La Société des loteries de l’Atlantique
La Société des loteries de l’Atlantique a tiré le bon numéro avec Microsoft SQL Server 2000
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Présentation de la société
Les Canadiens sont nombreux à acheter des billets de loterie, mais peu d’entre eux se rendent compte de l’incidence positive des loteries sur l’activité commerciale du Canada et sur sa population. Dans les provinces de l’Atlantique à elles seules, plus de 3 700 détaillants, du dépanneur à la station- service, dépendent de la vente de billets de loterie, activité qui constitue pour eux une importante source de revenus. Les bénéfices tirés des ventes de loteries contribuent également au financement de programmes et de services provinciaux essentiels.
Contexte
Dans les provinces de l’Atlantique, ces jeux relèvent de la Société des loteries de l’Atlantique (SLA). La SLA gère la vente au détail des billets et travaille de concert avec les actionnaires à la répartition des fonds dans les provinces. Son équipe des ventes est toujours à la recherche de nouveaux moyens d’augmenter le chiffre d’affaires de ses partenaires au détail et, en retour, d’assurer des fonds additionnels pour les programmes provinciaux.
Pendant des années, les représentants, appelés agents d’expansion commerciale (AEC) se sont efforcés de fournir aux clients détaillants des données claires en vue d’illustrer les résultats de ventes et de les aider à repérer les secteurs en croissance. Pour préparer les rapports courants compilant des données annuelles cumulatives, les AEC devaient fusionner plusieurs rapports produits sur MicrosoftMD Office Excel 2003 pour chaque client. Comme chaque représentant dessert environ 100 clients au détail, l’exercice de compilation des rapports était devenu trop complexe et trop long pour être effectué régulièrement.
« C’est toujours un défi de compiler des données de ventes de manière à aider nos clients détaillants à comprendre les avantages de la vente de loteries et à relever les occasions d’étendre leurs activités, indique Joel Irvine, directeur des ventes, réseau de détail de la SLA. Nous voulions offrir une façon plus efficace et plus professionnelle à nos AEC de partager les données essentielles avec leurs clients. »
Pour y arriver, la SLA s’est mise à la recherche d’une solution technologique qui permettrait de réunir des données de ventes et de les présenter à ses agents dans un format convivial. Le service des TI de la Société souhaitait également une solution qui pourrait être élargie afin de relever les défis que posait la préparation de rapports aux diverses divisions de la Société.
« Nous avons évalué les solutions en fonction de leur capacité à éliminer les irritants spécifiques touchant notre équipe des ventes et à améliorer les processus de préparation de rapports des autres unités commerciales de notre Société, explique Jon Aydinova, concepteur en chef à la SLA. Nous voulions démontrer comment les solutions de TI peuvent ajouter de la valeur à toute l’entreprise. »
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Solution
Après avoir examiné les solutions sur le marché, la SLA en est venue à la conclusion que la solution articulée autour de Microsoft SQL ServerMC 2000 était celle qui convenait le mieux à ses besoins en matière d’établissement de rapports. L’équipe de TI de la SLA a fait appel aux Services de Microsoft pour l’aider dans la planification, les essais et le déploiement de la solution.
« Nous avons collaboré avec la SLA afin de trouver une solution répondant aux besoins de l’entreprise en terme de capacités élargies d’analyse et d’établissement de rapports, indique Mitch van Huuksloot, des Services de Microsoft. La solution articulée autour des services d’analyse de SQL Server et d’Excel offre dorénavant à l’équipe la capacité de permuter les axes d’analyse des données des rapports sur les ventes de produits et d’afficher l’information dans un format convivial.
Les services d’analyse de SQL Server ont permis à la SLA d’intégrer automatiquement des données de ventes provenant de diverses applications, ce qui a simplifié la pénible tâche de fusion manuelle des données effectuée par l’équipe des AEC. Les rapports utilisent une combinaison de tableaux personnalisés et de graphiques croisés dynamiques pour produire les données de vente pour l’AEC et le détaillant. En mettant à profit Excel, élément de Microsoft Office System, l’équipe a été en mesure de développer des listes déroulantes de données et des sélecteurs de type de produit dans un format simple et facile à consulter avec lequel les utilisateurs finaux étaient familiers.
« Comme la solution SQL Server permet de fusionner les données de quatre rapports différents en un seul instantané, le détaillant et l’AEC peuvent rapidement repérer les tendances de ventes et en discuter, fait valoir Scott Langille, agent d’expansion commerciale à la SLA. La capacité de SQL Server de réunir facilement des données provenant d’applications disparates a constitué l’un des principaux arguments de vente à nos yeux. » Les services d’analyse de SQL Server offrent également des capacités d’analyse de données d’arrière-plan essentielles. La technologie de traitement analytique en ligne (OLAP) des Services d’analyse a permis à l’équipe sur le terrain de télécharger des hypercubes pour l’analyse hors ligne lorsque l’utilisateur est en déplacement.
« La possibilité pour notre équipe sur le terrain de télécharger des hypercubes OLAP pour l’analyse hors ligne avec les clients est inestimable, estime M. Langille. La fonction OLAP des Services d’analyse a aidé les AEC à offrir un service professionnel à chaque client partout dans les provinces de l’Atlantique. »
Au premier plan, un tableau de bord numérique présente un résumé du rapport de vente à des fins d’analyse simple. La solution a tiré parti des feuilles de calcul Excel en vue d’offrir aux AEC et aux clients des capacités d’analyse des données plus évoluées dans un format intuitif.
« La base de données de Microsoft SQL Server nous a permis d’élaborer un outil complexe de par sa nature, mais doté d’une fonction d’établissement de rapports facile à utiliser, indique M. Aydinova. Nous sommes en mesure de séparer des sous-ensembles spécifiques de données de ventes de notre entrepôt de données, ce qui fait que les AEC peuvent accéder facilement à l’information et l’analyser au moment des rencontres avec les clients. »
La collaboration entre la SLA et les Services Microsoft a rendu possible le déploiement de la solution SQL Server en tout juste trois mois.
Bénéfices
Depuis le déploiement de SQL Server 2000, la SLA a bénéficié de plusieurs avantages importants, y compris une efficacité accrue du personnel, un service à la clientèle amélioré et une meilleure évaluation des résultats de ventes. La solution s’est révélée une telle réussite que la SLA en a étendu le déploiement en vue d’améliorer les capacités de préparation de rapports à l’échelle de la Société.
Efficacité accrue du personnel
Le principal but de la SLA dans la mise en œuvre de SQL Server était d’accroître l’efficacité de ses AEC. Avant le déploiement de la solution, l’équipe des AEC n’était pas en mesure de présenter des rapports de vente aux clients détaillants avant d’avoir fusionné les différents rapports de vente – un processus long et complexe.
Grâce à SQL Server, l’équipe des AEC peut dorénavant présenter rapidement des rapports de ventes à jour à chaque client, ce qui fait économiser des heures de travail et améliore le service à la clientèle. Les données permettent aux détaillants et aux agents d’analyser les tendances, y compris les ventes par produit, par secteur géographique, par type de magasin et autres catégories spécifiques.
« Il suffit de quelques clics à nos AEC pour accéder à des rapports de ventes personnalisés pour chaque client, explique M. Langille. Avant la mise en oeuvre de SQL Server, la compilation de rapports de ventes pour chaque client aurait été trop longue, voire impossible pour les agents. »
Service à la clientèle amélioré
Avant le déploiement de SQL Server, les clients de la SLA ignoraient totalement la performance courante des ventes de loteries. En l’absence de données personnalisées, il était difficile pour les clients et les AEC d’évaluer l’incidence des ventes de loteries dans chaque établissement de détail, ou de relever les possibilités d’expansion de certains types de produit.
Grâce à SQL Server, les AEC peuvent dorénavant tracer les tendances de ventes au profit de leurs clients en communiquant des données courantes et des données historiques. Ces données aident les clients à connaître les revenus qu’ils tirent de la vente de loteries, à comparer leur performance avec celle des autres détaillants des provinces de l’Atlantique et à trouver des moyens d’accroître leur chiffre d’affaires.
« SQL Server a permis à notre équipe d’AEC d’offrir un service plus professionnel à ses clients détaillants, estime M. Irvine. Grâce aux rapports de ventes, les agents sont devenus des conseillers qui aident leurs clients à entrevoir de nouvelles perspectives d’affaires. »
Meilleure évaluation des résultats de ventes
Bien que la solution SQL Server ait été adoptée avant tout pour aider les AEC sur le terrain, la SLA s’est rendu compte que la solution pouvait être utile à d’autres membres de l’équipe, particulièrement aux directeurs régionaux.
Les directeurs régionaux de la SLA dirigent l’équipe des AEC sur le terrain et suivent les ventes de près. Les capacités de création de rapports de SQL Server 2000 leur donnent une connaissance approfondie des résultats de ventes de chaque gamme de produit.
« Avant d’implanter SQL Server, les directeurs régionaux arrivaient difficilement à avoir une idée claire des ventes, explique M. Irvine. SQL Server leur permet maintenant de consulter des données très précises sur les résultats de ventes, ce qui était auparavant impossible. »
Information financière améliorée
Peu après le déploiement initial de SQL Server 2000, la SLA a étendu la solution en vue d’améliorer la préparation de rapports financiers dans tous les services de la Société. Avec plus de 30 services, l’équipe des finances trouvait ardu de regrouper les rapports financiers de chaque division. L’exercice exigeait tellement de temps que l’équipe ne pouvait l’effectuer mensuellement.
En faisant appel à SQL Server en arrière-plan, l’équipe des TI de la SLA a développé une solution incorporant Microsoft InfoPathMD 2003 et Microsoft WindowsMD SharePointMD Services. InfoPath permet à l’équipe des finances de créer un formulaire unique pour recueillir les données financières et assurer un niveau élevé de qualité des données. Grâce à Microsoft® Windows® SharePoint® Services, l’équipe est en mesure d’afficher le rapport en ligne et de mettre automatiquement à jour la base de données SQL Server lorsque des modifications sont apportées.
« La solution que nous avons créée avec SharePoint et InfoPath a radicalement amélioré le processus de communication des dépenses pour tous les services de la Société, indique M. Aydinova. Nous avons effectivement éliminé le processus manuel de regroupement des rapports financiers des services et avons amélioré la qualité des données. Voilà un autre exemple d’incidence directe de la technologie sur la performance d’exploitation et la valeur commerciale. »
Microsoft Windows Server System
MicrosoftMD Windows Server System est une infrastructure serveur globale, intégrée et interopérable qui aide à réduire le niveau de complexité et les coûts de la conception, de la mise en œuvre, de l'interconnexion et de l'exploitation de solutions d'affaires adaptables. L'exploitation stratégique de ses équipements informatiques aide l'utilisateur de Windows Server System à donner un nouvel élan à son entreprise. Reposant sur la plate-forme Windows Server, Windows Server System constitue une infrastructure fiable pour la gestion et l'analyse des données, l'intégration à l'échelle de l'entreprise, la mise sur pied de portails pour les clients, les partenaires ou les employés, l'automatisation des processus de gestion, de communication et de collaboration ainsi que la supervision des activités informatiques de base dont la sécurité, la mise en œuvre et la gestion des systèmes.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Windows Server System, visitez le site : http://www.microsoft.com/windowsserversystem
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la Société des loteries de l’Atlantique, appelez le 1 800 561-3942 ou consultez le site à l’adresse suivante : www.alc.ca
