Frontier Adventure Racing
Frontier Adventure Racing surpasse ses compétiteurs grâce à Microsoft Windows Small Business Server 2003
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Présentation de la société
Frontier Adventure Racing est reconnue pour permettre aux coureurs de différents niveaux de se lancer dans des activités d’aventure en plein air et d’atteindre des sommets en matière de courses d’aventure. Comptant des bureaux en Ontario et en Alberta, Frontier Adventure Racing planifie et organise chaque année de nombreuses courses et parcours d’aventure à travers le Canada. Les courses et les parcours offerts par Frontier Adventure Racing sont parmi les meilleurs au Canada et chacun des membres de son personnel compte plusieurs années d’expérience en activités d’aventure et en courses en plein air.
Contexte
La préoccupation principale de Frontier Adventure Racing consiste à offrir à ses clients des activités d’aventure en plein air de qualité. La sécurité en général est primordiale. Les employés de Frontier Adventure Racing utilisent les cinq ordinateurs de bureau de l’entreprise pour réserver les courses et les parcours, enregistrer de l’information sur les clients et collaborer ensemble à différents projets. Cependant, l’infrastructure de TI existante étant devenue désuète et surutilisée, des problèmes informatiques ont commencé à interrompre des échanges commerciaux importants et à nuire à la productivité des employés.
Au départ, l’entreprise utilisait simplement un réseau poste à poste qui limitait l’accès à des données essentielles, dont des renseignements médicaux à l’intention des participants aux courses et des communications au sein de l’entreprise. Possédant des bureaux à Toronto et à Calgary, Frontier Adventure Racing cherchait un système qui remplacerait sa solution de courrier électronique hébergée sur le Web et qui offrirait un meilleur accès aux courriels ainsi qu’un processus de réponse et de contrôle plus efficace en matière de courrier électronique pour faciliter la gestion de l’entreprise. De plus, l’entreprise n’avait pas de processus en place pour la transmission de communications à l’exception de son système de courrier électronique actuel hébergé sur le Web.
En l’absence d’un soutien technique interne suffisant, Frontier Adventure Racing a fait appel à des tiers pour l’aider à résoudre un certain nombre de ses problèmes informatiques et assurer le bon fonctionnement du système. La recherche et l’obtention de ce soutien se sont toutefois toujours révélées coûteuses pour l’entreprise.
« Nous exerçons nos activités dans des endroits éloignés, si bien qu’il était impossible pour du personnel de service de se rendre à certains de ces endroits, a expliqué René Noel, directeur des TI de Frontier Adventure Racing. En raison de notre éloignement de la région habituellement desservie, de nombreuses entreprises d’assistance technique ne pouvaient être sur place que pendant quelques heures, pendant lesquelles leurs employés devaient poser un diagnostic et corriger la situation. Le simple fait de maintenir le fonctionnement du système était devenu extrêmement coûteux. »
À mesure que Frontier Adventure Racing embauchait de nouveaux employés, elle trouvait difficile d’étendre son réseau pour répondre aux besoins d’une équipe en expansion. Le personnel interne ne possédait pas les connaissances techniques requises pour ajouter et prendre en charge de nouveaux utilisateurs. L’installation des ordinateurs de bureau des employés se faisait de manière irrégulière de sorte que seulement un petit nombre d’ordinateurs permettaient l’accès à l’ensemble des ressources disponibles du réseau.
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Solution
Assistée de Lanworks, un partenaire certifié Microsoft, Frontier Adventure Racing a mis en œuvre une solution articulée sur Microsoft Windows Small Business Server 2003.
Lanworks a remplacé le réseau poste à poste vieillissant par un seul serveur tournant sous Windows Small Business Server 2003 assorti du service Active Directory. Les cinq ordinateurs de bureau de Frontier Adventure Racing ont été mis à jour vers MicrosoftMD Windows MD XP Professionnel et MicrosoftMD Office System. Pour contribuer à protéger le réseau et ses ressources, Lanworks a installé le pare-feu avancé et le système de sauvegarde automatisé compris dans Windows Small Business Server 2003.
« En l’espace de quelques jours, le système entier était installé et fonctionnait, a affirmé Jon Baker, directeur du partenariat de Lanworks Inc. La migration s’est déroulée de façon transparente et nous n’avons pas une seule fois eu besoin de mettre le système hors connexion ni d’interrompre le déroulement des activités. »
Des stratégies de groupe ont été établies sur le nouveau domaine du service Active Directory en vue d’uniformiser la configuration des postes de travail autorisés qui étaient auparavant gérés manuellement. Des profils d’itinérance ont permis aux employés d’ouvrir une session à partir de n’importe quel poste de travail du réseau et d’avoir accès à leur bureau personnalisé, à leur courrier électronique, aux fichiers et aux dossiers partagés ainsi qu’aux imprimantes.
Grâce aux technologies de MicrosoftMD Exchange Server 2003 intégrées à Windows Small Business Server 2003, Lanworks a regroupé les domaines liés au courrier électronique sur un seul serveur, permettant à Frontier Adventure Racing de s’occuper de son courrier électronique à partir d’un point central.
Les fonctions d’accès à distance intégrées permettent aux employés de l’entreprise d’accéder au courrier électronique au moyen de Microsoft OutlookMD Web Access et du client de messagerie et de collaboration Microsoft OutlookMD 2003.
De plus, l’espace de travail Web à distance aide l’entreprise à sécuriser l’accès des employés à leur poste de travail et au réseau. Les fonctions d’assistance à distance de Windows Small Business Server 2003 permettent à Frontier Adventure Racing d’obtenir de l’assistance technique en ligne.
« On pourrait dire que nous avons surpassé nos compétiteurs avec ce logiciel de Microsoft. Il nous a permis de résoudre d’importants problèmes et d’actualiser nos méthodes de gestion », a affirmé M. Noel.
Windows Small Business Server 2003 offre aux employés des fonctions de collaboration et de partage de fichiers grâce au service WindowsMD SharePointMD Services intégré, bien supérieures à ce qu’ils utilisaient auparavant. Outre les fonctions de base de partage de fichiers et d’imprimante, le personnel profite maintenant d’une solution intranet prête à l’emploi comprenant une fonction de calendrier partagé qui leur permet de faire le suivi des horaires de travail et de renseignements importants sur les courses à partir de n’importe quel ordinateur de bureau.
Bénéfices
Frontier Adventure Racing a immédiatement constaté les avantages qu’a entraîné la mise à jour de son réseau vers un système plus fiable. « Windows Small Business Server 2003 a procuré à Frontier Adventure Racing un environnement stable et facile à gérer qui offre une base solide à partir de laquelle l’entreprise peut efficacement réagir à la croissance, et qui lui permet de planifier et d’organiser de nouvelles activités d’aventure en plein air intéressantes pour ses clients », a indiqué M. Noel.
La solution de Microsoft a non seulement permis à Frontier Adventure Racing d’épargner de l’argent relativement à son infrastructure, mais également de consacrer davantage de temps et de ressources en vue d’atteindre l’objectif de l’entreprise : donner un meilleur service aux clients.
Déploiement facile du système
Lanworks s’est rendu compte que les coûts de développement qu’aurait normalement entraîné ce type de mise en oeuvre pouvaient être réduits. Auparavant, un script personnalisé devait être créé pour les outils de production de rapports avancés qui permettaient à Lanworks de surveiller la stabilité et l’intégrité du système. M. Baker et son équipe étaient heureux de constater que ces outils étaient maintenant inclus dans le système d’exploitation serveur, ce qui leur a permis de gagner l’équivalent d’une semaine de temps de développement.
« Nous n’avons eu besoin de créer aucun outil de production de rapports. Nous n’avions qu’à activer les outils existants dans Windows Small Business Server 2003, a continué M. Baker. Sans la nécessité de créer ces outils manuellement, nous pouvions nous concentrer sur le développement de fonctions qui ont ajouté une valeur réelle à la solution. »
Réduction des frais d’administration
Grâce à Windows Small Business Server 2003, Frontier Adventure Racing dispose de moyens centralisés et plus efficaces pour faire face à ses besoins quotidiens. Un serveur central, sans matériel ni logiciels complexes, suffit à répondre à la totalité de ses besoins administratifs principaux et en matière de TI.
Des assistants axés sur les tâches ont permis au personnel de Frontier Adventure Racing de s’acquitter des tâches complexes et coûteuses en temps associées à l’administration du système, telles l’ajout et la suppression d’utilisateurs ou les mises à jour du système, au lieu d’avoir recours à de l’assistance technique externe. En regroupant les domaines liés au courrier électronique dans un serveur centralisé, l’entreprise exerçait un contrôle plus serré sur ses communications, ce qui lui faisait gagner du temps et de l’argent.
« Avec notre ancien système, nous devions appeler une entreprise d’assistance externe chaque fois qu’un problème survenait, a poursuivi M. Noel. Et en raison de notre éloignement des grands centres et de l’emplacement de nos courses, chaque visite était très coûteuse et les techniciens n’avaient le temps de régler que les problèmes les plus urgents. Maintenant que l’assistance est assurée à distance et que tous les domaines liés au courrier électronique sont regroupés en un seul endroit, la productivité s’est accrue de 30 %.»
Meilleur accès aux ressources du réseau
En mettant à profit Windows Small Business Server 2003, le personnel de Frontier Adventure Racing pouvait accéder à de l’information importante, peu importe l’endroit et le moment et à partir de n’importe quel appareil, au moyen de fonctions comme l’espace de travail Web à distance et Outlook Web Access, qui sont toutes deux comprises dans Windows Small Business Server 2003. Ces fonctions à elles seules permettront à Frontier Adventure Racing de gagner du temps lorsqu’elle communiquera de son siège social situé à Oakville avec les employés qui se trouvent sur les lieux d’une course n’importe où au Canada. Le personnel utilise désormais le service Windows SharePoint Services afin de se tenir au fait de l’information sur les courses et d’échanger des renseignements importants, comme les antécédents médicaux des coureurs, plus rapidement et simplement qu’auparavant.
Tous les postes de travail sont équipés de Microsoft Office System, qui donne accès à la demande d’inscription interne au moyen de Microsoft Office Access 2003. À l’aide de MicrosoftMD Office Word 2003, les employés de Frontier Adventure Racing peuvent créer des formulaires d’inscription personnalisés ainsi que des bulletins sur les courses qui sont envoyés régulièrement aux clients de Frontier Adventure Racing grâce à la fonction de fusion des courriels de Word et à la technologie Exchange Server de Windows Small Business Server 2003.
« Le bon fonctionnement d’un système et l’élimination du besoin d’applications complexes et difficiles à utiliser contribuent à remonter remarquablement le moral des employés parce qu’ils peuvent se concentrer sur leur passion, qui est d’offrir à leurs clients des activités d’aventure en plein air extraordinaires, a affirmé M. Noel. Vu la manière dont notre système fonctionne actuellement, en permettant à tous ceux qui sont connectés au réseau d’accéder aux fonctions pertinentes, la productivité et la satisfaction générale au travail se sont accrues. On nous a donné la possibilité de nous consacrer de nouveau à nos tâches et d’être assurés que notre infrastructure peut contribuer à soutenir nos objectifs à long terme. »
Une structure qui permet l’ajout de fonctions intéressantes
Frontier Adventure Racing peut désormais diriger son attention vers l’avenir, soit l’organisation de nouvelles courses et de nouveaux programmes qui susciteront l’intérêt des coureurs. « Nous avons maintenant le temps d’envisager de nouvelles fonctions auxquelles nous n’avions pas accès ou qu’il était trop long ou trop coûteux d’envisager avec notre ancien système », a indiqué M. Noel.
L’entreprise prévoit créer un système d’inscription électronique des clients qui permettra aux guides de Frontier Adventure Racing de se connecter au réseau au moyen d’un assistant numérique (ou peut-être d’un système d’exploitation Windows XP Édition Tablet PC) et d’une connexion sans fil. Lorsque ce système sera mis en oeuvre, les coureurs de Frontier Adventure Racing pourront simplifier le processus d’inscription aux expéditions en donnant aux organisateurs des courses un accès instantané à de l’information importante et aux formulaires nécessaires au point d’inscription, qui n’est actuellement relié d’aucune façon au réseau de Frontier Adventure Racing.
« Dès qu’un client amorcera le processus d’inscription à une course, nous serons en mesure de vérifier son nom et de déterminer s’il a rempli les formulaires requis pour participer à cette course, a conclu René Noel. Cela nous fera ainsi gagner beaucoup de temps et nous évitera de la paperasse. »
Frontier Adventure Racing prévoit se servir de Windows Small Business Server 2003 comme pivot central pour toutes les fonctions et les programmes qui seront adoptés et qui contribueront à améliorer la productivité du personnel en lui permettant de s’acquitter plus efficacement de ses tâches.
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Renseignements supplémentaires
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Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Lanworks Inc., composez le 905-212-1555 ou visitez www.lanworks.com
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Frontier Adventure Racing Inc., composez 416-783-4464 ou visitez www.far.on.ca
