, Maximum และ Sum เอาไว้ให้ ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องคิดเลขอีกต่อไป

ศึกษาบทความเพิ่มเติมได้ที่นี่ 6 Tips for Increased Productivity