MG Moore Designs
Une entrepreneuse en arts graphiques conçoit l’environnement bureautique idéal avec Windows Vista
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Présentation de la société
Le design et la photographie sont depuis bon nombre d’années une source de bonheur pour Gemma Moore. L’entrepreneuse de Kincardine, en Ontario, a fait de cette passion une entreprise d’arts graphiques fructueuse, en créant en 2003 MG Moore Designs. L’entreprise mise sur la création de sites Web attrayants et fonctionnels qui aident des clients, de secteurs aussi variés que les soins de santé et de beauté, les sports et l’immobilier, à se démarquer dans leurs marchés respectifs. Le travail exceptionnel, créatif et de qualité supérieure qu’offre cette entreprise a su attirer des clients à la recherche de services pour documents imprimés et de conception de logo, favorisant sa croissance. Avide photographe, la liste de clients en photographie de Gemma Moore a également augmenté avec le développement de ses activités.
Contexte
En tant que petite entreprise florissante, MG Moore Designs devait relever le défi qui se présente à de nombreuses organisations dans ce secteur. La croissance commerciale rimait avec liste grandissante de clients à gérer et davantage de projets et de délais à respecter — tout cela en tenant compte de contraintes de temps et de ressources.
Dans le but de maintenir ses normes élevées en termes d’attention et de qualité de services offerts aux clients, et de développer une base évolutive pouvant soutenir une entreprise en pleine croissance, MG Moore Designs désirait mettre à niveau son environnement bureautique. Avec un grand nombre de fichiers d’images et d’autres données entreposées dans son système, l’entreprise requérait un outil qui l’aiderait à réduire le temps passé à chercher des informations.
« Dans le secteur du design, l’ordinateur est l’outil d’affaires central. Il est donc extrêmement important que l’environnement bureautique offre une excellente expérience d’une grande fiabilité, jour après jour », explique Moore. « Pour une petite entreprise dans ce secteur, une solution bureautique facile à utiliser permettant un accès rapide aux bonnes informations et qui aide à la gestion des coordonnées des clients est un incontournable. »
De plus, MG Moore Designs avait besoin d’un environnement bureautique qui l’aiderait à protéger des données sensibles sur les clients.
« Nous créons et recueillons des grandes quantités de fichiers et d’informations qui sont la propriété intellectuelle de nos clients, tels que des logos, des normes visuelles de marque et des images, la sécurité est donc l’une de nos priorités », dit Moore. « Également, nous visitons de nombreux sites Web au cours de la journée et nous devons nous assurer que notre environnement informatique et nos activités d’affaires ne soient pas compromises par des programmes malveillants. »
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Solution
En janvier 2007, MG Moore Designs a commencé à évaluer des options de mise à niveau bureautique, afin de rendre son environnement bureautique plus sécurisé et plus facile à utiliser. Pour répondre à ces besoins, l’entreprise a décidé de mettre à niveau cet environnement avec le système d’exploitation Windows VistaMD Professionnel et le système Office 2007.
Étant le premier système d’exploitation Windows conçu spécifiquement pour répondre aux besoins des petites entreprises, Windows Vista Professionnel aide MG Moore Designs à combler facilement ses besoins commerciaux grandissants. L’accès aux bonnes informations est simplifié à l’aide du nouveau système d’exploitation, grâce à son interface simple à utiliser et ses puissants outils de recherche qui facilitent les tâches de chercher et repérer des informations rapidement, qu’elles se trouvent sur le bureau de l’ordinateur ou dans Internet. Les outils de recherche instantanée de Windows Vista aident l’entreprise à diminuer le temps qu’elle passe à chercher des informations, même si elles sont dans un courriel et peu importe où elles ont été sauvegardées dans l’ordinateur.
La sécurité, une des principales priorités de MG Moore Designs, est améliorée avec Windows Vista, assurant à MG Moore Designs l’expérience informatique la plus sécurisée que possible. Des outils tels que Windows Backup et Restore Center offrent à l’entreprise la tranquillité d’esprit, sachant que les documents, fichiers, fichiers de système et programmes critiques se trouvant dans le disque dur de l’ordinateur peuvent être sauvegardés rapidement et facilement dans n’importe quel appareil. Les informations sont encore mieux protégées avec l’outil Shadow Copy de Windows Vista, qui crée automatiquement des copies instantanées de fichiers, permettant aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement à des versions d’un document qui pourrait avoir été supprimé accidentellement.
Les informations à propos des clients qui se trouvent dans le système de MG Moore Designs sont protégées avec le Windows Vista Encrypting File System, lequel aide à protéger les informations et données sensibles d’un accès par des parties inappropriées, puisqu’il permet à l’entreprise de protéger à l’aide d’un mot de passe les documents partagés. De plus, Windows Vista aide MG Moore Designs à éviter que des logiciels espions n’infectent son environnement bureautique, à l’aide de Windows Defender, qui détecte, bloque et supprime automatiquement tout logiciel indésirable et toute menace à la sécurité.
La protection des données est également améliorée grâce aux outils de sécurité que comporte Office 2007. « Avec Windows Vista et le système Office 2007, je m’assure d’un haut niveau de sécurité pour tous les documents et toutes les applications que j’utilise. Par exemple, les outils de sécurité de MicrosoftMD OfficeMD OutlookMD 2007 la messagerie et client de collaboration, tels que Information Rights Management et le filtre amélioré de pourriels, me fournissent les outils dont j’ai besoin pour protéger facilement les documents que j’envoie à mes clients, tout en me protégeant de tout le contenu indésirable qui encombrait auparavant ma boîte de réception », explique Moore.
Un outil clé d’Office Outlook 2007, pour MG Moore Designs, est le Gestionnaire de contacts d’affaires (Business Contact Manager). Avec cet outil, l’entreprise peut organiser et gérer toutes les données sur les personnes contact de ses clients, ses clients potentiels et ses informations de pistes de clients en un seul endroit. Pour une petite entreprise très occupée, pouvoir facilement créer, personnaliser et faire le suivi des campagnes de marketing direct à l’interne est également bénéfique, tout comme la possibilité de centraliser les informations de projet pour permettre à MG Moore Designs de demeurer organisée et de faire le suivi de ses activités à l’aide de rappels automatisés.
« Faire le suivi des coordonnées de nos clients et des activités que nous effectuons avec eux est un moyen essentiel de m’assurer que ces derniers aient une expérience formidable avec nous. Les outils d’Outlook 2007, avec son Gestionnaire des contacts d’affaires, facilitent grandement cette tâche. C’est un peu comme si nous avions un autre membre virtuel dans notre équipe », ajoute Moore.
D’un point de vue de design, le système Office 2007 offre à l’entreprise la possibilité de créer rapidement et facilement des documents d’apparence professionnelle. « En tant qu’entreprise de design, tout ce que nous créons, d’une présentation PowerPoint à un document Word, doit paraître impeccable. Avec Office 2007, nous avons accès à des outils, tels que SmartArt, qui nous aident à créer des documents de qualité épatante. »
Bénéfices
Les outils de nouvelles technologies aident MG Moore Designs à se développer en lui libérant davantage de son temps précieux et en offrant une base technologique qui puisse soutenir l’entreprise pendant sa croissance.
Productivite maximisée
L’un des plus grands avantages que MG Moore Designs a noté avec son nouvel environnement bureautique est la simplification de ses tâches informatiques quotidiennes.
« Je ne crois pas que je pourrais faire tout ce que j’ai à faire sans l’aide de l’outil de recherche instantanée (Instant Search). En tant que designer, j’ai fait de mon ordinateur une chambre forte sans fond de fichiers. Ceci est particulièrement vrai en ce qui a trait aux photos. Auparavant, trouver le bon logo, la bonne image ou le bon texte prenait un temps fou. Maintenant, je peux compter sur le fait que les informations dont j’ai besoin pour compléter un projet seront à portée de main lorsqu’elles seront requises », indique Moore.
Tandis que Windows Vista permet à l’entreprise de design d’organiser le contenu plus facilement et rigoureusement en fonction des caractéristiques des fichiers, tels que les « étiquettes », le système d’exploitation aide à simplifier la recherche d’informations, peu importe où elles ont été sauvegardées. Moore considère qu’en épargnant une heure de recherche par semaine, l’entreprise a gagné une semaine complète de travail par année grâce à l’expérience de recherche améliorée.
La nouvelle interface d’utilisateur de Microsoft Office 2007 rend également l’accomplissement de tâches d’affaires plus facile et plus efficace pour MG Moore Designs, y compris la diminution du temps requis pour accomplir des tâches telles que des présentations pour les clients, des rapports financiers et des factures. Les outils de Outlook 2007, tels que la liste de tâches et le classement de courriels, aident également MG Moore Designs à atteindre des niveaux optimaux d’efficacité et de productivité, aidant l’entreprise à accomplir davantage avec ses ressources et à réussir face à la concurrence.
Protection des informations
À l’aide des outils de sécurité de son nouvel environnement bureautique, MG Moore Designs peut offrir à ses clients l’expérience sécurisée propre à une bien plus grande organisation, un atout que l’entreprise peut utiliser pour se démarquer par rapport à ses concurrents.
« Il est important que mes clients sachent que la propriété intellectuelle qu’ils partagent avec moi, ou que je crée pour eux, est protégée et que seules les personnes appropriées auront accès à ces données. De plus, j’ai confiance qu’aucune brèche de sécurité n’affectera mes clients en raison de l’accès qu’ils m’ont donné à leur réseau. Voilà un message important que je peux transmettre à mes clients potentiels », ajoute Moore.
MG Moore Designs se sent aussi en confiance en sachant qu’avec la sécurité offerte par Windows Vista, les logiciels espions ne peuvent pas s’en prendre à son entreprise. Dans le cas d’un incident inattendu, l’entreprise peut compter sur les multiples couches de sauvegarde et la protection de restauration offerte par Windows Vista contribuera à protéger les informations d’affaires inestimables contenues dans le système.
Les outils améliorés de sécurité de Office Outlook 2007, tels que Information Rights Management et le Trust Center, ajoutent une couche supplémentaire de protection de la sécurité qui s’est avérée utile pour MG Moore Designs. En particulier, le filtre amélioré des pourriels de la solution aide à protéger l’entreprise contre les menaces par courriel, puis épargne du temps à l’entreprise en réduisant les tâches de gestion manuelle de pourriel requises.
Un design gagnant
En se concentrant sur les éléments graphiques, Windows Photo Gallery aide l’entreprise à manipuler, entreposer et partager des illustrations rapidement avec ses clients. De plus, l’intégration facile aux produits de Microsoft Office permet à MG Moore Designs d’insérer rapidement les images et photos dans ses présentations et son matériel auxiliaire.
« Mon entreprise dépend de sa capacité de créer du contenu visuellement efficace. Avec Windows Vista et le système Office 2007, non seulement ai-je un environnement bureautique fiable avec lequel il m’est facile de travailler et qui est facile à gérer, mais j’ai également accès aux outils dont j’ai besoin pour créer des œuvres d’arts graphiques hautement efficaces », souligne Moore.
Une base solide pour l’entreprise
Tandis que MG Moore Designs pense à son avenir, les outils bureautiques de base développés à l’aide de Windows Vista et du système Microsoft Office 2007 représentent un élément important de son plan de croissance.
« Windows Vista est un outil qui soutient tout ce que je peux accomplir au sein de l’entreprise, puisqu’il s’agit du pivot de mon ordinateur. Étant une professionnelle qui passe presque la totalité de ses journées devant l’écran d’ordinateur à réaliser des projets graphiques, je suis enthousiaste à l’idée que, tandis que mon entreprise se développe, mes besoins seront comblés par ces technologies sans requérir de dépenses additionnelles », dit Moore. « Avec Windows Vista, j’ai trouvé une solution dont je n’ai pas à m’inquiéter. J’ai confiance qu’elle va simplement fonctionner et me permettre d’accomplir les tâches requises aisément. »
Windows Vista
Windows Vista peut aider votre organisation à utiliser les technologies de l’information pour se démarquer quant à la concurrence dans le nouveau monde du travail. Vos employés pourront trouver et utiliser des informations plus efficacement. Vous pourrez soutenir votre effectif mobile à l’aide d’un meilleur accès à des données partagées et à des outils de collaboration. Votre personnel des TI aura également à sa disposition de meilleurs outils et technologies afin d’améliorer la sécurité informatique de votre entreprise et la protection des données, en plus d’augmenter l’efficacité des activités et de la gestion.
Pour de plus amples renseignements à propos de Windows Vista, rendez-vous à : www.microsoft.com/windowsvista
Pour de plus amples renseignements
Pour de plus amples renseignements à propos des produits et services de Microsoft, téléphonez au Centre d’information sur les ventes de Microsoft, au (800) 426-9400. Au Canada, téléphonez au Centre d’information de Microsoft Canada, au (877) 568-2495. Les personnes malentendantes peuvent utiliser les services de téléphone texte de Microsoft (TTY/TDD) en composant le (800) 892-5234 aux États-Unis, ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur des 50 États-Unis et du Canada, veuillez communiquer avec votre filiale locale de Microsoft. Pour obtenir des renseignements sur Internet, visitez le :www.microsoft.com
Pour de plus amples renseignements à propos des produits et services de MG Moore Designs, téléphonez au (519) 396-2250 ou visitez le siste Web à : www.mgmooredesigns.ca
