Knit-Set Canada Ltd.
Knit–Set sous les feux de la rampe grâce à Microsoft Windows Small Business Server 2003
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Présentation de la société
Knit-Set recherchait un système de TI intégré qui contribuerait à accroître la productivité des employés, qui assurerait la gestion au moyen de renseignements exacts et à jour et qui regrouperait les fonctions de courrier électronique et de télécopie, le tout au sein d’un environnement sécurisé.
Contexte
L’entreprise utilisait un certain nombre de logiciels non reliés et de processus fondés sur le papier pour gérer les stocks, les bons de commande, l’approvisionnement, le suivi des expéditions, l’information comptable et les états financiers. Un logiciel DOS désuet était utilisé pour l’entrée des commandes et les applications comptables, lequel était pris en charge de façon minimale et ne pouvait plus être mis à niveau. Le système en place n’était pas accessible par les outils de production de rapports et d’analyse. La gestion des stocks et le suivi des expéditions étaient assurés au moyen de feuilles de calcul Lotus 1-2-3 mises à jour manuellement. Les bons de commande étaient produits à la main à l’aide de Microsoft Word.
Le système manuel fondé sur le papier de Knit-Set lui a occasionné un certain nombre de difficultés administratives. Le fait de devoir retaper des données a affecté considérablement la productivité du personnel et accru la marge d’erreur, ce qui a donné lieu à des rapports qui souvent ne correspondaient pas aux données d’origine. Au cours de la période de pointe, la production manuelle de manifestes d’expédition occupait un employé à temps plein. Knit-Set devait réduire la quantité de papier qu’elle générait, particulièrement en ce qui avait trait au suivi des lettres de crédit, qui constituait un processus ardu et chronovore.
Depuis que Knit-Set importe la majorité de ses produits, il lui est essentiel d’effectuer un suivi rigoureux des lettres de crédit afin que la documentation nécessaire soit immédiatement accessible à la demande des autorités frontalières.
« Comme nous achetons nos produits en dollars US, les lettres de crédit doivent être vérifiées et revérifiées pour en assurer l’exactitude, a déclaré Manfred Sandler, vice-président des finances à Knit-Set Canada Ltd. Il nous fallait suivre et gérer les données liées aux lettres de crédit et fournir des rapports en temps réel afin de permettre à nos employés de se concentrer sur des tâches importantes qui ont un effet sur l’entreprise plutôt que de se livrer à des exercices manuels fastidieux. »
La sécurité était également préoccupante pour Knit-Set. L’infrastructure technologique existante de l’entreprise n’était pas sécuritaire; elle ne comprenait pas de pare-feu et dépendait d’un fournisseur de services Internet externe pour le courrier électronique de certains employés. Pour des raisons de sécurité, certains postes de travail n’étaient pas reliés à Internet par mesure de prévention, ce qui entravait la productivité parce que des utilisateurs ne pouvaient accéder à Internet ni au courrier électronique.
De plus, Knit-Set devait donner accès aux fonctions de gestion aux dirigeants qui travaillaient à l’extérieur du siège social de Montréal ainsi qu’à son personnel de vente mobile. Plus de trois jours pouvaient ainsi être nécessaires pour obtenir de l’information sur les ventes ou sur les stocks. Knit-Set recherchait une solution qui permettrait non seulement de faire le suivi complet des stocks, mais également d’assurer le suivi des ventes de façon rapide et précise.
« La mise à jour d’une bonne partie de nos principales données de gestion, soit les stocks, l’information financière et le flux de trésorerie, se déroulait sur une période de plusieurs jours ou de plusieurs semaines, de sorte que notre équipe de vente n’avait pas accès à de l’information exacte et à jour pour l’aider à conclure une vente, a expliqué M. Sandler. De plus, la production des bons de commande et le suivi des expéditions et des stocks pouvaient occuper jusqu’à 40 % du temps du directeur de l’exploitation. »
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Solution
Assistée de Blue Link Associates Limited, un partenaire certifié MicrosoftMD, Knit-Set a déployé une solution articulée sur Microsoft WindowsMD Small Business Server 2003.
« Le produit offre une valeur incroyable aux petites entreprises car elles profitent des mêmes services de courriel et de réseautage haut de gamme qu’utilisent les grandes entreprises pour stimuler la productivité et améliorer le service à la clientèle, et ce, à un prix raisonnable, » a affirmé Mark Canes, président de Blue Link Associates Limited.
Microsoft SQL Server 2000, de même que les procédures stockées et les vues créées par Blue Link, ont permis à l’entreprise d’améliorer les processus et de récupérer rapidement des quantités importantes de données administratives. Les conseillers de Blue Link ont montré aux utilisateurs comment hyperlier facilement des feuilles de calcul Excel à la base de données SQL en vue de procéder à des analyses par liaison automatique au moyen d’outils comme les tableaux croisés dynamiques. Blue Link a aidé Knit-Set à remplacer son ancien système par un serveur unique exécutant Windows Small Business Server 2003 Premium Edition. Blue Link a également instauré un point d’entrée unique de toutes les données de l’entreprise afin d’aide à réduire la saisie de données répétitives. Blue Link a ensuite aidé Knit-Set à mettre en place un modèle de sécurité approprié articulé sur le serveur de base de données Microsoft SQL Server 2000 conjointement avec le modèle enrichi et sécurisé fourni par le serveur de répertoire Active DirectoryMD.
« Knit-Set était complètement écrasée par les processus manuels, a indiqué M. Canes. L’entreprise recherchait une solution qui permettait non seulement le suivi des stocks, mais également le suivi de l’ensemble des processus administratifs, et ce de façon rapide et précise. »
Sécurité
Windows Small Business Server 2003 comprend des outils qui fourniront à Knit-Set une solution qui contribuera à accroître la sécurité tant à l’externe qu’à l’interne. Par exemple, Internet Security and Acceleration ISA Server 2004 est un pare-feu intégré qui aide à protéger le réseau de l’entreprise contre les attaques provenant de l’extérieur. L’application sectorielle qui permet d’y arriver est SQL Server 2000, protégée par le module de sécurité qui a été mis en place à Knit-Set en même temps qu’Active Directory pour contribuer à prévenir l’accès externe non autorisé à de l’information administrative importante et pour limiter l’accès des employés uniquement aux données et aux systèmes pertinents.
Connectivité à distance
Afin d’obtenir l’accès à distance, Knit-Set a ajouté un serveur supplémentaire pour l’utilisation de Terminal Server, et l’application de BlueLink a été mise en œuvre pour assurer un accès à distance à partir de n’importe quelle connexion Internet. Les possibilités d’accès à distance ont permis à certains membres de la direction éloignés d’espacer les visites à Montréal, et aux représentants de ne pas réintégrer le bureau pendant leurs déplacements. Étant donné que la majorité des employés se trouvent chez des clients ou se déplacent chez des fabricants, les fonctions d’accès à distance offrent à chaque employé la flexibilité nécessaires pour réaliser ses tâches.
Bénéfices
Productivité accrue
Une solution de TI intégrée a aidé Knit-Set à accroître la productivité à l’échelle de l’entreprise. L’accès à de l’information exhaustive, exacte et à jour permet aux employés de se concentrer sur des tâches importantes plutôt que sur du travail manuel ennuyeux. On a éliminé les saisies de données répétitives, ce qui a entraîné un gain de 10 à 15 jours de travail par mois. Une meilleure visibilité de l’état des produits contribue également à améliorer le service à la clientèle.
« Notre personnel de vente peut désormais conclure une vente immédiatement par téléphone plutôt que d’avoir à se renseigner auprès de quelqu’un d’autre sur la disponibilité d’un produit avant d’accepter une commande, » a déclaré M. Sandler.
L’augmentation de la productivité a également un effet favorable sur la période de pointe de Knit-Set. Une fois les défilés de mode internationaux terminés, l’entreprise met les bouchées doubles pour créer de nouveaux produits en vue de sa collection de vêtements d’automne ou de printemps. Pendant ce temps, chacun dans l’entreprise s’affaire à expédier des produits à l’étranger, à passer les commandes des clients et à faire le suivi des stocks.
« En général, nous devons embaucher une personne à temps plein pour créer les manifestes d’expédition durant la période de pointe, a expliqué M. Sandler. Maintenant, nous sommes en mesure de réduire considérablement la production et la manipulation de papier, et nous avons remplacé les télécopieurs nécessitant du papier par un système combinant le courriel et le fax électronique. Grâce à cette hausse de l’efficacité, nous avons pu éliminer un poste à temps plein temporaire coûteux. »
Coût d’exploitation réduit
Windows Small Business Server 2003 permet également à Knit-Set d’augmenter ses bénéfices nets en donnant à la direction l’accès à l’information exacte et à jour nécessaire pour prendre des décisions éclairées. Il en résulte une meilleure visibilité de l’état des stocks, ce qui permet d’assurer le respect des engagements de vente tout en maximisant la rotation des stocks et en diminuant les coûts associés à l’entreposage de produits excédentaires.
« Dans notre secteur, il est important de nous assurer que nous n’avons pas de stocks excédentaires parce qu’ils contribuent à réduire nos revenus, et en général, nous avons des stocks en excédent à la fin de la saison, a poursuivi M. Sandler. Le fait d’accéder à de l’information sur les stocks nous permet de repérer et de vendre les produits excédentaires ainsi que de planifier en vue de la saison suivante car nous savons précisément quelles couleurs et quels modèles se vendent bien. »
De plus, les services Terminal Server de Microsoft contribuent à réduire la fréquence des visites à Montréal en offrant aux travailleurs éloignés, ainsi qu’aux entrepreneurs employés par Blue Link, un accès à distance à l’information.
« Je peux apporter toutes les modifications ou les mises à jour nécessaires au système directement à partir de mon bureau, a expliqué M. Canes. Je ne suis pas obligé de me rendre au bureau de Montréal pour avoir accès au système, ce qui diminue les frais de service annuels demandés par Blue Link à Knit-Set d’environ 15 000 $. »
Grâce à la gestion à distance, le personnel de vente de Knit-Set peut travailler depuis les bureaux des clients tout en ayant un accès complet aux documents relatifs aux ventes, aux stocks et aux finances. Les ventes ont ainsi augmenté et les coûts, diminué.
« Je suis établi à Toronto et grâce aux fonctions à distance de Windows Small Business Server 2003, j’ai réduit de moitié mes déplacements à Montréal, a indiqué M. Sandler. J’ai maintenant l’impression de sentir le pouls de l’entreprise et je ne suis plus obligé de communiquer avec le bureau de Montréal pour obtenir des renseignements de nature administrative. J’ai accès à toute l’information dont j’ai besoin au moment où j’en ai besoin. »
Performance et fiabilité accrues
Windows Small Business Server 2003 offre une solution efficace qui pourra évoluer avec l’entreprise. Cette solution a aidé à créer un réseau sécurisé, en a maintenu le bon fonctionnement et a automatiquement protégé l’information de l’entreprise.
« Nous sommes convaincus de travailler dans un environnement sur lequel Knit-Set peut compter, a conclu M. Canes. Microsoft SQL Server 2000 fournit une base de données solide, fiable et évolutive. Il contribue à protéger l’information de l’entreprise et prévient les pertes de productivité grâce à une infrastructure sécuritaire qui comprend un pare-feu intégré et un accès à distance sécurisé. »
Windows Small Business Server 2003
Microsoft Windows Small Business Server 2003 permet aux petites entreprises d’être plus productives tout en utilisant moins de ressources. Il est maintenant possible de protéger automatiquement l’information de votre entreprise de 15 façons essentielles. Il est également possible d’accomplir 20 % plus de tâches chaque jour en permettant à vos employés de trouver, de partager et de transmettre plus facilement l’information, d’y accéder à distance; d’attirer plus de clients et de mieux les servir 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Vous pouvez installer rapidement et d’utiliser facilement un serveur Windows pour gérer votre petite entreprise.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Windows Small Business Server 2003, visitez le site http://www.microsoft.com/sbserver
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site : www.microsoft.com
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Blue Link Associates Limited, composez le (905) 660-0599 ou visitez le site www.bluelink.ca
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Knit-Set Canada Ltd., composez le (416) 401-7402.
