Högre service och stora tidsvinster med Fastigos nya arkiv

Högre service och stora tidsvinster med Fastigos nya arkiv

Fastigos
Högre service och stora tidsvinster med Fastigos nya arkiv
 

 Högre service och stora tidsvinster med Fastigos nya arkiv

 

Med Sharepoint får arbetsgivarorganisationen Fastigos medlemsföretag snabb och enkel tillgång till uppdaterade och korrekta avtal, dokument och blanketter. Driftskostnaden för den nya molntjänsten är dessutom en bråkdel av den tidigare.

Fastighetsbranschens Arbetsgivarorganisation Fastigo har genom åren byggt upp ett gediget dokumentarkiv med 10 000-tals avtal, blanketter, policydokument, nyhetsbrev och statistik i den så kallade Arbetsgivarguiden. En gammal Notesmiljö gjorde systemet allt mer svårarbetat.

– Varje gång vi behövde uppdatera dokumenten, till exempel på grund av nya kollektivavtal eller lagändringar, fick vi gå in på ett tiotal platser och göra samma ändring flera gånger, säger Eva Nildén, administrativ chef på Fastigo.

Detta blev inte bara arbetskrävande. Det ökade också risken för att något skulle bli fel. Företag har olika kollektivavtal och att använda fel avtal kan få stora konsekvenser.

För att undvika problem både för medlemsföretagen och för deras anställda måste alla ha tillgång till de avtal och blanketter som gäller på just deras företag, inte minst för att undvika framtida rättstvister.

– Alltså tjänar det nya systemet för Arbetsgivarguiden två syften, dels att kvalitetssäkra och se till att alla medlemmar får de dokument som gäller för just dem för att undvika framtida tvister, dels att underlätta uppdateringen och dokumenthanteringen för oss på Fastigo, säger Eva Nildén.

Lösningen heter Office 365 och Sharepoint Online som underlättar underhållshanteringen av dokumenten, oavsett om de finns i en mapp i Office eller i webbformat. Strukturen för datalagring, uppdatering och förmedling av informationen har skapats av Microsofts partnerföretag Ways, som är specialiserat på att göra det enklare att sortera och katalogisera datainformation med Sharepoint som redskap.

– Sharepoint är en jättestor verktygslåda. I det här fallet har vi anpassat verktygen till Office 365 och skräddarsytt en lösning som passar Fastigos processer och rutiner. Med Sharepoint har vi säkerställt att det bara finns ett original, vilket gör att medlemmarna inte riskerar att få fel dokument, säger Per Rolder, managing partner på Ways.

Tekniskt är lösningen ganska avancerad, men för användarna, de 1 200 företagen i fastighetsbranschen, har det räckt med att skaffa ett Windows Live ID för att få access till den information som specifikt berör dem.

– För oss har dokumenthanteringen i Sharepoint minst halverat den tid vi lägger på underhåll av dokumenten. Dessutom har våra driftskostnader för Arbetsgivarguiden sjunkit avsevärt. Tidigare låg den årliga driftskostnaden på 370 000 kr. Idag ligger den på 70 000 kr, säger Eva Nildén, som är oerhört nöjd med resultatet.

– Vi strävar efter att lägga så mycket som möjligt i molnet. Jag är övertygad om att det är där framtiden ligger. Detta var ett första steg. Våra medlemmar efterfrågar också förbättrad tillgång till lönestatistik. Det kan bli nästa projekt, säger hon.

Produktion: Appelberg
Text: Susanna Lindgren

Kund Fastigo är fastighetsbranschens arbetsgivarorganisation. Med cirka 1 200 medlemsföretag som har drygt 20 000 anställda är det fastighetsbranschens ledande arbetsgivarorganisation.

Utmaning Fastigos arkivsystem Arbetsgivarguiden var inte optimal. En stor utmaning var exempelvis att sökningar inte fungerade som de skulle, vilket ledde till att medlemmar ringde in istället. Det var också omständligt för Fastigo själva att underhålla och uppdatera tjänsten, vilket både tog onödig tid och komplicerade den viktiga kvalitetssäkringen av information.

Lösning Fastigo har fått en modern lösning med ett effektivt, snabbt och kvalitetssäkrat system för dokumenthantering. Fastigos medlemmar hittar snabbt det de söker och det är enklare för Fastigo att själva kunna lägga ut dokument och hantera information. Lösningen är dessutom långsiktigt hållbar, vilket gör det enkelt att utveckla sajten för att möta framtida behov.

Resultat Genom att använda Microsofts molntjänst och konsultföretaget Ways skräddarsydda lösning har Fastigo halverat hanteringstiden för dokumentarkivet Arbetsgivarguiden samt sparat 75 procent i driftskostnader. Några fler exempel på positiva resultat:

  • Enklare för medlemmarna. Servicenivån har höjts avsevärt och man hittar snabbt och lätt det man söker.
  • Enklare för medarbetarna. Dokumentmängden har minskat och det är enklare att lägga upp dokument och underhålla information.
  • Mer tid för utveckling. Tid som tidigare lades på underhåll och komplicerad publicering kan istället användas för utveckling av tjänster och ytterligare förädling av Arbetsgivarguiden.

 

Produkter och tjänster Office 365 och Sharepoint Online

Kontaktpersoner Per Rolder
Managing Partner, Ways
Tel: 08-525 085 65
E-post: per.rolder@ways.se

Eva Nildén
Administrativ chef, Fastigo
Tel: 08-676 69 38
E-post: eva.nilden@fastigo.se