l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA)
L’Agence de promotion économique du Canada atlantique améliore la gouvernance grâce à Office System 2007
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Présentation de la société
Si, dans le cadre d’un projet, il est question de promotion du développement économique dans le Canada atlantique, il est probable que l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) y ait joué un rôle. L’APECA est l’organisme du gouvernement fédéral chargé de promouvoir la croissance économique dans la région de l’Atlantique. Son mandat est de travailler avec ceux qui résident et oeuvrent dans la région, notamment au chapitre de leurs entreprises, de leurs organisations, de leurs organismes provinciaux et municipaux et d’autres organismes fédéraux.
Contexte
L’APECA offre ainsi des services de développement économique directement aux entreprises, contribuant à l’architecture commerciale, à la recherche, au réseautage et au rayonnement international. Ces outils de développement d’affaires procurent aux clients les moyens et les ressources qui leur permettent de franchir toutes les étapes du cycle de vie d’une entreprise, de la planification initiale à l’expansion.
Outre un bureau à Ottawa, l’APECA, dont le siège social est situé à Moncton, au Nouveau-Brunswick, compte sept bureaux régionaux et une quarantaine de bureaux locaux disséminés dans les quatre provinces de l’Atlantique. Son personnel, soit près de 1 000 employés, est réparti dans cette vaste région, et un grand nombre d’entre eux voyagent souvent pour visiter des clients ou par affaires. L’amélioration de la collaboration entre les employés et les clients était donc une priorité majeure pour l’APECA.
Le gouvernement du Canada a récemment adopté un nouveau cadre d’imputabilité pour ses ministères et organismes gouvernementaux, lequel exige une amélioration de la gouvernance des TI, de la conformité et de la transparence des processus internes. Confrontée à ce nouveau mandat gouvernemental, l’APECA cherchait des moyens de simplifier les processus de son flux de travaux interne et d’assurer une intégration plus étroite avec ses outils de productivité. L’Agence recherchait tout particulièrement une façon de développer rapidement une architecture de portail qui lui permettrait de publier des documents et des manuels en ligne.
Selon Ronald Surette, directeur général de la transformation des services et chef de l’information à l’APECA, l’Agence voulait aussi améliorer les fonctions de ses outils de développement de logiciels pour consacrer moins de temps et d’argent au développement de ses applications de gestion clients. Une telle infrastructure lui permettrait de regrouper rapidement des applications disparates provenant de systèmes existants.
« Dans toute organisation, l’importance d’une bonne gouvernance n’est plus à démontrer. Nous voulions aussi offrir à nos intervenants des services d’excellente qualité de la manière la plus rentable qui soit, a expliqué M. Surette. Notre objectif consiste à améliorer le plus possible l’efficacité de nos employés pour axer leurs tâches et nos ressources sur la prospérité des provinces de l’Atlantique. »
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Solution
Comme l’APECA était déjà passée d’une architecture Unix et Novell à un environnement MicrosoftMD, elle souhaitait exploiter cette base. Elle a fait appel aux partenaires certifiés Or de Microsoft, NexInnovations Inc. et Infotech Canada Inc.
NexInnovations et Infotech ont conseillé à l’APECA de mettre en œuvre une architecture de portail articulée sur Microsoft Office System 2007 et Microsoft Office SharePointMD Server 2007. Les partenaires ont démonstré le bien-fondé de la conception pour expliquer à l’APECA comment les fonctions du nouveau système Office 2007 complèteraient son architecture existante pour répondre à ses besoins.
« Les nouvelles versions SharePoint Server 2007 et Office 2007 s’intègrent très bien dans notre infrastructure et nous permettent de mieux satisfaire les exigences du nouveau cadre d’imputabilité du gouvernement du Canada », a déclaré M. Surette.
« Grâce à Microsoft Office System 2007, l’APECA bénéficie d’une intégration plus étroite et d’une plus grande facilité d’utilisation dans Office et autres logiciels de gestion de Microsoft tels que Microsoft Exchange, a indiqué Dave Johnson, Vente de solutions à NexInnovations. Office 2007 simplifie aussi le flux de travaux de l’organisme et permet de gérer différents types de contenu. »
Avec Microsoft Office System, l’Agence intègre mieux ses données dans les applications Office courantes grâce au nouveau catalogue des données d’affaires et des formats de fichiers XML. Les nouveaux tableaux de bord intégrés de la version 2007 de Microsoft Office et de Windows Office SharePoint Server 2007 offrent des fonctions améliorées de mesure du rendement, de production de rapports et d’intégration dans l’ensemble de l’organisme.
Le déploiement d’Office SharePoint Server 2007 a permis à l’APECA d’améliorer l’infrastructure de son portail de collaboration et sa base de développement d’applications Web.
« Avec les nouvelles fonctions de flux de travaux et de collaboration améliorée de Microsoft Office SharePointMD Server 2007, nous pourrons accroître la productivité des intervenants de l’APECA », a indiqué Victor Bonnah, chef de la direction d’Infotech Canada Inc.
L’environnement informatique comprend aussi le programme de collecte de l’information Office InfoPathMD 2007, application Windows avec laquelle l’APECA peut créer des formulaires électroniques dynamiques que ses équipes utilisent pour recueillir, partager et réutiliser de l’information, comme des manuels de formation et de procédures, pour favoriser la collaboration et la prise de décisions. De nouvelles fonctions, dont le catalogue des données d’affaires, utilisées avec InfoPath et SharePoint, permettent à l’APECA de réorganiser et de regrouper des données pour que les gestionnaires puissent effectuer un meilleur suivi de leur progrès, de leur rendement et de leur imputabilité.
Bénéfices
Office 2007 et SharePoint Server 2007 permettent à l’APECA d’améliorer la gouvernance de ses TI et ses processus de gestion de contenu. Avec les nouveaux outils, elle a aussi réduit le temps de développement d’applications et peut ainsi déployer des solutions simples qui répondent immédiatement à ses besoins.
« Plutôt que de tenter de concevoir des outils d’intégration, nous avons exploré les nouvelles applications de Microsoft et avons constaté avec plaisir que la plupart des exigences des utilisateurs faisaient partie des nouveaux produits », a ajouté M. Surette.
Amélioration de la collaboration et de la gouvernance
SharePoint Server 2007 comprend des fonctions améliorées, tels le contrôle des versions de documents, l’approbation de contenu et l’extraction de documents, qui permettent aux entreprises de contrôler l’accès au contenu. Par exemple, la fonction Gestion des droits de l’information permet aux créateurs de contenu de créer rapidement et facilement des documents chiffrés dont les droits sont gérés, entre autres des formulaires avec Microsoft InfoPath 2007, et des documents avec Microsoft Word 2007 et le tableur Microsoft ExcelMD 2007. Grâce à cette importante fonction, l’APECA peut se conformer aux nombreuses nouvelles exigences du gouvernement fédéral en matière de gouvernance des TI.
« Le gouvernement exige une meilleure gestion des dossiers gouvernementaux. Le nouvel environnement permet à l’APECA de saisir de l’information de façon naturelle, dans le cadre de ses processus d’affaires quotidiens. Grâce à SharePoint Server 2007, nous avons éliminé les disques partagés en faveur d’une architecture centralisée. Cela nous assure une meilleure gouvernance des TI par le respect des exigences du gouvernement et le processus de gestion est plus harmonieux et plus efficace », a poursuivi M. Surette.
La collaboration entre les gestionnaires du service des TI et les directeurs commerciaux s’est par conséquent améliorée. « Le portail articulé sur SharePoint Server 2007 a facilité les échanges et la collaboration entre les membres du personnel. Les échéanciers de projets font partie des responsabilités partagées, et le contrôle des versions constitue maintenant une progression logique, par opposition à un type d’entente contractuelle. Cela améliore énormément notre flux de travaux et nos processus internes. »
Environnement de collaboration amélioré
Grâce à SharePoint Server 2007, l’APECA a conçu une infrastructure de portail complète qui prend en charge les sites intranet et Internet. Le nouvel environnement met à la disposition de l’Agence une ressource en ligne centralisée où elle peut publier des manuels de gestion et de procédures.
« L’intégration plus étroite de SharePoint est très importante pour notre personnel. J’apprécie le fait qu’elle permette désormais de relier les employés par Word et SharePoint, a déclaré M. Surette. Par exemple, nous avons développé une infrastructure centralisée pour publier rapidement des documents de directives en ligne. Ainsi, nos employés voient-ils un manuel homogène et cohérent alors qu’en fait, il s’agit de plusieurs modules SharePoint. Nous avons là un projet intéressant et rentable que SharePoint 2007 nous permet désormais de réaliser », a affirmé M. Surette.
Développement d’applications plus rapide
La nouvelle version de SharePoint permet aussi à l’APECA de développer rapidement des applications, comme le nouveau système de gestion des vérifications destiné à ses vérificateurs, ce qui contribue aussi à améliorer la gouvernance de l’Agence.
À la suite de ce changement d’infrastructure important, il est possible de développer un plus grand nombre d’applications à l’interne. « Grâce à SharePoint Server 2007, l’APECA n’a plus besoin de faire appel à autant de développeurs spécialisés pour créer ses applications. Nous prévoyons économiser environ 400 000 $ en salaires », a souligné M. Surette.
De plus, les solutions articulées sur le nouvel environnement Microsoft exigent beaucoup moins de connaissances techniques, comparativement à l’ancien environnement Novell et Unix de l’APECA.
« L’utilisation et la maintenance de SharePoint Server 2007 ne nécessitent pratiquement pas de connaissances techniques. Il est inutile de faire appel à un programmeur pour utiliser la version 2007. Les ministères qui ne disposent pas d’une équipe de développeurs pourront donc l’utiliser », a indiqué M. Surette.
Les nouveaux outils fondés sur la technologie de Microsoft ont aussi permis de réduire les coûts du déploiement d’applications. « Pour créer des solutions prêtes pour l’entreprise à l’aide des technologies InfoPath et SharePoint, il n’en coûte maintenant à l’APECA que le quart de ce qu’il lui faudrait débourser si elle utilisait des méthodes traditionnelles, a poursuivi M. Surette. Non seulement SharePoint 2007 permet-il de développer et de déployer nos applications en moins de temps, mais les travailleurs de l’information peuvent aussi l’utiliser de façon intuitive, ce qui permet à l’APECA de proposer des solutions simples qui répondent à des besoins simples immédiats. Notre flux de travaux s’est amélioré de façon exceptionnelle. »
Microsoft Office System
Microsoft Office System est l’environnement que le monde des affaires a adopté pour gérer l’information. Il comprend les programmes, les serveurs et les services qui contribuent à son succès en transformant l’information en un atout majeur.
Pour de plus amples renseignements sur Microsoft Office System, visitez le site www.microsoft.com/office
Renseignements supplémentaires
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Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA), composez le 1 800 561-7862 ou visitez le site www.acoa.ca
