Coldwell Banker
Coldwell Banker diminue sa charge de travail en fin de mois grâce à Microsoft Business Solutions-Navision
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Présentation de la société
Colbert Coldwell et Benjamin Banker ont fondé leur entreprise immobilière sur les ruines du grand tremblement de terre qui a secoué San Francisco en 1906. Coldwell Banker est depuis devenue l’une des sociétés immobilières les plus importantes et les plus prospères d’Amérique du Nord avec un personnel de vente de 120 000 personnes réparties dans plus de 3 600 bureaux à l’échelle internationale.
Contexte
Coldwell Banker a percé le marché canadien en 1989. Quatre ans plus tard, s’étant taillée une place de choix parmi les principaux systèmes de franchise du pays dans le domaine immobilier, Coldwell Banker a fusionné avec Canada Trust Realty pour créer Coldwell Banker Affiliates of Canada. Aujourd’hui, Coldwell Banker Canada est entièrement détenue par des Canadiens, constitue un chef de file dans le secteur immobilier canadien et possède l’un des plus importants réseaux de franchisés du pays.
Le réseau national de Coldwell Banker Canada est constitué de près de 4 000 représentants faisant de la vente immobilière à partir de plus de 200 bureaux franchisés disséminés d’un bout à l’autre du pays, à l’exception du Nunavut, et dirigés à titre indépendant par des propriétaires-exploitants. Au Québec, elle a établi une entente de recommandation avec La Capitale, l’une des principales sociétés immobilières de la province.
L’application comptable d’Integrated Office Accounting (IOA) fondée sur Microsoft Access ne suffisant plus à la demande, l’entreprise désirait déployer une solution offrant davantage de puissance, de stabilité et de souplesse en vue de répondre à ses besoins comptables, plus particulièrement en ce qui a trait à la tenue de son grand livre général et à ses comptes fournisseurs.
« Le logiciel d’IOA que nous utilisions convenait parfaitement au début, mais après cinq ou six ans, il était trop limité et ne pouvait soutenir le rythme de croissance de notre entreprise, a expliqué Corina Thomas, contrôleuse à Coldwell Banker Canada. De plus, les changements organisationnels que subissait Integrated Office Accounting signifiaient que nous n’obtenions plus le service auquel nous étions en droit de nous attendre pour le logiciel. »
L’équipe affectée à la comptabilité au siège social de Coldwell Banker Canada offre de l’assistance à trois divisions distinctes au sein de Coldwell Banker Canada. L’application d’IOA ne pouvait soutenir le flux de travaux entre les divisions, ce qui s’est traduit par des processus manuels coûteux en temps en vue de partager les données dans tout le système comptable.
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Solution
Coldwell Banker Canada a examiné de son côté un certain nombre de systèmes comptables et a également sollicité les services du partenaire certifié Or de Microsoft CSB Systems, une société de Bell Canada. Ce dernier a recommandé une mise à niveau vers le progiciel Microsoft Business Solutions-NavisionMD, parce qu’il offre la souplesse, la stabilité et la fonctionnalité que recherchait l’entreprise.
« Coldwell Banker désirait adopter une solution comptable qui lui permettrait de diriger ses activités sans devoir se préoccuper du système, c’est pourquoi j’ai suggéré Microsoft Dynamics NAV. Le produit d’IOA que l’entreprise utilisait était une application d’entrée de gamme qui ne pouvait évoluer et s’adapter à ses besoins, et elle ne désirait manifestement plus continuer à investir du temps et de l’argent pour sa maintenance, a déclaré Chris Reichenbacher, représentant de l’expansion des affaires à CSB Systems, une société de Bell Canada. Les coûts associés à Microsoft Dynamics NAV allaient être plus élevés au départ, mais lorsque l’entreprise a pris en compte le coût de la gestion d’information inutile, les temps d’arrêt provoqués par une stabilité précaire en plus des frais généraux occasionnés par la saisie et le transfert manuels de données, l’entreprise s’est rendu compte que les frais cachés associés à la maintenance du logiciel d’IOA en faisait une proposition plus coûteuse à long terme. »
Microsoft Dynamics NAV est un progiciel de gestion entièrement intégré conçu pour les entreprises de taille moyenne comme Coldwell Banker. À titre de solution de gestion d’entreprise établie, Microsoft Business Solutions-Navision offre des fonctions intégrées en vue de prendre en charge les solutions de gestion financière, de gestion de la chaîne d’approvisionnement et de gestion des relations avec la clientèle.
La solution permet aux utilisateurs de Coldwell Banker de faire un zomm avant dans les couches de données dans tout le système. Les utilisateurs peuvent ainsi naviguer sans problème dans les états financiers jusqu’aux documents d’origine et vice-versa. En outre, le produit est suffisamment souple pour s’adapter aux besoins en matière de gestion immobilière propres à l’entreprise.
« Nous appréciions le fait que Microsoft Dynamics NAV nous permet de sélectionner ce qui était nécessaire pour notre entreprise; nous n’avons pas eu à acheter le logiciel complet, seulement les fonctions précises dont nous avions besoin, a expliqué Mme Thomas. Nous possédons un système de comptes clients personnalisé que nous aimerions intégrer éventuellement, ce qui aurait été presque impossible à réaliser avec le logiciel d’IOA. Cependant, Microsoft Dynamics NAV nous permettra de relier les deux et de transférer des données du grand livre général.»
CSB Systems, une société de Bell Canada, a aidé Coldwell Banker Canada à déployer les modules pour le grand livre général et les comptes clients de Microsoft Dynamics NAV au siège social. Ce partenaire a aussi élaboré une planification technologique pour le processus de déploiement qui décrivait de quelle façon l’entreprise utiliserait le système et quels processus administratifs elle devrait adapter pour faciliter le transfert. Le déploiement réel s’est déroulé en moins de deux mois et a coûté moins cher que ce qui était prévu au budget.
Bénéfices
La mise à niveau de son système comptable vers Microsoft Business Solutions-Navision a procuré à Coldwell Banker Canada la solution stable et souple qu’elle recherchait pour soutenir la croissance de ses activités.
Efficacité accrue
Microsoft Dynamics NAV aide Coldwell Banker Canada à simplifier ses processus comptables et permet ainsi au personnel du siège social d’être plus productif.
« Microsoft Dynamics NAV est simple à utiliser et nous a réellement permis d’accroître l’efficacité du personnel, parce qu’il élimine pratiquement toute intervention manuelle en ce qui concerne l’accès aux données, a déclaré Mme Thomas. Grâce à Microsoft Business Solutions, notre processus de fin de mois est passé de trois à cinq jours à une journée. Nous gagnons ainsi beaucoup de temps et d’efforts, et cela nous permet de nous concentrer sur d’autres aspects importants.»
Production de rapports souple
Coldwell Banker Canada dispose désormais d’une souplesse accrue pour produire des rapports grâce à Microsoft Dynamics NAV. La solution permet à l’entreprise de produire des rapports et des analyses en fonction d’un nombre illimité de critères – par exemple, les ventes par région, par service ou par date – ce qui aide le siège social à gérer plus facilement le flux de travaux entre les différentes divisions.
« Nous apprécions beaucoup l’aspect production de rapports de Microsoft Dynamics NAV. Il est beaucoup plus facile d’apporter des changements si cela est nécessaire, a affirmé Corina Thomas. Cette solution donne accès également à plus de renseignements que ne le permettait le logiciel d’IOA. Par exemple, pour traiter une facture dans le module des comptes clients, il est possible d’en voir la répartition dans le grand livre général, ce que ne permettait pas le logiciel d’IOA. Il est également beaucoup plus facile de copier et de coller des données dans Excel. »
Microsoft Business Solutions
Microsoft Business Solutions offre des services et des applications d’affaires intégrés qui permettent aux PME et aux divisions des grandes entreprises de se rapprocher davantage de leurs employés, de leurs clients et de leurs fournisseurs en vue d'accroître leur efficacité. Les applications de gestion financière, de gestion des relations avec la clientèle, de gestion de la chaîne d’approvisionnement et d’analyse s’intègrent aux produits Microsoft tels que Microsoft Office et Windows pour simplifier les processus dans l’ensemble des entreprises, leur fournissant une vue d’ensemble nécessaire pour réagir promptement, planifier de manière stratégique et assurer une mise en œuvre rapide. Les solutions de Microsoft Business Solutions sont offertes par l’intermédiaire d’un réseau mondial de partenaires commerciaux qui fournissent des services spécialisés et une assistance locale adaptés aux besoins des entreprises.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Microsoft Business Solutions, visitez le site www.microsoft.com/businesssolutions/
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site : www.microsoft.com
Pour obtenir de plus amples renseignements sur CSB Systems, une société de Bell Canada, composez le (905) 814-7568 ou visitez le site www.csbsystems.com.
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