HiTech Institute
L'intégration des données aide un collège de formation technique professionnel à économiser 800 heures de travail par mois
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Présentation de la société
HiTech Institute est un collège privé de formation technique professionnelle, dans le domaine de la technologie, qui s'adresse aussi bien aux entreprises qu'aux individus. Il dispose de huit centres de formation, situés à Toronto, à Detroit et à Jacksonville (Floride). Fondé en 1998, le collège emploie aujourd'hui 27 personnes à temps plein et des centaines d'instructeurs à temps partiel qui dispensent plus de 500 cours.
Contexte
Les programmes offerts couvrent différentes disciplines : informatique, gestion de projets, conception technique, solutions d'affaires et administration, services de santé et services communautaires. Les étudiants peuvent suivre une formation spécialisée sur le déploiement et la gestion de solutions Microsoft, IBM ou Cisco, des cours de gestion – par exemple celui du Project Management Institute qui permet de devenir expert en gestion de projets (Project Management Professional) – ou encore une formation technique en CAO (communication assistée par ordinateur ) et en conception électrique assistée par ordinateur. La plupart des diplômés font ensuite carrière dans l'administration publique, ainsi que dans les secteurs bancaire, des transports, des soins de santé, des communications ou de l'énergie.
HiTech Institute est aussi un partenaire certifié Or de MicrosoftMD et adhère aux programmes des partenaires certifiés en solutions d'apprentissage de Microsoft et des partenaires certifiés Microsoft DynamicsMC (anciennement Microsoft Business Solutions). Le collège fait partie d'un organisme-cadre, le HiTech Network, qui comprend également une division offrant des services-conseils pour Microsoft Dynamics, une école associée où sont dispensés des cours menant à une certification, ainsi qu'un service de recrutement. Une telle affiliation donne à HiTech Institute un avantage unique sur ses concurrents : la division des services-conseils permet aux instructeurs de participer à des projets de déploiement, et ainsi de maintenir continuellement leurs connaissances à jour.
Le fait de compter parmi ses employés des spécialistes possédant des connaissances aussi étendues constitue un autre avantage : le collège peut compter sur eux pour résoudre ses propres problèmes technologiques. De fait, c'est vers son personnel que la direction de HiTech Institute s'est tournée lorsqu'elle s'est aperçu que la dispersion des documents administratifs rendaient difficile la gestion des activités.
« Quand j'ai lancé l'entreprise, la conduite des opérations était infiniment plus facile, raconte Pravin Patel, le président de HiTech Institute, mais la croissance a été si rapide que, presque à notre insu, nos précieuses données se sont retrouvées comme piégées dans des structures isolées les unes des autres : les applications des différents services ne communiquaient pas entre elles. Étant donné le nombre d'intervenants dont il faut coordonner les activitisé (nous dispensons plus de 500 cours spécialisés), le collège avait de toute évidence besoin d'une solution intégrée permettant au personnel de partager plus facilement l'information disponible. »
Pour traiter et tenir à jour les dossiers des étudiants, le service des ventes et celui de la comptabilité se servaient d’une application Microsoft Access. De son côté, le service du marketing se servait de données conservées dans Microsoft Excel et les informations relatives au catalogue de cours se trouvaient dans une base de données Microsoft SQL ServerMC, à l'aide d'une application Web. Avec un tel environnement TI non centralisé, la direction avait bien du mal à piloter le navire, incapable qu'elle était de produire des rapports traduisant fidèlement la réalité.
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Solution
Après avoir consulté ses propres instructeurs experts, HiTech Institute a choisi Microsoft DynamicsMC CRM et Microsoft DynamicsMC NAV pour faire le suivi de ses activités commerciales, tenir à jour les dossiers des étudiants et permettre à tous ses services d'accéder à un même ensemble de données.
« Les produits Microsoft Dynamics constituent pour nous une puissante plate-forme qui nous permet de mieux gérer l'ensemble de nos activités, » souligne Pravin Patel. « Nous disposons en effet d'informations à jour et exactes qui facilitent la prise de décision. Cette solution représente un grand intérêt pour notre entreprise aussi petite que nous sommes. »
La mise en œuvre a commencé avec le déploiement de Microsoft Dynamics CRM 1.2 en décembre 2004, s'est achevée en août 2005. Six mois plus tard, le collège est passé à Microsoft DynamicsMC CRM 3.0, qui contient aussi un puissant module de marketing.
« Quand nous sommes passés à Microsoft Dynamics 3.0, continue Pravin Patel, nous avons commencé à ajouter des services et à personnaliser la solution en fonction de nos besoins. Il fallait entrer le catalogue des cours et un certain nombre de règles de gestion. La mise en œuvre a pris rapidement sa vitesse de croisière, nous découvrons sans arrêt de nouvelles fonctions dont nos différentes divisions peuvent tirer profit. »
HiTech Institute a d'abord utilisé Microsoft Dynamics CRM comme outil de suivi et de communication auprès des étudiants, et pour gérer la facturation. Les responsables se sont ensuite familiarisés avec le module de gestion des dossiers afin de simplifier les inscriptions des étudiants et l'achat des documents de formation.
La migration vers Microsoft Dynamics CRM a permis à HiTech Institute d'intensifier ses activités de marketing, notamment en menant des campagnes par courriel auprès de ses clients potentiels. Le module de marketing de Microsoft Dynamics CRM permet à l'établissement de faire le suivi de tous les courriels envoyés et de produire des rapports à partir desquels on peut évaluer le succès des campagnes, en fonction du nombre de contacts directs établis avec des étudiants potentiels.
HiTech Institute a également déployé Microsoft Dynamics NAV sous la forme d'un système de gestion qui lui a permis d'étendre à tout le collège les avantages du référentiel centralisé Microsoft Dynamics CRM. Sept modules ont été implantés : gestion financière, formation (après adaptation), ventes et marketing, achats, planification des ressources et ressources humaines. Les services chargés de l'exploitation, de la comptabilité, des achats et des ventes peuvent ainsi interagir en utilisant les mêmes données. Le déploiement a pris fin en novembre 2005.
Le projet a mobilisé l'un des instructeurs experts du collège à temps plein pendant près de quatre mois. Il s'agissait de créer 90 formulaires sur mesure liés à une base de données Microsoft SQL ServerMC 2000 dont la structure avait été adaptée aux besoins particuliers d'un établissement d'enseignement. Cela supposait de définir 60 tables supplémentaires dans la base.
Par ailleurs, pas moins de 70 rapports sur mesure ont été créés pour le module de formation, sans compter un rapport dont le service de l'exploitation a absolument besoin, puisqu'il concerne les demandes de travail. On y trouve indiqués toutes les ressources requises par tel ou tel cours, pour une période et dans un centre donnés (instructeur, salle de classe, documents de formation), ainsi que les étudiants inscrits au cours en question.
Bénéfices
Grâce à Microsoft Dynamics NAV et à Microsoft Dynamics CRM, tous les employés de HiTech Institute ont désormais accès à la même information, peu importe le service auquel ils appartiennent ou l'application qu'ils utilisent. Les processus d'affaires sont à présent plus efficaces, car la centralisation de l'accès aux données rend inutile leur duplication d'un service à l'autre, d'où une économie mensuelle de 412 heures de saisie. Ce sont aujourd'hui les mêmes informations qui servent à dresser les calendriers, à établir les factures et à mener les activités de marketing, ce qui permet d’épargner quelque 117 heures de saisie dans l’ensemble de l’entreprise.
Un système intégré
Microsoft Dynamics NAV assure la tenue à jour des données administratives, Microsoft Dynamics CRM gère l'information de première ligne et Microsoft BizTalk Server assure le lien entre ces composants, ce qui fournit à HiTech Institute une solution totalement intégrée de bout en bout. Les internautes intéressés par une formation peuvent entrer l'information les concernant sur le site Web du collège, d'où elle est ensuite stockée automatiquement dans Microsoft Dynamics CRM. Le dossier de ceux qui s'inscrivent officiellement est transféré automatiquement dans le système Microsoft Dynamics NAV par l'intermédiaire de BizTalk Server. La direction et le personnel jouissent ainsi d'une vue et d’un contrôle intégrés de toutes les activités du collège.
Sur le plan de l'exploitation, de la comptabilité et de la gestion financière, Microsoft Dynamics NAV offre de puissantes fonctions de contrôle à l'échelle de l'entreprise. De son côté, Microsoft Dynamics CRM permet de gérer plus efficacement les recommandations de clients potentiels. Cette application propose 15 règles administratives sur mesure qui soulagent le personnel des tâches de routine.
« Le module de gestion de règles de Microsoft Dynamics CRM nous permet d'automatiser de nombreuses opérations de routine et ainsi de gagner du temps peu à peu, explique Pravin Patel. Nous avons calculé que l'économie totale s'élève à plus de 800 heures par mois. Par exemple, si le service des ventes entre le nom d'un client potentiel dans Microsoft Dynamics CRM et que l'intéressé ne se manifeste pas dans les sept jours, sa fiche est automatiquement supprimée. Le suivi ne s'exerce donc que sur les étudiants dits actifs. »
Une efficacité accrue des services internes
Microsoft Dynamics NAV permet à HiTech Institute de gérer toutes les données de l'entreprise de façon centralisée. L'information est saisie une fois pour toutes et, moyennant les droits d'accès voulus, utilisable par n'importe quel service. Il en résulte une nette diminution du temps consacré à la recherche manuelle des renseignements nécessaires.
De même, le module de formation de Microsoft Dynamics NAV a, une fois personnalisé, contribué à améliorer la productivité entre les services. Celui de l'exploitation a, par exemple, accès directement à l'information dont le service des ventes a la charge et peut donc affecter les ressources sur simple examen des nouvelles commandes saisies dans le système Microsoft Dynamics NAV. Le service des achats peut commander les manuels nécessaires en fonction du nombre d'étudiants inscrits qui se sont acquittés des droits d'inscription. Quant au service comptable, il peut consulter l'historique des paiements ou vérifier la date et l'heure des reçus.
La possibilité de contrôler les accès à l'aide de Microsoft Dynamics NAV entraîne aussi une meilleure protection des données et permet d'en vérifier la saisie, ce qui contribue à en assurer l'exactitude. De plus, comme la solution repose sur Microsoft SQL Server, HiTech Institute a pu, grâce aux fonctions de sauvegarde automatique disponibles, réduire les contraintes imposées à l'administrateur de la base de données. Non seulement la solution est ainsi plus facile à gérer, mais le collège bénéficie de toutes les fonctions de reprise après sinistre intégrées à Microsoft SQL Server, pour une protection encore accrue des données du système ERP.
Des rapports financiers plus précis
L'un des principaux objectifs de HiTech Institute était d'améliorer son système de gestion financière afin que la direction dispose d'une vue plus précises de ses comptes.
« Avant de déployer Microsoft Dynamics NAV, nous utilisions le logiciel Simple comptable, se rappelle Pravin Patel. Nous étions toujours trois ou quatre mois en retard sur nos états financiers. Nous sommes une petite entreprise, mais nous voulons, tout comme une grande société, avoir les moyens de produire nos rapports en temps et lieu. Avec notre nouveau système, nous sortons tous les chiffres en temps réel. »
Le président de HiTech Institute ajoute que la solution a contribué à réduire les heures de travail consacrées à la production des rapports. « Microsoft Dynamics NAV nous aide à clôturer les comptes chaque trimestre, car tous les rapports nécessaires peuvent être produits en quelques secondes. Jusqu'ici, les états produits à un trimestre donné se rapportaient au trimestre précédent; l'information était donc toujours en retard de trois mois. Aujourd'hui, elle est disponible en ligne et parfaitement à jour. »
Par ailleurs, le module d'analyse des ratios de Microsoft Dynamics NAV permet au collège de mesurer plus précisément sa croissance. Les dirigeants tirent ainsi avantage de l'information financières reçu, ce qui les aide à faire des prévisions budgétaires plus fiables.
Un meilleur service à la clientèle
Enfin, les nouvelles solutions mises en place aident HiTech Institute à assurer un meilleur service à la clientèle. Selon son président, le service des ventes a pleinement tiré parti du module de gestion des dossiers de Microsoft Dynamics CRM pour résoudre les cas épineux et faire le suivi des problèmes soulevés par les étudiants.
« Nous évaluons continuellement la qualité de nos prestations auprès de la clientèle, explique Pravin Patel. La qualité nous tient à cœur. Dès que nous nous sommes mis à utiliser Microsoft Dynamics CRM, le nombre de plaintes des étudiants a chuté parce que le module de gestion des dossiers informe tous les intéressés des problèmes en suspens, jusqu'à ce qu’ils aient été résolus. »
Il s'en est suivi des commentaires bien plus positifs de la part des étudiants. Le nombre moyen de doléances a diminué de 70 %. À présent, d'après les dernières statistiques, il n'y a jamais plus d'un ou deux cas de litige à la fois.
Microsoft Dynamics
La gamme Microsoft Dynamics regroupe des solutions de gestion financière, de gestion des relations avec la clientèle et de gestion de la chaîne d'approvisionnement qui aident les entreprises à fonctionner plus efficacement. Offertes par l'intermédiaire d'un réseau de partenaires commerciaux offrant des services spécialisés, ces solutions de gestion intégrées et adaptables, qui fonctionnent comme et avec les logiciels Microsoft courants, sont conçues pour rationaliser les processus d'un bout à l'autre de l'entreprise.
Pour obtenir plus de détails sur Microsoft Dynamics, visitez le site Web suivant :http://www.microsoft.com/canada/fr/dynamics/default.mspx
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d'information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le (905) 568-9641 au Canada. À l'extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com.
Pour obtenir plus amples renseignements sur les produits et services de HiTech Institute, composez le 1 800 816-4811 ou visitez le site www.htinstitute.com.
