Homestead Christian Care
Une œuvre de bienfaisance améliore sa productivité et la stabilité de son système en passant de la plate-forme Linux de Red Hat à Microsoft Small Business Server
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Présentation de la société
Homestead Christian Care a été fondé en 1974 pour offrir des services de santé mentale aux résidants de Hamilton, en Ontario. Homestead a connu des débuts modestes, proposant ses services dans une maison de six chambres située dans un quartier résidentiel - lieu où l’organisme a exercé ses activités jusqu’en 2000 -, pour ensuite ouvrir un établissement moderne de 25 lits. Puis Homestead a pris de l’expansion pour offrir des logements avec services de soutien et des services de réadaptation à d’autres communautés de l’Ontario.
Contexte
Comme il s’agit d’un petit organisme sans but lucratif, il est important qu’il maintienne ses coûts au minimum, même dans les technologies. Pendant trois ans, Homestead a utilisé une plate-forme Linux de Red Hat, puis une plate-forme Gentoo Linux pour faire tourner son serveur d’applications principal et ses ordinateurs de bureau. Au fil du temps, la capacité de la plate-forme s’est accrue pour répondre aux besoins des trois établissements principaux de Homestead. L’organisme croyait qu’une solution Linux lui permettrait de contrôler ses coûts technologiques et de répondre à ses besoins administratifs.
Toutefois, des problèmes de plus en plus nombreux ont amené Homestead à revoir sa stratégie. L’administration du système Linux s’avérait ardue. Les utilisateurs faisaient souvent appel à un service d’assistance externe, même pour les problèmes les plus simples.
« Nous trouvions que la plate-forme Linux n’était pas conviviale. Même de simples tâches, comme le remplacement d’une souris ou d’un clavier, exigeaient l’intervention d’un professionnel. Nous ne pouvions pas faire grand-chose par nous-mêmes. Ainsi, lorsqu’un écran ne fonctionnait plus et qu’il fallait le remplacer, nous devions appeler le spécialiste. Nous ne pouvions plus nous permettre cette façon de faire inefficace et coûteuse », a déclaré Jeff Neven, directeur de l’exploitation à Homestead Christian Care.
De plus, la plate-forme Linux ne favorisait pas la collaboration. Homestead utilisait OpenOffice pour assurer la productivité des tâches administratives, mais l’application n’avait pas certaines fonctions des produits de la concurrence, ce qui rendait la collaboration difficile. Les réunions et les discussions devaient être planifiées manuellement et avoir lieu en personne. Les clients et les partenaires de Homestead à l’extérieur du bureau avaient du mal à ouvrir et à lire des documents OpenOffice.
« Nous pouvions convertir des documents, mais cela en modifiait l’apparence, transformant les puces en symboles de dollar par exemple. C’était un problème majeur. Nous sommes en concurrence avec d’autres organismes pour obtenir des fonds d’un groupe restreint de donateurs. Ces petites choses nuisaient considérablement à l’image que nous projetions auprès des donateurs éventuels », a ajouté M. Neven.
Aussi, depuis que le serveur de Homestead se trouvait à Hamilton, les utilisateurs à distance, notamment ceux qui travaillaient dans des bureaux satellites, n’avaient pas accès à l’information contenue dans le système interne.
Homestead a décidé de revoir ses options technologiques. Après s’être tourné vers Krikke Computer Services Inc., un partenaire technologique de Microsoft et spécialiste des petites entreprises, Homestead a opté pour la mise en œuvre d’une nouvelle plate-forme articulée sur les logiciels de MicrosoftMD.
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Solution
Krikke a recommandé à Homestead de migrer de Linux vers Microsoft Small Business Server 2003 (SBS) Premium Edition. SBS 2003 est une solution serveur conçue spécialement pour les besoins des petites entreprises, avec fonctions de partage de fichiers et d’impression, connexion Internet, accès à distance aux données ainsi qu’une solution complète de base de données et de système de messagerie et de collaboration.
« Ils voulaient que la nouvelle solution les aide à résoudre toutes leurs difficultés dès le départ, et à éliminer les arrêts et les pertes de productivité, qui leur causaient des problèmes majeurs », a expliqué John Krikke, président de Krikke Computer Services.
SBS permet au personnel de Homestead d’exploiter Office 2003, plus particulièrement du logiciel de messagerie et de collaboration OutlookMD 2003, qui est compris dans Small Business Server 2003. Ce logiciel, lorsqu’il est utilisé avec Exchange Server 2003, un élément de la suite SBS 2003, permet aux utilisateurs de communiquer et de collaborer plus efficacement entre eux. Krikke a aussi installé Windows ServerMD 2003, ce qui permet à Homestead d’exploiter Terminal Server et de relier les utilisateurs à distance au bureau de Hamilton par l’intermédiaire d’un réseau privé virtuel.
Même si la migration de Linux vers Windows constituait pour Homestead une modification importante de sa plate-forme technologique, la formation des utilisateurs s’est avérée simple puisque la plupart d’entre eux connaissaient déjà la plate-forme articulée sur Windows.
« La solution Windows recommandée par Krikke nous a plu dès le début. Small Business Server nous offrait tout ce dont nous avions besoin, surtout la possibilité de relier entre eux nos employés affectés dans d’autres villes », a poursuivi M. Neven.
Bénéfices
L’adoption de la plate-forme fondée sur les produits de Microsoft a permis à Homestead de bénéficier de plusieurs avantages et d’une amélioration de l’efficacité, de la réduction des coûts d’exploitation à la hausse de productivité des employés.
Réduction des frais d’exploitation
Avec la plate-forme Linux, Homestead devait souvent faire appel aux services d’un technicien extérieur. Comme on avait recours à ses services pour les demandes ou les modifications à l’environnement informatique les plus simples, les coûts de l’assistance technique avaient constamment augmenté. Les temps d’arrêt étaient fréquents, ce qui empêchait les utilisateurs de travailler et les frustrait.
Grâce à Small Business Server 2003 et à Windows Server 2003, Homestead bénéficie désormais d’une sécurité accrue et d’une plate-forme plus stable et plus fiable, ce qui a diminué de façon importante la nécessité d’intervention de techniciens externes. Les frais de maintenance en TI sont ainsi moins élevés, ce qui permet de consacrer une plus grande part des fonds aux projets de bienfaisance. À titre d’œuvre de bienfaisance, Homestead était aussi admissible à un contrat de licence qui lui offrait des options avantageuses en matière de prix, ce qui lui a permis de réduire encore plus le coût initial.
« Depuis que nous avons migré de Linux à Windows, nous avons constaté une réduction de nos frais d’assistance en TI de près de 70 %. Nous disposons ainsi de plus de fonds pour aider nos clients », a affirmé M. Neven.
Stabilité et fiabilité accrues
Homestead croyait que Linux offrait la promesse d’une plate-forme abordable, stable et exempte de bogues. Mais cette plate-forme exigeait de nombreuses interventions manuelles. Avant de mettre en œuvre Small Business Server 2003, les temps d’arrêt étaient fréquents. Ce problème était d’autant plus frustrant que le personnel de Homestead ne pouvait apporter lui-même les corrections. Depuis la migration vers la plate-forme articulée sur les produits de Microsoft, la stabilité est la norme et les temps d’arrêt ont pratiquement disparu.
« Bien que Linux ait ses bons côtés, nous avons constaté que Windows offrait la fiabilité dont nous avions besoin. Même si je ne suis pas un professionnel des TI, je peux facilement ajouter un nouveau compte de courriel ou entreprendre d’autres tâches courantes sans crainte de provoquer des interruptions. Il s’agit là aussi d’une économie de coûts; nous savons que personne de perdra soudainement l’accès à son ordinateur pendant un jour ou deux », a affirmé M. Neven.
Augmentation de la gestion par l’utilisateur
La possibilité pour les employés de gérer leur temps et d’améliorer leur productivité fait partie des avantages inespérés de Small Business Server 2003 et Windows Server 2003. Homestead utilise le courriel en format HTML et son site Web pour rester en contact avec les donateurs et solliciter de nouvelles sources de financement. Avec l’outil de création et de gestion de sites Web FrontPageMD, les employés peuvent effectuer facilement et rapidement la maintenance et la mise à jour du site Web de Homestead sans avoir recours à des concepteurs de sites Web.
Mettant à profit la puissance de Terminal Server, les employés de Homestead peuvent rester en contact avec le bureau au moyen de leur bloc-notes, et ainsi avoir constamment accès aux données essentielles. Homestead envisage l’acquisition d’Office SharePointMD Portal Server pour héberger une nouvelle base de données sur les clients et les donateurs, ce qui constituerait une source centralisée et facilement accessible de données essentielles pour son personnel.
« Nous venons tout juste de prendre conscience de toutes les possibilités qu’offrent nos logiciels de Microsoft. Nous avons ainsi pu commencer à planifier une série de nouveaux projets et processus qui aideront Homestead à remplir son mandat principal, qui est d’offrir des logements avec services de soutien et des services de réadaptation aux personnes qui souffrent de maladies mentales », a conclu M. Neven.
Windows Small Business Server 2003
Microsoft Windows Small Business Server 2003 constitue un avantage de taille pour la réussite de votre entreprise. Rehaussez la sécurité de vos données et contribuez à la fiabilité de votre réseau. Permettez à vos employés d’atteindre de nouveaux sommets de productivité tout en les habilitant pour qu’ils accomplissent davantage de tâches. Et reliez-vous à vos clients comme jamais auparavant.
Pour de plus amples renseignements sur Windows Small Business Server 2003, visitez le site www.microsoft.com/sbs
Renseignements supplémentaires
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568 2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le 905 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Krikke Computer Services Inc., composez le 905 639 7291 ou visitez le site www.krikke.com
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Homestead Christian Care, composez le 905 529 0454 ou visitez le site www.hscc.ca
