CIO BEST FRIENDS ตอนที่ 2
 

 Business Resources and Articles

 
  • มิ.ย.
    24
    20
    11

    CIO BEST FRIENDS ตอนที่ 2

    System Account
    11:57 AM
    บทความไอทีสำหรับธุรกิจ sme
    CIO BEST FRIENDS ตอนที่ 2
    References: CIO http://www.cio.com/, International Institute of Business Analyst http://www.theiiba.org

    ในความเป็นจริงแล้ว BA สามารถส่งผลทั้ง ดีและร้ายให้กับธุรกิจ ของคุณได้ ถ้า BA คน นั้นไม่สามารถมอง ปัญหาที่ถูกต้อง หรือ ไม่สามารถรวบรวม ความต้องการได้ อย่างครบถ้วน ตีโจทย์ ของผู้บริหารไม่แตก เพราะ BA คือคนที่รู้ ดีที่สุดคือคนที่เข้าไปหาว่าปัญหามันอยู่ที่ตรงจุดไหน และถ้าเขามองไม่ ออกและให้ความต้องการที่ผิดๆ มาสำหรับการพัฒนา ซอฟต์แวร์เพื่อที่จะแก้ปัญหาดังกล่าวแล้ว ท่านผู้อ่าน คาดว่าผลที่ออกมาจะเป็นอย่างไรครับ BA ที่ดีนั้น ควรจะมีลักษณะที่เด่นๆ 6 ประการด้วยกันคือ

    1. เข้าใจปัญหา BA คือคนที่เข้าใจในปัญหาของธุรกิจมีความสามารถ ในการมองปัญหาและหนทางในการแก้ไขปัญหา ความสามารถในการจัดการกับปัญหาอย่างเป็นระบบ BA ต้องมีความสามารถในการล้วงลึกลงไปถึง ปัญหาที่แท้จริง การหาข้อมูลต่างๆ รอบด้านเพื่อ ที่จะให้สามารถวิเคราะห์ได้ว่าต้นเหตุของปัญหานั้น คืออะไร คำถามที่ใช้บ่อยก็คือ Who, What, Where, When, Why และ How ซึ่งเป็นเรื่องที่เราเคยทราบ กันมาแล้วทั้งนั้นแต่ความสำคัญมันอยู่ที่การนำไปใช้ว่าใครจะใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุดและ BA ก็เป็นอีกคนที่จำเป็นต้องใช้คำถามเหล่านี้อย่าง มีประสิทธิภาพ เพราะเมื่อเราสามารถอธิบายปัญหา ออกมาได้อย่างเป็นระบบมีโครงสร้างที่แน่นอน ในการที่เราจะสร้างระบบขึ้นมาแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ก็คงไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
    2. ทูต ล่าม นักต่อรอง BA ที่ยอดเยี่ยมที่สุดในองค์กรก็คือ คนที่เป็นเสมือน ทูตให้หน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร ต้องมองให้ออก ถึงจุดร่วมจุดใดที่เป็นปัญหาของทั้งหมด มีหน้าที่ คอยแปรภาษาทางด้านเทคนิคให้เป็นภาษาทาง ธุรกิจที่ทำให้ผู้บริหารเข้าใจได้ง่าย ความสามารถ ในการสื่อสารกับทุกกลุ่มและทุกระดับเป็นความ สามารถที่จะบ่งบอกได้ว่า BA คนนั้นเก่งจริงหรือไม่ มีหน้าที่ในการต่อรองเพื่อให้ทุกฝ่ายมีผลประโยชน์ ร่วมกันและเป็นผลลัพธ์ที่ดีสำหรับองค์กร และยังมี หน้าที่ในการรักษาสันติภาพในองค์กรด้วยเพราะ หลายต่อหลายครั้งที่เพื่อนร่วมงานเองต้องมาผิดใจ กันเพราะการทำงานที่ไม่เข้าใจกัน ต่างคนก็ต่างมุ่ง ที่จะทำเพื่อองค์กร แต่อาจจะลืมนึกถึงคนอื่นหรือ แผนกอื่นไป มัวไปทำในส่วนของตนเองให้ดีที่สุด จนลืมการเชื่อมต่อกับหน่วยงานอื่น อย่างที่กล่าวไป แล้วในตอนต้นว่าปัจจุบันนั้นการทำงานเป็นการทำงาน แบบเชื่อมต่อกันทั้งองค์กร ไม่ใช่แยกเป็นแผนกอีก ต่อไปแล้ว
    3. รู้ลึก รู้กว้าง ส่วนใหญ่เราจะเห็น BA นั้นมัวแต่ไปยุ่งอยู่กับ กระบวนการในการพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่ BA ที่ดีนั้น ไม่ใช่เก่งแค่ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ เขายังต้อง ไม่ลืมในส่วนของภาพใหญ่ขององค์กรด้วย ต้องรู้ ว่าความต้องการในระดับองค์กรที่ผู้บริหารระดับสูง มองนั้นคืออะไร อีกทั้งยังต้องเข้าใจว่าส่วนประกอบ เล็กๆ ในองค์กรนั้นทำงานอย่างไรด้วย เช่น ไม่ใช่ แค่เข้าใจว่ากระบวนการในการจัดซื้อเป็นอย่างไร แต่ต้องเข้าใจว่าหลังจากการจัดซื้อแล้วยังมีรายละเอียด ของกระบวนการอะไรที่เกี่ยวข้องบ้างเช่น ในด้านบัญชี ในด้านการเงิน ในด้านของสต๊อก ในด้านการขาย BA จำเป็นต้องทำให้ทุกฝ่ายนั้นมองไปในทางเดียวกัน มองเป้าหมายขององค์กรว่าองค์กรต้องการอะไร ไม่ใช่ มัวแต่ไปมองแต่หน่วยงานตัวเองเท่านั้น
    4. เข้าใจเทคโนโลยี บางคนคิดว่าเทคโนโลยีไอทีคือพระเจ้าที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาทุกอย่างภายในองค์กรได้ แต่ในความ เป็นจริงแล้ว ไอทีเองก็มีข้อจำกัดของมันอยู่ว่ามัน สามารถทำงานได้แค่ไหน อะไรที่ควรทำอะไรที่ไม่ ควรทำ BA เองจำเป็นต้องมองให้ออก BA เองจำเป็น ต้องมีความเข้าใจในเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้ในองค์กร รวมไปถึงเข้าใจถึงข้อจำกัดของเทคโนโลยีเหล่านั้น ด้วย เพราะไอทีไม่สามารถแก้ปัญหาทุกปัญหาภายใน องค์กรได้ บางปัญหาเป็นปัญหาที่สามารถแก้ได้ด้วยการปรับกระบวนการในการทำงาน แต่หากเราดันทุรังใช้ไอที เข้าไปเป็นตัวแก้ปัญหาอาจจะทำให้เกิดปัญหาใหม่ ขึ้นมาแทนปัญหาเก่า ทำให้ต้องแก้กันไม่จบไม่สิ้น หรือบางอย่างเราสามารถใช้ไอทีแก้ปัญหาได้เพราะ ตอนนี้มีเทคโนโลยีมารองรับแล้ว แต่เทคโนโลยีที่ว่า เป็นเทคโนโลยีใหม่ล่าสุดที่เพิ่งคิดค้นได้ การนำเทค- โนโลยีนั้นมาใช้ในองค์กรจำเป็นต้องใช้เงินลงทุนสูง มาก อาจจะไม่คุ้มค่ากับการลงทุนทั้ง TCO ก็สูงและ ROI ก็ไม่ได้ เมื่อเห็นอย่างนี้แล้วการเลือกใช้เทคโนโลยี ก็คงไม่เหมาะ
    5. ความน่าเชื่อถือ สำหรับ BA ที่มาจากฝั่งของไอทีนั้นเวลาที่เขาจะไป แนะนำอะไรในเชิงของธุรกิจแล้วก็เป็นเรื่องยาก เหมือนกันที่ทางฝั่งของผู้บริหารจะเชื่อว่า เขารู้ได้ อย่างไร มีความเข้าใจจริงหรือเปล่า ซึ่งโดยปรกติแล้ว BA ที่มาจากฝั่ง Business นั้นมักจะได้รับความเชื่อถือ มากกว่า BA ที่มาจากฝั่ง IT ความน่าเชื่อถือนี้เป็น เครื่องมือสำคัญที่ทำให้การทำงานของ BA นั้นทำงาน ง่ายขึ้น คนทางฝั่งไอทีจะมีธรรมชาติของตัวเอง การ ที่ต้องอยู่กับเครื่องมือ ต้องใช้ชีวิตอยู่กับศัพท์ทาง เทคนิคตลอดเวลา การที่ต้องไล่ตามความเปลี่ยนแปลง ทางเทคโนโลยี ต้องรู้ลึกในแนวคิด กระบวนการของ เทคนิคต่างๆ ทำให้ไม่ใช่เรื่องง่ายเลยที่จะให้คนทาง ไอทีมาพูดมาอธิบายในเรื่องทางธุรกิจในคนทางฝั่ง Business ฟังแล้วจะสามารถเข้าใจได้โดยง่าย แต่ ก็ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้ หากแต่ต้องอาศัยความความ ตั้งใจและความพยายามอย่างมากเพื่อที่จะสร้างความ น่าเชื่อถือขึ้นมา
    6. คนของประชาชน ส่วนใหญ่ BA ที่ดีคือคนที่ลงไปคลุกอยู่กับปัญหา ไม่ใช่คนที่ทำงานบนหอคอยงาช้าง เป็นคนที่เข้าไป มีส่วนในร่วมในกระบวนการพัฒนา Software เป็นคนที่สามารถพูดคุยได้รู้เรื่องกับคนในทุกระดับ หรือจะเรียกได้ว่าสามารถพูดภาษาเดียวกันกับ ผู้ที่เขาสื่อสารด้วยได้ เช่น สามารถพูดภาษาเทคนิค ได้ และยังสามารถพูดภาษาธุรกิจได้ด้วย

    Software Implementation

    หน้าที่ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งของ BA ก็คือการนำ เทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้ในองค์กรอย่างเหมาะสม เทคโนโลยีที่ว่าก็คือ ซอฟต์แวร์ ที่ถูกนำเข้ามาช่วย ในการแก้ปัญหาในจุดต่างๆ ซอฟต์แวร์ที่ว่ามีทั้งที่ซื้อ เข้ามาเป็นแพ็กเกจและมีบางส่วนถูกพัฒนาขึ้นเอง เพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการโดยตรงขององค์กร แต่ผู้พัฒนานั้นจะทราบได้อย่างไรว่า ซอฟต์แวร์ที่ พวกเขาทุ่มเทเวลาในการพัฒนาเป็นแรมปีนั้นจะ เหมาะสมกับองค์กร สามารถใช้งานได้ตามที่องค์กร ต้องการ ก็ต้องขึ้นอยู่กับว่าข้อมูลที่เขาได้รับมาเป็นโจทย์ ในการพัฒนาซอฟต์แวร์นั้นถูกต้องหรือเปล่าด้วย ซึ่งเราก็ทราบกันดีอยู่แล้วว่าคนที่จะมาถ่ายทอดโจทย์ ที่สำคัญนั้นก็คือ BA นั้นเอง แต่หน้าที่ของ BA ไม่ได้ มีเพียงการให้ข้อมูลที่พวกเขาไปเก็บมาสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์ เท่านั้น BA ยังมีหน้าที่ อื่นๆ ในกระบวนการ ผลิตซอฟต์แวร์ด้วย “โดยปรกติแล้ว BA ที่มาจาก ฝั่ง Business นั้นมักจะได้รับ ความเชื่อถือ มากกว่า BA ที่มา จากฝั่ง IT ความ น่าเชื่อถือนี้เป็น เครื่องมือสำคัญ ที่ทำให้การทำงาน ของ BA นั้น ทำงานง่ายขึ้น”

    1. กำหนด Scope ในกระบวนการผลิต ซอฟต์แวร์ BA อาจ เป็นเพียงคนเดียว ที่คนภายนอกรู้จัก เป็นเพียงคนเดียวที่ ผู้บริหารระดับสูงคุย ด้วยเพื่อที่จะกำหนด ความต้องการ มีหน้า ที่ทำงานร่วมกับ Stakeholder เพื่อที่จะแปรวิสัยทัศน์ ของผู้บริหารระดับสูงให้กลายเป็นสิ่งที่จับต้องได้
    2. ถ่ายทอดความต้องการทางธุรกิจ หน้าที่ที่สำคัญของ BA ก็คือการทำงานร่วมกับ Stakeholder เพื่อที่จะเก็บความต้องการทางธุรกิจ ที่ Stakeholder มีแล้วนำมาอธิบายให้กับทาง Developer ให้เข้าใจในความต้องการได้ว่าทางฝั่ง ธุรกิจนั้นต้องการซอฟต์แวร์เพื่อไปช่วยในการทำงาน แบบใด ในทางกลับกันหาก Developer มีข้อสงสัย BA เองก็ต้องสามารถตอบข้อสงสัยหรือแปรข้อสงสัย นั้นเป็นภาษาที่ Stakeholder สามารถเข้าใจได้เพื่อ ที่จะได้ตอบปัญหาได้อย่างถูกต้อง
    3. นำเสนอปัญหาทางเทคนิค ในการพัฒนาซอฟต์แวร์ นั้นจำเป็นต้องใช้เทคนิค มากมาย เทคนิคที่เลือกใช้บางอย่างอาจมีผลต่อ กระบวนการทำงานได้ Stakeholder เองก็จำเป็น ต้องรับทราบในจุดนี้ด้วยแต่การที่จะให้ Stakeholder มาเข้าใจภาษาทางเทคนิคก็คงเป็นเรื่องยาก เลยเป็น หน้าที่อันสำคัญของ BA ที่จะนำปัญหาต่างๆ ในเชิง เทคนิคมาแปรเป็นภาษาคนปรกติแล้วนำเสนอต่อ Stakeholder เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน หรือเพื่อ ประกอบการตัดสินใจในการเลือกหนทางในการ แก้ปัญหาต่างๆ
    4. กำหนดความต้องการ BA ต้องทำงานร่วมกับ Stakeholder เพื่อที่จะกำหนด รายละเอียดความต้องการต่างๆ ในโครงการเพื่อที่จะ ได้สามารถนำไปถ่ายทอดให้กับทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ ได้อย่างถูกต้องครบถ้วน
    5. ประสานงาน โดยทั่วไปแล้ว BA มักจะเป็นคนที่มีสายสัมพันธ์ที่ดี กับทางฝั่งธุรกิจ เพื่อว่าหากทางทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ เกิดปัญหาขึ้น BA ก็สามารถช่วยประสานงานให้ทีม พัฒนาซอฟต์แวร์ได้ทำงานร่วมกับคนที่สามารถช่วย แก้ปัญหาของพวกเขาได้
    6. ทดสอบ BA ทำงานร่วมกับ Stakeholder ในการตรวจสอบ รายละเอียดความต้องการที่ซอฟต์แวร์ที่ผลิตมานั้น สามารถทำงานได้ตามความต้องการหรือไม่ อีกทั้ง ยังมีหน้าที่ในการทดสอบความสามารถในฟังก์ชัน ต่างๆ ว่าทำงานได้ตามที่มันสมควรจะทำหรือไม่
    7. เป็นตัวแทนของ Stakeholder ในกรณีที่ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ไม่สามารถเข้าถึง Stakeholder ได้โดยตรง BA เองก็มีหน้าที่เป็นเสมือน ตัวแทนของ Stakeholder เพื่อที่สามารถตอบข้อสงสัย ของทางทีมได้ โดยส่วนใหญ่แล้วทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ มักจะถือว่า BA ก็คือลูกค้าที่เป็นเจ้าของความต้องการ ที่จะผลิตซอฟต์แวร์นั่นเอง

    ทิ้งท้าย BA เป็นอีก Role หนึ่งที่กำลังมีความสำคัญเพิ่มมาก ขึ้นในแต่ละองค์กร เพราะพวกเขาคือผู้ที่ช่วยกำหนด ทิศทางในการใช้เทคโนโลยีขององค์กร แต่ละองค์กร นั้นไม่ได้ต้องการที่จะมีเทคโนโลยีใหม่ล้าสุดที่ล้ำเลิศ แต่เขาต้องการเทคโนโลยีที่สามารถตอบสนองความ ต้องการทางธุรกิจได้ ต้องการเทคโนโลยีที่ช่วยให้เขา สามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและส่ง ผลถึงรายได้ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

    แล้วใครล่ะ ที่จะช่วยประสานความต้องการทาง ธุรกิจเข้ากับเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าขึ้นไปทุกๆ วัน ว่า อะไรคือจุดเหมาะสมในปัจจุบัน เหมาะสมกับองค์กร เหมาะสมกับการทำงาน เหมาะสมกับพนักงาน เหมาะสมกับการลงทุน ถ้ามองอีกมุมหนึ่ง BA ก็ เปรียบเสมือน Enterprise Architecture ขององค์กร แล้วท่านผู้อ่านคิดว่า BA นั้นสำคัญสำหรับองค์กร หรือไม่ครับ