La Monnaie royale canadienne
La Monnaie royale canadienne en a pour son argent après avoir amélioré ses processus de TI avec Microsoft Dynamics(MC) AX
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Présentation de la société
Avec une réputation internationale pour la qualité de ses produits, son service à la clientèle et sa technologie de frappe de la monnaie, la MRC est à l’avant-scène de l’innovation en ce qui a trait à la production de la monnaie. La MRC a plus de 800 employés et d’établissements à Ottawa et Winnipeg. L’organisation produit toutes les pièces en circulation au Canada, s’occupe de la frappe pour d’autres pays et des ventes d’experts en collection de monnaie. Pour répondre à ses exigences de distribution, la MRC met à profit un réseau international de marchands et de distributeurs. Ses secteurs d’activités comprennent les pièces en circulation au Canada et à l’étranger, les pièces de monnaie de collection, l’or et d’autres produits d’investissement de métal non monnayé et d’affinage. Au cours des 20 dernières années, la MRC a gagné de nombreux prix; y compris le « 2007 Most Inspirational Coin Award » et le « 2008 World Money Fair » pour le « Most Innovative Coin of the Year » et à la World Mint Directors Conference en 2006, pour sa pièce colorée de 25 sous de 2004 au thème du coquelicot.
Contexte
En tant que société d’État commerciale, le principal objectif de la MRC est d’offrir un rendement sur le capital investi équitable pour son unique partie prenante : le Gouvernement du Canada. Selon Greg Smith, dirigeant principal de l’information pour la Monnaie royale canadienne, ce processus implique de maintenir à long terme la viabilité de la société avec un engagement continu envers la satisfaction du client, la croissance rentable et l’efficacité.
À cet effet, la MRC s’est engagée à devenir une entreprise qui n’utilise pas plus de ressources que nécessaire – une approche axée sur le client développée dans le secteur privé de la fabrication pour l’organisation et la gestion du développement des produits, les activités, les fournisseurs et les relations avec les clients. Le fait d’épargner ses ressources permet à la MRC d’être plus rapide à répondre, plus flexible et adaptative à l’environnement dynamique dans lequel elle fait affaire. De l’affinerie à la production de pièces, du commerce électronique à l’emballage et au marketing, les principes de commerce « maigres » sont conçus pour éliminer le gaspillage, augmenter la valeur pour les clients et augmenter l’efficacité dans l’ensemble de l’entreprise. Un facteur clé dans la décision de la MRC de limiter le monnayage de ses produits de collection est en effet la restriction du nombre de pièces rendues disponibles au public, améliorant leur attrait pour les opérations sur le marché secondaire et augmentant la valeur de ces pièces pour les marchands et les collectionneurs.
Pour les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver, la MRC a voulu développer et commercialiser son programme de collection de monnaie en l’honneur des Jeux. Ainsi, les employés avaient besoin d’une meilleure visibilité relativement à l’inventaire et aux niveaux de distribution actuels.
Auparavant, l’environnement des TI à la MRC était constitué d’applications patrimoniales désuètes et d’interfaces d’utilisateur « green screen » de terminal AS/400 qui étaient trop inflexibles pour cette société toujours axée sur le client et ses initiatives de fabrication « maigres ». Avec des quantités de plus en plus importantes de données et des coûts grandissants de soutien et de maintenance, les applications patrimoniales étaient exploitées au-delà de comment et ce pourquoi elles avaient été conçues initialement. De plus, l’entreprise avait besoin d’une solution hautement extensible, afin de pouvoir s’adapter rapidement à des fluctuations extrêmes de production en raison de la demande.
« Un programme de collectionneur olympique similaire en 1988 avait été extrêmement populaire et rentable, mais était également excessivement exigeant pour nos systèmes informatiques. Tandis que nous nous préparons pour 2010, non seulement devons-nous mettre de côté le traditionnel « green screen » patrimonial AS/400, mais nous voulons développer une plateforme davantage axée sur le client et qui serait flexible, extensible et intuitive et qui conviendrait à nos initiatives de fabrication « maigres », dit Smith.
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Solution
Pour moderniser son infrastructure de systèmes patrimoniale, la MRC a fait équipe avec les partenaires de déploiement technologiques Deloitte, eBECS et Junction Solutions pour mettre en place une nouvelle plateforme de TI créée à partir de la solution de progiciel de gestion intégré (PGI) pour entreprises Microsoft DynamicsMC AX.
L’entreprise a examiné des produits PGI d’Oracle et SAP mais a déterminé que Dynamics AX offrait un coût de propriété total plus bas, pouvait être déployé rapidement, était convivial, flexible et, de façon générale, qu’il convenait mieux à l’infrastructure existante de la MRC. En fin de compte, la solution Microsoft a été choisie pour simplifier rapidement la relation client et financière de la MRC avec ses processus de chaîne d’approvisionnement. La MRC a également acheté JunctionRES, une solution de Junction Solutions développée avec le système flexible Microsoft Dynamics AX et conçue spécifiquement pour le secteur du détail à plusieurs canaux. La MRC utilise la solution JunctionRES pour simplifier le traitement des commandes, la relation client et les processus de chaîne d’approvisionnement.
« Les principes de gestion maigres signifient que vous ne fabriquez pas, tant qu’il n’y ait pas de demande. Pour cela, vous devez être plus efficaces, alors c’est vraiment ce que la MRC tentait d’établir. Avec Dynamics AX, la MRC peut simplifier ses activités et offrir une meilleure intégration à ses technologies existantes », dit Yves Giguere, gestionnaire de projet chez Deloitte. « Plus important encore, la solution permet à l’entreprise de respecter son engagement à maintenir ses processus de fabrication « maigres ». En tant qu’organisation de fabrication, l’amélioration des activités implique des économies de coûts, l’amélioration de la rentabilité et du service à la clientèle. »
Microsoft Dynamics AX est conçu pour fonctionner avec des produits Microsoft familiers tels que le système 2007 MicrosoftMD OfficeMD, MicrosoftMD OfficeMD SharePointMD Server 2007 et, puisqu’il met à profit ces outils aujourd’hui, la MRC pourrait réduire ses coûts de formation et augmenter l’adoption des utilisateurs. La MRC a présentement une licence pour 250 utilisateurs simultanés et 1000 employés.
« Quand nous avons commencé nos recherches, nous savions que nous n’avions pas besoin d’une solution avec tous les outils imaginables mais plutôt une solution flexible que notre personnel pourrait utiliser et qui pourrait être mise en place rapidement », dit Smith. « Nous avons fait une évaluation complète des meilleures plateformes PGI, impliquant 114 de nos employés. Un incroyable quatre-vingt-quinze pour cent d’entre eux ont dit qu’ils trouvaient Dynmaics AX facile à utiliser et qu’ils pourraient l’utiliser dans leur travail quotidien. »
La première étape du projet de déploiement technologique a duré environ 12 mois. Cela impliquait le déploiement de la plateforme Dynamics AX ainsi que des finances, un établissement sophistiqué des coûts, l’approvisionnement, l’actif fixe, la fabrication, la maintenance et le traitement des commandes. D’après Smith, eBECS a été très efficace en ce qui a trait au déploiement réussi de la solution de fabrication « maigre » sur la plateforme Microsoft Dynamics AX. La maintenance des installations a été réalisée par Hofinsoft et RES et le traitement des commandes a été offert par Junction Solutions.
La deuxième étape est présentement en cours et permet de mettre à profit la plateforme principale pour la transformation d’entreprises, y compris le déploiement d’une veille stratégique (BI), des technologies d’affinerie et d’expédition et la MRC met en place Microsoft SQL Server 2005 et PerformancePoint Server 2007, remplaçant sa solution de veille stratégique Cognos existante.
Bénéfices
Avec la nouvelle plateforme technologique Dynamics AX-based en place, la MRC a maintenant une plateforme de TI plus solide pour améliorer ses initiatives de fabrication « maigres » et son service à la clientèle. Aujourd’hui, le nouvel environnement en temps réel offre une visibilité et une transparence améliorées relativement aux activités et aide la MRC à améliorer son temps de réponse et de commercialisation et permet d’augmenter les profits.
« Nous avons eu l’année la plus rentable de notre siècle d’histoire – tout en déployant un nouveau système PGI », explique Smith.
Une architecture d’information mieux intégrée
Le nouvel environnement Dynamics AX met à profit le système Windows ServerMD, Microsoft SQL ServerMC 2005, Microsoft BizTalkMD Server 2006 et les solutions MicrosoftMD SharePointMD Server 2007 afin d’offrir un meilleur niveau d’intégration et une interface d’utilisateur plus intuitive et par rôle.
« Microsoft Dynamics AX est beaucoup plus facile à configurer que les solutions PGI traditionnelles, ce qui permet de s’adapter assez rapidement, de façon moins coûteuse et moins risquée aux exigences d’affaires de la MRC. Ainsi, nous avons pu réduire significativement les frais de soutien et atteindre un coût total de propriété plus faible. Nous sommes maintenant une organisation plus efficace, ce qui était notre but ultime », dit Smith.
Convivialité accrue
Microsoft Dynamics AX offre des processus simplifiés pour les finances, les relations avec les clients et la gestion de la chaîne d’approvisionnement pour augmenter la productivité et intégrer plus facilement les processus d’affaires. Cela aide la MRC à uniformiser ses processus d’affaires et à améliorer son efficacité opérationnelle et sa convivialité globales.
« Comme exemple passé, nos employés aux achats devaient transmettre par télécopieur des mises à jour d’état d’avancement à nos fournisseurs, ce qui était un processus lent et pas toujours précis. Donc, maintenant ces données de mise à jour d’état d’avancement sont saisies de Microsoft Dynamics AX par le système de gestion des rapports et envoyées automatiquement via la solution de veille stratégique Microsoft. Cela a grandement amélioré le fonctionnement global et nous économise quatre à cinq heures de travail d’employés par semaine », dit Smith.
Des bases pour la croissance future
L’usage de la technologie signifie que la MRC l’aide maintenant à atteindre ses objectifs de fabrication « maigre » et a des bases plus solides et efficaces pour la croissance future. Pour les campagnes populaires telles que le programme de collection de pièces de monnaie des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de Vancouver 2010, les employés ont maintenant amélioré leur visibilité relativement à notre inventaire et nos niveaux de distribution actuels – permettant d’offrir un meilleur service à la clientèle.
« Pour nous, l’un des plus importants outils de Microsoft Dynamics AX était la flexibilité. La nouvelle solution nous permet de prendre des décisions mieux informées et en temps réel en offrant la proverbiale source unique de vérité. Nous évoluons afin de mettre de côté la gamme de produits existants, d’augmenter les économies opérationnelles et de continuer à travailler pour être une organisation qui n’utilise pas plus de ressources que nécessaire et est axée sur le client », dit Smith.
Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics est une gamme de solutions de gestion commerciale intégrées et adaptables qui permettent à vous et votre équipe de prendre des décisions d’affaires avec une plus grande confiance. Microsoft Dynamics fonctionne comme les logiciels familiers de Microsoft, tels que Microsoft Office, ce qui implique une courbe d’apprentissage moindre pour vos employés. Ainsi, ils peuvent rapidement utiliser ces outils de façon efficace et se concentrer sur l’essentiel. Et puisque ce sont des solutions Microsoft, elles s’intègrent facilement aux systèmes que votre entreprise a déjà mis en place. Par l’automatisation et la simplification de vos processus financiers, de gestion de la relation client et de votre chaîne logistique, Microsoft Dynamics rassemble les gens, les processus et les technologies, augmentant la productivité et l’efficacité de vos activités, contribuant au succès de votre entreprise.
Pour de plus amples renseignements à propos de Microsoft Dynamics, allez à : www.microsoft.ca/dynamics
Renseignements supplémentaires
Pour de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le 905 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com
Pour en savoir plus à propos des produits et services, téléphonez ou visitez les sites Web :
Hofinsoft http://hofinsoft.com
eBecs 1-770-564-5692 http://ebecs.com
Junction Solutions 1-303-327-8800 http://junctionsolutions.com
Deloitte 1-416-874-3874 http://deloitte.com
