Tolv tips för att skapa bättre dokument
 

 Business Resources and Articles

 
  • maj
    30
    20
    11

    Tolv tips för att skapa bättre dokument

    System Account
    09:36 AM

    Tolv tips för att skapa bättre dokument

    Vill du göra ett bestående intryck med dina dokument, samtidigt som du har allt mindre tid till att skapa dem? Om detta låter bekant så har du kommit till rätt plats. Microsoft Office innehåller många funktioner för att skapa imponerande dokument. Men med alla dessa valmöjligheter kan det vara svårt att veta var någonstans du ska börja.

    I den här artikeln får du hjälp att välja rätt för dina dokument. Vi kommer att gå igenom tre viktiga delar i att skapa effektiva dokument tillsammans med tips som sparar tid och hjälper dig att få dina dokument klara.

    Vill du ha tips på hur du skapar bättre dokument med Microsoft Office Word 2003? Läs den här artikeln (EN).

    Fånga läsarens uppmärksamhet

    Det är bra att kunna göra sina dokument mer eleganta och stilfulla, men ingen kommer att köpa dina idéer eller publicera din text enbart på grund av färgen på texten eller effektfulla diagram. Effektiv dokumentdesign handlar om att få den viktiga informationen att stå ut från mängden. Ta en titt på dessa två versioner av ett affärsbrev och se hur enkla designelement kan göra dokumentet mer effektivt.

    Bild med två versioner av samma brev varav ett är formaterat 

    De två sidorna ovan har samma innehåll. På sidan till höger har enkel SmartArt-grafik och ett tabellformat använts så att informationen framgår tydligare och mer effektivt än på sidan till vänster.

     

    Att sätta en ram runt en tabell eller ett stycke, eller ändra teckenfärgen, kan vara allt som behövs för att framhäva viktig information. Det viktiga är att göra det rätt: Använd designelement som ger ett enhetligt intryck och använd dem framför allt med måtta. Använd designelement för att framhäva texten utan att innehållet kommer i skymundan.

    Här är några tips som du kan använda för att fånga och fokusera läsarens uppmärksamhet.

    1. Välj ditt innehåll noggrant.

    ”Hemligheten bakom att vara tråkig, är att berätta allt.” – Voltaire

    Om du försöker säga allt, fastnar ingenting. Välj vad du vill säga och ge utrymme åt det viktiga. När en sida eller grafisk sammanställning är överfull är det svårt att få någonting att stå ut från mängden. Att välja ut innehållet noggrant är något av de viktigaste du kan göra för dokumentet.

    2. Välj eller skapa ett dokumenttema.

    I Microsoft Office 2007 introducerades en ny viktig funktion som gör det lättare än någonsin att skapa rätt utseende för dina dokument och att samordna alla dina Microsoft Office-dokument på en gång.

    Ett tema består av en samordnad uppsättning teckensnitt, färger och grafiska effekter som du kan använda för hela dokumentet med bara ett klick. Samma teman finns tillgängliga för dina Microsoft Word-dokument, Microsoft PowerPoint-presentationer, Microsoft Excel-arbetsböcker och till och med för e-postmeddelanden i Microsoft Outlook, vilket gör det lätt skapa en egen personlig profil eller en företagsprofil för alla dina dokument.

    Bild med tre versioner av samma sida med olika teman

    Tre versioner av samma sida: Det behövdes endast ett klick för att använda ett tema som ändrade teckensnitten, färgerna och de grafiska effekterna för den här sidan. De teman som visas här är, från vänster till höger: Office (standard), Couture och Slipström.

     

    När du använder ett tema i dokumentet får du automatiskt teckensnitt, färg och grafiska effekter som passar ihop och du kan formatera text och grafik med bara några klick, vilket du kommer se senare i den här artikeln.

    • Du kan hitta många inbyggda teman i galleriet Teman, i gruppen Teman på fliken Sidlayout. Du behöver bara peka på de olika alternativen för att förhandsgranska temat i dina dokument.

    • Du kan också blanda och matcha olika temafärger, teckensnitt och effekter och på så sätt snabbt skapa en egen stil. Välj olika temafärger, temateckensnittt och temaeffekter från respektive galleri på fliken Sidlayout.

    Tips: Om du ändrar temat i dokumentet men ingenting verkar ha ändrats kanske du inte har skapat dokumentet med en formatering som stöder teman. När du börjar med ett nytt Word 2010- eller Word 2007-dokument stöder formateringen automatiska teman i inbyggda formatmallar och Microsoft Office-grafik, till exempel SmartArt-grafik, diagram och former.

    Fler tips på hur du använder teman i Word-dokument finns i Spara tid och skapa fantastiskt innehåll med Word 2010 (EN).

    3. Skapa dina egna formatmallar

    En formatmall är en formatuppsättning som du ger ett namn. Formatmallar gör det lättare att ge en enhetlig formatering till elementen i ditt dokument och de kan också spara mycket tid och arbete för dig. Vilket av följande är till exempel snabbast och enklast?

    • Välja ett teckensnitt. Välja 14 punkters teckenstorlek. Välja en teckenfärg. Välja fet stil. Lägga till indrag före stycket. Ange texten som rubrik som ska visas i din innehållsförteckning. Ange att texten alltid ska följa med stycket nedanför om det flyttas till nästa sida.

      … eller…

    • Använda styckeformatet för Rubrik 1.

    Som du kanske redan har gissat motsvarar formatmallen Rubrik 1 alla formateringssteg ovan. Många formatmallar finns i Word-dokumentet som standard. Du kan använda dem som de är, anpassa dem eller skapa egna. Du hittar formatmallar på fliken Start i gruppen Format.

    Se ett kort videoklipp om hur du använder inbyggda formatmallar i Word 2010 (EN). Observera att anvisningarna i videoklippet även gäller för Word 2007.

    Tips: Högerklicka på en formatmall som visas i galleriet Formatmallar på fliken Start om du vill visa alternativ för att ändra formatmallen. Alternativt kan du klicka på dialogruteikonen Bild på dialogruteikon i det nedre högra hörnet av gruppen Format om du vill öppna fönstret Formatmallar. Klicka sedan på pilen som visas när du pekar på formatmallens namn om du vill visa alternativ för att ändra formatmallen. Du kan också klicka på knappen Hantera formatmallar Bild på knappen Hantera formatmallar i fönstret Formatmallar som visas längst ned i fönstret Formatmallar för ytterligare verktyg för hantering av formatmallar.

    4. Använd grafik för att illustrera ditt budskap.

    Du behöver inte vara någon konstnär för att lägga till snygga diagram i dina dokument.

    • Att skapa ett SmartArt-diagram är lika lätt som att skriva en punktlista och informationen framgår så mycket tydligare än i vanliga och tråkiga punktlistor. Du behöver bara skriva in texten i SmartArt-textfönstret så skapas diagrammet automatiskt för dig. SmartArt-layouter finns för många olika typer av diagram, från enkla listor till processdiagram, organisationsscheman, tidslinjer och mycket mer. Du hittar SmartArt på fliken Infoga i gruppen Illustrationer. Lär dig mer om SmartArt-grafik (EN).

      Tips: När du väljer ett SmartArt-diagram blir flikarna för SmartArt-verktyg tillgängliga på menyfliksområdet. På fliken Design under SmartArt-verktyg kan du använda gallerierna för att välja ett SmartArt-format som passar till ditt tema och välja mellan flera olika färgalternativ som också passar till ditt tema. Du kan till och med välja en annan SmartArt-layout för det aktiva diagrammet. Layouten uppdateras, men innehållet och formateringen förblir densamma. Du behöver bara peka på alternativen i gallerierna om du vill visa en förhandsgranskning av valet på den aktiva grafiken innan du använder det.

    • Diagram som du skapar i Word 2010 eller Word 2007 är Excel-diagram och du behöver därför inte hantera diagrammen i en separat arbetsbok för att få del av kraften och flexibiliteten i Excel-diagrammen. På fliken Infoga i gruppen Illustrationer klickar du på Diagram om du vill öppna dialogrutan Infoga diagram, som är samma som i Excel (och i PowerPoint). Lär dig hur du lägger till ett diagram i ett dokument (EN).

      Tips: När diagrammet skapas öppnas ett Excel-kalkylblad där du kan lägga till och redigera dina data. Om du markerar diagrammet i dokumentet visas diagramverktygsflikarna Design, Layout och Format, som gör det lättare att formatera och redigera diagrammet. På fliken Design hittar du Diagramformat som automatiskt anpassas till det aktiva dokumenttemat.


     

    Presentera din information tydligt

    Vill du skapa övertygande dokument som för fram ditt budskap? Låt Word göra jobbet för dig. Word kan hjälpa dig att organisera och presentera din information klart och tydligt och effektivt. Och det behöver inte vara svårt att få det gjort.

    Ta till exempel en titt på den enkla textsidan i bilden nedan. Samma innehåll visas i båda dokumenten. Vilket skulle du föredra att presentera?

    Bild med två versioner av samma sida varav en är formaterad 

    Två versioner av samma innehåll: I versionen till höger används en enkel tabell för att organisera det mesta av innehållet på sidan. Formateringen har sedan fullbordats med hjälp av ett tabellformat och olika styckeformat.

     

    5. Använd tabeller för sidlayout.

    Tabeller är perfekta för att organisera innehållet. De ger ett bra utseende och är lätta att hantera. De kan innehålla text, grafik eller andra tabeller. De kan förenkla även de mest komplicerade layouterna. Tabeller är i själva verket en av de mest kraftfulla och flexibla funktionerna som finns tillgängliga för dina Word-dokument. Lär dig mer om hur du arbetar med tabeller (EN).

    Tips: När du använder en tabell för att organisera sidlayouten kan du enkelt ta bort tabellens kantlinjer så att tabellstrukturen inte syns.

    • Om du snabbt vill ta bort kantlinjer (och all annan formatering) från tabellstrukturen använder du formatet Normal tabell. Klicka i så fall i tabellen och tryck sedan på CTRL+SKIFT+S så att fönstret Använd format öppnas. Skriv Normal tabell i rutan Formatmallsnamn och tryck sedan på RETUR.

    • Om du inte gillar ändringarna med den här formatmallen kan du ångra åtgärden genom att trycka på CTRL+Z. På fliken Design under Tabellverktyg, i gruppen Tabellformatmallar, hittar du listan Kantlinjer, där du kan ändra eller ta bort kantlinjer utan att övrig tabellformatering påverkas.

    • Om du fortfarande kan se kantlinjerna efter att du har gjort något av detta kanske det är tabellstödlinjer som visas. Dessa fungerar endast som stöd och skrivs inte ut. Om du vill stänga av den här funktionen går du till fliken Layout under Tabellverktyg och klickar på Visa stödlinjer.

    6. Använd rubrikformat och en innehållsförteckning.

    Du kan enkelt organisera dokument till en disposition genom att använda styckeformaten Rubrik 1 till Rubrik 9 i Word. Rubrikformaten ger även andra fördelar: Infoga korsreferenser till rubrikformaterad text, lägg till dispositionsnumrering och skapa en innehållsförteckning på nolltid. Du hittar de här formatmallarna på fliken Start i gruppen Format.

    7. Använd fotnoter för referenser och annan stödinformation.

    När du behöver referera till en källa eller ge mer information om något kan en fotnot eller en slutkommentar vara en enkel lösning. De går fort att infoga och håller stödinformation i periferin, samtidigt som den är lättåtkomlig. Lär dig hur du använder fotnoter och slutkommentarer (EN).

    8. Lägg till en bilaga.

    Använd en bilaga om stödinformationen är för lång för en fotnot eller för detaljerad, till exempel en utförlig datatabell. En bilaga är ett separat avsnitt längst bak i dokumentet, som vanligtvis har ett annat sidhuvud och ett annat sidnummerformat i sidfoten.

    Du kan skapa ett sidhuvud eller en sidfot för bilagan genom att infoga en avsnittsbrytning. Med hjälp av en avsnittsbrytning kan du ändra sidformateringen (till exempel för sidhuvud och sidfot) i endast en del av dokumentet.

    • Infoga en avsnittsbrytning. Förmodligen vill du lägga till avsnittsbrytningen i slutet av dokumentet och placerar därför insättningspunkten där du vill att det nya avsnittet ska börja. Klicka på Brytningar i gruppen Utskriftsformat på fliken Sidlayout. Under rubriken Avsnittsbrytningar klickar du på Nästa sida om du vill börja det nya avsnittet på en ny sida.

    • Lägg till ett sidnummer i sidhuvudet eller sidfoten. Du kan använda ett annat sidnummerformat för sidnummer i bilagan än i resten av dokumentet. Få hjälp med hur du lägger till och formaterar sidnummer (EN).

    • Lägg till korsreferenser i dokumenttexten. Använd korsreferenser var som helst i dokumentet där du behöver referera till innehållet i bilagan. Du kan också lägga till korsreferenser till flera typer av innehåll från andra delar av dokumentet, enligt beskrivningen nedan. Korsreferenser är lätta att använda och uppdateras automatiskt när det refererade innehållet flyttas.

      Så här skapar du en korsreferens:

      • Klicka på Korsreferens i gruppen Beskrivningar på fliken Referenser.

        a) I listan Referenstyp väljer du den innehållstyp du vill använda som referens. Du kan skapa en korsreferens till text formaterad med ett inbyggt rubrikformat, text med styckenumrering (som i det här exemplet), fotnoter och slutkommentarer samt innehåll för vilket funktionen Beskrivningar används.

      • b) I listan Infoga referens väljer du vad du vill referera till, till exempel ett sidnummer där det refererade innehållet visas.
      • c) Välj det du vill referera till.

      • d) Klicka på Infoga.


     

    Behåll kontrollen över dina dokument

    Grafik, tabeller och formatering kan göra mycket för dokumentet, men hur du använder dessa funktioner kan göra stor skillnad i hur lätta de är att hantera. Om grafiken hoppar omkring när du klickar på den eller om tabellerna går utanför sidan och har kolumner som inte är i linje med varandra, blir intrycket av ditt dokument förmodligen ett annat än du hade tänkt dig.

    Det är viktigt att hålla dokumenten lätthanterliga och i god form. I Word innebär det att hålla dokumentet enkelt, ju mindre du gör, desto bättre dokument. Det här betyder inte att du ska undvika komplicerade dokument. Det betyder bara att komplicerade dokument inte behöver vara komplicerade. Om en uppgift i Word verkar omständlig och kräver mycket arbete så finns det förmodligen ett bättre sätt.

    9. Känn dina dokument.

    Spåra och gör ändringar i formateringen av dina dokument med hjälp av formateringsmarkeringar och åtgärdsfönstret Visa formatering.

    • Genom att visa formateringsmarkeringar kan du snabbt se vad som har hänt i dokumentet. Om du lägger till eller tar bort formateringsmarkeringar (även kallat ”icke utskrivbara tecken”) kan dokumentets utseende ändras avsevärt eftersom en del av dessa tecken (till exempel stycketecken och avsnittsbrytningar) innehåller formatering. Formateringsmarkeringar finns i dokumentet oavsett om du ser dem eller inte. Om du vill visa formateringsmarkeringar går du till gruppen Stycke på fliken Start och klickar på styckeikonen Bild på ikonen Formateringsmarkeringar på fliken Start. Alternativt kan du trycka på CTRL+SKIFT+8.

    • I fönstret Visa formatering visas formateringen för en markering. Så här gör du för att öppna fönstret:

      • a) Gå till gruppen Format på fliken Start och klicka på dialogruteikonen Bild på dialogruteikon eller tryck på CTRL+SKIFT+ALT+S om du vill öppna fönstret Formatmallar.

      • b) Längst ned i fönstret klickar du på ikonen Formatkontroll Bild på knappen Formatkontroll.

      • c) I fönstret Formatkontroll klickar du på Visa formateringBild på knappen Visa formatering.

    10. Spara redigeringstid genom att använda olika vyer.

    Olika vyer är utformade för olika saker. Du hittar vyalternativen på fliken Visa eller genom att använda vygenvägarna i statusfältet längst ned i Word-fönstret. Till exempel:

    • Utskriftslayout: Visa hur det slutgiltiga dokumentet kommer att se ut. Den här vyn gör det möjligt att redigera sidhuvud och sidfot direkt på sidan. Sidlayouten visas med grafik, tabeller och annat innehåll precis som de visas i det slutgiltiga dokumentet. Det här är den bästa vyn för när du formaterar dokumentet eller arbetar i ett dokument med en komplicerad sidlayout.

    • Utkast: I den här vyn visas innehållet i dokumentet utan sidlayout. Det här är den bästa vyn för mycket långa och stora dokument, när du endast behöver redigera dokumenttexten. När formateringsmarkeringar visas i vyn Utkast är det också lätt att hitta avsnittsbrytningar och sidbrytningar eftersom de alltid visas över hela sidans bredd.

    Förutom att använda vyerna på fliken Visa kan du använda Förhandsgranska om du vill se exakt vad som kommer att skrivas ut. I Word 2010 hittar du Förhandsgranska på en skärm med många olika utskrifts- och sidlayoutalternativ så att du kan ändra inställningar och direkt se hur ändringarna påverkar det slutgiltiga dokumentet.

    Om du vill komma till Förhandsgranska i Word 2010 öppnar du Backstage-vyn genom att klicka på fliken Arkiv och klickar sedan på Skriv ut. Om du vill komma till Förhandsgranska i Word 2007 klickar du på Microsoft Office-knappen, pekar på Skriv ut och klickar sedan på Förhandsgranska.

    11. Använd grafik där du vill ha den.

    Har du någonsin upplevt att grafik flyttas eller ändras när du redigerar texten omkring den? Undvik detta genom att använda layouten I nivå med text. Med det här layoutalternativet beter sig grafiken på samma sätt som text och blir lättare att hantera. Du kan till exempel ändra styckejusteringen från vänster till centrerad om du vill centrera grafiken vågrätt på sidan.

    Du kan inte ha text vid sidan om grafiken med den här layouten, men du kan till exempel placera grafiken i en tabellcell bredvid text eller annan grafik, som i bilden nedan.

    Bild på en tabell som används för att placera ett diagram bredvid text

    När du infogar SmartArt-grafik eller ett Excel-diagram eller infogar en bild med alternativet Bild på fliken Infoga infogas bilderna med layouten I nivå med text som standard. Om du vill använda layouten I nivå med text för grafik som använder figursättning markerar du den aktuella grafiken. Gå sedan till gruppen Ordna på fliken Sidlayout och klicka på Radbyte och sedan på I nivå med text.

    12. Använd Klistra in special när du klistrar in text, tabeller och grafik.

    I stället för att använda kommandot Klistra in när du lägger till eller flyttar innehåll i dokumenten kan du prova Klistra in special. Med den här funktionen kan du lättare få exakt det resultat du vill ha.

    Om du till exempel vill se till att den kopierade texten inte tar med sig sin gamla formatering väljer du Oformaterad text i dialogrutan Klistra in special. Klistra in special kan också vara användbart när du klistrar in grafik eftersom det ger dig en mängd olika bild- och objekttyper att välja mellan.

    Tips: I Office 2010 finns en ny funktion som kan ge dig olika inklistringsalternativ snabbare. Med den nya funktionen för att klistra in med dynamisk förhandsgranskning kan du förhandsgranska resultatet av olika inklistringsalternativ både före och efter du klistrar in innehållet. Du hittar den här funktionen i gruppen Urklipp på fliken Start genom att klicka på Klistra in och sedan visa Inklistringsalternativ. Håll sedan muspekaren över alternativen för att förhandsgranska hur det inklistrade innehållet kommer att se ut och klicka därefter på önskat alternativ. Alternativt kan du klistra in innehållet och sedan klicka på ikonen som visas bredvid markeringen om du vill visa och prova andra inklistringsalternativ Bild på ikonen Inklistringsalternativ.


     

     

    Överst på sidanÖverst på sidan 

     


    Stephanie Krieger

    Stephanie Krieger är en Microsoft Office MVP och författare till böckerna Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out och Microsoft Office Document Designer. I egenskap av professionell dokumentkonsult har hon hjälpt många globala företag att utveckla företagslösningar för Microsoft Office på båda plattformarna och utbildat ett stort antal professionella till att skapa bättre och mer effektiva dokument genom att förstå hur Office-programmen ”tänker”. Stephanie skriver och skapar innehåll på flera sidor för Microsofts webbplats. Besök hennes blogg Arouet Dot Net (EN) för Microsoft Office-tips och information om nya och kommande publikationer och webbsändningar.

     

    I den här artikeln

    Fånga läsarens uppmärksamhet

    Presentera din information tydligt

    Behåll kontrollen över dina dokument