Bosley’s Pet Food Plus
Bosley’s Pet Food Plus automatise ses activités avec Microsoft DynamicsMC
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Présentation de la société
Il était de plus en plus difficile pour Bosley’s de satisfaire ses objectifs d’affaires sans investissements importants dans la technologie, car presque tous les aspects de l’entreprise présentaient des lacunes en matière de développements technologiques.
Contexte
Pour commencer, il n’y avait même pas d’ordinateur le plus élémentaire dans ses 22 points de vente. Les communications quotidiennes entre magasins se faisaient par téléphone et télécopieur. Aucune fonction de diffusion par courrier électronique n’était offerte et il était tout simplement impossible de transférer des données entre les systèmes des magasins et le système de gestion des stocks de l’entreprise par voie électronique. De ce fait, le siège social de Bosley’s n’avait aucune idée des activités quotidiennes de ses magasins.
L’acquisition des stocks et la soumission des commandes de produits étaient gérées selon un système manuel complexe; en effet, les employés devaient compter manuellement les articles en magasin, lire le code à barres correspondant à chaque type d’article sur un carnet de commandes papier, puis indiquer le nombre d’articles désirés. L’inventaire était vérifié par une société indépendante qui allait dans chacun des points de vente de Bosley’s tous les six mois. Ce processus prenait à peu près une journée et les résultats étaient rapidement désuets.
Les rapports de vente étaient écrits à la main, puis transmis par télécopieur au bureau central à partir des 22 points de vente. Ces données étaient ensuite saisies manuellement dans une feuille de calcul au moyen du tableur MicrosoftMD ExcelMD pour ensuite créer un rapport de vente d’entreprise. Cette procédure était fastidieuse et très chronovore.
« Nos points de vente étaient des magasins de petite taille et indépendants, qui communiquaient rarement avec notre bureau principal, hormis quelques appels téléphoniques et la transmission hebdomadaire des rapports de vente par télécopieur, précise Ken Almond, président de Bosley’s Pet Food Plus. En matière d’information sur les ventes, les systèmes que nous utilisions remontaient à l’âge des ténèbres. »
Bosley’s avait installé un programme de fidélisation de la clientèle pour acheteurs assidus, fondé sur papier. Les clients qui achetaient 10 sacs d’aliments pour animaux domestiques d’une marque particulière recevaient un sac gratuit. Les problèmes survenaient à la fin du mois, lorsque, dans les 22 points de vente, des centaines de contrats signés par les acheteurs assidus étaient transmis tous en même temps au siège social. Ces contrats devaient être traités un par un, puis envoyés au fabricant du produit en vedette, pour remboursement. Il fallait à une personne une semaine complète pour traiter cette paperasse, ce qui représentait une perte considérable de ressources pour l’entreprise, mais ce programme jouait un rôle essentiel au succès du détaillant quant à la commercialisation et aux ventes.
Le dernier composant du système désuet de Bosley’s était l’environnement DOS Accpac. Le système Accpac du siège social était utilisé pour la gestion des toutes les activités de la comptabilité et de la paie, et des achats de l’entrepôt, de la facturation et de la gestion des stocks. En fait, le problème était que ce système, au cœur du réseau de gestion des ventes et des stocks de Bosley’s, n’était pas intégré.
Bosley’s avait besoin d’une solution pour automatiser son programme de fidélisation pour acheteurs assidus, moderniser son infrastructure de gestion de stocks, des ventes et de comptabilité, et fournir à ses points de vente des outils concrets pour produire avec rapidité et précision les rapports de vente essentiels.
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Solution
En 2002, Ken Almond est entré chez Bosley’s à titre de président. Très vite, il a compris qu’il fallait adopter une solution technologique pour relever les défis du déroulement des travaux et des communications.
« L’information est un outil puissant et l’une des difficultés que j’ai pu constater, en prenant la barre chez Bosley’s, c’est qu’il y avait bien du rattrapage à faire, explique M. Almond. Je savais qu’il nous fallait passer à l’ère technologique pour survivre. Puisque nous ne pouvions accéder rapidement à l’information pertinente, nous perdions du terrain. »
Comptable agréé, M. Almond connaissait déjà les solutions ERP et savait jusqu’à quel point elles pouvaient aider une entreprise à progresser. Il a donc fait appel à un spécialiste externe pour évaluer les différentes solutions ERP alors offertes sur le marché. Bosley’s a étudié plus de 10 logiciels de divers fournisseurs notamment, Profitek, Retail Pro, KingCorp et CounterPoint. Finalement, la société a retenu une solution axée sur Microsoft Dynamics GP et Microsoft Dynamics RMS.
« J’ai alors découvert qu’une chaîne de magasins de produits pour animaux domestiques située au Québec avait implanté un système très efficace jumelant Microsoft Dynamics GP avec Microsoft Dynamics RMS, déclare M. Almond. Les solutions offertes par d’autres sociétés ne pouvaient simplement pas assurer la stabilité à long terme propre à Microsoft. Il était impossible de savoir si certaines de ces entreprises seraient encore là dans quelques années et nous ne voulions surtout pas nous trouver un jour sans assistance technique. »
Bosley’s a entrepris le déploiement de Microsoft Dynamics RMS à l’automne 2004 et a installé Microsoft Dynamics GP en février 2005. Près d’un an plus tard, Bosley’s a décidé de se doter d’applications encore plus personnalisées. C’est ainsi qu’en novembre 2005, elle s’est tournée vers Retail Hero, partenaire certifié Or de Microsoft. Retail Hero a alors conçu sur mesure un programme centralisé de fidélisation de la clientèle, qui prenait en charge le programme pour acheteurs assidus déjà en place (produit maintenant connu sous le nom de Q-Rewards for Dynamics RMS); le partenaire a ensuite créé un système de production de rapports amélioré qui, depuis, a été intégré aux systèmes ERP de Bosley’s.
Une fois le nouveau système de gestion des points de vente en place, Bosley’s a lancé, en février 2006, la version du système qu’elle utilise actuellement. L’entreprise est essentiellement passée d’un système peu informatisé à un système ERP évolué en un peu plus d’un an.
Bénéfices
Depuis de déploiement de ces nouvelles solutions, Bosley’s Pet Food Plus a nettement amélioré ses activités courantes.
Processus automatisé de gestion des stocks
Grâce à la solution fondée sur Microsoft Dynamics, le système de gestion des stocks de Bosley’s est maintenant entièrement automatisé. Les commandes sont transmises directement des points de vente à l’entrepôt, par une ligne d'abonné numérique à débit asymétrique (LNPA). Des limites minimales et maximales sont établies pour chaque article, et dès que le système détecte qu’un article risque d’être en rupture de stock, un bon de commande est créé dans Microsoft Dynamics GP. Le comptage manuel et le balayage ont été complètement éliminés du système de Bosley’s et les commandes de produits peuvent être passées en quelques minutes. De plus, Bosley’s peut évaluer le rendement des ventes des diverses marques et déterminer immédiatement si les stocks sont déficients ou excédentaires. Cela permet au détaillant d’assurer une gestion plus efficace de ses stocks et de veiller à ce que les produits soient en tout temps en quantité suffisante en magasin, pour pouvoir répondre à la demande de ses clients.
« Les fonctions de gestion des stocks de Microsoft Dynamics RMS nous permettent de distinguer les produits populaires de ceux qui ne se vendent pas, explique M. Almond. Sur le marché de la vente au détail, il est primordial d’établir cette distinction pour mieux répondre aux besoins des clients. »
Production de rapports quotidiens
Auparavant, le siège social de Bosley’s recevait un rapport de vente hebdomadaire qui contenait de l’information sommaire. Aujourd’hui, il reçoit tous les jours un rapport de vente détaillé où figurent les résultats des 22 points de vente. De plus, les possibilités offertes aux directeurs des magasins sont telles qu’ils peuvent créer des rapports détaillés et la représentation graphique des ventes, et même évaluer leur progression dans le but d’atteindre les objectifs de vente annuels. L’environnement Microsoft Dynamics offre à tous les intervenants de l’entreprise, du personnel cadre du siège social aux directeurs des magasins, l’assurance d’être toujours au courant de l’état actuel des affaires de leur entreprise et ainsi, de repérer toutes les lacunes pouvant nuire au succès de l’entreprise.
« Je compile le rapport de vente quotidien tous les matins, dès que j’arrive au bureau. En moins de cinq minutes, je connais exactement le chiffre des ventes et le rendement de la journée précédente pour chacun des magasins, affirme M. Almond. Avant la mise en oeuvre de Microsoft Dynamics, je devais passer au peigne fin 22 rapports qui nous parvenaient à toute heure, puis entrer manuellement les résultats sur une feuille de calcul Excel. Toute cette procédure prenait des heures et il fallait une bonne partie de la journée pour se faire une idée de la situation à l’échelon de l’entreprise. Maintenant, cela se fait presque instantanément. »
Divers instantanés en temps réel
Bosley’s a maintenant accès à des instantanés en temps réel qui lui permettent d’évaluer le rendement de l’entreprise. Puisque le détaillant peut faire un suivi serré des données, son personnel peut prendre des décisions d’affaires plus éclairées.
« Microsoft Dynamics nous permet de discerner les marques les plus populaires et les meilleurs professionnels de la vente, ainsi que de mieux gérer nos stocks. L’information à laquelle nous pouvons accéder est illimitée, explique M. Almond. Avant l’implantation de Microsoft Dynamics nous n’avions aucune idée des stocks de chacun magasins. Nous ne pouvions même pas déterminer quels produits se vendaient le mieux. Le logiciel nous a permis de résoudre ce problème et d’avoir une vue d’ensemble plus juste des activités de notre entreprise. »
Service à la clientèle amélioré
Avant d’adopter cette solution, Bosley’s avait installé un programme de fidélisation de la clientèle pour acheteurs assidus, fondé sur papier pour assurer le suivi du dossier de ces clients. Retail Hero a conçu un système appelé Q Rewards qui, combiné de façon transparente à RMS, a permis d’améliorer l’efficacité du programme pour acheteurs assidus en automatisant l’ensemble du processus, de la caisse à l’arrière guichet. Grâce à ce système, les directeurs peuvent accéder à tous les rapports voulus du bout des doigts.
« Le programme pour acheteurs assidus était si populaire que nous croulions sous la paperasse. Nous faisions des cauchemars à l’idée d’avoir à les traiter, déclare M. Almond. Retail Hero a permis de rationaliser notre utilisation de Microsoft Dynamics RMS en concevant un programme personnalisé qui automatisait le programme pour acheteurs assidus et qui nous permettrait de surveiller facilement et efficacement l’ensemble du système. Nous avons ainsi pu éliminer les tonnes de dossiers papier que nous traitions et les directeurs de magasin peuvent désormais consacrer plus de temps à la gestion plutôt qu’à la mise à jour de notre base de données. »
Communication accrue
Depuis l’installation de PC articulés sur WindowsMD dans les magasins, Bosley’s dispose de fonctions de courriel grâce à Microsoft OutlookMD, et de la messagerie instantanée, avec Microsoft Windows Live MessengerMC. Ainsi, l’entreprise bénéficie maintenant de fonctions de communication instantanée qui contribuent au bon déroulement des opérations quotidiennes dans les magasins et qui, dans plusieurs cas, permettent d’offrir un service de qualité supérieure à ses clients.
« Nous pouvons maintenant transmettre quotidiennement à nos magasins des mises à jour sur les produits, de l’information sur nos fournisseurs, des affiches et du matériel de formation, affirme M. Almond. Lors du récent rappel de produits alimentaires pour animaux domestiques, nous avons pu communiquer instantanément avec nos magasins et leur transmettre les listes complètes des produits faisant l’objet du rappel; ils ont ainsi pu retirer immédiatement ces produits de la vente. Bosley’s était aussi mieux placée pour mieux informer ses clients sur les produits récemment achetés et indiquer si ces produits figuraient sur la liste de rappel et ce, grâce aux fonctions de suivi du programme Q-Rewards récemment mis en oeuvre.
Bosley’s Pet Food Plus continuera de tirer profit des avantages de la plate-forme Microsoft Dynamics pendant des années. Le détaillant prévoit intégrer de nouveaux outils à Microsoft Dynamics GP et Microsoft Dynamics RMS et continue de chercher d’autres moyens de simplifier ses opérations.
« Pour Bosley’s, l’atteinte d’un taux de rendement du capital investi ne constitue pas l’ultime objectif de Microsoft Dynamics. Nous utilisons ce produit pour assurer la gestion efficace de nos affaires et rester en tête du marché concurrentiel d’aujourd’hui. Le secteur du commerce de détail évolue si vite que nous devons toujours rester vigilants. Heureusement, les solutions de Microsoft nous y aident. »
Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics est une gamme de solutions de gestion des affaires intégrées et adaptables qui permet aux entreprises et à leurs employés de prendre des décisions avec plus d’assurance. Microsoft Dynamics fonctionne comme les logiciels connus de Microsoft tels que Microsoft Office, ce qui signifie que la courbe d’apprentissage est moindre pour vos employés. Ceux-ci peuvent donc rapidement devenir fonctionnels et se concentrer sur ce qui compte le plus. De plus, parce qu’il origine de Microsoft, le logiciel fonctionne facilement avec les systèmes que votre entreprise a déjà mis en œuvre. En automatisant et en simplifiant les processus relatifs aux finances, aux relations avec la clientèle et à la chaîne d’approvisionnement, Microsoft Dynamics réunit les gens, les processus et les technologies, ce qui augmente la productivité et l’efficacité de votre entreprise et vous aide à atteindre la réussite commerciale.
Pour de plus amples renseignements sur Microsoft Dynamics, visitez le sitewww.microsoft.ca/dynamics
Renseignements supplémentaires
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Retail Hero, composez le 1 888 785-4376 ou visitez le site Web www.retailhero.com
Pour de plus amples renseignements sur Bosley’s Pet Food Plus, composez le 604 270-4177 ou visitez le site Web www.bosleys.com
