พูดถึงไฟล์เอกสารสมัยนี้ คงน้อยคนแล้ว ที่จะบอกว่าไม่รู้จัก PDF ไฟล์ เอกสารสไตล์ชัดใส ที่ใครๆ รู้สึกว่า ดูดี มีชาติตระกูลมาก เวลาสแกนไฟล์มา แล้วบันทึกเป็นไฟล์แนว PDF ได้แล้ว เอกสารที่สแกนมา จะค่อนข้างมีความ ชัด เก็บรายละเอียดได้ดีกว่าค่ะ อย่างไรก็ตาม หนทางที่เราจะสร้าง หรือบันทึก ไฟล์เอกสาร ให้อยู่ในรูปแบบของ PDF ไฟล์ และรู้ไม่คะว่า Office 2007 นั้น สามารถบันทึกไฟล์เอกสาร ให้อยู่ในรูปแบบของ PDF ไฟล์ได้แล้ว และไม่ใช่ เพียงแค่การบันทึกจากโปรแกรม Word นะคะ คุณสามารถบันทึกไฟล์เอกสาร จากโปรแกรมต่างๆ อย่างเช่นจาก Access, Excel หรืออื่นๆ มาดูกันดีกว่าค่ะ ว่า คุณจะสามารถรังสรรค์ไฟล์ PDF ได้จากไฟล์เอกสารต่างๆ ด้วยวิธีใดบ้าง

เมื่อ Access กลายร่างเป็น PDF

สำหรับการบันทึกไฟล์ จาก Access ให้กลายร่างเป็น PDF นั้น ก็ไม่ยาก ค่ะ มีขั้นตอนเบ็ดเสร็จรวมแล้วประมาณ 8 ขั้นตอนด้วยกัน เริ่มกันเลยดีกว่าค่ะ

ขั้นตอนที่ 1 ให้คุณ เปิด table หรือ report ที่ต้องการบันทึกเป็นไฟล์ PDF ขึ้นมาค่ะ

เมื่อเริ่มต้นการแปลงไฟล์ ไปที่เมนู Save As และหากคุณยังไม่เคยลง Plug-ins ไว้
โปรแกรม ก็จะแสดงข้อความให้คุณติดตั้ง Plug-ins เสียก่อน

ขั้นตอนที่ 2 จากนั้น คลิ้กที่ Microsoft Office Button จากนั้น ให้ ทำการบันทึกไฟล์ ด้วยออปชัน Save As จากนั้น คลิ้กเลือกประเภทไฟล์ที่ จะบันทึก ให้เลือกเป็นแบบ PDF ค่ะ แต่ตรงนี้ หากใครยังไม่เคยมีการติด ตั้ง Plug-ins ไว้ก่อน ก็อาจจะต้องลงโปรแกรมกันนิดนึงค่ะ โปรแกรมนี้ชื่อ SaveAsPDForXPS ค่ะ ก็กดเลือกลง Plug-ins กันไปตามนั้นเลย แล้วก็ทำตามขั้นตอนที่แสดงให้ดู ไม่กี่ขั้นตอนก็พร้อมใช้ค่ะ จากนั้น เวลาเราเลือก Save As คราวต่อไป ก็จะสามารถเลือกบันทึกเป็นแบบ PDF ได้ทันทีเลยค่ะ

ติดตั้ง Plug-ins ตามลิงค์ที่โปรแกรมนำพาคุณไป)

ขั้นตอนที่ 3 และหากคุณต้องการลองเปิดไฟล์ทันที หลังจากทำการ บันทึกเป็น PDF เสร็จ ก็ให้เลือกเช็คที่รายการ Open file after publishing ไว้ด้วย ซึ่งเมื่อไฟล์ถูกบันทึกเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมที่สามารถอ่านไฟล์ PDF ซึ่งถูกติดตั้งไว้ก่อนแล้วในเครื่อง ก็จะถูกเรียกเปิดขึ้นมา เพื่อทำการเปิดไฟล์ ดังกล่าว โปรแกรมที่ว่า ก็อย่างเช่น PDF reader ต่างๆ นะคะ ดังนั้น หากใคร ยังไม่มี ก็ให้มาติดตั้งไว้ก่อนค่ะ

โปรแกรม SaveAsPDFandXPS.exe เพื่อติดตั้ง Plug-ins

ขั้นตอนที่ 4 หลังจากนั้น ให้เลือกระดับความละเอียดของไฟล์ที่จะทำการ บันทึกนี้นะคะ ซึ่งก็ขึ้นอยู่กับว่า คุณต้องการนำไฟล์ไปใช้ต่อเพื่อการไหน เช่น หากไฟล์ PDF ที่สร้างนี้ มาจากการนำไฟล์ที่เป็น Table หรือ Report มา รูป แบบของไฟล์ที่ต้องการ ก็อาจจะเพียงแค่ Standard ก็พอค่ะ ซึ่งคุณภาพ ของไฟล์ประเภทนี้ ก็เพียงพอกับใช้งานแล้วค่ะ หรือหากต้องการขนาดไฟล์ เล็กหน่อย ก็สามารถเลือกไฟล์ไซส์ได้ตามต้องการค่ะ

เมื่อติดตั้ง Plug-ins เรียบร้อยแล้ว พอเราจะแปลงไฟล์และไปที่ Save As ก็จะเห็นว่า
โปรแกรมตัวเลือกรายการ PDF or XPS เพื่อให้คุณเลือกประเภทของไฟล์ที่ต้องการแปลง

ขั้นตอนที่ 5 เมื่อเสร็จ 4 ขั้นตอนขั้นต้นเรียบร้อยแล้ว ก็ให้คลิ้ก OK ค่ะ

เมื่อทุกอย่างเรียบร้อย ก็คลิ้ก OK เพื่อบันทึกไฟล์

ขั้นตอนที่ 6 จากนั้น ในไดอะล็อกบ๊อก ให้คลิ้กสั่ง Publish ค่ะ แค่นี้ ก็เป็น อันเสร็จสิ้นแล้วล่ะค่ะ เห็นไหมล่ะคะ ไม่ยากอย่างที่คิดเลย

เมื่อทุกอย่างเสร็จเรียบร้อย คุณก็จะสามารถเรียกเปิด PDF ไฟล์ที่เพิ่งแปลงมา ได้อย่างสบายใจ