PCL Constructors Inc.
PCL Constructors actualise ses processus internes grâce à Windows Vista et à Office System 2007
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Présentation de la société
N’importe quelle entreprise en conviendra : atteindre un centième anniversaire est une réalisation extraordinaire. Pour PCL Constructors Inc. (PCL), il s’agit d’un événement que l’entreprise prépare depuis longtemps. Elle a en effet démarré ses activités en 1906, en tant que modeste entreprise de construction des Prairies spécialisée dans la construction d’écoles de quatre pièces. Aujourd’hui, PCL est le plus important entrepreneur général du Canada et le 10e en importance aux États-Unis. L’entreprise compte à son actif la construction et la préservation de certains des lieux d’intérêt architecturaux les plus connus d’Amérique du Nord, dont le pont historique de Centre Street à Calgary, le Library Square de Vancouver, le Air Canada Centre de Toronto et le Grauman's Chinese Theatre d’Hollywood.
Contexte
Le groupe d’entreprises de PCL, qui comprend plus de 2 500 employés professionnels et administratifs et quelque 5 000 personnes de métier, peut se vanter d’avoir dirigé d’innombrables projets résidentiels, industriels et d’infrastructure au Canada, aux États-Unis et dans les Caraïbes.
Comme PLC dirige ses activités à partir de 27 bureaux et de nombreux chantiers autonomes, ses équipes sont rarement au même endroit en même temps. Cependant, la collaboration entre elles est essentielle. Chaque projet exige la formation d’un groupe diversifié de spécialistes et de personnes de métier, et presque tous les projets doivent subir quelques modifications, exigées par l’architecte, le client ou le processus de construction lui-même. Il faut alors que tous les intervenants soient mis au courant le plus rapidement possible, peu importe l’endroit où ils se trouvent dans le monde.
« Lorsque des modifications sont apportées à un projet, un grand nombre de personnes doivent être informées immédiatement et recevoir l’information le plus rapidement possible, a déclaré Brian Ranger, directeur général, Systèmes et technologies, PCL Constructors Inc. Au fil des ans, nous avons développé une culture de collaboration qui nous permet d’améliorer nos processus et rend le travail avec les membres d’équipe, les partenaires et les clients plus facile et plus efficace. »
Aux plans de la sécurité et de la qualité, chaque projet de construction doit respecter un ensemble de règles et de directives strictes. De nombreux documents s’imposent pour assurer le respect de ces directives, et il est important pour PCL de pouvoir les distribuer rapidement aux membres des équipes qui en ont besoin. L’entreprise a aussi d’autres besoins importants en matière de gestion de documents, soit des outils pour mettre à jour, stocker et sécuriser la documentation sur les projets.
« La gestion de la documentation et du flux de travaux liés à un projet de construction revêt une grande importance pour nous, puisqu’elle représente la plus grande partie du travail quotidien de nos équipes. Des demandes d’information arrivent pendant toute la durée d’un projet, et chacune d’elle doit être correctement gérée, traitée puis transmise aux personnes concernées. Souvent, les réponses à ces questions entraînent des modifications de coûts aussi bien pour nous que pour les entrepreneurs spécialisés et les sous-traitants. Les demandes de modifications de prix sont envoyées, les réponses sont rassemblées, une estimation exhaustive des coûts associés aux modifications est préparée et envoyée au client aux fins d’approbation accompagnée des données explicatives, a expliqué Gerry Salm, directeur des systèmes de production chez PCL Constructors Inc. Pendant tout ce temps, les dossiers de communication doivent être sauvegardés et remplis à la fois de façon électronique et manuelle. À la fin de ce processus, l’équipe de projet peut avoir suivi 15 étapes différentes, ce qui est long. Nous espérions trouver une solution technologique pour simplifier le processus et être plus productifs. »
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Solution
Avec Compugen Inc., l’un des principaux fournisseurs privés de services des TI et intégrateurs de systèmes PC du Canada, PCL a décidé de passer de MicrosoftMD Office 2003 et de Windows XP à MicrosoftMD Office System 2007 et au système d’exploitation Windows VistaMC. Compugen a recommandé cette solution en fonction des besoins actuels de PCL en matière de collaboration, de gestion de documents et de flux de travaux.
« Le personnel de Compugen nous a fait comprendre comment les nouveaux produits de Microsoft pouvaient être regroupés pour répondre à nos besoins d’affaires », a déclaré M. Ranger.
Optimisation de la mobilité
Windows Vista facilite l’exécution des tâches de l’équipe principale du service des TI de PCL grâce à ses outils de déploiement et de mise à niveau. Parmi ceux-ci, notons le format d’images de disque basées sur des fichiers appelé Windows Imaging Format (WIM), qui simplifie la personnalisation et le déploiement d’images. L’utilisation de Windows Vista permet aussi de simplifier la sécurité de l’information grâce à Windows Defender, au chiffrement de lecteur BitLocker, au contrôle d’installation de périphériques et aux pare-feu améliorés.
« Compugen connaît très bien les nouvelles fonctions de déploiement des ordinateurs de bureau de Windows Vista, a indiqué M. Crawford. Son apport dans ce domaine est inestimable. »
Toutefois, pour les équipes dispersées de l’entreprise, la prise en charge de la mobilité que permet le système d’exploitation constitue l’élément le plus marquant. Grâce à Windows Vista, PCL sait que ses équipes sont connectées et productives, peu importe l’endroit où elles se trouvent.
Compte tenu des statistiques de Safeware Insurance qui indiquent la perte ou le vol de 600 000 blocs-notes par an, aux États-Unis seulement, la prise en charge des utilisateurs mobiles complique généralement l’environnement informatique et entraîne des craintes quant à la sécurité de l’information. La fonction de chiffrement de lecteur BitLocker, comprise dans la version Windows Vista Entreprise, permet de préserver les données de PCL même en cas de perte ou de vol d’un bloc-notes, grâce à la sécurisation du contenu du disque dur. PCL offre aussi aux équipes mobiles un accès Internet sans fil mieux sécurisé, une gestion d’énergie améliorée et ainsi prolonger l’autonomie de la pile du bloc-notes, une gestion améliorée de la synchronisation et des dossiers hors connexion, ainsi que des fonctions de tablette PC intégrées. L’entreprise peut aussi exploiter l’Espace de collaboration Windows pour organiser facilement des réunions spéciales entre collègues et bénéficier de meilleurs diagnostics du réseau pour résoudre des problèmes de connectivité et optimiser son infrastructure d’ordinateurs de bureau tout en réduisant le coût total de possession.
Les outils de recherche, d’organisation et de visualisation de l’information de Windows Vista facilitent également la recherche et l’utilisation de l’information, ce qui permet à PCL d’accroître sa productivité. Windows Vista met à la disposition de l’entreprise une fonction de recherche fondamentalement différente, c’est-à-dire intégrée à l’ensemble du système d’exploitation, accessible dans le menu Démarrer, dans le panneau de configuration et dans les dossiers. Les utilisateurs qui cherchent fréquemment un certain type de document ou du contenu spécifique gagneront du temps en enregistrant les recherches pour utilisation ultérieure. De plus, les aperçus et les miniatures personnalisables dans les résultats de recherche facilitent encore plus les recherches. Les travailleurs mobiles de PCL qui stockent de l’information dans un certain nombre d’appareils, tels qu’un téléphone cellulaire, un bloc-notes et un ordinateur de bureau, trouveront la synchronisation de tous leurs appareils beaucoup plus simple grâce aux fonctions améliorées de synchronisation de données de Windows Vista.
« Nous sommes d’avis que les puissantes fonctions de recherche intégrées de Windows Vista conviennent parfaitement à PCL. Elles peuvent faire gagner à l’entreprise un temps précieux en aidant les employés à trouver plus rapidement et facilement pratiquement n’importe quoi dans leur PC et l’intranet, a affirmé Evan Hoke, gestionnaire de projets, Compugen. Comme PCL crée un grand volume de données et qu’elle doit parfois y accéder à la dernière minute, nous croyons que ses employés bénéficieront énormément de ces fonctions. »
Redéfinition du travail dans Office
Avec Microsoft Office System, PCL pourra simplifier la gestion de ses activités. La gamme de solutions Office permet à PCL d’accéder à des outils puissants qui améliorent la productivité individuelle, simplifient la collaboration, augmentent l’efficacité des processus et de la gestion de contenu ainsi que la qualité des données commerciales de l’ensemble de l’entreprise.
« Compugen a identifié plusieurs aspects et possibilités liés aux nouveaux produits Office qui ont permis à notre équipe de gagner du temps et d’alléger ses tâches », a souligné M. Ranger.
Par exemple, grâce à la nouvelle conception de l’interface utilisateur, la version 2007 crée un espace de travail fluide et désencombré qui réduit les distractions, ce qui permet aux employés de PCL de se concentrer sur leur travail.
Le logiciel de messagerie et de collaboration Microsoft Office OutlookMD 2007 simplifie la gestion du temps et la priorisation des tâches. Une nouvelle fenêtre des tâches permet à PCL d’intégrer des tâches, des courriels avec indicateur de suivi, des rendez-vous ainsi que de l’information du calendrier dans un seul endroit pratique. Cette fenêtre comprend aussi des tâches de Microsoft Office OneNoteMD 2007 et des sites Web de Windows SharePointMD Services, créant ainsi une vue d’ensemble des priorités quotidiennes.
Les fonctions de flux de travaux de révision et d’approbation de Microsoft Office SharePointMD Server 2007 simplifient les flux de travaux. Les utilisateurs peuvent accéder à ces outils directement à partir des applications de création d’Office 2007, consacrant ainsi moins de temps à la gestion de la documentation. Pour établir un flux de travaux de révision de documents, il suffit de sélectionner le flux de travaux à partir du programme client Office. Une fois les réviseurs choisis, la solution envoie automatiquement un courriel et une tâche dans Outlook afin de les informer que leurs commentaires sont nécessaires. Lorsque le processus est terminé, les réviseurs peuvent sauvegarder le document dans la bibliothèque de documents, d’où il est facilement accessible. SharePoint Server 2007 conserve aussi l’historique complet des flux de travaux, de sorte que les utilisateurs finals et les administrateurs des TI peuvent faire le suivi des étapes existantes et futures de leurs flux de travaux dans le processus de flux de travaux.
« Étant donné que la gestion de documents est cruciale pour PCL, nous savions que la société apprécierait vraiment les fonctions de gestion du contenu d’entreprise de Microsoft Office System, a déclaré M. Hoke. La fonction de suivi de documents de la version 2007 est géniale en soi, mais lorsqu’elle est combinée à la fonction de gestion des documents du logiciel, y compris les mises en suspens pour des raisons juridiques et les politiques de conservation et de vérification, elle devient effectivement très impressionnante. »
Bénéfices
Mettre en œuvre une toute nouvelle plate-forme de bureau constitue un défi pour n’importe quelle entreprise. Mais PCL a constaté que les fonctions combinées de Windows Vista et d’Office Entreprise 2007 sont suffisamment intéressantes pour justifier cet investissement considérable en temps et en énergie de façon si hâtive.
Optimisation de la productivité
« En offrant un cadre de collaboration qui englobe PCL, nos clients, nos conseillers, nos concepteurs, nos ingénieurs, nos entrepreneurs spécialisés et nos sous-traitants, la solution SharePoint 2007 permettra de réduire la durée du cycle de bout en bout des processus de construction et, par conséquent, le coût global de construction pour nos clients. La solution sera intégrée dans nos systèmes de gestion de projets actuels pour mettre à profit l’information existante et réduire les efforts à l’interne.
L’intégration entre les programmes d’Office 2007 nous enthousiasme au plus haut point, a affirmé M. Ranger. Lorsque nous repensons à ces 15 étapes nécessaires pour documenter des modifications à un projet, je ne crois pas qu’il faille s’étonner qu’une partie de ce processus nous retardait, ce qui compliquait les choses et produisait encore plus de travail en fin de compte. Avec Office 2007, le processus se résumera à cocher des cases sur un formulaire unique. Le temps gagné avec ce seul outil sera énorme. »
Meilleur aperçu des données
La possibilité de créer des tableaux de bord fait aussi rapidement des adeptes de la version 2007 chez les employés de PCL. Comme ils peuvent visualiser leur tableau de bord personnel dans Outlook 2007, ils planifient désormais leur journée plus efficacement et se consacrent aux tâches stratégiques et importantes. De plus, PCL bénéficiera de la création de tableaux de bord pour les projets dans SharePoint Server 2007, ce qui mettra à la disposition des membres d’équipe des outils de veille stratégique pratiques et faciles à utiliser. Les tableaux de bord de SharePoint Server 2007 intègrent des indicateurs de rendement clés dynamiques, des classeurs Microsoft Office ExcelMD 2007 et des rapports du service de production de rapports de Microsoft SQL ServerMC, ce qui constitue une solution de veille stratégique puissante pour l’ordinateur de bureau.
« Nous recevons déjà des commentaires élogieux de la part des utilisateurs, a ajouté M. Crawford. Les personnes qui utilisaient efficacement les logiciels Microsoft Office constatent qu’ils sont beaucoup plus productifs avec cette suite. J’ai même entendu parler d’employés qui sont tellement accrochés à la nouvelle interface qu’ils trouvent difficile de revenir à l’ancienne. »
Collaboration accrue
Comme la collaboration constitue la principale tâche quotidienne de PCL, l’entreprise privilégie les fonctions et les outils de Windows Vista et d’Office System 2007 qui facilitent la collaboration entre les membres de ses équipes, quelle que soit la distance qui les sépare.
« Nos employés sont très heureux que le Centre réseau et partage et l’assistant Configuration de réseau de Windows Vista leur facilitent la création et la configuration des connexions réseau, ainsi que le dépannage sans interventions majeures de leur part, a déclaré M. Crawford. Comme Windows Vista permet de repérer et de maintenir des connexions à des réseaux sans fil plus facilement que jamais et en toute sécurité, nous constatons que ceux qui avaient du mal à établir une connexion à un réseau sans fil le font maintenant sans problème. »
Windows Vista assure aussi aux équipes mobiles de PCL une plus grande tranquillité d’esprit, parce qu’il permet un accès sécuritaire plus simple aux documents et aux programmes à partir d’un ordinateur distant. Ce système permet aussi de travailler plus efficacement à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet.
De plus, l’Espace de collaboration Windows autorise la collaboration entre membres de petits groupes d’au plus dix utilisateurs, sur le réseau de l’entreprise ou en dehors de celui-ci. PCL peut utiliser l’Espace de collaboration Windows pour envoyer des présentations à d’autres ordinateurs équipés de Windows Vista, permettant ainsi aux utilisateurs de partager des documents et de les modifier en commun facilement et en toute sécurité.
Sécuritaire aujourd’hui et demain
Les outils de contrôle de documents de projet tels que les référentiels d’entreprise, le contrôle des droits d’accès au cas par cas, la gestion des droits relatifs à l’information ainsi que les flux de travaux simplifiés pour le traitement de documents permettent à PCL de s’assurer que les documents essentiels ne seront jamais perdus et que seuls les utilisateurs autorisés y ont accès. Parallèlement, les outils de collaboration assurent aux partenaires externes et aux clients un meilleur accès aux dossiers pertinents.
« Je crois que le fait que nous n’ayons pas effectué d’étude exhaustive du rendement du capital investi avant d’adopter Windows Vista et Office Entreprise 2007 est révélateur. Les possibilités d’amélioration de nos activités à l’aide de ces technologies sont tellement évidentes que nous avons jugé que ce n’était pas nécessaire, a ajouté M. Ranger. Nous avons plutôt procédé immédiatement à la mise sur pied d’une équipe chargée d’évaluer les efforts nécessaires au déploiement de cette suite et de mieux comprendre la valeur ajoutée que nous pourrions réaliser avec ces produits. Il est aussi important de garder à l’esprit que bien que cette mise en œuvre nous ait permis d’être à la pointe de la technologie, nous sommes essentiellement une entreprise conservatrice lorsqu’il est question d’adopter une nouvelle technologie. Dans ce cas-ci, nous constatons que ces produits nous offrent une importante valeur et un grand nombre de possibilités au plan de l’utilisation et des avantages, et nous savions qu’il valait la peine d’examiner de près cette occasion. »
« Les possibilités futures qu’offrent ces outils sont très intéressantes pour nous, a conclu M. Crawford. Et nous n’avons eu qu’un bref aperçu de ce qu’ils peuvent faire. »
Microsoft Office System
Microsoft Office System est l’environnement que le monde des affaires a adopté pour gérer l’information. Il comprend les programmes, les serveurs et les services qui contribuent à votre succès en transformant l’information en un atout majeur.
Pour de plus amples renseignements sur Microsoft Office System, visitez le site: www.microsoft.com/office
Microsoft Windows Vista
Windows Vista peut aider votre entreprise à exploiter les technologies de l'information de façon à gagner en compétitivité sur la nouvelle scène économique. Votre personnel pourra trouver et utiliser l'information plus efficacement. Vous assurerez à votre main-d'œuvre mobile un meilleur accès aux données partagées et aux outils de collaboration. Enfin, votre personnel des TI disposera d'outils et de technologies plus performants qui lui permettront d'améliorer la sécurité informatique à l'échelle de l'entreprise, de mieux protéger l'information et de déployer ou de gérer plus efficacement les applications.
Pour de plus amples renseignements sur Windows Vista, visitez le sitewww.microsoft.com/windowsvista
Renseignements supplémentaires
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le 905 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Compugen, composez le 1 800 387-5045 ou visitez le site www.compugen.com
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de PCL, visitez le site: www.pcl.com
