Brasseries Labatt du Canada
Les employés de Labatt utilisent « Le Pub » pour améliorer la collaboration et les communications internes
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Présentation de la société
Fondée en 1847, Les Brasseries Labatt du Canada est l'une des plus anciennes entreprises brassicoles du pays. Aujourd'hui, Labatt fait partie d'Interbrew, S.A. de Belgique, un des plus importants groupes brassicoles de la planète, qui produit plus de 180 types de bières distribués dans plus de 110 pays.
Contexte
Au sein d'Interbrew, Labatt brasse 67 bières de qualité dans 8 brasseries du Canada et les distribue dans le monde entier. Traditionnellement, l'entreprise utilisait les réunions du personnel, les bulletins et les tableaux d'affichage pour diffuser aux employés les annonces et l'information relative à l'entreprise mais, parce que ses employés sont disséminés dans tout le pays, Labatt avait comme défi de leur livrer l'information de façon plus homogène et plus rapide. De plus, la plupart de l'information de Labatt était cloisonnée au sein des diverses unités commerciales de sorte que les employés éprouvaient des difficultés à trouver de l'information pertinente et à jour.
« Au début de l'année 2001, nous avons constaté que nous avions deux défis importants à relever en matière de TI, déclare Jonathan Starkey, directeur, Centre d'excellence des données d'architecture à Labatt. Tout d'abord, il nous fallait réunir tous nos employés à l'aide d'un point d'accès unique afin de pouvoir communiquer l'information rapidement à l'échelle de l'entreprise. L'autre défi consistait à éliminer le cloisonnement de l'information au sein de Labatt et à offrir ainsi un meilleur accès lorsque vient le temps de prendre d'importantes décisions d'affaires. »
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Solution
Après avoir examiné attentivement les exigences commerciales et technologiques de Labatt, l'équipe des TI de Labatt a conclu qu'un intranet serait le moyen le plus efficace pour offrir aux employés un point d'accès unique en plus de fournir une solution complète pour la gestion des documents et la collaboration. Labatt a opté pour une solution technologique constituée des logiciels Microsoft® Content Management Server 2002, Microsoft® Office SharePoint® Portal Server 2003 et SharePoint Team Services comme fondement de son nouvel intranet.
Les experts à l'ouvre
En 2001, Labatt a commencé à collaborer étroitement avec les services de Microsoft, un groupe qui a pour mandat d'offrir aux entreprises les connaissances qui leur permettront de tirer le maximum de la valeur commerciale des logiciels et des solutions Microsoft. De concert avec les services de Microsoft, Labatt a conçu une stratégie complète pour la création, le développement et le déploiement du nouveau portail. L'équipe des services de Microsoft dispose de plus de 100 bureaux et d'un peu moins de 4 000 conseillers dans le monde entier.
Labatt et les services de Microsoft ont déterminé qu'un déploiement par phases du portail permettrait de livrer aux employés un point de contact unique en quelques mois seulement, suivi peu après par l'ajout des fonctions de gestion de documents et de collaboration.
Navantis, un partenaire certifié Or de Microsoft, a fourni des conseils architecturaux en plus de concevoir la solution articulée sur SharePoint. Ils ont travaillé de concert avec les services de Microsoft et avec Labatt pour s'assurer que la solution offerte correspondrait aux besoins de l'entreprise. Les services de Microsoft ont joué un rôle essentiel à toutes les phases du déploiement du portail ; ils ont agi à titre de conseiller de confiance et ont permis à Labatt de maximiser son investissement dans la technologie Microsoft. De plus, les services de Microsoft ont collaboré avec Labatt pour personnaliser les fonctions de gestion de documents de SharePoint Portal Services pour répondre aux besoins uniques de la brasserie.
« Les services de Microsoft ont compris notre entreprise et ils ont créé la solution idéale pour répondre aux exigences particulières de Labatt, déclare Jonathan Starkey. Le déploiement réussi du portail de Labatt est une preuve des relations de travail solides établies entre les deux parties et de la capacité des services de Microsoft à transformer la technologie en une valeur commerciale maximale. »
Se retrouver au Pub
En août 2001, Labatt a lancé la première phase du nouveau portail, Le Pub, qui est un était un projet conjoint des équipes des affaires publiques et des TI. Le Pub a été conçu pour offrir aux employés un lieu de rencontre et un point d'accès unique à l'information qui compte le plus pour eux. Avec 3 800 employés, l'entreprise avait besoin d'une solution de gestion de contenu puissante qui faciliterait la génération de contenu et la gestion de documents tout en s'adaptant et en s'intégrant facilement avec les phases subséquentes du déploiement de l'intranet.
En utilisant Microsoft® Content Management Server 2002, une solution complète de gestion de contenu Web, Labatt a rapidement déployé un site Intranet regorgeant de fonctions et offrant un contenu étoffé, auquel tous les employés de Labatt du Canada pouvaient facilement accéder à l'aide de Microsoft Internet Explorer. Grâce à Microsoft® Content Management Server 2002, les employés désignés peuvent désormais publier du contenu sur le nouveau site intranet en utilisant des outils conviviaux, conçus particulièrement pour les utilisateurs non techniques. Microsoft® Content Management Server 2002 s'intègre facilement à Microsoft Office, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent produire et modifier du contenu à l'aide de logiciels qui leur sont déjà familiers.
Les employés de Labatt peuvent désormais accéder à une grande variété d'information par le biais du Pub, des offres d'emploi à l'interne au répertoire des employés, en passant par les forums de discussion.
À l'aide de l'intranet, Labatt a offert de nouveaux programmes à ses employés, notamment la base de données Innovation. Dans le cadre de ses activités, Labatt s'efforce de créer des moyens novateurs pour améliorer chaque aspect de l'entreprise et la base de données Innovation offre un forum où les employés peuvent soumettre leurs idées puis obtenir une reconnaissance ou recevoir des prix pour des idées qui auront été mises en ouvre.
« Nous avons pu entreprendre quelques projets novateurs en utilisant Microsoft® Content Management Server 2002, déclare M. Starkey. Labatt a intégré au portail Le Pub des services médias intégrés qui diffusent Pub TV sur des écrans vidéo situés dans les bureaux des cadres à la succursale de Toronto de Labatt. De plus, les employés peuvent regarder les dernières campagnes publicitaires télévisées et le matériel de formation le plus récent de l'entreprise. Ils peuvent voir également en direct des diffusions Web à l'intention des cadres. Chacune de ces applications offertes par le biais du portail Le Pub nous permet de renforcer la communication entre les employés et finalement, de rapprocher les membres de notre entreprise. »
Passer au niveau suivant avec la gestion de documents
En janvier 2003, on a lancé la deuxième phase du portail Le Pub, en offrant aux employés de nouvelles caractéristiques et de nouvelles fonctions précieuses, notamment la gestion de documents et les outils de collaboration.
En utilisant Microsoft® Office SharePoint® Portal Server 2003, un outil prêt à l'emploi servant à créer des portails qui offrent des fonctions de recherche de premier ordre, la gestion de documents et des outils de collaboration, Labatt a ajouté au portail existant des fonctions qui permettront aux employés de partager l'information, de collaborer à les documents en plus d'accroître la productivité individuelle et collective.
La fonction de gestion de documents a été un facteur clé pour la création du portail et l'équipe de Labatt avait besoin d'une solution souple intuitive pour les utilisateurs finals. Les fonctions principales telles que Entrée et Sortie, qui garantissent qu'un seul utilisateur à la fois travaille sur un document, ainsi que le versionnage pour effectuer le suivi des changements, étaient primordiales pour assurer l'intégrité et l'exactitude des documents essentiels de l'entreprise.
En travaillant avec les services de Microsoft, Labatt a personnalisé les fonctions d'indexation et de recherche dans Microsoft® Office SharePoint® Portal Server 2003. « À cause du nombre d'employés et de la quantité d'information emmagasinée dans notre portail, nous avons immédiatement constaté la nécessité de disposer de fonctions de recherche robustes, fait valoir M. Starkey. Les fonctions d'indexation et de recherche de SharePoint nous offrent une base solide sur laquelle nous pouvons bâtir notre propre fonction de recherche personnalisée. Nous avons créé un système de classification hautement spécialisé pour tous les documents, permettant ainsi à un utilisateur de choisir à quelle catégorie appartient un document au moment de l'inclure dans le système. Les utilisateurs peuvent donc gagner du temps en localisant rapidement le document dont ils ont besoin. »
Créer des espaces de travail d'équipe favorisant la collaboration
Une partie importante de la fonction ajoutée à la phase 2 a été l'ajout d'espaces de travail d'équipe. En utilisant Microsoft® Windows® SharePoint® Services, une solution de site Web pour équipe conçue pour améliorer de façon significative la gestion de l'information et des activités par les équipes, Labatt peut désormais créer rapidement et facilement des sites pour les équipes individuelles en quelques heures seulement.
« Avec l'ajout d'espaces de travail d'équipe sur l'intranet, nous avons obtenu une réponse très positive; en effet, plus de 30 sites ont été créés au cours des 5 derniers mois, annonce Jonathan Starkey. La réelle valeur ajoutée de SharePoint Team Services réside dans le fait que nous pouvons désormais offrir un niveau de fonctionnalité élevé aux utilisateurs finals tout limitant le temps à la création d'espace de travail. »
Avec le nouveau portail, différentes unités commerciales, notamment les ventes et le marketing, le service juridique et la Compagnie des bières de spécialité Oland (une division de Labatt), ont créé des espaces de travail d'équipe qui offrent un point d'accès commun pour aller chercher de l'information sur les projets ou sur les services, notamment les documents, les personnes-ressources, les tâches et les discussions.
Bénéfices
Grâce au déploiement transparent de la technologie Microsoft qui tient lieu d'infrastructure pour Le Pub, l'intranet de Labatt, l'entreprise a pu habiliter ses employés, améliorer la communication entre les employés et accroître l'efficacité du service des TI tout en augmentant la productivité des employés et la collaboration.
Meilleure communication entre les employés
Chez Labatt, Le Pub rejoint environ 70 % des employés et la plupart accèdent au site tous les jours pour obtenir des mises à jour sur l'information corporative la plus récente, proposer des idées dans la base de données Innovation ou participer activement aux forums de discussion, ce qui crée un plus grand sentiment d'appartenance pour de nombreux employés.
« La réponse des employés en ce qui concerne Le Pub s'est avérée extrêmement positive, déclare M. Starkey. Par le biais de notre intranet, nous avons pu offrir une très grande valeur à nos employés en leur procurant des outils qui leur permettaient de prendre des décisions mieux éclairées et d'accroître leur productivité. La valeur commerciale qui consiste à rapprocher les employés devient évidente lorsque vous constatez la contribution individuelle et les recommandations pour une plus grande innovation qui sont transmises sur Le Pub. »
Habiliter les employés, engendrer des économies en matière de TI
Grâce à Microsoft® Content Management Server 2002, Labatt a confié à plus de 100 personnes un mandat de création et de modification de documents pour Le Pub, et ce à l'échelle de l'entreprise. En plaçant le contrôle de l'intranet et la gestion du contenu entre les mains des utilisateurs, Labatt a simplifié le processus de publication sur le Web.
Maintenant, les rédacteurs de contenu et les éditeurs autorisés peuvent afficher rapidement la nouvelle information, ce qui signifie que le contenu est plus pertinent et plus attrayant pour les visiteurs de l'intranet. En habilitant les utilisateurs, l'équipe des TI de Labatt n'a pas besoin de d'assurer le suivi quotidien de l'intranet, car des employés d'un bout à l'autre de l'entreprise s'occupent des mises à jour courantes et affichent l'information récente de façon indépendante.
« Nous avons placé le contrôle de l'intranet entre les mains des spécialistes de contenu, explique M. Starkey. Pour nos employés, la courbe d'apprentissage nécessaire pour apprendre à publier le contenu sur l'intranet était minime, car la majorité du travail s'effectue en utilisant le logiciel Microsoft Office que nos employés connaissent et utilisent déjà. »
Productivité des employés et collaboration
Pour 70 % des employés de Labatt qui l'utilisent, le portail a contribué d'une façon significative à l'amélioration de la productivité et de la collaboration à l'échelle de l'entreprise. Grâce à la fonction de recherche robuste intégrée au portail Le Pub, les employés peuvent rapidement localiser les documents dont ils ont besoin et obtenir l'information nécessaire pour prendre de meilleures décisions d'affaires.
Au sein des équipes individuelles, les nouveaux espaces de travail ont créé un moyen puissant de collaborer aux documents, de communiquer un rapport d'état et de partager l'information en utilisant seulement un navigateur. Les fonctions de gestion de documents ont simplifié les modes de collaboration adoptés par les équipes, réduit la confusion entre les versions de document et éliminé les cas où deux personnes travaillent sur le même document en même temps. SharePoint Team Services et Microsoft® Office SharePoint® Portal Server 2003 ont contribué à fournir aux employés de Labatt les outils nécessaires pour travailler ensemble facilement, ce qui a une incidence positive sur les bénéfices nets.
« Il ne fait aucun doute que notre intranet a permis une plus grande productivité et une meilleure collaboration à l'échelle de l'entreprise, déclare M. Starkey. En offrant ces outils à nos employés, nous leur simplifions la vie tout en leur donnant la possibilité de prendre des décisions plus éclairées grâce à un meilleur accès à l'information. Il s'agit vraiment d'un investissement pour le succès à long terme de Labatt. »
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d'information sur les ventes de Microsoft au 1 800 426-9400. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le (905) 568-9641 au Canada. À l'extérieur du Canada et des 50 états des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site http://www.microsoft.com/
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Labatt, composez le 1 800 268-BEER ou visitez le site Web: http://www.labatt.com/
