Fem tips om hur du ökar produktiviteten
 

 Business Resources and Articles

 
  • maj
    30
    20
    11

    Fem tips om hur du ökar produktiviteten

    System Account
    09:37 AM

    Fem uppfattningar som begränsar produktiviteten – och hur du övervinner dem

    När jag arbetar med människor i min verksamhet för affärsproduktivitet är den första frågan jag ställer "Vad hindrar dig från att vara mer produktiv?" Nästan alla ger samma typ av svar.

    I den här artikeln går vi igenom de vanligaste uppfattningarna och visar hur du kan åtgärda dem.

    1. För mycket information för fort

    Uppfattning: Jag får så mycket e-post att jag inte hinner läsa den.

    Sanningen: Mängden e-post är inte problemet. Problemet är hur du bearbetar och organiserar e-posten. Lär dig hantera e-post på ett bättre sätt med McGhee Productivity Solutions "Four D's for Decision Making" för att undvika detta problem.

    Mängden information vi tar emot ökar hela tiden och vi kan komma åt den från ett allt större antal platser och enheter. Risken finns att informationsmängden börjar styra dig i stället för tvärt om. Lär dig fyra sätt att organisera din inkorg (EN). Genom att göra detta kan du minska antalet meddelanden i din inkorg med upp till 80 procent.


     

    2. Jag måste spara allt

    Uppfattning: Jag måste spara allt. Man vet aldrig när det kan behövas!

    Sanningen: Faktum är att de kunder vi arbetar med gör sig av med 50 procent av sin lagrade information utan några negativa konsekvenser. De mår bättre, är gladare och har mer tid. Förebered dig på ändringar om du är en av dessa "samlare". "Samlare" är stolta och erfarna typer. Det finns inte mycket som kan jämföras med att lägga vantarna på ett dokument som ingen annan kan hitta. Det berättigar allt arbete du lagt ned på att spara och arkivera. Om du är en samlare känner du antagligen igen dig själv i något av dessa påståenden:

    • Det gick illa när jag inte kunde hitta ett viktigt dokument. Nu vågar jag inte göra mig av med information.

    • Jag vill kunna berättiga de beslut jag fattar så jag behåller allt.

    • Om systemet kraschar vill jag ha säkerhetskopior på informationen.

    • Det kändes bra när ingen annan kunde hitta just det dokumentet. Det gjorde att jag bestämde mig för att behålla allt så jag kunde fortsätta vara till hjälp.

    Vid någon punkt bestämde du dig för att behålla all information. Det beslutet har styrt dig sedan dess, men det kanske inte är lämpligt i din nuvarande situation.

    Sanningen är att de flesta personer endast använder 15 procent av den information de sparar och detta gör resterande 85 procent ineffektiva. Genom att klargöra vad som är användbart kan du utveckla ett funktionellt arkiveringssystem och minska mängden material som arkiveras. Det gör det enklare att hitta det som faktiskt arkiveras och sparar värdefull tid och energi som kan användas för mer meningsfulla uppgifter. Läs även om nio tips som hjälper dig hantera dina filer bättre (EN).


     

    3. Att organisera begränsar min frihet och kreativitet

    Uppfattning: Att organisera begränsar min kreativitet och är inte spontant på något sätt.

    Sanningen: Att organisera skapar och understödjer i själva verket kreativitet och spontanitet. Din kreativitet kanske störs av alla de saker du håller i huvudet, som:

    • Ring Olle på hans födelsedag.

    • Granska resultaträkningen.

    • Gå igenom PowerPoint-bilderna.

    • Hitta en present för alla hjärtans dag.

    Tänk om du inte behövde komma ihåg alla dessa saker och i stället kunde överföra dem till Microsoft Outlook. Du kan göra detta genom att skapa en Outlook-uppgift för varje objekt. Dessa objekt visas sedan i Uppgifter.

    Skapa en uppgift:

    Genom att spara dina uppgifter i Outlook skapar du utrymme för nya idéer och kreativt tänkande. Att vara oorganiserad kan också begränsa din kreativitet. Tänk dig att du är en konstnär som bestämt dig för att måla höstfärgerna i en bokskog utanför Lund. Du kör i nästan tre timmar från Göteborg för att hitta en perfekt plats. När du kommer fram inser du att du glömt penslarna. Då är det inte lätt att vara kreativ! Förberedelse ger dig möjlighet att vara kreativ.

    En fullbokad kalender lämnar ingen tid över till att vara spontan. Genom att planera i förväg kan du dock skapa längre perioder utan inplanerade händelser, vilket ger dig mer frihet att göra något på stundens ingivelse.

    För att styra upp alla "saker" du måste hålla reda på, både privat och i arbetet, rekommenderar jag att du skapar ett system för att lagra referensinformation, omvandla information som kräver åtgärd till uppgifter och schemalägga uppgifter i din kalender. När du skapat ett referenssystem kommer du att upptäcka att det understödjer din kreativitet och spontanitet. Det viktigaste är att du kan stänga av datorn och veta att allt är under kontroll så att du kan slappna av!


     

    4. Tiden räcker inte till!

    Uppfattning: Jag har helt enkelt inte tid att göra alla de saker jag vill.

    Sanningen: Tid är inte problemet. Problemet är att besluta vad du kan göra med den tid du har.

    Att planera sin tid ned till sista sekunden ger som bekant inte dygnet fler timmar. Alla har vi samma 24 timmar per dygn, problemet är inte att hantera tiden – det är att hantera vad du kan göra med den tid du har. Du kan inte göra allt, men du kan göra vad som helst om det bara finns utrymme i din kalender.

    Om du har att-göra-listor på olika ställen – e-post, kalender, papper, Excel, i huvudet och på anteckningsblock – bör du överväga att centralisera och prioritera dessa i Outlook. Börja med att skapa uppgifter som beskrivet i punkt 3. När du skapar en uppgift kan du ställa in påminnelser, göra uppgiften återkommande, hålla reda på dess status och göra andra inställningar så att du alltid vet vad som ska göras och när det ska göras. Organisera sedan uppgifterna i uppgiftslistan så att du är så produktiv som möjligt (EN). Uppgifter visas också i Outlooks Att göra-fält tillsammans med andra objekt som e-postmeddelanden eller kontakter som flaggats för uppföljning. Att göra-fältet visas i alla vyer i Outlook.


     

    5. Det tar för mycket tid att bli produktiv

    Uppfattning: Jag har inte tid att skapa ett system. Jag har för mycket att göra.

    Sanningen: Du kan spara en till två timmar om dagen genom att använda ett system för att hantera din information, så vinsten är avsevärd.

    Här är lite intressant statistik. De människor vi arbetar med tillbringar i genomsnitt 2 till 3 timmar om dagen med att hantera sin e-post och 60 minuter per dag med att hitta och arkivera information. När de har skapat ett system för att hantera sin information tillbringar de i genomsnitt en till två timmar om dagen med att hantera sin e-post och tio minuter per dag med att hitta och arkivera information. Det är en besparing på nästan två timmar om dagen, alltså nästan tolv veckor om året!

    Fundera en stund över hur mycket tid du lägger ner på följande:

    • Hitta och arkivera information.

    • Skriva att-göra-listor som du sedan skriver om igen en vecka senare på en annan lista.

    • Öppna e-post, läsa, stänga meddelandet och sedan gå tillbaka för att läsa om det igen dagen efter.

    • Gå till affären och inse att du inte vet modellen på den maskinvara du ska köpa.

    Det är bara några exempel på hur vi slösar tid genom att inte ha ett integrerat system som hjälper oss att komma ihåg, vad, var och när. Ta dig tid att skapa ett system. Det är du värd, dessutom har du inte råd att låta bli.
     

     


     

    Överst på sidanÖverst på sidan 

     


    Sally McGhee

     

    Sally McGhee är en välkänd innovatör inom fältet produktivitetshantering och har utbildat tusentals personer i olika företagsorganisationer. Hon har över 25 års erfarenhet som konsult och chefscoach och är grundare och VD för McGhee Productivity Solutions (EN). Hennes bok Take Back Your Life!: Using Microsoft Office Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized (EN) finns tillgänglig online. 

     

    I den här artikeln

    1. För mycket information för fort

    2. Jag måste spara allt

    3. Att organisera begränsar min frihet och kreativitet

    4. Tiden räcker inte till!

    5. Det tar för mycket tid att bli produktiv