Eureka Lighting
Un fabricant de luminaires utilise une solution ERP pour faire de la lumière sur les stocks et réduire les coûts.
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Présentation de la société
Pour bon nombre de propriétaires de maisons, il fut un temps où la décoration intérieure se résumait presque au choix d’une couleur de peinture. Mais les temps ont changé. Aujourd’hui, la décoration intérieure est un passe-temps national, comme en témoignent les innombrables émissions de télévision, les revues et les livres visant à aider les propriétaires soucieux du style à rajeunir leurs pièces.
Contexte
Peu d’entreprises connaissent la popularité de la décoration intérieure mieux que celles qui fabriquent des biens et offrent des services ménagers. Parmi ces entreprises, on compte Eureka Lighting, un fournisseur de luminaires design à des architectes et à des entreprises de décoration intérieure, qui connaît une croissance rapide. Relativement nouvelle dans ce secteur, l’entreprise Eureka, établie à Montréal, tire fierté de sa différence et offre à ses clients « un design européen à un prix nord-américain ». Elle s’efforce aussi de faire preuve de plus de souplesse et de convivialité que ses concurrents.
« Notre véritable valeur réside dans le fait que nous livrons le plus rapidement possible à nos clients des produits attrayants et de qualité. Étant donné que nous nous spécialisons dans les produits faits sur commande et que nous pouvons littéralement vendre tout ce que le client nous demande de lui fabriquer, nous devons être souples, novateurs et capables de livrer rapidement », déclare Patrick Foley, vice-président à l’exploitation, Eureka Lighting.
Après avoir ouvert ses portes en 1987, Eureka a rapidement obtenu de bons résultats. À un moment donné, les recettes des ventes ont augmenté de 40 % en une seule année. Toutefois, cette croissance a entraîné de nouvelles pressions en ce qui a trait aux exigences relatives aux stocks. Comme il existe des millions de possibilités de produits, on ne peut trop souligner la dépendance d’Eureka envers des données précises sur les stocks. Malgré ce fait, Eureka ne disposait pas d’un progiciel de gestion intégré (ERP) fiable pouvant assurer un suivi précis de l’inventaire. Par conséquent, les stocks grossissaient de façon constante, et une grande partie d’entre eux était inutilisée depuis si longtemps qu’elle était devenue désuète. Eureka comptait sur le personnel pour assurer manuellement le suivi des stocks et parcourir l’entrepôt avec un stylo et du papier, à la recherche des pièces nécessaires. Voilà qui compliquait l’estimation des dates de livraison. De plus, le traitement des commandes était plus long et les délais de livraison aux clients étaient devenus moins prévisibles.
En outre, les rapports de gestion étaient inexistants. Le personnel de l’usine, les directeurs et les partenaires ne disposaient pas d’une idée claire et centralisée du nombre de commandes et de leur état, ni des moyens de les corriger facilement à la volée.
« Le personnel de l’atelier devait se fier à notre catalogue de produits, aux nomenclatures statiques ou aux dessins d’assemblage imprimés sur papier. Étant donné le nombre de changements de produits ou d’améliorations apportés, les employés devaient littéralement deviner quels seraient les éléments d’une commande. Ils demandaient ensuite au personnel de ramasser les stocks. Mais aucun suivi de cette collecte n’était effectué. Voilà qui avait des répercussions sur tous, depuis le personnel de la comptabilité jusqu’aux employés dans l’atelier. Nous gérions tout cela du mieux que nous pouvions quand nous étions une petite entreprise, mais quand celle-ci a commencé à croître, cela devenait de plus en plus difficile », relate M. Foley.
Quand l’impressionnante augmentation des recettes d’Eureka a commencé à se stabiliser, l’entreprise a décidé de moderniser toute sa gestion du déroulement des processus administratifs. Après avoir étudié un éventail de possibilités de logiciels provenant d’entreprises comme SAP et Epicor, Eureka s’est adressée à Fullscope, un partenaire certifié Or de MicrosoftMD pour que ce dernier l’aide à mettre en œuvre une solution logicielle de Microsoft.
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Solution
Fullscope a analysé les besoins d’Eureka et a constaté qu’il fallait à celle-ci un système qui assurerait automatiquement le suivi du déroulement des processus administratifs d’Eureka. Étant donné que les affaires d’Eureka dépendent des stocks, le système devait donner à tous un tableau exact des articles entreposés. Voilà qui aiderait le personnel des ventes à évaluer correctement la livraison aux clients, qui fournirait au personnel de l’usine des renseignements sur les éléments nécessaires et qui faciliterait même le processus des comptes fournisseurs et des comptes clients.
Pour y arriver, Fullscope a mis en œuvre à l’échelle de l’entreprise une nouvelle solution fondée sur Microsoft DynamicsMC AX, auparavant Microsoft Business Solutions–AxaptaMD. Dynamics AX est une solution ERP visant à répondre aux besoins des secteurs de la fabrication et de la distribution en gros.
« Nous avons été impressionnés par la facilité de personnalisation de Microsoft Dynamics AX. Une solution ERP représente un important investissement et une décision très sérieuse pour une entreprise comme la nôtre. Nous devions nous assurer que la solution choisie fonctionnait exactement comme nous le désirions. À l’aide de Microsoft Dynamics AX, nous pouvons mettre à profit l’expérience du marché que nous avons acquise pendant 15 ans en nous assurant d’y ajouter souplesse et adaptabilité à nos besoins », précise M. Foley.
Fullscope a utilisé les fonctions de gestion des finances, des relations avec la clientèle (CRM) et de la chaîne d’approvisionnement de Microsoft Dynamics AX, y compris les applications Product Builder et Enterprise Portal, sur un seul serveur. De plus, Fullscope a installé un module conçu par elle, appelé gestion de la qualité totale, pour créer des rapports de qualité et assurer le suivi des situations de non-conformité. L’application Microsoft Dynamics AX prend actuellement en charge 50 utilisateurs simultanés. Microsoft SQL ServerMC 2000, qui tourne sous Microsoft Windows ServerMC 2003, a été configuré pour agir comme référentiel central de données. SQL Server et Windows Server font tous les deux partie du logiciel serveur intégré Microsoft Windows Server SystemMC.
Le système de portail et de suivi s’intègre à un éventail de solutions essentielles de tierces parties, plus particulièrement à celles se reliant à des entreprises de messagerie et d’expédition pour effectuer le suivi de l’état des envois. Grâce à lui, les détaillants peuvent aussi se connecter à un site Web transactionnel sécurisé pour produire des propositions de prix personnalisées, créer leurs luminaires et recevoir une photo du produit fini avec le prix.
L’intégration quasi transparente au logiciel client de collaboration et de messagerie Microsoft Office OutlookMD permet aussi d’envoyer par courriel sur les ordinateurs de bureau des personnes-ressources pertinentes les mises à jour de commandes ou les rapports d’avancement.
Bénéfices
Depuis qu’elle a mis en œuvre la solution Microsoft Dynamics AX, Eureka a pu diminuer la charge que représentent les stocks et réduire les délais de livraison aux clients. Les employés peuvent voir des données à jour sur les stocks et les commandes, et apporter des corrections fondées sur de l’information en temps réel, et non pas sur des devinettes. Voilà qui a mené à des temps beaucoup plus courts de traitement des commandes. Ces éléments, plus la capacité pour les clients d’accéder maintenant aux mêmes données en temps réel sur les commandes et aux fonctions de propositions de prix configurées dans le site Web d’Eureka, ont grandement amélioré le taux de satisfaction de la clientèle.
Activités simplifiées
Quand le personnel d’Eureka reçoit une commande, celle-ci entre immédiatement dans Microsoft Dynamics AX. Le personnel de la production peut voir instantanément les détails de la commande et il sait exactement quoi faire. Le client peut facilement suivre l’état de la commande à partir de ce point grâce à un lien Web dans le système. Des factures commerciales sont générées automatiquement au moment de l’expédition des produits. En utilisant le module de gestion de documents de Microsoft Dynamics AX, le personnel pour aussi prendre des mesures pour que les factures soient automatiquement envoyées par courriel ou télécopieur, selon le désir de client.
« Aujourd’hui, tout ce que nous faisons est automatique. Chaque fois que nous trouvons un processus manuel, nous allons vers AX pour le simplifier et éviter le risque d’erreur. Même le personnel qui n’a pas de renseignements sur une commande en particulier peut la faire avancer. C’est blindé », déclare M. Foley.
Frais d’exploitation réduits
Avant de mettre en œuvre la solution Microsoft Dynamics AX, il fallait huit employés à temps plein pour vérifier manuellement le comptage de cycles des stocks, l’approvisionnement et le processus de distribution. Quatre de ces employés ont depuis lors été réaffectés à des secteurs plus stratégiques de l’entreprise.
Grâce à la vision claire des stocks que Microsoft Dynamics AX contribue à fournir, Eureka a aussi pu épargner près de deux millions de dollars canadiens sur le coût des stocks depuis que la solution a été implantée. Ces économies comprennent l’élimination permanente de pièces désuètes, d’une valeur de 800 000 dollars canadiens. L’entreprise a aussi pu réduire de 20 % le temps que le personnel consacrait à des tâches administratives comme la recherche de stocks et le suivi des commandes.
« [Microsoft] Dynamics AX a contribué à rendre notre entreprise beaucoup plus efficace, et cela nous épargne du temps et de l’argent. Nous avons pu consacrer plus d’attention à faire croître notre entreprise et à aider nos clients », déclare M. Foley.
Délais d’exécution plus courts
Eureka a travaillé fort pour traiter les commandes des clients en dix jours, un barème qui devenait presque impossible à respecter pour l’entreprise. Aujourd’hui, elle expédie 85 % de ses articles fabriqués sur commande en moins de dix jours, et plus rapidement encore dans le cas des articles déjà fabriqués. Il s’agit là de chiffres rarement atteints dans le secteur des articles fabriqués sur commande.
« Nous devions autrefois discuter longuement avec nos clients pour leur expliquer pourquoi les commandes allaient arriver en retard. Mais au cours des derniers mois, nos réunions sur les ventes et celles avec nos clients sont faciles comme tout. L’emphase est passée des délais de livraison des commandes aux clients à l’augmentation des ventes et à l’ajout de valeur pour le client », précise M. Foley.
Microsoft Dynamics
La gamme Microsoft Dynamics regroupe des solutions d'affaires spécialisées permettant d'automatiser et d'améliorer les processus de gestion, au niveau des finances, des relations avec la clientèle ou de la chaîne d'approvisionnement. Offertes par l'intermédiaire d'un réseau de partenaires de Microsoft, ces solutions intégrées et adaptables, qui fonctionnent comme et avec les logiciels Microsoft courants, sont conçues pour rationaliser les processus d'un bout à l'autre de l'entreprise.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Microsoft Dynamics, visitez le site à l’adresse http://www.microsoft.com/canada/dynamics/default.mspx
Renseignements supplémentaires
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Pour obtenir plus de renseignements sur les produits et les services de Fullscope, téléphonez au (256) 771-7050 ou visitez le site Web à l’adresse www.fullscope.com.
Pour obtenir plus de renseignements sur les produits et services d’Eureka Lighting, téléphonez au (514) 385-3515 ou visitez le site Web à l’adresse : www.eurekalighting.com
