Microsoft Canada Co.
Une solution intranet favorise l'émergence d'un solide sentiment d'appartenance au sein des employés.
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Présentation de la société
Microsoft Corporation, qui a célébré son 25e anniversaire en l'an 2000, est le chef de file mondial du logiciel, des services et des technologies Internet dans les domaines de l'informatique personnelle et de l'informatique de gestion. Cette entreprise, qui a débuté avec trois employés et qui a généré des revenus de 16005$US lors de sa première d'année d'exploitation, est devenue le plus grand fabricant de logiciels au monde avec ses 39904 employés et des revenus de 22,96milliards de dollars US. Microsoft Canada Co. (Microsoft Canada), dont le siège social est situé à Mississauga, en Ontario, a ouvert ses portes il y a 15 ans. L'entreprise a su établir de solides relations avec plus de 1000 fournisseurs de solutions et 15000 revendeurs. Travaillant main dans la main avec ses distributeurs, ses revendeurs et ses fournisseurs de solutions, Microsoft Canada fournit des solutions logicielles innovatrices aux Canadiens, que ce soit à domicile, à l'école, dans leur entreprise ou ailleurs. Microsoft Canada possède des bureaux à Halifax, Montréal, Ottawa, Winnipeg, Calgary, Edmonton et Vancouver. La plus récente initiative de l'entreprise, appelée Microsoft.NET, est une plate-forme qui offre aux utilisateurs une nouvelle expérience et un ensemble de services logiciels évolués qui permettront de relier et de faire fonctionner ensemble tous les appareils de manière transparente. Grâce à cette plate-forme, le traitement informatique et les communications par Internet seront plus faciles, plus personnalisés et plus productifs pour les entreprises et les consommateurs.
Contexte
La gestion des connaissances joue un rôle essentiel à Microsoft Canada. L'entreprise encourage par exemple le dialogue et la recherche au sein de son groupe de services-conseils par la voie d'une solution de gestion des connaissances de l'entreprise (eKM). Cet entrepôt de documents et ce forum des plus complets sont divisés en communautés intellectuelles portant notamment sur la messagerie, les services d'annuaire, les systèmes d'exploitation et le commerce électronique. Bien que la division des services-conseils de Microsoft tire pleinement parti de la solution eKM, il y a longtemps que les autres groupes de l'entreprise utilisent les intranets pour livrer du contenu localement. Au fil des années, cependant, le nombre d'intranets est passé à plus de 40. Divers groupes responsables des produits, comme ceux du marketing et de la technologie, ont développé des sites sur mesure pour leurs propres membres. D'autres employés, qui en avaient assez d'attendre que quelqu'un d'autre diffuse leur information sur un site central, ont trouvé le moyen de créer leur propre site intranet avec leur contenu. « La confusion régnait, » se rappelle Connie Rennie, directrice du marketing pour les intranets à Microsoft Canada. « Les employés ne savaient pas où trouver l'information de l'entreprise la plus à jour. Et lorsqu'ils arrivaient à trouver ce qu'ils cherchaient, rien ne leur garantissait que l'information était à jour. Enfin, les employés qui voulaient diffuser eux-mêmes de l'information devaient maîtriser le langage HTML ou connaître quelqu'un qui maîtrisait ce langage. Il fallait faire quelque chose pour réduire la frustration. »
Options explorées
Connie Rennie a entamé des discussions détaillées avec le groupe des technologies de l'information, les cadres supérieurs et les unités de Microsoft Canada au moment de préparer un appel d'offres pour concevoir une solution intranet qui pourrait satisfaire l'ensemble des employés canadiens. La conception de l'intranet reposait sur deux principaux objectifs: l'intranet devait servir d'outil de productivité et de collaboration pour les employés, mais aussi de vitrine pour la technologie de Microsoft.
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Solution
Microsoft Canada a fait appel au fournisseur canadien de solutions d'affaires électroniques Navantis pour concevoir et créer une solution intranet professionnelle et puissante. La plate-forme de portail d'entreprise Knowledge@Work de Navantis a pour but de donner accès à l'information et à diverses fonctions aux travailleurs intellectuels, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise. Navantis, qui est un chef de file dans les solutions de gestion des connaissances, crée également des sites de commerce électronique qui répondent aux besoins particuliers de ses clients, de même que de puissantes applications Web conçues sur mesure en vue d'aider les entreprises à mieux communiquer avec leurs partenaires et à vendre davantage aux consommateurs. Navantis a créé la solution Canadaweb uniquement à l'aide de la technologie de Microsoft. Aujourd'hui, le système dorsal fonctionne sous le système d'exploitation Windows2000 et utilise les logiciels SQL ServerMC 7.0 et Site Server 3.0. Le portail d'entreprise Knowledge@Work de Navantis agit comme pont pour assurer que tous les produits de Microsoft fonctionnent ensemble de manière transparente et en toute efficacité. Du côté frontal, les utilisateurs peuvent facilement diffuser du contenu créé avec les programmes Microsoft Word, Excel, PowerPoint ou avec toute autre application. La base de données agit comme un entrepôt de données et contient toute l'information des employés et tout le contenu.
Délai de déploiement
La planification et la conception de la solution Canadaweb ont commencé en juillet 1999. Il a fallu moins de huit semaines pour intégrer la plate-forme Knowledge@Work et transférer dans un système unifié toute l'information existante issue de plus de 40 intranets. Le produit a été lancé en grande pompe, au mois d'octobre 1999, lors d'une assemblée générale réunissant tous les employés de l'entreprise. « Nous aurions été incapables de créer un système aussi rapidement avec une autre technologie que celle de Microsoft compte tenu de la fiabilité, de l'évolutivité, de la facilité de déploiement et des puissants outils de développement qu'offre la plate-forme., » a déclaré John Kvasnic, directeur de la technologie à Navantis.
Bénéfices
Avec un seul intranet d'entreprise, les employés savent maintenant à quel endroit ils trouveront de l'information pertinente et à jour. Plus de 8000 documents ont déjà été diffusés, et ce sont les pages des sections pour les ressources humaines, les cadres de direction et le marketing qui sont les plus consultées. L'intranet Canadaweb a facilité la collaboration entre les employés de Microsoft Canada. Les groupes participant à des projets peuvent modifier des documents ou y ajouter des commentaires par le biais de l'intranet. Une icône d'historique permet de repérer toutes les modifications apportées à des documents par chaque personne, par date et par heure, ce qui facilite considérablement la gestion des projets. La section des principaux liens de l'intranet donne un accès rapide aux outils et aux sites Web de Microsoft. Le portail Canadaweb offre aux utilisateurs une seule adresse URL pour accéder à d'autres outils de productivité et à des applications telles que Microsoft Market, Microsoft Expense, un outil de suivi des vacances et plus encore. Ces outils se trouvent à une adresse URL particulière, mais les employés peuvent facilement y accéder à partir du portail Canadaweb, ce qui les empêche d'avoir à retenir de multiples adresses URL et d'ouvrir de nouveaux navigateurs pour accéder aux outils. Les employés disposent de tout au bout des doigts dans le portail. Ils peuvent facilement diffuser du contenu sur l'intranet avec l'aide d'un assistant en ligne. Il n'est pas nécessaire de connaître le langage HTML; il suffit de diffuser l'information, que ce soit sous forme d'un bandeau publicitaire, de texte en format libre ou de lien vers un site Web ou un dossier public. Une fois que Connie Rennie a passé en revue le contenu, ce dernier est diffusé immédiatement plutôt qu'après un délai de 24heures comme auparavant. « La conversion d'un fichier d'une application au format HTML s'effectue dans le système dorsal. Cette conversion se fait instantanément. » La personnalisation joue un rôle clé dans le portail Canadaweb. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches standard sur un sujet, par date ou à l'aide de mots-clés, mais le module de recherche de l'intranet a aussi la capacité de pousser de l'information à l'utilisateur en fonction des recherches déjà effectuées, ce qui permet d'épargner du temps précieux et de l'énergie. La plate-forme Knowledge@Work de Navantis, créée avec le logiciel Site Server, utilise une technologie d'apprentissage adaptatif pour choisir le contenu en fonction des utilisateurs et fournir ainsi une expérience personnalisée sur l'intranet. Parmi les autres avantages qu'offre l'intranet Canadaweb, mentionnons le centre de messagerie, dans lequel s'affiche le nom des autres employés qui sont en ligne et qui peuvent participer à des séances de clavardage instantanées. Les utilisateurs ont la possibilité de visualiser le profil de toute autre personne en ligne, de transmettre du courriel ou de lancer une réunion en ligne, et ce, en temps réel. Une section d'organigrammes permet également aux nouveaux employés de se familiariser avec la structure hiérarchique de Microsoft Canada. Une section de caméra Internet montre le trafic sur les autoroutes et les rues avoisinantes. Une caméra Internet située dans la réception de l'immeuble de Microsoft Canada vise à favoriser un sentiment d'appartenance en montrant en direct aux utilisateurs ce qui se passe à cet endroit commun.
Valeur obtenue
Depuis son lancement, l'intranet a reçu plus de 350000 visiteurs, dont de nombreux employés de Microsoft travaillant ailleurs dans le monde. Depuis la mise en fonction du portail Canadaweb, des dizaines de nouveaux projets, de programmes et de clubs ont été créés. Des mises à jour régulières de la plate-forme sont prévues, afin de tirer profit des toutes dernières fonctions des technologies de Microsoft. La société Microsoft Canada prévoit également partager le succès de son intranet avec ses clients, en lançant une trousse de démarrage intranet sur CD-ROM, qui devrait inclure Microsoft Office. « Canadaweb offre aux employés une meilleure façon de travailler, » a indiqué Connie Rennie. « Peu importe ce qu'ils cherchent, il s'agit du seul endroit où ils doivent se rendre. »
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d'information de Microsoft au 1800426-9400. Au Canada, veuillez appeler le Centre d'information de Microsoft Canada au 1877568-2495. À l'extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour accéder à l'information sur le Web, visitez les sites suivants http://www.microsoft.ca/casestudies
http://www.navantis.com
