Canaccord Capital Inc.
Canaccord augmente l’efficacité de son système informatique avec le Serveur Project Portfolio 2007
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Présentation de la société
Canaccord Capital Inc. est le chef de file canadien des maisons de courtage de valeurs indépendantes à service complet, offrant à ses clients une vaste gamme de conseils et de produits d’investissement.
Contexte
Canaccord a connu une période de croissance rapide au cours des cinq dernières années, impliquant son expansion au Royaume-Uni et aux États-Unis, ce qui a complexifié d’autant plus le suivi des projets futurs et actuels. Tout en lui donnant une longueur d’avance sur ses concurrents, cette expansion a également laissé l’entreprise sans processus de gouvernance standard pour le suivi et les rapports relatifs aux projets. En conséquence, la plupart de ces activités étaient effectuées sur une base ad hoc.
La société désirait uniformiser et formaliser la définition et l’établissement des priorités des projets éventuels et en cours. Canaccord avait aussi besoin d’une façon d’assurer un meilleur suivi de la gouvernance et de l’avancement des projets tout au long de leur cycle de vie, afin de mieux gérer la performance de portefeuille. Canaccord cherchait une solution de gestion de portefeuilles pour le Service informatique qui donnerait de la visibilité au portefeuille de projets et davantage de discipline dans les processus de flux des travaux et d’approbation de la gouvernance des projets. Ceci permettrait à l’entreprise de s’assurer que les cadres et les responsables des TI aient toujours accès à des informations exactes et opportunes, ainsi qu’à une vision, une visibilité et un contrôle complets de l’ensemble du portefeuille de projets du Service informatique.
« Les clients s’attendent à ce que les informations nous soient facilement accessibles. Pour pouvoir continuer à offrir un service de qualité, nous devions gérer notre portefeuille de projets de façon plus performante et cohérente », explique Sean Maguire, chef de projet chez Canaccord Capital Inc. « Nous voulions donner aux responsables des TI et aux cadres la possibilité d’établir les priorités quant aux projets du portefeuille, et offrir des conseils à l’ensemble de l’organisation pour l’alignement des projets sur la stratégie d’affaires. »
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Solution
Afin d’identifier une solution rentable, facile à déployer et correspondant aux besoins commerciaux de Canaccord, l’entreprise a retenu les services de Western Principles, partenaire certifié de MicrosoftMD.
« Ce qui manquait à Canaccord était une approche formalisée pour la gestion du portefeuille de projets adoptée par l’ensemble de l’organisation. Elle souhaitait également faire preuve de plus de transparence lors du processus de sélection des projets », indique Michael Treasure, associé principal chez Western Principles.
« Ensemble, nous avons choisi une solution descendante qui a été personnalisée en fonction des besoins de Canaccord. Avec le Serveur Microsoft Office Project Portfolio 2007, Canaccord peut identifier, optimiser, sélectionner, gérer et présenter au client des portefeuilles alignés sur les objectifs d’affaires et les moteurs stratégiques.
La solution personnalisée comporte une interface standard pour la capture des paramètres de l’étude de rentabilisation, y compris : l’envergure, les ressources, le budget, les avantages potentiels, les risques et l’alignement stratégique, pour chaque projet prévu et en cours. Lorsque ces informations sont capturées, elles peuvent aisément être analysées afin de s’assurer plus facilement que les projets soient alignés stratégiquement sur les objectifs de l’entreprise.
Le Serveur Project Portfolio 2007 aide également Canaccord à conserver les détails de chaque projet d’un portefeuille dans un dépôt d’informations. Il n’est alors plus nécessaire de recourir à la manipulation manuelle des données. Les rapports sur l’état d’avancement des projets de toutes les régions se basent sur des données actuelles du dépôt d’informations.
« Le Serveur Project Portfolio 2007 permet à Canaccord de gérer le portefeuille de projets de façon unifiée et cohérente », dit Treasure. « Cela représente un avantage pour les responsables des TI, qui peuvent effectuer un meilleur suivi de l’avancement des approbations de projet, et cela donne aux cadres une perspective unifiée de tous les projets de l’organisation, leur permettant de mieux gérer leur personnel et leurs ressources financières. »
Bénéfices
Le Serveur MicrosoftMD Project Portfolio 2007 est très utile à Canaccord pour effectuer un meilleur suivi du portefeuille de projets, améliorer les communications dans toutes les régions et augmenter la productivité.
Meilleur suivi du portefeuille de projets
En déployant une solution qui comporte un processus de gouvernance, Canaccord bénéficie maintenant d’un suivi et de rapports plus cohérents pour l’ensemble du portefeuille. Le référentiel de projets présente le statut de chaque projet. Ceci permet à Canaccord de surveiller l’état d’avancement des projets de portefeuille en cours tout en établissant les priorités parmi les projets envisagés afin d’être le plus efficace possible.
Également, le Serveur Project Portfolio 2007 permet aux intervenants d’examiner de plus près des projets individuels d’intérêt, lorsqu’elles requièrent plus de détails. La fonction ‘snapshot’ donne également une idée des changements du statut du portefeuille de projets dans le temps, permettant à la direction d’évaluer les problèmes possibles en termes d’exécution du projet.
« L’unification a été un élément crucial dans l’amélioration du processus de suivi », affirme Maguire. « Le référentiel définit nos projets envisagés et en cours, puis effectue le suivi de leur état d’avancement. Ceci nous aide à établir nos priorités en fonction de leur contribution à l’atteinte de nos objectifs d’affaires, ce qui rend l’entreprise plus efficace. »
Amélioration des communications
Le Serveur Project Portfolio 2007 a amélioré les communications dans toutes les régions, de deux façons; en définissant et en identifiant tous les projets de portefeuille en cours et envisagés et en nous permettant d’y mettre à jour l’état d’avancement des projets. Les projets actuels et éventuels étant capturés de façon plus systématique, il est plus facile de bien aligner les projets connexes.
Canaccord a également pu simplifier la circulation de l’information pour les employés. « Avant de mettre en place le Serveur Project Portfolio 2007, nous ne pouvions pas avoir une vue d’ensemble sur tout le portefeuille d’activités », dit Maguire. « Cette nouvelle solution nous place des informations précises à portée de main et rend les informations actuelles sur les projets disponibles pour tous les participants et parties prenantes du projet. »
Augmentation de la productivité
Le Serveur Project Portfolio 2007 aide les équipes de projet à partager des informations et facilite l’accès aux détails de projet dans l’ensemble de l’organisation. Les gains en productivité qui en résultent sont d’une importance vitale pour Canaccord tandis qu’elle devient de plus en plus répartie géographiquement. Avec à leur portée des données essentielles, les employés passent moins de temps à compiler des rapports et à chercher des renseignements pour déterminer l’impact d’un projet spécifique du portefeuille.
« Depuis la mise en place du Serveur Project Portfolio 2007, les activités comme la production de rapports et le suivi de l’avancement des projets, qui prenaient auparavant des semaines à compléter, peuvent maintenant être effectuées en un simple clic. Non seulement cette solutiona-t-elle rendu les opérations plus efficaces, mais elle nous a aussi permis d’être plus performants », explique Maguire. « Cette solution a amélioré la transparence dans l’entreprise et a offert une vue d’ensemble plus claire sur les portefeuilles de projets, permettant à la direction de prendre des décisions mieux informées. »
Système Microsoft Office
Le système Microsoft Office est l’environnement de choix du monde des affaires pour le travail de l’information, offrant des programmes, des serveurs et des services pour vous aider à réussir en transformant les informations en impact.
Pour de plus amples renseignements à propos du système Microsoft Office, rendez-vous à :www.microsoft.com/office
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