Add to social bookmarks:
4-page Case Study - Posted 6/13/2013
Views: 43
Rate This Evidence:

Multimontage A/S

Førende specialvirksomhed i byggeriet fremmer kvalitetssikring, effektivitet og professionalisme

*
* I dag ligger aftaler, tilbud, kvalitetsdokumenter og leverandørinformation og alt andet af betydning ét sted, nemlig på Office 365. Og vi har alle sammen adgang overalt. Det har uden tvivl været med til at løfte vores forretningsgange og effektivitet. *

Per Engkrog,
direktør,
Multimontage A/S

*
– Før lå alle informationer lokalt på computere, på papir eller i mails, som vi sendte på kryds og tværs; det var ikke særlig hensigtsmæssigt. Men i dag ligger aftaler, tilbud, kvalitetsdokumenter og leverandørinformation og alt andet af betydning ét sted, nemlig på Office 365. Og vi har alle sammen adgang overalt. Det har uden tvivl været med til at løfte vores forretningsgange og effektivitet, siger Per Engkrog, direktør i Multimontage A/S.

Virksomheden blev stiftet i 1991 og er – blandt andet i kraft af medarbejdere med høj anciennitet og stor erfaring – blandt landets førende inden for elementmontage. Man håndterer således både små og virkelig store betonelementer i byggeriet, hvilket kræver tæt koordination mellem de 65 ansatte samt med kunder, underleverandører og samarbejdspartnere.

It-rådgiveren BASIT havde gennem flere år hjulpet Multimontage med at modernisere infrastrukturen, og efter at have fornyet en række kernesystemer stod det klart, at der i dén grad også var behov for at sætte viden- og dokumentdeling i system.

Sammenhængende videndeling letter ensartet sagsstyring

– Oprindelig overvejede vi en løsning, det kombinerede Google Apps, Dropbox og datalagring på vores lokale server. BASIT vurderede imidlertid, at man i vores tilfælde ville få en langt mere sammenhængende og velfungerende struktur med Office 365, der både indeholder mail og dokumenthåndtering. Samtidig ville vi få adgang til alle funktioner med ét password og kunne lettere give udefrakommende adgang til relevante informationer, siger Per Engkrog.

Medio 2012 migrerede virksomheden til Office 365 og er – efter knap et års drift – meget tilfredse med den cloudbaserede Microsoft-løsning, som Multimontage-direktøren betegner som ’stabil og velfungerende.’

BASIT udbyggede tillige med tilpassede standardbiblioteker og lister, der sikrede ensartet lagring af – og adgang til – informationer og dokumenter i Office 365 på en måde, der matcher Multimontages konkrete arbejdsform og behov. Det har løftet kvalitetshåndteringen og sikrer, at sager håndteres mere ensartet og stringent.

’Det letter processerne og giver markant øget tryghed’

– Med Office 365 har alle relevante medarbejdere fælles adgang til mail og dokumenter fra en hvilken som helst pc eller mobil enhed. Herunder adgang også til tilbud og aftaler, referater fra byggemøder, bemærkninger og information om særlige forhold, arbejdsmiljøinformationer, sikkerhedsinstrukser, montagevejledninger og tekniske data etc. Men også til fælles lister over primære og sekundære leverandører indenfor ethvert tænkeligt specialområde. Det strømliner vores processer, letter det daglige arbejde i ret høj grad og giver en markant øget tryghed sammenlignet med før, hvor alt blev udvekslet på mail, siger Per Engkrog.

– Samtidig gør den fælles, opdaterede adgang til alle informationer om et givent projekt, at man i nogle tilfælde lettere kan tage problemer og forsinkelser i opløbet, tilføjer han.

Desuden slipper virksomheden for at spekulere på backup af dokumenter og mail, da alle data automatisk lagres på to separate Microsoft-datacentre. Tilsvarende behøver virksomheden ikke at bruge kræfter på opdatering og vedligehold af mail- og dokumentserver, da al den bagvedliggende infrastruktur ligeledes ligger i ’skyen’.

– På sigt satser vi også på at begynde at anvende Lync til at fremme den interne kommunikation; det vil være oplagt, da alle formænd alligevel har en tablet med ud på byggepladserne. Så der er ikke tvivl om, at Office 365 har givet os nogle muligheder, vi i dén grad manglede førhen. Det har, er jeg sikker på, også gjort os i stand til at agere langt mere professionelt, siger Per Engkrog.

Solution Overview



Organization Size: 65 employees

Organization Profile
Multimontage er en af Danmarks førende virksomheder indenfor montage af betonelementer. Virksomheden blev stiftet i 1991 og er bl.a. karakteriseret ved, at der blandt de 65 medarbejdere er en overvægt af meget erfarne specialister med lang anciennitet og erfaring indenfor hver deres specifikke felt. Multimontage har kontor i Stoholm mellem Viborg og Skive.

Business Situation
Multimontage havde behov for en sammenhængende løsning, der kombinerede cloudbaseret mail, dokumentlagring og videndeling.

Solution
Mail- og videndelingsløsning baseret på Microsoft Office 365, der bl.a. gør det let at gemme, tilgå og redigere dokumenter på en ensartet facon på tværs af sager og forløb fra en vilkår enhed.

Benefits
  • Markant forbedret overblik
  • Adgang til mail, dokumenter og lister overalt og fra en vilkårlig pc eller mobil enhed
  • Bedre styr på primære og sekundære leverandører
  • Konsekvent håndtering af informationer gør det muligt at optimere indkøb og salg
  • Deling af viden og centrale dokumenter øger virksomhedens professionalisme og effektivitet
  • Stabil, praktisk orienteret og sikker løsning
  • Intet behov for opdatering, backup og hardwarehåndtering

Software and Services
Microsoft Office 365

Vertical Industries
Architecture, Engineering & Construction

Country / Region
Denmark

Languages
Danish

Partner(s)
BASIT – Bygge- og anlægssektorens IT- og Telespecialist