National Fast Freight Inc.
National Fast Freight confie le pilotage de ses activités à une solution Microsoft de gestion des données commerciales vue d’ensemble de l’entreprise
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Présentation de la société
Fondée en 1992 et établie à Concord, en Ontario, National Fast Freight est une société de transport et de services logistiques spécialisée dans le groupage de marchandises, c'est-à-dire qu'elle offre un service multimodal de collecte par camion dans le cadre duquel le client n'a affaire qu'à un seul interlocuteur, ce qui garantit une bonne rentabilité.
Assurant un remarquable rapport coût-efficacité afin de proposer des tarifs très concurrentiels, National Fast Freight offre en outre à ses clients nord-américains une excellente qualité de service.
Contexte
La mission que s'est fixée National Fast Freight consiste à faire en sorte que les marchandises à expédier se rendent à bon port dans les délais impartis et au meilleur coût. Desservant des centaines de clients répartis un peu partout au Canada et aux États-Unis, la société doit traiter différents types de données générées par ses services internes ou provenant de l'extérieur. Toutes ces informations – coordonnées des clients, tarifs des transporteurs, etc. – se trouvent dans des systèmes hétéroclites disséminés au sein de l'entreprise.
Le système de gestion de données de National Fast Freight générait jusqu'ici, une fois par jour, des rapports imprimés qui ne permettaient pas de recouper en temps réel les informations relatives aux frais d'expédition, à l'état des chargements ou aux ventes, c'est-à-dire aux indicateurs dont les décideurs avaient besoin quotidiennement.
L'entreprise cherchait à améliorer son système en lui greffant un outil qui permettrait au personnel de produire et d'analyser les rapports en temps réel. L'interprétation des rapports papier s'avérait fastidieuse, et les responsables savaient que leur disparition allait se traduire par une hausse du rendement et, à tous les niveaux – de la direction aux agents commerciaux –, par l'amélioration du processus décisionnel.
« Notre vieux système nous préparait bien des rapports quotidiens, mais les données qui y figuraient n'étaient actualisées qu'une fois par mois, ce qui compliquait énormément la moindre analyse au pied levé », explique Lori McCreight, directrice générale de National Fast Freight. « La tâche consistant à accéder aux données et à générer un rapport était un véritable cauchemar, car il fallait croiser plusieurs bases de données pour obtenir toute l'information voulue. À cause du temps et de l'énergie perdus à puiser auprès de différents sources, l'opération prenait de deux à quatre jours. »
L'entreprise voulait par ailleurs permettre à ses clients d'obtenir par eux-mêmes des informations sur les transactions commerciales qu'ils menaient avec elle. En offrant ce service à valeur ajoutée, National Fast Freight espérait donner à sa clientèle des motifs de satisfaction supplémentaires, se distinguer de ses concurrentes et attirer de nouveaux clients.
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Solution
National Fast Freight a demandé à GHI Technologies – partenaire certifié or de Microsoft – de concevoir une solution de gestion des informations commerciales qui répondrait à ses exigences. Fournisseur vedette d'outils de veille stratégique et de gestion des relations avec la clientèle (CRM), GHI Technologies se spécialise dans les plates-formes pouvant servir d'assise à des solutions haut de gamme de mise en œuvre de processus d'affaires. Elle a acquis une grande expérience dans le développement et le déploiement de ce type d'outils pour l'industrie pharmaceutique et les secteurs du transport, de la distribution et du commerce de détail.
L'apport des spécialistes
Étant donné que son personnel informatique ne comprend que quelques préposés au soutien technique et un seul développeur, National Fast Freight se devait de trouver un partenaire pouvant mettre à sa disposition un réel savoir-faire technique et une bonne connaissance du domaine considéré.
« L'un des principaux avantages de notre solution est qu'elle nous permet de tirer parti des compétences de GHI Technologies en exploitation des données de gestion », souligne Lori McCreight. « Étant donné la taille de notre service informatique, il nous aurait été extrêmement difficile de développer et de gérer une application de cette envergure. »
Le cahier des charges
National Fast Freight a précisé ses besoins de concert avec GHI. Il lui fallait un outil assurant la gestion des données commerciales sur le plan interne et tenant lieu simultanément de tableau de bord permettant de contrôler la fourniture d'informations aux clients.
Après avoir examiné les différentes options qui s'offraient à elle, National Fast Freight a choisi une solution sur mesure bâtie autour de Microsoft SQLMC Server 2000, avec recours aux modules Analysis Services et Microsoft Data Analyzer. Élément à part entière de Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition, Analysis Services permet à l'utilisateur d'effectuer rapidement l'analyse d'ensembles de données volumineux et complexes, ne serait-ce que parce qu'ils font appel à de multiples sources. National Fast Freight peut ainsi exploiter au mieux la puissance de l'analyse commerciale et prendre des décisions plus judicieuses parce que plus éclairées.
« National Fast Freight recherchait une solution qui lui permettrait d'entrer en contact avec chacun de ses clients et d'avoir une vue d'ensemble des points forts et des faiblesses de chaque relation d'affaires, des possibilités offertes et des risques encourus », explique Tom Kavoursas, vice-président pour les solutions de veille stratégique chez GHI Technologies. « Grâce à la puissance d'Analysis Services, National Fast Freight peut désormais prévoir précisément les coûts que devront engager ses clients; sur le plan interne, les responsables ont accès aux chiffres de vente pour tel trimestre, client ou volume de transactions. Résultat : une efficacité opérationnelle optimisée qui a rendu National Fast Freight très concurrentielle, notamment parce qu'elle offre un service à la clientèle hors pair. »
« Nous souhaitions ardemment pouvoir disséquer les activités menées avec chaque client en analysant le chiffre d'affaires en fonction du poids des marchandises et du mode d'expédition, ainsi que la rentabilité des activités », déclare Lori McCreight. « Dans ce secteur, tout est fonction du poids et du volume du fret. Connaissant avec précision ces deux paramètres pour tel ou tel envoi, nous pouvons mieux prévoir nos revenus et maintenir la rentabilité des opérations. »
Des informations fiables à fournir aux clients
Sur le marché du transit de marchandises, le service à la clientèle et le respect des délais sont cruciaux. La durée d'une livraison peut dépendre d'un retard à la frontière, du mauvais temps ou de travaux routiers. Pour National Fast Freight, il était essentiel de pouvoir fournir aux clients, par Internet, des informations à jour.
Pour répondre à ce besoin, GHI a conçu une sorte de console grâce à laquelle les clients peuvent obtenir les informations voulues sur les opérations qu'ils mènent avec National Fast Freight. Bâtie autour des outils Microsoft de gestion des données commerciales, la solution Web en question permet d'afficher les tarifs, le poids des marchandises et l'historique des envois déjà confiés au transitaire.
« National Fast Freight a pu nous dire exactement comment elle voulait que les données soient présentées aux clients », précise Tom Kavoursas. « Une bonne collaboration lui a permis d'offrir rapidement ce service à sa clientèle. Grâce aux outils Microsoft de gestion des informations commerciales, nous avons pu mettre en œuvre la solution dans les délais fixés et de façon à en assurer la sécurité et la fiabilité. »
Bénéfices
À la suite de la mise en service de sa solution Microsoft, National Fast Freight a constaté une amélioration de son service à la clientèle, une meilleure compréhension de ses processus de gestion et un accroissement de l'efficacité opérationnelle dans tous les services.
Un meilleur service à la clientèle
Dans le secteur du transport et des services logistiques, la concurrence est féroce. Les services à valeur ajoutée peuvent faire toute la différence. Parce qu'elle donne à ses clients la possibilité d'accéder par Internet à l'information dont ils ont besoin, National Fast Freight dispose d'un avantage commercial clé sur ses concurrentes. Le tableau de bord qu'elle met à leur disposition lui permet de fournir à ses clients stratégiques des rapports sur les activités commerciales qu'ils mènent avec elle.
« Dans l'ensemble, nos clients sont ravis. Beaucoup recherchaient un service à valeur ajoutée de ce genre, car dans tous les services des entreprises, on s'efforce de contrôler les coûts », explique Lori McCreight. « Plutôt que de leur envoyer des graphiques et des feuilles de calcul, nous préférons leur permettre d'afficher en ligne l'information que leurs propres systèmes ne peuvent générer. Nous disposons d'un outil très puissant. »
« Une société de transport qui fait partie du gratin n'a rien à cacher. En donnant à ses clients la possibilité de prendre de meilleures décisions commerciales parce qu'ils peuvent accéder à des données confidentielles, National Fast Freight s'est dotée d'un avantage stratégique sur ses concurrentes », estime Tom Kavoursas. « En transmettant régulièrement à sa clientèle des analyses et des rapports, elle affiche en outre sa détermination à jouer franc-jeu. On ne peut être plus convaincant dans ce secteur d'activité. »
Une prise de décision plus éclairée
Grâce à sa solution Microsoft de gestion des données commerciales, National Fast Freight peut mener ses activités sur la foi d'informations réellement fiables. Les multiples bases de données de la société constituent désormais, à tous les niveaux, une source unique de renseignements parfaitement exploitables. Le personnel peut maintenant consulter et analyser les données par Internet chaque fois que le besoin s'en fait sentir. Le service des ventes et les gestionnaires sont notamment en mesure d'évaluer telle ou telle relation d'affaires afin d'en déterminer la rentabilité. L'entreprise a déjà exploité cette possibilité afin de mener des campagnes de publicité et de marketing auprès de certains clients.
« GHI Technologies a été capable de fusionner nos différentes bases de données en une seule source d'information », ajoute Lori McCreight. « Notre outil Microsoft a supprimé un bon nombre des irritants auxquels nous nous heurtions tous les jours : la multiplicité des systèmes, les rapports imprimés – donc complètement statiques –, les goulots d'étranglement, l'incapacité d'effectuer des analyses en temps réel, l'unification pratiquement impossible des données... Au niveau de la prise de décision et de la fidélisation de la clientèle, les progrès ont été très nets. À bien des égards, cette solution nous a permis d'accroître notre chiffre de vente, et nous menons aujourd'hui nos activités de manière beaucoup plus efficace. »
Une productivité accrue
La solution a également permis à National Fast Freight de décupler la productivité au niveau des transporteurs, car il est désormais possible d'obtenir des détails comme les frais d'expédition pour telle ou telle destination, ou encore le coût de telle ou telle livraison.
« Avec notre outil de gestion des données commerciales, National Fast Freight peut analyser ses activités de bout en bout », note Tom Kavoursas. « Qu'il s'agisse de données comptables ou géographiques, ou encore d'informations sur la clientèle, les dirigeants sont aujourd'hui en mesure de les disséquer jusqu'à parvenir au cœur même de l'information. Ainsi peuvent-ils prendre en temps voulu des décisions réellement éclairées, ce qui permet à National Fast Freight de procéder dans son secteur à des investissements stratégiques générateurs de revenus. »
« Notre nouvel outil a rehaussé notre productivité et a donné à l'ensemble de l'entreprise et à chacun de ses membres – depuis le directeur du transport jusqu'au chef de la direction – la souplesse que seule peut conférer l'accès à des données à jour et pertinentes », conclut Lori McCreight.
Microsoft Windows Server System
Microsoft Windows Server SystemMC est l’infrastructure de serveur complète, intégrée et interopérable qui réduit la complexité et les coûts reliés à la création, au déploiement et au fonctionnement de solutions pour les entreprise agiles. Windows Server System aide les clients à créer une nouvelle valeur pour leur entreprise grâce à l’utilisation stratégique de leurs ressources en TI. En ayant pour base la plate-forme Windows Server, Windows Server System fournit une infrastructure fiable pour l’analyse et la gestion de données, l’intégration de l’entreprise, les portails à l’intention des partenaires, des clients et des employés, l’automatisation du processus administratif, la communication et la collaboration et les opérations de TI de base, notamment la sécurité, le déploiement et la gestion des systèmes.
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Renseignements supplémentaires
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Renseignements sur le partenaire:
GHI Technologies, 905-821-9210
Renseignements sur le client, National Fast Freight:
905-761-0009 or 800-563-2223.
