บ่อยไปที่เรามักต้องสร้างไฟล์เอกสาร หรือได้รับไฟล์เอกสารมา และไฟล์นั้นๆ เป็นไฟล์ที่ต้องส่งไปให้เพื่อนร่วมงาน ในหน่วยงานต่างๆ ร่วมกันอ่าน และแก้ไข รวมถึงอาจจะมีการปรับเปลี่ยนข้อความให้ถูกต้อง หรือใส่คอมเม้นต์ ความเห็นต่างๆ ของแต่ละหน่วยงานเข้ามา เพื่อให้เอกสาร สามารถรวบรวมเอาสาระสำคัญ และสิ่งที่ถูกต้องให้ได้ครบถ้วนมากที่สุด

ตอนส่งเอกสารเวียนออกไปให้ใครต่อใครอ่านเนี่ย ก็ไม่ค่อยจะมีปัญหาหรอกค่ะ แต่ตอนจะนำกลับมารวมนี่สิ เล่นเอาหลายคนปวดเฮด เดี๋ยวนี้ สำหรับคุณๆ ที่ใช้ Office 2007 นั้น ไม่ยากแล้วล่ะค่ะ เพราะเขามีตัวช่วยดีๆ ที่จะช่วยในการเปรียบเทียบเอกสาร ในแต่ละเวอร์ชัน เพื่อให้เห็นว่า มีการเปลี่ยนแปลง หรือสิ่งที่แตกต่างกันแค่ไหน และตรงจุดไหนบ้าง เมื่อเราเห็นสิ่งที่ต่างกัน ก็อาจจะยึดเอาเวอร์ชันใดเวอร์ชันหนึ่งเป็นไฟล์หลักค่ะ แล้วค่อยๆ เอาเวอร์ชันที่มีการแก้ไขแต่ละอัน เลือกตรงจุดที่ต่างกันกับไฟล์ตั้งต้นของเรา แล้วเราจะได้เห็นด้วยว่า ตรงจุดที่ต่างกันไหน อันไหนน่าจะใช้งานได้ หรือเป็นข้อความที่ถูกต้อง อัพเดตกว่า แล้วก็ค่อยเลือกเอาข้อความที่อัพเดตกว่ามาแปะใส่ไฟล์ที่เป็นตัวหลัก แค่นี้ เราก็จะสามารถรวบรวมเอาไฟล์ที่ต่างเวอร์ชันกัน เข้าไว้ในไฟล์ที่อัพเดตที่สุดไฟล์เดียว และไม่พลาดแม้สักรายละเอียดที่เปลี่ยนไป

การใช้งานนะคะ ก็ให้ไปที่เมนู Review จากนั้นเลือกที่เมนู Compare

จากตรงนี้ โปรแกรมจะให้คุณเลือกไฟล์ที่จะทำการเปรียบเทียบ จากนั้น โปรแกรมจะให้เราเลือกว่า ต้นทาง หรือต้นแบบของไฟล์หลัก คือไฟล์อะไร และไฟล์ที่ต้องการนำมาเปรียบเทียบกับไฟล์หลักคือไฟล์ใด เราก็เลือกเปิดไฟล์ทั้งสองขึ้นมา

จากนั้น โปรแกรมก็จะทำการเปรียบเทียบส่วนที่แตกต่างกันของเอกสารทั้งสองฉบับให้เราเห็นค่ะ ซึ่งไม่เพียงแค่เห็นนะจ๊ะ แต่ในโปรแกรมยังมาพร้อมตัวช่วยในการโยกและย้าย ข้อความในส่วนต่างๆ ที่แตกต่างกัน จากไฟล์ที่นำมาเปรียบเทียบ มาแปะไว้ที่ไฟล์ต้นฉบับ

รวมถึงเครื่องไม้เครื่องมืออีกมากมาย ที่เรียกว่า ช่วยให้การเปรียบเทียบและอัพเดตไฟล์เอกสาร ให้ถูกต้องนั้น ทำได้ง่ายสุดแสนจะง่ายเลยล่ะ ซึ่งในบรรดาเครื่องมือเด็ดๆ มากมายเหล่านี้ ยังมีตัวช่วยแปลภาษามาด้วยอีกต่างหาก ซึ่งทำให้เรา สามารถแปลข้อความจากภาษาต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบภาษาที่เราต้องการได้ง่ายๆ

อย่างเช่น แปลจากภาษาญี่ปุ่น ให้เป็นภาษาอังกฤษ และอื่นๆ ค่ะ ว้าวๆๆ สะดวกจริงๆ ใครสนใจจะลองใช้ตัวช่วยในการ Compare หรือเปรียบเทียบเวอร์ชันไฟล์ ก็สามารถทดลองกันได้เลยค่ะ แล้วคุณจะมีอึ้ง และทึ่ง กับความสามารถอันหลากหลาย และตัวช่วยอันแพรวพราวของ Office 2007 เขาล่ะ