la ville de Grand Sudbury
Sudbury réalise des économies en choisissant Microsoft(MD) Office 2007 parmi tous les autres
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Présentation de la société
Lorsque la ville de Sudbury, située dans le nord-est de l’Ontario, s’est fusionnée en 2001 avec le gouvernement régional et six municipalités environnantes pour devenir Grand Sudbury, c’était l’un des grands tournants de son histoire. À la fin du XIXe siècle, Sudbury était un petit avant-poste de chemin de fer, destiné uniquement à servir de campement de chantier temporaire pour accueillir les employés de la voie ferrée qui étaient de passage. Mais la découverte de riches minéraux comme le nickel et le platine incrustés dans la formation géologique qu’on appelle Bassin de Sudbury servira de rampe de lancement à une longue période de croissance. Aujourd’hui, le Grand Sudbury est une plaque tournante dynamique de services régionaux du nord-est de l’Ontario, comptant 550 000 habitants environ, trois établissements d’enseignement post-secondaires, un centre de traitement du cancer et Science Nord, un centre des sciences interactif qui attire de nombreux touristes.
Contexte
Aujourd’hui, Purolator travaille avec plus de 200 000 clients via ses principaux canaux d’expédition – y compris certains des plus importants clients du commerce de détail, technologiques et de fabrication au monde. Un service de qualité supérieure est essentiel au succès de l’entreprise; afin d’améliorer encore davantage sa position au sein du secteur très concurrentiel de la messagerie en Amérique du Nord, Purolator a lancé une stratégie d’investissement de cinq ans axée sur la croissance et l’innovation. À l’aide de son programme d’investissement conçu pour l’ensemble de l’organisation, Purolator offre aux clients de nouveaux services déterminés par le marché, y compris des solutions technologiques accélérées, une politique de prix plus flexible et une circulation des marchandises efficace. Une importante composante de la stratégie d’investissement de l’entreprise implique un investissement considérable dans de nouvelles technologies – améliorant la capacité d’offrir aux clients une plus grande flexibilité et des outils avec un temps de mise sur le marché plus rapide.
Pour aider à renforcer son économie, la Grand Sudbury a également investi dans des technologies telles que des réseaux de données haute vitesse et le service téléphonique « 311 », qui offre aux résidents et aux commerçants une connexion rapide aux services municipaux. La Ville a aussi entrepris des projets de mise en valeur des terres et de réhabilitation des lacs, ce qui lui a valu une reconnaissance mondiale pour ses initiatives en environnement.
En 2005, la ville de Grand Sudbury a organisé un comité de pilotage pour réévaluer son calendrier de lancement technologique et s’assurer que les projets de TI de la Ville soutenaient son objectif principal, qui consiste à offrir des services municipaux rentables. La Ville a également mis sur pied un bureau de direction des systèmes d’information pour donner une direction stratégique au portefeuille technologique. L’un des éléments examinés par le comité et le directeur de l’information était le logiciel bureautique de la Ville. Pendant des années, la Ville a utilisé le logiciel de productivité Corel, mais il était limité et ne répondait pas aux exigences de la municipalité en termes d’efficacité et d’effectifs en développement. Les membres du personnel ont rencontré des difficultés en travaillant avec des documents envoyés par des partenaires externes comme des gouvernements municipaux voisins, des agences provinciales et des organismes de développement des affaires. La majorité des documents étaient reçus en format MicrosoftMD, et même si le logiciel Corel pouvait convertir l’information, cela donnait lieu à des erreurs de mise en page fréquentes, et les employés municipaux perdaient du temps à rétablir manuellement les formats originaux. Pour aider à résoudre ce problème, la Ville a fourni à quelques employés OpenOffice, une gamme de logiciels téléchargeables gratuitement, en pensant qu’il serait ainsi plus facile pour eux d’ouvrir et de traiter certains documents. Mais l’organisation n’était pas convaincue que c’était la bonne solution.
« À cette étape, nous utilisions Corel et OpenOffice, et ni l’un ni l’autre ne répondait à nos besoins technologiques », mentionne Bruno Mangiardi, dirigeant principal de l’information à Grand Sudbury. Nous trouvions que OpenOffice ne s’intégrait pas à notre logiciel de gestion, alors nous nous sommes tournés vers Microsoft pour trouver une solution. »
Les services des ressources humaines et de la comptabilité demandaient des copies de Microsoft Office ExcelMD, parce que le logiciel tableur s’intégrait presque sans heurts au système de traitement du progiciel de gestion intégrée (PGI) de la municipalité, leur facilitant l’accès aux données comptables et des ressources humaines et les aidant à assurer un fonctionnement efficace. La ville de Grand Sudbury a alors offert aux employés quelques copies d’Office Excel au fil des ans, supplantant tranquillement les autres programmes tableurs comme Corel Quattro Pro et IBM Lotus 1-2-3.
« Environ 400 membres du personnel utilisaient le logiciel Microsoft, mais nous avions également des logiciels OpenOffice, Corel et IBM dans d’autres services », souligne Mangiardi. D’un point de vue gestion et planification, nous savions qu’il serait plus simple pour nous de strandardiser le tout en une seule plateforme, mais nous devions choisir la bonne solution en ce qui concerne la conversion de documents, ainsi que l’accès au PGI. Et bien entendu, nous ne pouvions faire abstraction des coûts liés à l’opération. »
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Solution
Mangiardi a abordé les options en termes de fonctionnalité et de planification à long terme, puis est arrivé à la conclusion que le système Microsoft Office 2007 représentait la meilleure option par son potentiel d’intégration éprouvé et mesurable. Office system 2007, l’ensemble d’outils de productivité le plus complet, allait aider la Ville à gagner un temps précieux, à gérer les données et à collaborer avec ses partenaires à l’externe. Microsoft Office Word 2007, le programme de traitement de texte du système Office 2007, allait rationaliser le processus d’ouverture et de traitement des documents provenant d’organisations d’affaires et d’autres agences gouvernementales utilisant déjà Word comme outil d’édition principal. Ceci allait permettre aux employés de gagner du temps et de travailler plus efficacement. Office Excel 2007 allait aider le personnel des RH et de la comptabilité à accéder facilement à la base de données exhaustive contenue dans le système de PGI et permettre une meilleure analyse de ces données.
«Nous trouvions que, comparé au système Office 2007, OpenOffice nécessitait des étapes supplémentaires pour s’adapter au système de PGI. Ce n’était pas efficace », affirme Mangiardi. Le système Office 2007 était visiblement le meilleur choix pour nous aux services des RH et de la comptabilité, mais il permettait aussi une amélioration de la productivité pour les autres membres du personnel. »
La nouvelle interface Office Fluent a permis aux employés de trouver plus facilement les fonctions dont ils avaient besoin dans les applications Office, puisque les outils sont disposés dans un ruban d’onglets regroupant les commandes les plus pertinentes pour chacune des tâches. L’intégration d’images dans les documents de briefing ou de références comme les notes de bas de page ainsi que la révision linguistique de mémos ont été simplifiées par cette présentation.
« Il était clair que nos partenaires à l’externe allaient tout standardiser en fonction d’un logiciel Microsoft. Si nous voulions être efficaces, nous devions utiliser un logiciel qui nous aiderait à ouvrir et traiter des documents rapidement, sans problèmes de formatage », mentionne Mangiardi.
Le conseil municipal de Grand Sudbury a approuvé l’achat du nouveau logiciel et la formation des utilisateurs à l’été 2007. La municipalité a commencé à installer les applications de productivité sur les ordinateurs municipaux à l’automne. Le déploiement incluait une journée de formation pour apprendre aux employés comment utiliser les applications Microsoft le plus rapidement possible. La Ville a également fait former quelques « super utilisateurs » de chaque service pour utiliser les fonctions avancées du logiciel; les super utilisateurs ont aidé les autres membres de leurs services à apprendre comment tirer le meilleur parti des applications d’Office 2007.
« La plupart étaient déjà familiers avec le logiciel des versions utilisées à la maison ou au travail, alors nous avons mis l’accent sur l’enseignement des différences entre les applications de Office 2007 et les versions antérieures », souligne Mangiardi. Dès que les gens ont commencé à utiliser l’interface Office Fluent, ils ont trouvé qu’il était plus facile d’accéder aux composantes dont ils avaient besoin pour créer des rapports et des formulaires d’aspect professionnel. Ils ont vu le système Office 2007 comme une version améliorée du logiciel intuitif qu’ils utilisaient déjà. »
Bénéfices
Les commentaires des utilisateurs ont été positifs. Les employés de la Ville de Grand Sudbury gagnent le temps qu’ils perdaient à convertir des documents d’un format à un autre, et les travailleurs ont également accès plus facilement à de nombreuses données provenant du système PGI. En comptant des utilisateurs expérimentés qui peuvent apprendre à leurs collègues les fonctions avancées d’Office system 2007, le service des TI de la Ville reçoit moins de demandes d’aide, ce qui se traduit par une diminution des coûts opérationnels. La municipalité voit en l’implantation d’Office system 2007 l’occasion d’améliorer ses processus d’affaires, tout en continuant de viser l’amélioration des activités et de l’efficacité du gouvernement auprès des citoyens.
Économies en temps
Avec Office Word 2007, les utilisateurs n’ont plus à convertir les documents lorsque l’information est fournie en format Microsoft. Ceci permet de gagner du temps et permet aux employés de travailler à entretenir de nouvelles relations avec des partenaires d’affaires en vue de développer l’économie municipale, faire le suivi des demandes des citoyens pour des services municipaux, revoir les données liées au développement économique et aider à développer la croissance future.
« Même en ne prenant que quelques minutes par jour, ces quelques minutes multipliées par plus de 1000 utilisateurs représente un temps considérable », affirme Mangiardi. Nos activités sont plus efficaces grâce à Office 2007. »
Meilleure intégration
Il est également plus aisé pour les services de RH et de la comptabilité d’utiliser le système PGI. Avec Office Excel 2007, les employés ont maintenant facilement accès aux formules et commandes nécessaires pour analyser les opérations, et les travailleurs peuvent gérer un grand nombre de données et ainsi accélérer les révisions. Office Excel 2007, avec ses outils professionnels de gestion de graphiques, aide les membres du personnel à développer des façons efficaces de représenter graphiquement les données, agrémentées par des effets de 3D et de transparence. Il est alors plus facile pour eux de représenter les tendances observées dans les données du PGI d’une façon que tout le monde peut comprendre.
« Notre service de comptabilité est maintenant beaucoup plus efficace, et les membres du personnel des RH possèdent les outils nécessaires pour faire en sorte que nos ressources humaines soient parfaitement adaptées », mentionne Mangiardi.
L’accès amélioré au PGI a eu un effet positif sur le service des TI de la Ville. « Nous recevions des appels d’utilisateurs demandant aux TI de les aider à accéder à leur rapports de PGI par Quattro Pro, OpenOffice et Lotus 1-2-3. Nous ne recevons pratiquement plus ce genre d’appels. »
Diminution des coûts
Les utilisateurs formés pour apprendre aux autres comment tirer le meilleur parti des applications Office 2007 ont aidé à réduire le nombre d’appels reçus par les techniciens des TI. Et avec une diminution des appels de ce genre, le service des technologies de la Ville peut consacrer ses ressources à d’autres dossiers, tels que les améliorations au réseau et les problèmes de rendement du matériel informatique. « Nous recevons des milliers de demandes », souligne Mangiardi. Chaque fois que nous pouvons y répondre, c’est pour nous très précieux. »
À long terme, la ville de Grand Sudbury continuera de tirer profit d’une architecture de logiciels fiable qui assure une durée de fonctionnement maximale des applications Office 2007. Ceci aide à établir les fondations de la direction stratégique adoptée par la Ville en ce qui concerne les investissements en technologie.
« Pour l’organisation, le département des TI représente maintenant un partenaire stratégique plutôt qu’un coût additionnel nécessaire », affirme Mangiardi. Néanmoins, la réduction des coûts et l’amélioration de l’efficacité font assurément partie de cette vision. Au plan du soutien actuel, nos coûts de gestion des applications ont considérablement diminué avec Office system 2007. »
Processus améliorés
En déployant Office system 2007, la Ville a maintenant accès à une fonctionnalité de création de document élaborée qui aide la municipalité à améliorer ses processus d’affaires. Par exemple, la Ville révise actuellement ses formulaires liés aux services des RH et de la comptabilité en les important dans Office Word 2007 et en appliquant les fonctions de calcul du traitement de texte. En utilisant cette fonction avancée de développement de tableaux, la ville de Grand Sudbury peut développer des formulaires qui calculent les données entrées automatiquement. Ainsi, les nouveaux formulaires sont remplis plus facilement et plus rapidement par les employés.
« Nous voyons ceci comme une occasion de revoir nos opérations en ce qui concerne les formulaires » mentionne Mangiardi. En modifiant leur apparence et l’application dans laquelle ils résident, que peut-on ajouter de plus? Nous améliorons leur fonction et les données qu’ils contiennent. »
La ville de Grand Sudbury enseigne également aux membres du personnel la façon d’utiliser les programmes de présentation de Microsoft Office PowerPointMD 2007, pour les aider à mieux communiquer avec les citoyens. La fonction graphique de The SmartArtMD permet aux utilisateurs de transformer rapidement des listes à puces et d’autres textes en représentations dynamiques des projets de la Ville, que peuvent visualiser les citoyens durant les consultations publiques. Les employés apprennent comment utiliser les diapothèques, les options de mise en page personnalisées et les fonctions de diaporamas, afin de développer des présentations efficaces, qui sont maintenant partie intégrante des activités municipales.
« Au cours des réunions du conseil et des réunions de circonscription, les présentations électroniques sont désormais la norme », explique Mangiardi. Nous avons reçu un grand nombre d’appels d’utilisateurs désirant être formés pour utiliser PowerPoint car ils comprennent l’importance de cet outil de communication. »
Cela s’inscrit dans les efforts continus de la Ville pour conjuguer investissements en TI et opérations efficaces. « Il s’agit de faire plus avec moins. Comment améliorer les services aux citoyens à moindre coût? », demande Mangiardi. « Office system 2007 nous aide à travailler plus rapidement et à améliorer nos processus, ainsi nos coûts demeurent bas. Notre capacité à servir les citoyens et les gens d’affaires est toutefois améliorée. »
Portefeuille de produits de serveur Microsoft
Microsoft Office System est l’environnement que le monde des affaires a adopté pour gérer l’information. Il comprend les programmes, les serveurs et les services qui contribuent à son succès en transformant l’information en un atout majeur.
Pour de plus amples renseignements sur Microsoft Office System, visitez le site www.microsoft.com/office
Renseignements supplémentaires
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le 905 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com
Pour en savoir plus à propos des produits et services de la ville de Grand Sudbury, appelez au (705) 671-2489 ou visitez le site Web : www.city.greatersudbury.on.ca
