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Gestion de contenu d’entreprise
Au cours des dernières années, les entreprises ont cré une énorme quantité de données non structurées, sous forme de documents, de courriels, de vidéos, de messages instantanés, de pages Web et d’autres formes. Ce contenu se présente souvent comme un chaos non géré, ce qui peut empêcher votre entreprise d’utiliser de manière adéquate ces ressources utiles en vue d’assurer un meilleur partage des connaissances, d’améliorer les communications avec les clients et d’accroître l’efficacité des processus.

Les solutions de gestion de contenu d’entreprise de Microsoft peuvent aider votre entreprise à protéger et à gérer ces vastes réserves de contenu, afin qu’elles puissent servir de ressources stratégiques et contribuer à la croissance globale de votre entreprise.








Pour réussir à gérer cette profusion de contenu non structuré, il faut qu’une entreprise puisse :

Protéger et réutiliser l’information - Dans la plupart des entreprises, le contenu est stocké dans divers emplacements (comme les unités de stockage locales et les fichiers partagés) sans qu’il y ait une taxinomie cohérente pour en identifier la nature. Dans un tel contexte, les utilisateurs peuvent difficilement trouver et réutiliser les données requises pour effectuer leurs tâches quotidiennes, de telle sorte qu’ils perdent beaucoup de temps à chercher ou à recréer l’information. De plus, cette situation favorise les pratiques moins efficaces, telles que l’utilisation du courriel comme outil de collaboration. Sans moyen centralisé de contrôler le contenu chaotique, les services de TI éprouvent des difficultés à protéger les ressources informationnelles et les documents sensibles contre les accès non autorisés.

Se conformer aux exigences légales et réglementaires - Quelle que soit leur taille, les entreprises canadiennes doivent respecter diverses réglementations commerciales, financières, légales et de protection de la vie privée, comme la Loi Sarbanes-Oxley, le projet de loi C-198 et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Les entreprises doivent suivre des politiques rigoureuses de gestion de contenu, comme la conservation des dossiers de transactions commerciales pendant un certain temps. Le non-respect de cette exigence peut entraîner des amendes, l'emprisonnement ou des millions de dollars dépensés en procédures judiciaires.

Gérer divers canaux de diffusion - Les entreprises qui considèrent le contenu comme une ressource stratégique cherchent des façons de le valoriser en le diffusant sur des intranets, des extranets et Internet à l’intention des employés, des partenaires et des clients. Toutefois, la création, l’approbation, la diffusion et le déploiement du contenu Web sur différents sites s’avèrent des plus difficiles à gérer pour les services de TI d‘une entreprise. Souvent, un webmestre ne peut pas s’occuper seul de tout le travail, mais la répartition des tâches soulève le défi de maintenir un aspect et une convivialité uniformes des sites et de préserver l’image de marque, surtout sur les sites externes.

Automatiser des processus inefficaces - De nombreuses entreprises effectuent le traitement des formulaires et des documents papier manuellement. Par exemple, l’embauche d’un employé, le traitement des demandes ou la constitution d'un dossier de prêt peuvent exiger la transmission d’un grand nombre de documents ou de formulaires papier d’un employé à un autre. Le traitement manuel des documents est en soi un processus lent, et les entreprises peuvent perdre des affaires et des clients parce que cette lenteur peut être perçue comme un manque de réactivité. Les entreprises qui tentent d’automatiser ces processus à l’aide d’outils de base, comme le courriel, considèrent souvent qu’il est difficile de le faire d’une manière qui apporte vraiment des améliorations et des gains d’efficacité.
Une solution de gestion de contenu d’entreprise qui repose sur les produits de Microsoft peut aider votre entreprise à relever ces défis. Fondée sur une plate-forme bien intégrée, une telle solution s’adresse à tous les travailleurs de l’information d’une entreprise en s’intégrant à des outils familiers comme Microsoft Office System. Une solution de gestion de contenu d’entreprise fondée sur les produits de Microsoft peut aider les entreprises à accomplir les tâches suivantes :

Gérer divers contenus - Vos employés peuvent utiliser les fonctions de gestion des documents de la solution de gestion de contenu d’entreprise intégrée de Microsoft pour rassembler divers contenus provenant du partage de fichiers et d’unités de stockage personnelles dans un entrepôt de données, dont la gestion est centralisée et dont les données sont réparties selon une catégorisation appropriée. Les fonctions de recherche intégrées peuvent les aider à trouver et à partager cette information. De plus, les groupes chargés des TI peuvent aider à protéger l’entrepôt de données contre les accès non autorisés. Les fonctions de collaboration intégrées, comme les processus automatisés, aident les employés à mieux travailler ensemble à la création, à la révision et à l’approbation de documents, et ce, d’une manière plus structurée. Ils n’ont plus à s’en remettre uniquement au courriel pour s’échanger les documents. Les travailleurs mobiles peuvent également utiliser ces documents hors ligne lorsqu’ils ne sont pas connectés au réseau.

Assurer la conformité et respecter les exigences légales - La solution de gestion de contenu d'entreprise fondée sur les produits de Microsoft comprend en plus des fonctions intégrées de gestion des dossiers qui donnent aux entreprises la capacité de stocker les données tout en aidant à protéger la version finale des dossiers commerciaux. Les politiques d’expiration qui s'appliquent à ces dossiers permettent de conserver les dossiers pendant le temps requis afin que les entreprises se conforment aux règlements ou aux politiques commerciales de l’entreprise. Les pistes de vérification peuvent servir de preuve aux vérificateurs, internes ou externes, que les dossiers sont conservés de manière appropriée. Des dossiers spécifiques peuvent être verrouillés afin de prévenir leur destruction, en raison d’obligations légales.

Gérer efficacement de nombreux sites Web -Les fonctions intégrées de gestion du contenu Web peuvent aider vos employés à publier le contenu Web grâce à un outil de création facile à utiliser et au processus d'approbation intégré. Ces fonctions facilitent le téléchargement rapide du contenu vers les sites Web sans surcharger de travail le personnel des TI. Les modèles de mise en page font en sorte que la marque est présentée de manière cohérente sur toutes les pages du site, ce qui permet d'assurer que les ressources de la marque sont bien utilisées. Grâce à l’infrastructure unique de gestion et de déploiement pour les sites Internet, les intranets et les extranets ainsi que les sites multilingues, les services de TI peuvent réduire les coûts et la complexité.

Simplifier les processus d’affaires - La solution de gestion de contenu d'entreprise fondée sur les produits de Microsoft aide les entreprises à simplifier les processus d’affaires axés sur la collaboration et le contenu en fournissant les outils et la plate-forme requis pour l’automatisation des processus. Les solutions de formulaires électroniques comprennent un mécanisme pour la collecte et la validation des données destinées à ces processus d'affaires dans les navigateurs Web, les appareils mobiles et les programmes de Microsoft Office System. Les formulaires sont crés une seule fois, et les outils de gestion aident votre équipe des TI à déployer facilement ces formulaires et à suivre leur utilisation, que les utilisateurs se trouvent à l’intérieur ou à l’extérieur de votre entreprise.

Microsoft présente ces fonctions dans une infrastructure intégrée de productivité des entreprises, ce qui permet de réduire de manière importante les tâches de gestion du service des TI puisque les employés disposent d’un ensemble commun d’outils et de méthodes pour gérer la solution. Grâce à une étroite intégration à des outils familiers, comme les programmes de Microsoft Office System, la solution de gestion de contenu d’entreprise fondée sur les produits de Microsoft peut facilement offrir ces fonctions à tous les travailleurs de l’information de l’entreprise. La tâche est également moins lourde pour les utilisateurs qui n’ont pas à apprendre à utiliser de nouveaux outils ni à changer leur façon de travailler afin de participer à la stratégie de gestion de contenu de leur entreprise.
La solution de gestion de contenu d'entreprise fondée sur les produits de Microsoft aide les entreprises à protéger et à gérer les données afin qu’elles puissent mettre en valeur cette importante ressource commerciale. Grâce à la solution de gestion de contenu d'entreprise, vos employés peuvent :
  • trouver rapidement l’information nécessaire et la réutiliser;
  • protéger l’information commerciale sensible contre une utilisation non autorisée;
  • faciliter la création de documents de manière structurée et collaborative;
  • mieux se conformer aux réglementations gouvernementales;
  • réduire les risques juridiques causés par des contenus conservés de manière inadéquate;
  • conserver les dossiers requis comme preuve légale;
  • créer et diffuser rapidement des contenus en français et en anglais;
  • préserver l’utilisation de la marque sur tous les sites Web;
  • réduire les coûts associés à la gestion de sites Web en plusieurs langues;
  • accroître l’efficacité des processus en automatisant les tâches manuelles axées sur les documents papier;
  • développer, déployer et gérer rapidement les solutions de formulaires électroniques.
Technologies pour la gestion de contenu d’entreprise

L’offre proposée par Microsoft pour la gestion intégrée du contenu d’entreprise inclut les fonctions suivantes :
  • Gestion des documents
  • Gestion des dossiers
  • Gestion du contenu Web
  • Solutions de formulaires électroniques
Gestion des documents
La gestion des documents comprend les technologies suivantes.

Entrepôts de documents évolutifs et recherche - Les entreprises peuvent organiser et classer les contenus dans un entrepôt de documents centralisé, de façon à fournir à leurs employés une méthode cohérente pour trouver facilement l’information. Par exemple, les catégories de contenu peuvent aider les entreprises à associer des types de documents, comme les contrats, aux métadonnées, aux stratégies de gestion de l’information, aux processus et aux modèles, ce qui contribue à faciliter la mise en œuvre homogène des taxinomies, des polices et des modèles dans l’ensemble de l’entreprise. Grâce au moteur de recherche intégré, les employés peuvent repérer et récupérer l’information et profiter aussi de l’expertise des autres membres du réseau sur le sujet. De plus, ils sont en mesure de localiser avec précision l’information structurée dans les systèmes ERP tels que SAP et Siebel.

Services Excel et gestion intégrée des droits - Il est possible de restreindre l’accès aux documents en utilisant la fonction de gestion intégrée des droits. Pour assurer une protection continue, les droits d’accès autorisé accompagnent les documents quel que soit l’emplacement vers où ils sont transmis. On peut également attribuer aux utilisateurs des droits d’accès à des parties données des documents et supprimer, avant la diffusion finale, l’information sensible comme les révisions et les commentaires. Grâce aux services Excel, les auteurs de feuilles de calcul peuvent protéger les données sensibles contenues dans les feuilles de calcul en exposant uniquement certaines parties des feuilles de calcul à l’aide d’une interface Web.

Déroulement des opérations - Grâce aux fonctions intégrées de déroulement des opérations, il est possible de créer des processus axés sur les documents, d’en faire le suivi et d’y collaborer dans les suites Microsoft Office 2007. Les documents peuvent afficher des avertissements importants ainsi que de l’information sur les tâches, ce qui aide les utilisateurs à suivre de manière adéquate les étapes des processus. En utilisant des outils comme Microsoft Office SharePoint Designer 2007, les entreprises peuvent créer et déployer des processus supplémentaires pour les entrepôts de documents.

Gestion des dossiers
La gestion des dossiers comprend les technologies suivantes.

Stratégies de gestion des dossiers - Les entreprises peuvent appliquer aux dossiers différentes stratégies de gestion de l’information en conformité avec leur programme de gestion des dossiers. On peut notamment appliquer des stratégies d’expiration des dossiers qui précisent la période de conservation des documents, des stratégies de vérification qui font état de l’accès aux dossiers et leur utilisation, ainsi que des stratégies de codes à barres et d’étiquetage qui permettent le mappage des dossiers physiques à un élément électronique. Grâce aux processus relatifs à la disposition des dossiers, les entreprises peuvent déterminer l’action à prendre lorsque prend fin la période de conservation des dossiers.

Entrepôt de dossiers sécurisé - En disposant d’un entrepôt de dossiers mieux sécurisé, les entreprises peuvent verrouiller les dossiers dans leur état final. L’application de la gestion des droits aux dossiers assure la protection des documents même une fois qu’ils ont été téléchargés. Dans Microsoft Exchange Server 2007 et Microsoft Office Outlook 2007, des fonctions permettent aux entreprises de spécifier que certains courriels doivent être envoyés à l’entrepôt des dossiers pour être conservés pendant une longue période. Les entrepôts de dossiers peuvent produire des rapports sur la gestion des dossiers afin de permettre aux entreprises de suivre l’efficacité de leur programme de gestion des dossiers.

Mise en suspens pour des raisons juridiques - Pour empêcher la destruction de dossiers auxquels s’appliquent des exigences d'ordre juridique, les entreprises peuvent les mettre en suspens. Il est possible d’utiliser les fonctions de recherche intégrées pour trouver divers documents mis en suspens pour des raisons juridiques puis d'en dresser une liste remplaçant les dates d’expiration originales.

Gestion des contenus Web
La gestion des contenus Web comprend les technologies suivantes.

Rédaction et diffusion des contenus - Les entreprises peuvent utiliser le nouvel éditeur DHTML et le processus intégré d’approbation du contenu pour créer et diffuser du contenu Web rapidement, avec le minimum d’aide de la part du service des TI.

Utilisation de la marque et navigation - Les entreprises peuvent utiliser des dispositions et des pages maîtres approuvées afin d’indiquer la façon d’utiliser la marque et de naviguer. Les créateurs de contenu peuvent réutiliser les pages et les dispositions approuvées afin d’uniformiser la présentation de la marque sur tous les sites Web. Les employés peuvent créer de nouvelles pages maîtres ou de nouvelles dispositions à l’aide de divers outils tels que Microsoft Visual Studio 2005 et Office SharePoint Designer 2007. Comme les commandes de navigation peuvent être utilisées dès l’installation, elles peuvent être personnalisées facilement, sans qu’il soit nécessaire de développer un nouveau code.

Outils de déploiement et de gestion - L’administrateur du site peut aider les services des TI à gérer le contenu Web et à planifier le déploiement aux serveurs de production. Les services des TI peuvent également gérer des sites multilingues à l’aide d’une bibliothèque de traduction spéciale. Grâce à l’infrastructure unique de gestion des sites Internet, des intranets et des extranets, les entreprises sont en mesure de réduire les coûts et la complexité associés à la création de contenu Web.

Solutions de formulaires électroniques
Les solutions de formulaires électroniques comprennent les technologies suivantes.

Moteur de déroulement des opérations - Les entreprises peuvent automatiser de nombreuses tâches manuelles en utilisant Windows Workflow Foundation. En utilisant des outils comme Visual Studio 2005 et Office SharePoint Designer 2007, le personnel peut créer de nouveaux processus servant à automatiser les processus d'affaires.

Solutions de formulaires - En utilisant Microsoft Office InfoPath 2007, les entreprises peuvent créer des formulaires électroniques et les déployer vers divers canaux, dont des sites Web, des appareils mobiles et des applications clients enrichies. Les gestionnaires peuvent spécifier les règles validant les données ou configurer les formulaires de manière qu’ils soient remplis automatiquement à partir des systèmes ERP et d’autres systèmes réseaux en utilisant les services Web.

Déploiement et gestion rapides - Les services des TI peuvent déployer rapidement et en même temps plusieurs mises à jour de solutions de formulaires, ce qui contribue à assurer un temps d’indisponibilité minimal. Les administrateurs peuvent visionner d’un seul coup l’état de tous les formulaires déployés.
Produits destinés à la gestion de contenu d’entreprise

La solution intégrée de gestion de contenu d'entreprise de Microsoft comprend quatre produits connexes servant à gérer le cycle de vie complet de contenus non structurés et à permettre la gestion du contenu par tous les utilisateurs de l’entreprise :
  • Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • Microsoft Exchange Server 2007
  • Microsoft Office Enterprise 2007
  • Microsoft Office SharePoint Designer 2007
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Office SharePoint Server 2007 fournit les fonctions de gestion de contenu d'entreprise principales, soit la gestion de documents, de la collaboration à la création d'un document,, la gestion des dossiers, la gestion du contenu Web et la création de formulaires électroniques.
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Microsoft Exchange Server 2007
Associé à Office SharePoint Server 2007, Exchange Server 2007 donne aux entreprises la capacité de gérer les courriels de la même façon dont elles gèrent leurs dossiers. Les entreprises peuvent utiliser Exchange Server pour mettre en place des stratégies de gestion des courriels appliquées aux dossiers gérés par Exchange, de sorte que les messages soient envoyés automatiquement vers Office SharePoint Server 2007 et conservés pour une longue période. Le service Microsoft Exchange Hosted Archive aide les entreprises à archiver des courriels dans un environnement hébergé.
Exchange Server 2007
Microsoft Office Enterprise 2007
Pour les entreprises, Office Entreprise 2007 augmente grandement la portée de la solution de gestion de contenu d'entreprise offerte par Microsoft. De plus, il aide les employés à prendre part à la stratégie de gestion de contenu d'entreprise à l'aide des programmes de bureau Microsoft Office qui leur sont familiers.
2007 Microsoft Office System
Microsoft Office SharePoint Designer 2007
Office SharePoint Designer 2007 est l'outil cré spécialement par Microsoft pour la création de processus personnalisés destinés à l'acheminement de documents élaborés en collaboration et à la création de modèles définissant la disposition des pages Web.
Microsoft Office SharePoint Designer 2007
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