หลายๆ คน อาจจะเคยต้องทำงานกับไฟล์เอกสาร อย่าง Excel ในหลากหลายรูปแบบ และอย่างหนึ่งที่เราอาจจะต้องเจอเสมอๆ ก็คือ การต้องคิดคำนวณ เรื่องของวัน ซึ่งคุณอาจจะมีข้อมูลเรื่องวันเวลาอยู่มากมายหลายกระบิ ถ้าหากจะให้คำนวณทีละชุด ทีละคู่ กว่าจะเรียบร้อยดี คงกินเวลาหลายทศวรรษ อันที่จริงแล้ว Excel ใหม่ ใน Office 2007 นั้น มีฟังก์ชันดีๆ ที่คุณอาจจะสามารถหยิบนำมาใช้ได้เพื่อการคำนวณค่าวันที่ต่างๆ ได้อย่างเฉียบเนียบนิ้ง ต้องลองตามไปดูกันหน่อยนะคะ

เรื่องของความต่างของวันเวลานั้น เราสามารถใช้ Excel คำนวณได้เช่นกัน ด้วยฟังก์ชันชื่อ DATEDIF ฟังก์ชัน ซึ่งฟังก์ชันนี้ สามารถใช้เพื่อคำนวณความต่างของวันได้ แม้ว่า วันที่ที่เรานำมาเปรียบเทียบกันนี้ จะต่างเดือน หรือแม้แต่ต่างปีกัน เราก็สามารถนำมาเทียบกันได้ ว่า จากวันที่อันแรก ห่างจากวันที่ที่สอง เป็นจำนวนกี่วัน เช่น หากคุณต้องการอยากจะรู้ว่า วันที่ 30 เดือนมกราคม (เดือน 1) ปี ค.ศ. 2009 นั้น จะห่างจากวันที่ 18 เดือนพฤษภาคม (เดือนที่ 5) ปี ค.ศ. 2009 อยู่กี่วัน เราก็ลองเอามาเข้าฟังก์ชัน DATEDIF นี้ดู ผลลัพธ์ก็จะได้อยู่ที่ 108 วัน ตามรูปที่ 1 ในตัวอย่างค่ะ สำหรับสัญลักษณ์คอมม่า (,) นั้น ใช้เพื่อเป็นตัวแบ่งระหว่างตัวแปร หรือเซ็ทของคำสั่งนั่นเองล่ะค่ะ แต่ถ้ายังงงๆ ลองมาดูกันดีกว่าว่า ฟังก์ชันนี้ ทำงานยังไง

ขั้นตอนที่ 1 ให้เราใส่ข้อมูลวันที่ ลงไปในช่องเซลของไฟล์ Excel ที่ตำแหน่ง D1 และ D2 โดยใส่วันที่ 1/30/2009 ที่ช่อง D1 และ 5/18/2009 ที่ D2

ขั้นตอนที่ 2 คลิ้กที่เซล E1 ซึ่งเราจะทำการใส่คำสั่งสำหรับการคำนวณ DATEDIF ไว้ที่นี่ล่ะค่ะ โดยให้พิมพ์ “=datedif” ไว้ในช่อง E1 การคำนวณต่างๆ ใน Excel นั้น จะสามารถใช้งานได้ โดยต้องเริ่มต้นข้อมูลในช่องนั้นๆ ด้วยเครื่องหมายเท่ากับ “=” นะคะ ซึ่งเมื่อเริ่มด้วยเครื่องหมายนี้ Excel ก็จะสามารถเข้าใจได้ว่า เป็นการใส่สูตรคำนวณค่ะ

ขั้นตอนที่ 3 พิมพ์เครื่องหมายวงเล็บเปิด " ( " ในช่องเดิม คือ E1

ขั้นตอนที่ 4 คลิ้กที่ช่องเซล D1 จากนั้น เริ่มใส่วันที่ เพื่อกำหนดให้เป็นวันเริ่มต้นลงไป แล้วคั่นด้วยเครื่องหมายคอมม่า ในเซล E1 หลังจากใส่ D1 เพื่อใช้เป็นการแบ่งแยกค่าสองค่าออกจากกัน

ขั้นตอนที่ 5 คลิ้กที่เซล D2 เพื่อใส่วันที่สิ้นสุด สำหรับใช้ในการคำนวณ จากนั้น พิมพ์คอมม่าอันที่สองลงไปในเซล E1 จากนั้น หลังคอมม่าอันที่สองนี้ ก็ให้เราพิมพ์ตัวอักษร “D” ลงไปในเซล E1 เพื่อเป็นการกำหนดในฟังก์ชันว่า ค่าที่เราต้องการทราบผลลัพธ์นั้น คือค่า จำนวนวัน ที่ต่างกัน หรือวันที่ห่างกัน ระหว่าง วันที่เริ่มต้น จนถึงวันที่สิ้นสุด นั่นเอง

ขั้นตอนที่ 6 เสร็จแล้ว พิมพ์เครื่องหมาย วงเล็บปิด " ) "

ขั้นตอนที่ 7 พิมพ์ ENTER เพื่อจบคำสั่งค่ะ

ขั้นตอนที่ 8 เมื่อเรากดปุ่ม ENTER แล้ว Excel ก็จะแสดงคำตอบออกมา คือค่าวันที่ 108 นั่นเองค่ะ ซึ่งเลข 108 นี้ ก็จะแสดงออกมาที่ช่อง E1 ซึ่งค่า 108 นี้ ก็หมายความว่า 30 มกราคม จนถึงวันที่ 18 พฤษภาคม ห่างกัน 108 วัน นั่นเองล่ะค่ะ

ขั้นตอนที่ 9 หากคุณคลิ้กที่เซล C1 ฟังก์ชันเต็มๆ คือ = DATEDIF ( D1 , D2 , "D" ) ก็จะแสดงออกมา และหากคุณเจอข้อความ #NUM! ก็อย่าเพิ่งตกใจไปนะคะ เพราะแสดงว่า มีบางอย่างผิดพลาด ซึ่งก็อาจจะเป็นแค่ค่าข้อมูลที่ใส่ ไม่ถูกต้อง อย่างเช่น วันที่เริ่มต้น (D1) อาจจะมากกว่า วันที่จบ (D2) อย่างเช่น หากคุณใส่วันที่ D1 เป็น 18 มิถุนายน อย่างนี้ วันที่เริ่มต้น ก็มากกว่า วันจบ ฟังก์ชันจึงไม่สามารถคำนวณอะไรได้ นั่นเองล่ะค่ะ

อันนี้ ก็เป็นตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของการใช้งานฟังก์ชันใน Excel ไม่รู้ว่า จะดูยากเกินไปหรือเปล่า แต่อันที่จริงแล้ว ฟังก์ชันเหล่านี้ มีประโยชน์ และช่วยเราได้มากทีเดียวนะคะ