Project Management Practice Inc.
Un cabinet-conseil en gestion de projets forme une équipe internationale et réalise des gains annuels de 80 000 $ grâce à Microsoft Windows Small Business Server
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Présentation de la société
Project Management Practice Inc. est un cabinet-conseil en technologie qui élabore des solutions personnalisées et offre de la formation en matière de gestion de projet et d'infrastructure technologique connexe. La clientèle de l'entreprise provient des secteurs phamaceutique, des technologies de l’information et des télécommunications. Au Canada, leur principal bureau est situé à Montréal au Québec.
Puisque sa clientèle se retrouve en Asie, en Europe et en Amérique du Nord, le personnel de Project Management Practice passe beaucoup de temps à l'extérieur du bureau chez les clients afin de leur offrir le niveau de service le plus élevé qui soit.
Contexte
La communication et la collaboration efficaces sont essentielles à cette main-d'œuvre très mobile et géographiquement dispersée. Les membres des équipes travaillant aux mêmes projets font appel à des outils – tels que le courriel – pour échanger des idées, résoudre les problèmes des clients et développer des solutions.
Parce que la société utilisait différents outils de gestion d'agenda et de communication en ligne, elle arrivait difficilement à maintenir une plate-forme de communication unifiée, apte à faciliter la communication et la collaboration de ses équipes. Project Management Practice devait également trouver un moyen efficace permettant à son personnel d'accéder à d’importants volumes de contenu et d’en assurer la gestion à l'extérieur de l'entreprise.
« Auparavant, nous utilisions les sites FTP pour offrir à nos équipes un accès à des documents partagés concernant le développement de solutions et à des manuels de formation. Mais nous éprouvions souvent des problèmes d'ouverture de session, car notre personnel est toujours sur la route et doit utiliser des connexions réseau qui ne sont pas toujours efficaces, indique Sean Creaghan, vice-président de l'expansion des affaires à Project Management Practice Inc. Compte tenu de la diversité des systèmes de courriel utilisés par les membres de nos équipes, nous avions des problèmes concernant la compatibilité des fichiers et les capacités de téléchargement de pièces jointes. Par exemple, nous nous sommes rendu compte que nous ne pouvions pas envoyer des fichiers de 2,3 Mo à certains de nos employés parce que leur capacité de téléchargement de pièces jointes n'était que de 2 Mo. Cela nous compliquait sérieusement la vie. »
En l’absence d’un service des TI à l’interne, les conseillers du cabinet devaient régler eux-mêmes les problèmes d'infrastructure auxquels ils faisaient face, au détriment du temps consacré à leur clientèle.
« L'adage du cordonnier mal chaussé collait parfaitement à Project Management Practice, fait remarquer David Healey, directeur de la prestation de services du cabinet-conseil en technologie, Indigo27. Comme les affaires du cabinet étaient en pleine expansion, le personnel n'avait pas le temps de mettre en place un environnement de collaboration complexe et d'en assurer la maintenance. L’entreprise avait besoin d'une solution qui permettrait au personnel de travailler plus efficacement, tout en étant facile à déployer et à gérer. En outre, pour favoriser l’adoption de ce nouvel outil par le personnel très occupé, il fallait qu'il exige un minimum d'apprentissage. »
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Solution
À l'hiver 2003, Project Management Practice a fait appel au savoir-faire technique de Indigo27 Inc. afin de développer une solution de communication et de collaboration efficace. Indigo27 a recommandé un système articulé autour de Microsoft Windows Small Business Server 2003 et Microsoft Office System, en raison des nombreuses fonctions et de la convivialité de ces produits. La facilité de déploiement et d'intégration du logiciel a aidé Project Management Practice à mettre en place et à utiliser la nouvelle solution dans un délai de un mois. En avril 2004, après un court programme pilote, l'entreprise a effectué le déploiement complet de la solution.
Un environnement stable et sécuritaire
Grâce à Microsoft Windows Small Business Server 2003, Project Management Practice dispose maintenant d'une solution de gestion d'entreprise complète, à portée de main. Le serveur fournit des outils de messagerie et de collaboration, un accès Internet plus sécuritaire, des capacités de stockage sécurisé, des services d’impression fiables, la possibilité d'exécuter des applications sectorielles et des fonctions de télécopie.
Project Management Practice peut fournir à son personnel un environnement de TI cohérent et stable grâce à Windows Small Business Server 2003 articulé sur Microsoft Windows Server 2003. La nouvelle solution permet à Project Management Practice d'optimiser la performance et le temps utilisable de son réseau.
La société peut également contrôler la performance du serveur grâce aux outils de surveillance améliorés et aux rapports d’utilisation.
« Nous avons été impressionnés par la performance de Windows Small Business Server 2003, indique M. Creaghan. Nous avions entendu dire que ce serveur était très performant en matière de temps utilisable et cela s'est avéré juste. Depuis que nous utilisons la solution, soit depuis huit mois, le serveur n'a pas flanché une seule fois et nous n'avons jamais eu de brèche de sécurité ou de virus. »
L'information sur la clientèle du cabinet est protégée par les fonctions de sécurité du serveur. Windows Small Business Server 2003 comprend des assistants et des interfaces utilisateurs simplifiés en vue d'aider les clients à s'assurer que toutes les étapes requises en matière de sécurité sont mises en place dès la connexion. Le serveur applique des stratégies de restriction d'accès au logiciel qui permet à Project Management Practice de faire en sorte que seules les installations logicielles approuvées puissent accéder au réseau, ce qui augmente la protection contre les virus et les autres attaques.
Project Management Practice est également protégée contre la perte de données par le service de copie de volume fantôme. Ce service comprend des sauvegardes ponctuelles, qui favorisent l'exécution rapide des procédures de sauvegarde, avec un minimum d'erreurs.
Travailler en collaboration malgré les distances
Microsoft Windows Small Business Server 2003 aide les membres de l'équipe de Project Management Practice à collaborer plus efficacement, peu importe où ils se trouvent. Le personnel a accès à l'information et aux ressources de l’entreprise par l'intermédiaire du portail d'espace de travail Web à distance. Ce portail offre un accès à distance aux ordinateurs de bureau du personnel, au courriel et à d'autres outils, ce qui élimine la dépendance envers les sites FTP et permet un accès sécuritaire à l'information essentielle de l’entreprise par l'intermédiaire d'un navigateur Web.
Grâce à Microsoft® Windows® SharePoint® Services, Indigo27 a créé une place virtuelle pour le personnel de Project Management Practice qui peut l'utiliser pour partager des idées, participer à des discussions et travailler ensemble à partir des mêmes documents ou à des tâches communes et communiquer par courriel ou messagerie instantanée.
Les puissants outils de gestion des documents de Microsoft® Windows® SharePoint® Services offrent des fonctions de dépôt et d'extraction, l'historique des versions et des fonctions de retour en arrière. Ces outils, en créant un système réglementé de gestion des documents, font en sorte que les membres de l'équipe travaillent toujours à partir des versions de document les plus récentes. Des alertes signalant les modifications ou les mises à jour effectuées aux documents stockés dans les sites de l'équipe sont envoyées automatiquement à tous ses membres, simplifiant d'autant le contrôle des documents.
« Nous voulions vraiment avoir une meilleure maîtrise de notre propriété intellectuelle. Nous enrichissons constamment son contenu et nous ne savions jamais qui avait la dernière version d'un document, explique M. Creaghan. Grâce à Microsoft® Windows® SharePoint® Services, le contrôle des versions de document n'est plus un problème. La nouvelle solution nous permet de mieux maîtriser notre processus de documentation et de gérer facilement et efficacement tous les documents créés par notre personnel et notre clientèle. »
Productivité accrue
Les nouveaux outils technologiques aident également les équipes très actives de Project Management Practice à atteindre des niveaux de productivité inégalés. Microsoft Office Outlook 2003 permet de centraliser avec efficacité la gestion des courriels, le partage de l'information concernant les agendas et la messagerie instantanée. Il est dorénavant plus facile de trouver les messages importants grâce aux capacités de recherche améliorées du programme, et les puissants outils antipolluriels ne laissent entrer dans la boîte de réception de l'utilisateur que les courriels appropriés.
Outlook 2003 a également aidé Project Management Practice à atteindre des niveaux élevés de productivité grâce à son nouveau mode Exchange mis en cache. Ce mode permet à l'utilisateur de télécharger des messages et d'autres données de Outlook 2003 dans son ordinateur en période d'indisponibilité du réseau. Le programme règle sa performance et sa présentation en fonction de la vitesse du réseau avec l'aide des outils de détection de connexion. En optimisant la performance du courriel, indépendamment de la connexion réseau, il contribue à maximiser les niveaux de productivité.
Les interfaces simples, intuitives et familières de Microsoft Office System ont permis à Project Management Practice d'adopter la nouvelle solution sans avoir à dispenser de la formation additionnelle, ce qui a contribué à minimiser les coûts et les temps d'indisponibilité.
« Comme le personnel de Project Management Practice était déjà habitué à la présentation des programmes Microsoft Office, nous avons pu déployer ces outils au sein de l'entreprise sans aucune répercussion négative sur les utilisateurs finals », explique M. Healy.
Bénéfices
Avec l'aide de Windows Small Business Server 2003 et Microsoft Office System, Project Management Practice a mis en œuvre un riche environnement de collaboration pour son personnel très mobile. La société a amélioré ses niveaux de productivité et de service et a instauré de meilleures relations avec ses clients en les faisant participer au processus de développement de la solution. Grâce à la fiabilité de son réseau et aux performances de ses ordinateurs de bureau, le cabinet a également été en mesure de réduire ses besoins en assistance informatique, et ce, dans un délai de un mois. Lorsque l'entreprise a effectué une vérification du RCI de sa nouvelle solution, elle s'est rendue compte que les augmentations de productivité et les améliorations du service à la clientèle allaient se traduire par des gains de près de 80 000 $ à la fin de la première année d'implantation.
Création d'équipes plus solides
Les outils de Windows Small Business Server 2003 et de Microsoft Office System ont permis à Project Management Practice de remanier son environnement de collaboration. L'entreprise a normalisé son système de courriel sur Microsoft Outlook 2003 et Microsoft Exchange Server 2003 par l'intermédiaire de Small Business Server 2003. La nouvelle technologie a permis de résoudre les problèmes de compatibilité des fichiers et de capacité de stockage du cabinet. La gestion partagée d'agendas a permis à la société de passer moins de temps à coordonner les réunions et les horaires et de se consacrer davantage à sa clientèle. Il est également beaucoup plus facile de travailler en équipe à des projets avec Microsoft® Windows® SharePoint® Services compris dans Small Business Server. Les membres d'une équipe peuvent maintenant ouvrir une session dans des sites de travail partagés, peu importe la ville ou le pays où ils se trouvent, accéder à leurs projets et travailler avec les membres de leur équipe à une tâche commune.
« La possibilité de travailler ensemble avec plus d'efficacité nous permet d'offrir un meilleur service à nos clients, ce qui se traduit, en bout de ligne, par la consolidation de notre position sur le marché, indique M. Creaghan. Grâce à cette solution, nos conseillers peuvent accéder rapidement à leurs collègues et à l'information dont ils ont besoin, ce qui signifie que nous pouvons livrer la solution au client rapidement, en sachant que nos concurrents n'auront pas la moindre chance de nous damer le pion. »
Intervention souhaitée des clients
L'évolutivité et la convivialité de la solution a permis à l'entreprise de créer également un extranet. Les clients utilisent l'extranet pour travailler directement avec Project Management Practice, donner une rétroaction et intervenir dans les solutions que le cabinet conçoit à leur intention. En misant sur l'extranet, Project Management Practice a certes amélioré son service à la clientèle, mais elle en a également accru l'efficacité. L'intervention des clients dans le processus de conception crée des solutions mieux adaptées à leurs besoins, ce qui réduit les modifications nécessaires et le temps de dépannage.
« Cette technologie nous a permis, pour la première fois, de faire participer tous les intéressés à toutes les étapes du processus de développement des solutions, indique M. Creaghan. Notre nouvelle capacité de collaboration nous aide à bâtir de meilleures relations, plus durables, avec notre clientèle. Nos clients apprécient vraiment de pouvoir collaborer avec nous par l'intermédiaire des sites d'équipe en ligne. Ils savent que non seulement nous souhaitons leur intervention, mais également que nous mettons à leur disposition les outils pour le faire. Assurément, cette technologie nous aide à travailler avec nos clients comme jamais nous n'aurions pu le faire dans le passé. »
La capacité de mieux servir la clientèle se répercute sur la croissance du RCI de Project Management Practice. La vérification du RCI de la société a révélé que les gains de productivité tirés d'une meilleure réponse aux besoins des clients, de la diminution du temps consacré à la coordination des équipes et d'un rendement accru résultant d'une amélioration de la collaboration ont compté pour 66 000 $ du total des gains annuels imputables à la nouvelle solution.
Réduction des besoins d'assistance grâce à un environnement stable
Grâce à la stabilité de Windows Small Business Server 2003, des économies additionnelles sont également tirées de la réduction du temps d'assistance des TI. La fiabilité du serveur a fait en sorte que le temps auparavant nécessaire pour la maintenance et l'assistance du réseau est maintenant consacré à servir la clientèle, ce qui a fait économiser à la société plus de 13 000 $ par année. Toute mise à jour ou tout entretien occasionnel du serveur se fait dorénavant à distance par Indigo27, ce qui libère le personnel de Project Management Practice et lui permet de se consacrer à sa clientèle.
En outre, l'entreprise a pu centraliser les activités de TI sur Windows Small Business Server 2003 et Microsoft Office System, réduisant ainsi la complexité de l'infrastructure et les besoins d'assistance. Comme le cabinet a maintenant un entrepôt de données central, il a pu élaborer un plan antisinistre. Ce plan lui apporte la tranquillité d'esprit de savoir que si ses systèmes tombaient en panne, les activités courantes pourraient reprendre en quelques minutes.
« Assurément, la centralisation de nos données a été profitable. Il est maintenant plus facile de sauvegarder nos données et la gestion est, somme toute, plus facile parce que nous ne faisons appel qu'à un seul ensemble d'outils, explique M. Creaghan. Et la centralisation nous protège également contre la perte de données. Grâce à Microsoft® Windows® SharePoint® Services, tous nos documents résident dans un seul endroit et nous n'avons plus besoin de nous préoccuper de problèmes comme, par exemple, la panne d'un bloc-notes et la perte de l'information critique qu'il contenait. Cela nous aide à simplifier nos processus internes tout en assurant la sécurité de notre information. »
Project Management Practice prévoit élargir l'application de ses nouveaux outils technologiques. Elle utilisera bientôt la technologie de gestion des droits relatifs à l'information au sein de Microsoft Office System en vue d'améliorer encore davantage la sécurité de son information. Grâce à la gestion des droits relatifs à l'information, Project Management Practice sera en mesure d'adopter des règles établissant qui peut accéder aux documents et aux courriels et en modifier l'information. Elle pourra en outre protéger sa propriété intellectuelle contre toute impression, suivi ou copie.
Microsoft Office System
Microsoft Office est l’environnement que le monde des affaires a adopté pour gérer l’information. Il comprend les logiciels, les serveurs et les services qui contribuent à votre succès en transformant l’information en un atout majeur.
Pour obtenir de l’information supplémentaire sur Microsoft Office System, visitez le site: http://www.microsoft.com/office/
Pour renseignements sur le client PM Practice Inc., télephone 1-800-736-3613 ou composez le site Web www.pmpractice.com
Pour renseignements sur le partnenaire Indigo27 Inc., télephone (613) 236-9449 ou composez le site Web www.indigo27.ca
