Homes By Avi
Un constructeur de maisons canadien met sur pied un environnement de collaboration grâce à la technologie de collaboration en temps réel Microsoft Office
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Présentation de la société
Depuis ses débuts en 1978 à titre d’entreprise familiale formée de cing personnes en construction de maisons, l’entreprise albertaine Homes by Avi, dont le siège social est situé à Calgary, compte maintenant 170 employés et possède un bureau à Edmonton, ainsi que près de 50 maisons modèles dans 26 localités de l’Alberta. En vue de soutenir sa croissance, Homes by Avi a lancé en mars 2004 une division multifamiliale appelée Avi Urban qui propose des complexes résidentiels novateurs dans des secteurs de prestige à Calgary et à Edmonton. En outre, Homes by Avi a récemment ouvert un bureau à Austin au Texas, et elle possède une entreprise de construction de charpente en bois en Angleterre appelée The Homes Factory.
Contexte
Les employés de l’entreprise sont dispersés dans toute la province d’Alberta, ce qui complique la communication et la collaboration. Comme l’entreprise est depuis longtemps un chef de file en matière d’adoption de nouvelles solutions technologiques, elle désirait mettre en œuvre une solution de collaboration en temps réel fiable et facile à utiliser qui permettrait à ses employés de collaborer peu importe le moment et l’endroit.
« Nous faisions face aux difficultés que vivent de nombreuses entreprises ayant des ressources réparties. Nous éprouvions des difficultés à maintenir des liens de communication, de collaboration et d’information entre nos bureaux de Calgary et d’Edmonton ainsi qu’entre les employés situés dans d’autres localités, a expliqué Darren Soltes, vice-président à l’expansion des affaires chez Homes by Avi. Il n’était pas toujours possible de se déplacer d’un bureau à l’autre en raison des coûts et de l’horaire très chargé de nos équipes, c’est pourquoi nous voulions créer un environnement de collaboration virtuel qui permettrait à nos équipes de collaborer peu importe l’endroit où elles se trouvaient. Ceci nous aiderait non seulement à soutenir la progression de notre entreprise, mais également à nous assurer de maintenir un environnement de collaboration au sein de l’entreprise au fil de notre croissance. »
L’entreprise recherchait une solution de collaboration qui l’aiderait à accélérer l’élaboration de projets et à hausser les niveaux globaux d’efficacité et de productivité. La nouvelle solution devrait également fournir un environnement sécurisé pour le partage de l’information sensible.
« Nous étions très impressionnés par la rapidité de communication et la facilité de collaboration que procuraient des outils comme les applications de messagerie instantanée, mais nous n’avions jamais envisagé sérieusement la mise en place de ces outils pour des raisons de sécurité, et nous nous efforcions de trouver une solution d’entreprise qui nous permettrait d’obtenir ces avantages d’une manière sécuritaire et fiable, » a ajouté M. Soltes.
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Solution
En vue de simplifier et d’uniformiser la gestion de ses TI, Homes by Avi a adopté un modèle hébergé pour son environnement de collaboration de sorte que ses applications de données puissent être gérées de l’extérieur. Homes by Avi a opté pour les services d’hébergement de solution d’Allstream en raison de l’excellent service à la clientèle du fournisseur de services et de ses efforts pour offrir des solutions novatrices. Au début de 2005, Homes by Avi a fait équipe avec Allstream pour présenter la suite Collaboration d’Allstream à un groupe pilote formé de 15 employés provenant de différents services de l’entreprise. La solution permet à l’entreprise d’accéder à des outils de communication et de collaboration de premier plan, dont les versions hébergées de MicrosoftMD Office Live Meeting 2005, Microsoft Office Live Communication Server 2005, Microsoft Office Communicator 2005, ainsi que Microsoft SharePointMD Services et Microsoft Exchange Server 2003.
Convocation aux réunions peu importe l’endroit
Solution de cyberconférence souple et facile, Live Meeting 2005 permet aux équipes de Homes by Avi de collaborer avec des collègues, des clients et des fournisseurs peu importe l’endroit où ils se trouvent. Simplement par l’envoi d’une convocation à une réunion, les organisateurs de réunions peuvent lancer une cyberconférence à l’intention de petits groupes ou de milliers d’utilisateurs sans que les participants n’aient à quitter leur bureau. Il suffit au personnel de Homes by Avi d’avoir accès à une connexion Internet pour faire des mises à jour sur l’état des projets, résoudre des problèmes liés à des complexes résidentiels, procéder à des séances de remue-méninges, modifier des documents, collaborer à l’aide de tableaux blancs et négocier des contrats sans les coûts et les inconvénients associés aux déplacements.
« Nous avons proposé cette solution à Homes by Avi parce qu’elle répond exactement à ses préoccupations et qu’elle lui offre une grande valeur, a déclaré Angela Hlavka, vice-présidente de l’élaboration de solutions stratégiques à Allstream. Grâce à Live Meeting 2005, les employés de Homes by Avi à Calgary et à Edmonton peuvent collaborer facilement dans le cadre de documents ou de projets et même se parler face à face, grâce aux fonctions de vidéoconférence intégrées à Live Meeting 2005 par Allstream, sans avoir à se déplacer. »
Faisant partie intégrante de Microsoft Office System, Live Meeting 2005 permet aux employés de Homes by Avi de convoquer des réunions spéciales à partir de programmes Microsoft Office tels le système client de messagerie et de collaboration Microsoft Office OutlookMD, Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, le programme de présentation graphique Microsoft Office PowerPointMD, Microsoft Office Project, et le logiciel de dessin et de création de diagrammes Microsoft Office VisioMD. Les organisateurs de réunions peuvent planifier des réunions à l’aide d’Outlook même lorsqu’ils ne sont pas en ligne, envoyer des convocations aux réunions distinctes aux présentateurs et aux participants et inclure automatiquement de l’information sur l’audioconférence. L’interface familière Microsoft Office de Live Meeting 2005 contribue à rendre l’application intuitive et conviviale, réduisant le besoin de formation.
Collaborer de façon sécuritaire
Comme Live Meeting 2005 est conçu pour assurer une communication sécurisée, la solution donne au personnel de Homes by Avi la possibilité de collaborer à distance avec des collègues, des clients existants et éventuels et des partenaires commerciaux tout en protégeant les renseignements commerciaux essentiels. Pour éviter les risques en matière de sécurité en ligne, neuf couches distinctes de mesures de sécurité logicielle protègent l’infrastructure de Live Meeting, agissant comme une forteresse autour de l’ensemble des données clients.
Tous les aspects de Live Meeting, de l’installation à la conclusion d’une séance, sont protégés au moyen de règles de sécurité d’accès. L’interface utilisateur de Live Meeting offre un ensemble de fonctions variées qui permet à Homes by Avi de gérer et de contrôler les dirigeants de réunions, l’accès et la participation aux réunions ainsi que leur contenu. Ces fonctions permettent à l’entreprise d’établir et de mettre en pratique ses propres politiques et procédures en matière de sécurité au niveau qui correspond à ses besoins. De plus, Live Meeting 2005 met à la disposition de Homes by Avi un accès privé aux horaires, un suivi de la participation ainsi que des outils en matière de sécurité de l’entreposage du contenu.
Déterminer la presence
Homes by Avi peut assurer efficacement la collaboration des équipes grâce à Microsoft Office Live Communications Server 2005, un serveur de collaboration en temps réel à l’échelle de l’entreprise. Comme Live Communications Server permet aux utilisateurs d’afficher leur état (par exemple, absent, disponible, occupé, ne pas déranger) à d’autres utilisateurs, les équipes éloignées sur le plan géographique connaissent toujours la disponibilité ou la « présence » des membres d’autres équipes. Grâce à Microsoft Office Communicator 2005, le système client privilégié de Live Communications Server 2005, Homes by Avi peut accéder à un outil qui offre des fonctions de communications intégrées comprenant la messagerie instantanée, la gestion de présence extensible au moyen de l’information sur le calendrier de Microsoft Exchange Server, la voix et la vidéo sur PC ainsi que la voix sur IP (VoIP). Les membres d’équipe peuvent même déterminer quels sont les autres membres de l’équipe qui ne sont pas connectés. En cliquant à l’aide du bouton droit sur le nom de l'utilisateur qui n'est pas connecté, les employés de Home by Avi peuvent déterminer si cet utilisateur peut être joint par d'autres formes de communication, tel le courrier électronique ou le téléphone.
« Le maintien d’un environnement de collaboration est essentiel pour une entreprise comme la nôtre où l’expertise de nombreux membres d’équipe est nécessaire à la réussite d’un projet, a affirmé M. Soltes. Grâce à la technologie de collaboration en temps réel, nous sommes en mesure de nous assurer que tous les employés sentent qu’ils font partie d’une équipe, qu’ils en connaissent bien les membres et qu’ils peuvent facilement partager des connaissances et des renseignements sur l’entreprise et ce, dans l’intérêt de l’ensemble de l’entreprise, ce qui serait impossible à réaliser simplement par téléphone ou par courriel. »
Bénéfices
Grâce à sa nouvelle solution de communication unifiée, Homes by Avi a pu renforcer la communication et la collaboration entre ses équipes et augmenter l’efficacité et la productivité. Elle désire maintenant créer une nouvelle façon d’offrir de la formation à tous les membres de son personnel.
Maintenir le contact
Microsoft Live Meeting 2005 a permis aux équipes de Homes by Avi de simplifier la collaboration et d’améliorer les possibilités de communication. Les membres d’équipe tiennent désormais des cyberconférences régulièrement afin de faire des mises à jour sur l’avancement des projets ou pour discuter d’autres sujets. La solution a également entraîné des gains sur les plans de l’efficacité et de la productivité étant donné que le partage de l’information se fait plus facilement et plus rapidement grâce à la cyberconférence.
« Tandis qu’avant les frais de déplacement et les contraintes de temps ne m’auraient permis que des visites occasionnelles dans les différents bureaux ou les points de vente, je peux désormais rencontrer ces membres d’équipe lorsque c’est nécessaire. Le fait de pouvoir rencontrer nos équipes au besoin plutôt qu’une fois tous les deux mois a fait une énorme différence pour notre entreprise, a expliqué M. Soltes. Grâce à notre nouvelle solution, non seulement sommes-nous en mesure de résoudre rapidement tout problème relatif aux projets, apporter les changements nécessaires aux documents ou répondre aux questions des membres d’équipe, mais nous pouvons également établir des liens plus étroits avec nos équipes, nos partenaires et même les clients. » Live Meeting 2005 aide également le personnel technique de Homes by Avi à rester en contact avec les membres qui ont besoin d’assistance en TI. Grâce au partage des bureaux par le biais de Live Meeting 2005, Homes by Avi peut centraliser son service d’assistance en TI à son siège social de Calgary. Les utilisateurs qui ont besoin d’assistance en TI n’ont qu’à communiquer avec le service des TI de Calgary d’où un technicien prend le contrôle à distance du bureau de l’utilisateur et lui fournit l’assistance nécessaire.
« Cette solution permet à Homes by Avi de demeurer à l’avant-garde de son secteur grâce à l’amélioration de l’efficacité, de la productivité et du partage des connaissances. Maintenant que le personnel a moins besoin de se déplacer, non seulement l’entreprise est-elle en mesure de réaliser des économies considérables, mais elle aide également les employés à mieux concilier le travail et la vie personnelle, » a ajouté Mme Hlavka.
Se tourner vers l’avenir
Bien que Homes by Avi commence tout juste à explorer les possibilités qu’offrent les solutions de collaboration en temps réel, l’entreprise expérimente déjà de nouvelles façons de mettre à profit les outils mis à sa disposition. « Je ne me serais jamais attendu à ce que cette technologie puisse être utilisée dans de si nombreux secteurs de notre entreprise; elle révolutionne véritablement notre façon de travailler, a déclaré M. Soltes. Elle me fait découvrir constamment de nouvelles façons d’améliorer nos activités. »
Homes by Avi travaille actuellement à la mise sur pied de « Homes by Avi University », un programme de formation conçu pour aider son personnel à demeurer à jour en ce qui concerne les règlements les plus récents en matière de construction, les pratiques du secteur et les tendances. À l’aide de ses outils de collaboration en temps réel, l’entreprise peut désormais offrir des cours à tous ses employés, peu importe où ils se trouvent. Tandis qu’auparavant les frais de formation ont pu empêcher Homes by Avi de tenir une seule séance de formation annuelle, l’entreprise peut maintenant offrir de la formation continue.
« Live Meeting 2005 constitue un excellent outil de formation, a ajouté M. Soltes. Il aurait été très difficile pour nous de déplacer tous nos employés afin qu’ils assistent à des cours de formation tant du point de vue des finances que de la planification. Cet outil nous permet de nous assurer que tous peuvent bénéficier d’une formation. Même nos membres d’équipe les plus occupés ont accès à de l’information sur la formation étant donné que le personnel peut enregistrer et visualiser les cyberconférences au moment qui leur convient. »
Homes by Avi désire également mettre à profit les possibilités de messagerie instantanée d’entreprise des solutions de collaboration en temps réel de Microsoft en permettant aux équipes de simplifier encore davantage la communication et d’accroître la productivité résultant d’un accès plus rapide à l’information.
« Nous avons hâte d’utiliser la messagerie instantanée dans notre environnement alors que nous présentons cette solution au reste de l’entreprise, a conclu M. Soltes. Grâce aux outils de collaboration en temps réel de Microsoft, nos équipes pourront désormais bénéficier de la hausse de productivité découlant de la messagerie instantanée. Mais ce qui est encore plus important, c’est que nous pourrons y arriver d’une manière sécuritaire. »
Microsoft Office System
Microsoft Office System est l’environnement que le monde des affaires a adopté pour gérer l’information. Il comprend les logiciels, les serveurs et les services qui contribuent à votre succès en transformant l’information en un atout majeur.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Microsoft Office System, visitez le site : http://www.microsoft.com/office/
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Homes By Avi, composez le (403) 259-2122 ou visitez le site www.homesbyavi.com
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Allstream, composez le 1 866 841-8629 ou visitez le site www.allstream.com
