Stora tidsbesparingar för NPP med Office 365

Stora tidsbesparingar för NPP med Office 365

 

 Stora tidsbesparingar för NPP med Office 365

 

Stora tidsbesparingar för NPP med Office 365

NPP arbetar med att utveckla och tillverka specialskåp och maskinbeklädnader till företag i hela Norden. Eftersom många lösningar och produkter är skräddarsydda tillbringas mycket tid på plats ute hos kunderna, och varje projekt genererar en mängd avtal och ritningar. Att ha omedelbar tillgång till dessa dokument på plats hos kund är i dag en självklarhet för de cirka trettio användarna. Så var dock inte fallet fram till sommaren 2012.

– Då kunde vi bara komma åt ritningar och avtal via den dator som var kopplad till vår server. Det gick inte att komma åt dokumenten så länge de låg i mejlboxen. Antingen fick man titta på dokumenten på kontoret eller ha med sig datorn ut, berättar Mattias Thuresson.

Office 365 blev lösningen

En smidigare lösning var önskvärd, och när NPP vann ett antal fria konsulttimmar i tävlingen ”IT i världsklass” kom diskussionerna med Microsofts partner JSC igång.

– Vi kom fram till att vi ville ha en större brevlåda att arkivera alla mejl och dokument i, istället för att ha dem på vår server. Fram till dess hade vi en hostad Exchange-lösning på 500 MB. JSC föreslog då Office 365, vilket verkade bättre än att fortsätta med vår hostade lösning och bara utöka storleken på mejlboxarna. Det skulle nämligen bli mycket dyrare.

Den nya lösningen implementerades på några timmar i juni 2012. Plötsligt kunde säljarna på NPP komma åt alla sina mejl från vilken smartphone eller dator som helst.

– Vi har flyttat allt till molnet, så att allting är tillgängligt var användaren än befinner sig. Ingen extra infrastruktur behövs, och det krävs inget särskilt för att komma igång. Det är bara att jobba på som vanligt, säger it-konsult Ola Fjällman, som implementerade lösningen i samarbete med JSC.

Stora tidsbesparingar

Nu har NPP använt Office 365 i ett halvår. Enligt Mattias är fördelarna flera.

– Förutom att vi har konstant tillgång till mejlen är allt enklare för mig som administratör, eftersom jag kan lägga till och dra ifrån användare utan krångel. Vi sparar också mycket tid på att lättare komma åt ritningar och avtal. Jag är dessutom nöjd med att det gick så snabbt att migrera över allting och att det fungerar så bra.

Mattias ser även rent ekonomiska fördelar.

– Ja, månadskostnaden i absoluta tal har gått ner, och besparingen blir verkligen stor när man betänker att vi har tillgång till 25 GB i varje mejlbox istället för 500 MB.

Produktion: Appelberg
Journalist: Jacob Härnqvist