Canadian General-Tower (CGT)
Un fabricant de pièces d’automobiles économise 850 000 $ grâce à un nouveau système de gestion des finances et de la chaîne d’approvisionnement
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Présentation de la société
Canadian General-Tower (CGT) approvisionne les constructeurs d’automobiles de l’Amérique du Nord, de l’Europe et de l’Asie de textile vinylique destiné aux housses de siège, aux revêtements des portières et des tableaux de bord, ainsi qu’aux garnitures intérieures des véhicules. Près de 85 % des voitures et des véhicules utilitaires légers produits en Amérique du Nord sont équipés de textile vinylique de CGT.
Contexte
De plus, CGT fabrique des matériaux de couverture, des matériaux de construction et des toiles de plastique pour les piscines et les jardins aquatiques.
Bien que l’entreprise utilise une technologie de pointe pour produire les pièces d’intérieur d’automobile, ses systèmes de gestion financière et de gestion de la chaîne d’approvisionnement étaient sur le point de rendre l’âme. L’an dernier, le fournisseur qui assurait la maintenance de son système VAX vieux de 20 ans a avisé CGT qu’il n’était plus en mesure de lui offrir de contrat de soutien. À l’avenir, tout service de maintenance serait fourni selon un tarif horaire, sans garantie de résultat ou de temps de bon fonctionnement.
Les systèmes obsolescents menacent l’entreprise
Un autre système clé utilisait une base de données à traitement en lots dans un format de fichier plat non structuré qu’un seul employé savait tenir à jour. « La prochaine panne de système aurait pu causer notre perte », explique Tim Armstrong, vice président des systèmes informatiques de l’entreprise chez CGT.
« Compte tenu des nombreuses étapes à exécuter manuellement et de l’absence d’une vue globale des opérations de l’entreprise, la fermeture des livres liés aux opérations demandait plus de cinq jours, mentionne John Ropell, anciennement contrôleur et aujourd’hui directeur de l’amélioration continue à CGT. On entamait un nouveau mois sans même savoir si nous avions réalisé des profits le mois précédent », précise M. Ropell.
Lorsqu’un envoi quittait l’entrepôt, un travailleur télécopiait le connaissement au bureau principal, où un autre travailleur le saisissait dans le système des comptes clients et créait une facture.
Renseignements importants manquants
De plus, le service des achats avait de la difficulté à suivre les changements et le marché dynamique des produits de base dont se servait l’entreprise dans sa production primaire. « Notre vieux système ne permettait pas d'enregistrer l’historique des prix. Chaque fois que nous mettions à jour un prix global, l’historique disparaissait; il n’était enregistré nulle part », explique Joan Hanrahan, acheteuse principale au service des achats de CGT.
Il en résultait un manque de compréhension et un manque de contrôle de gestion à l’égard des opérations de base. « À mon arrivée ici il y a deux ans, le principal sujet de discussion lors des réunions de gestion consistait à déterminer qui détenait la bonne information, mentionne M. Armstrong. Nous passions plus de temps à discuter des données que des solutions aux problèmes. »
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Solution
CGT a comparé ce qu’il en coûterait de poursuivre dans la même veine – et les risques économiques d’une panne de l’un ou l’autre des systèmes obsolescents – avec les options que leur offrait un nouveau système de gestion des affaires. En s’appuyant sur ses solides antécédents dans l’industrie automobile et sa connaissance des systèmes de planification des ressources d’entreprise des autres fournisseurs, M. Armstrong a recommandé une solution MicrosoftMD. CGT a choisi de mettre en œuvre Microsoft DynamicsMC AX comme solution de gestion des affaires pour moderniser la gestion de la chaîne d’approvisionnement de CGT, laquelle datait des années 1980, soit l’âge des ténèbres en termes informatiques.
Bien qu’il ne faisait aucun doute que la vie utile de l’ancien système était terminée depuis longtemps, M. Armstrong a préparé des justifications de coût pour aider la haute direction à prendre la décision d’aller de l’avant avec le nouveau système. Les chiffres indiquaient que Microsoft Dynamics AX se rentabiliserait dans un délai de trois à neuf mois grâce à la réduction des coûts de maintenance et à l’amélioration de l’exploitation.
L’entreprise a lancé une stratégie en plusieurs parties visant à remplacer le système de gestion des stocks vieillissant et à commencer à relier le système financier à l’approvisionnement, à la gestion des stocks, aux opérations de fabrication, à l’expédition et à la réception.
Maintenant, l’entreprise traite son grand livre général, ses comptes fournisseurs et ses bons de commande de produits de base et de matériel à l’aide de sa nouvelle solution Microsoft Dynamics AX.
Microsoft BizTalkMD Server 2006 gérera l’intégration au système général jusqu’à ce que les systèmes vieillissants soient graduellement éliminés et remplacés par des liens directs entre Microsoft Dynamics AX et des programmes comme Synchrono que CGT utilise pour ses opérations de fabrication. La base de données simple actuelle sera remplacée par Microsoft SQL ServerMC 2005 Standard Edition et SQL Server 2005 Reporting Services.
La souplesse de Microsoft Dynamics AX a été déterminante dans la mise en œuvre de la solution dans l’environnement particulier de CGT. La vente de produits à l’industrie automobile exige l’utilisation des numéros de pièce du client; Ford, Chrysler et GM ont chacun des numéros de pièce différents pour les produits qu’ils achètent auprès de CGT. Dans le système antérieur, les champs qui servaient à décrire ou à classifier ces numéros étaient limités à quatre chiffres ce qui rendait fort complexe la gestion des pièces. Microsoft Dynamics AX permet à CGT d’ajouter des champs pour faciliter le suivi des pièces (voir la figure 1).
« Cette fonction nous est extrêmement précieuse, et compte tenu de la souplesse que nous procure [Microsoft] Dynamics AX, nous avons pu ajouter cette fonction à notre système en moins de deux jours », précise M. Armstrong.
Bénéfices
Même si la mise en œuvre initiale de Microsoft Dynamics AX est récente, le logiciel transforme déjà la conduite des affaires à CGT. L’entreprise réalise des économies comparativement au coût du maintien du système précédent. Le personnel et les gestionnaires à l’exploitation, aux finances et aux TI sont davantage productifs et offrent à la haute direction une vue beaucoup plus précise des activités de l’entreprise. « Nous n’avons pas encore achevé la mise en œuvre de Microsoft Dynamics AX que le logiciel révolutionne déjà nos activités. Nous ne pourrions pas être plus ravis de notre nouveau système », précise M. Armstrong.
Réduction des coûts de l’ordre de 850 000 $
Comme premier avantage issu du nouveau système, on remarque les économies de coûts par comparaison à ce qu’il en aurait coûté de continuer à exploiter le système obsolescent. M. Armstrong estime que les économies de coûts atteindront tôt ou tard 850 000 $ et précise qu’il a déjà vu une partie importante de ces économies au cours des quelques premiers mois seulement.
« Nous avons déjà réduit nos effectifs d’un poste et augmenté notre productivité, alors le nouveau système est donc bel et bien en voie de se rentabiliser en moins de neuf mois – ce qui correspond à nos estimations », ajoute M. Armstrong.
L’impact sur le service des achats à CGT a été tout aussi percutant. « En ce qui me concerne, j’ai gagné une ou deux heures par jour depuis la mise en route du nouveau système, mentionne Mme Hanrahan. Auparavant, je devais faire le rapprochement de 5 à 10 factures par jour avec les divergences de prix. Dans le vieux système, nous devions supprimer les reçus, modifier le prix et saisir le reçu de nouveau. Ces tâches m’occupaient une bonne partie de la journée. »
Le nouveau système a presque complètement éliminé la nécessité de corriger les écarts de prix. « Je n’ai eu qu’un seul rajustement de prix manuel à faire depuis la mise en service du système », précise Mme Hanrahan.
Productivité accrue de la chaîne d’approvisionnement
Maintenant qu’il y a moins de données à saisir manuellement et moins de travail à faire en double, les employés de CGT sont plus productifs et l’information dans la chaîne d’approvisionnement est davantage à jour et exacte. Ils n’ont plus à envoyer par télécopie ou par messager les documents d’expédition de l’entrepôt au bureau principal. « Chaque jour, 24 camions complets quittent notre usine, chacun constitué de plusieurs livraisons. Auparavant, une personne passait toute la journée à saisir dans le système les entrées inscrites dans les dossiers papier », précise M. Armstrong. Maintenant que les données sont automatiquement intégrées entre l’entrepôt et le bureau principal, cet employé a été réaffecté à des tâches plus valorisantes.
Gestion améliorée des achats et des fournisseurs
Grâce à Microsoft Dynamics AX, Mme Hanrahan peut consacrer plus de temps à la négociation avec les fournisseurs. L’entreprise achète 7 produits de base clés auprès de 35 fournisseurs et 2 000 autres articles (tout, depuis le papier hygiénique aux pièces de rechange pour la machinerie complexe) auprès d’un réseau d’autres fournisseurs. « Ces produits de base font tous partie de marchés très dynamiques, et le fait que les prix suivent les fluctuations du marché est très avantageux », précise Mme Hanrahan.
De plus, Mme Hanrahan travaille sur les indicateurs de rendement des fournisseurs, des rapports qui permettent d’assurer le suivi de la tarification et des résultats de livraison au fil du temps, afin d’aider les négociations et les décisions d’achat dans l’avenir. « L’ensemble de notre système d’achat a été grandement amélioré depuis que nous avons commencé à utiliser [Microsoft] Dynamics AX, et lorsque les autres phases auront été mises en œuvre, il sera encore plus robuste », conclut-elle.
Comme le nouveau système permet de créer des numéros de pièce complets pour chaque client, les gestionnaires à CGT peuvent désormais suivre les produits et les résultats de façon beaucoup plus détaillée que jamais auparavant. « On peut extraire toutes les pièces Ford; toutes les pièces Honda liées aux sièges; toutes les pièces Toyota qui utilisent un type de vinyle particulier. Le nouveau système nous permet d’analyser les données selon les éléments qui nous importent dans la gestion de l’entreprise. »
« Notre chef de la direction pense que Microsoft Dynamics AX est tout simplement excellent – et nous n’avons même pas encore mis en œuvre la phase qui promet de générer le plus d’économies de coûts, à savoir l’intégration des stocks de pièces et des opérations de fabrication », conclut M. Armstrong.
Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics est une gamme de solutions de gestion des affaires intégrées et adaptables qui permet aux entreprises et à leurs employés de prendre des décisions avec plus d’assurance. Microsoft Dynamics fonctionne comme les logiciels connus de Microsoft tels que Microsoft Office, ce qui signifie que la courbe d’apprentissage est moindre pour vos employés. Ceux-ci peuvent donc rapidement devenir fonctionnels et se concentrer sur ce qui compte le plus. De plus, parce qu’il origine de Microsoft, le logiciel fonctionne facilement avec les systèmes que votre entreprise a déjà mis en œuvre. En automatisant et en simplifiant les processus relatifs aux finances, aux relations avec la clientèle et à la chaîne d’approvisionnement, Microsoft Dynamics réunit les gens, les processus et les technologies, ce qui augmente la productivité et l’efficacité de votre entreprise et vous aide à atteindre la réussite commerciale.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Microsoft Dynamics, visitez le site www.microsoft.com/dynamics.
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le 905 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Canadian General-Tower Ltd., composez le 519 623-1630 ou visitez le site www.cgtower.com.
