Rentcash Inc.
Une chaîne de magasins pancanadienne assure la clarté des données avec un système d’information d’entreprise fondé sur SQL Server 2000
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Présentation de la société
Fondée en 2001, Rentcash Inc., une entreprise établie à Edmonton, a créé une chaîne de magasins prospère à l’échelle nationale sous les dénominations sociales The Cash Store, Instaloans et Insta-rent. Rentcash exploite 330 magasins dans plus de 90 villes, et ce, dans 9 provinces et 2 territoires. Elle s’est classée au sixième rang des entreprises les plus dynamiques en 2004. Les magasins offrent aux clients des prêts sur salaire ainsi que des meubles, électroménagers et appareils électriques de marque en location. L’entreprise a mis en place une voie accélérée vers la rentabilité tout en réduisant au minimum ses frais généraux et de démarrage.
Contexte
L’entreprise en expansion rapide était devenue trop grande pour son système vieillissant de création de rapports et de suivi des résultats. Rentcash utilisait un ancien système COBOL fait sur mesure pour suivre les activités quotidiennes de ses magasins, ce qui demandait constamment des interventions manuelles. Tous les jours, trois employés de Rentcash devaient produire des rapports à partir de données provenant de chacun des magasins individuels. « Il y avait 160 bases de données distinctes à consulter, seulement pour nos magasins Cash Store, mentionne Michael Smith, vice-président, technologie de l’information, Rentcash. Il fallait énormément de temps pour charger l’information de chaque magasin dans le système afin de produire les rapports requis. Et dans le cas d’une nouvelle exigence, il fallait faire appel à un développeur COBOL qui pouvait prendre jusqu'à une semaine pour déployer le code nécessaire et faire les changements requis. »
L’information que générait Rentcash par le biais du système COBOL n’était pas bien sécurisée et l’entreprise éprouvait de la difficulté à réutiliser ou à analyser les données qu’elle avait recueillies. Par ailleurs, pour permettre aux cadres des régions et des divisions de consulter les rapports, un autre employé de Rentcash devait copier les données à partir de l’information générée par le système de création de rapports, puis les coller dans des documents plus conviviaux.
« Il était difficile d’analyser les activités d’affaires en consultant une feuille de papier remplie de chiffres, comme le produisait l’ancien système. Il nous fallait donc créer nos propres feuilles de calcul, ce qui prenait beaucoup de temps et permettait difficilement de faire le bilan de nos activités et de déterminer comment mieux gérer nos affaires », a mentionné M. Smith.
Rentcash s’est rendu compte qu’elle devait mettre à jour et normaliser son logiciel de création de rapports et d’analyse des résultats pour pouvoir mieux suivre sa croissance rapide et permettre aux gens qui en avaient vraiment besoin d’accéder aux renseignements relatifs aux ventes, peu importe où ils sont et ce qu’ils font. Après avoir examiné plusieurs options, y compris un important progiciel de gestion intégré, Rentcash a fait appel aux partenaires de MicrosoftMD, Ideaca et ProClarity, pour mettre à jour son système de création de rapports au moyen d’une solution fondée sur Microsoft SQL ServerMC 2000.
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Solution
Rentcash avait besoin d’une plate-forme d’intelligence d’affaires qui pouvait s’adapter à sa croissance rapide et lui permettre de demeurer agile. Après avoir examiné plusieurs produits concurrents, Rentcash a choisi ProClarity Analytics. « Nous avons regardé un progiciel de SAP, mais nous étions d’avis que son coût était trop prohibitif, a déclaré M. Smith. ProClarity semblait répondre à tous nos besoins. En rétrospective, il est évident qu’il s’agissait de la bonne décision. »
À titre d’outil frontal de traitement analytique en ligne pour Microsoft SQL Server, ProClarity aide les entreprises à mieux comprendre leurs données. Le logiciel est fondé sur SQL Server 2000 et, en particulier, il met à profit SQL Server Reporting Services – une solution serveur de création de rapports permettant de créer, de gérer et de livrer à la fois des rapports sous forme papier et des rapports interactifs axés sur le Web – et SQL Server Analysis Services, qui permet aux utilisateurs de créer et d’analyser des cubes de données de traitement analytique en ligne. SQL Server fonctionne sous le système d’exploitation Microsoft Windows ServerMC 2003.
La solution ProClarity permet de stocker les données de chacun des magasins Rentcash dans un répertoire central à partir duquel elles sont extraites à l’aide de SQL Server Data Transformation Services et placées dans un dépôt de données SQL Server. Ensuite, en mettant à profit l’outil SQL Server Analysis Services, les données sont présentées dans un format au choix de l’utilisateur, au moyen d’une application de tableau de bord ProClarity. L’information est ainsi facile à accéder et à traiter. De plus, puisque ProClarity permet de prendre en charge Microsoft Excel, les utilisateurs peuvent automatiquement générer des rapports dans des feuilles de calcul pour un traitement facile.
« En utilisant ProClarity, un utilisateur peut s’asseoir à son bureau le matin et voir, par exemple, les revenus supplémentaires générés au cours du mois par rapport au mois précédent, ou encore déterminer le rang des magasins selon leur bénéfice net. Cette vue d’ensemble lui permet de prendre de meilleurs décisions d’affaires », a mentionné M. Smith.
En faisant appel aux services de déploiement d’Ideaca, un intégrateur de système et partenaire certifié Or de Microsoft établi à Calgary, Rentcash et ProClarity ont mis la première phase de la solution en œuvre dans un délai de six semaines seulement. La seconde phase, récemment terminée, a complètement éliminé le besoin d’interventions manuelles lors de la création des rapports de l’entreprise.
« Nous avons travaillé avec Rentcash pour aider tout le monde à comprendre comment nous allions intégrer les données et réduire les processus manuels, a mentionné Richard Hines, directeur des services-conseils, groupe des données, Ideaca. Le processus s’est bien déroulé. Nous sommes impressionnés par la fiabilité de ProClarity et par la façon dont la solution aide les utilisateurs professionnels à mieux comprendre les données. »
Bénéfices
En remplaçant son vieux système rigide COBOL, Rentcash voit les avantages d’une solution d’information d’entreprise fondée sur Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services, SQL Server Reporting Services et la plate-forme ProClarity Analytics.
Rentcash dispose maintenant d’un outil rapide et facile à utiliser pour suivre et analyser ses ventes et ses activités d’exploitation quotidiennes, ce qui lui permet de maintenir son niveau de croissance dynamique et de s’assurer que les dirigeants prennent des décisions fondées sur des données à jour.
« Nous pouvons maintenant tout faire à l’interne, sans faire appel à des conseillers indépendants. C’est vraiment intéressant. Même au niveau des magasins, les gens consultent certains des rapports et se disent : « Voilà donc comment fonctionne nos affaires! ». Nous réapprenons les rouages de l’entreprise tout simplement en fonction de cette mise en œuvre », a mentionné M. Smith.
Meilleure vue d’ensemble des données
Grâce au logiciel ProClarity et à la technologie fondée sur SQL Server, les dirigeants de Rentcash peuvent suivre l’évolution et les résultats mensuels des ventes tous les matins en entrant au bureau. Cela les aide à prendre des décisions plus rapides et mieux informées, et à faire le nécessaire pour aider Rentcash à profiter d’occasions d’affaires à court et à long termes.
« Notre chef de la direction a mentionné qu’il avait changé son mode de prise de décisions stratégiques, tout simplement parce qu’il avait les renseignements au bout des doigts. Nous pouvons connaître les résultats mensuels de chaque magasin et en déterminer le rang selon le revenu. Il nous aurait fallu plusieurs semaines pour y arriver avec notre ancien système », a indiqué M. Smith.
Utilisation plus efficace du personnel
Avec l’ancien logiciel COBOL fait sur mesure, plusieurs employés de Rentcash passaient des heures à compiler les données des ventes des magasins et à les coller dans des rapports faciles à lire pour les dirigeants. D’après M. Smith, depuis que Rentcash est passée au système fondé sur SQL Server et ProClarity, elle a économisé au moins 120 heures-personnes par semaine.
« Les employés n’ont plus besoin de se rendre au bureau tard la nuit pour extraire des données, ni de copier-coller manuellement des chiffres dans les documents. Cela nous a épargné bien des heures de travail, ce qui est un avantage appréciable », a ajouté M. Smith.
Simplicité accrue
Les utilisateurs de Rentcash trouvent ProClarity facile à apprendre, grâce à son interface intuitive fondée sur Microsoft, et ils peuvent rapidement en profiter. Cela a contribué au bon déroulement de la formation et les employés dans l’ensemble de l’entreprise ont réussi à se familiariser avec une nouvelle technologie qui leur permet d’accroître leur productivité.
« Le processus de création de rapports et d’analyse des résultats se fait maintenant de façon entièrement logique. Les employés peuvent facilement y arriver eux-mêmes. Il n’a pas été difficile de leur enseigner la technologie car elle est tellement intuitive, » a déclaré M. Smith.
Microsoft Windows Server System
Le système d'exploitation Microsoft Windows Server SystemMC est une infrastructure serveur globale, intégrée et interopérable qui aide à réduire le niveau de complexité et les coûts de la conception, de la mise en œuvre, de l'interconnexion et de l'exploitation de solutions d'affaires adaptables. L'exploitation stratégique de ses équipements informatiques aide l'utilisateur de Windows Server System à donner un nouvel élan à son entreprise. Reposant sur la plate-forme Windows Server, Windows Server System constitue une infrastructure fiable pour la gestion et l'analyse des données, l'intégration à l'échelle de l'entreprise, la mise sur pied de portails pour les clients, les partenaires ou les employés, l'automatisation des processus de gestion, de communication et de collaboration ainsi que la supervision des activités informatiques de base dont la sécurité, la mise en œuvre et la gestion des systèmes.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Windows Server System, visitez le site : http://www.microsoft.com/windowsserversystem
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Pour obtenir de plus amples renseignements sur ProClarity, composez le (208) 344 1630 ou visitez le site Web : www.proclarity.com
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Ideaca.ca, composez le (403) 265 4332 ou visitez le site Web : http://www.ideaca.ca
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Rentcash Inc., composez le (780) 408 5118 ou visitez les site Web : www.rentcash.ca
