Retirement Concepts
Des systèmes de TI fiables articulés sur la plate forme Microsoft permettent de prodiguer de meilleurs soins au sein d’une collectivité de retraités
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Présentation de la société
Étant donné qu’au Canada les retraités constituent le segment social dont la croissance est la plus rapide, l’accessibilité à des soins fiables représente une préoccupation importante pour ceux qui atteindront bientôt l’âge de 65 ans ou qui l’ont déjà dépassé. En fait, d’ici 25 ans, un Canadien sur cinq aura plus de 65 ans.
Contexte
L’entreprise Retirement Concepts de Vancouver, en Colombie-Britannique, offre aux aînés et à leur famille une vaste éventail de services en réponse au besoin grandissant pour des logements, des soins, des services de relève, des centres de soins de jour pour adultes ainsi que des séminaires et de l’information sur le mieux-être.
Alors qu’elle n’exploitait qu’un seul établissement en 1988, Retirement Concepts en compte aujourd’hui neuf. Au cours des 16 dernières années, l’entreprise s’est implantée partout en Colombie-Britannique, ainsi qu’au Québec où elle possède un établissement. Pendant toutes ces années, chaque nouvel établissement était géré indépendamment, mais les informations comptables et de paie étaient transmises au siège social de Vancouver. À mesure qu’elle ouvrait des établissements et embauchait du personnel, Retirement Concepts achetait des PC pour ses employés de plus en plus nombreux et conservait le système d’exploitation fourni avec le PC, ce qui explique l’hétérogénéité de son environnement de TI.
« Nous prévoyons ouvrir deux ou trois nouveaux établissements chaque année et nous aimerions que les coûts demeurent abordables pour les aînés, précise Alan Owen, directeur des systèmes d’information, Retirement Concepts. Nous voulons, d’une part, fournir à nos employés les outils dont ils ont besoin pour travailler efficacement et, d’autre part, réduire la redondance dans les tâches administratives, accroître l’efficacité de notre personnel et veiller à la sécurité de nos documents internes et des dossiers de nos pensionnaires. »
Parmi les secteurs où le travail fait en double posait un problème figurait le service de la comptabilité et de la paie. Lorsque Retirement Concepts ouvrait un nouvel établissement, elle ne le reliait pas à ses systèmes internes. Chaque semaine, le personnel des bureaux locaux notait les heures de travail des employés sur des feuilles Excel et les transmettaient ensuite au siège social où l’information était ressaisie dans l’application de comptabilité et de paie. Chaque bureau avait sa propre façon de créer des tableaux Excel dans un format et une structure qui correspondaient à ses préférences, ce qui rendait ardue la formation de nouveau personnel comptable ou de personnel temporaire au siège social. De plus, des erreurs se glissaient dans les écritures lors de la ressaisie de l’information.
Les moyens de collaboration de l’entreprise à l’interne constituaient un autre secteur où l’efficacité laissait à désirer. En effet, une fonction de gestion d’agenda de groupe qui aurait permis aux employés de facilement planifier des réunions et travailler en ligne avec leurs compagnons de travail faisait défaut au système de messagerie désuet de l’entreprise.
Enfin, Retirement Concepts voulait être sûre que ses systèmes de TI étaient en bon état de fonctionnement. La désuétude des serveurs et des systèmes d’exploitation de bureau, aggravée par le manque de soutien constant à l’interne, créait un environnement de bureau rigide et au fonctionnement incertain. Les pannes et la réinitialisation fréquentes des ordinateurs obligeaient le personnel administratif à passer son temps au téléphone avec un centre d’assistance en TI plutôt que d’être libre de répondre immédiatement aux besoins des clients.
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Solution
Retirement Concepts voulait se concentrer sur sa compétence fondamentale, c’est à dire s’occuper de retraités et de personnes âgées. L’entreprise a donc recherché un partenaire qui allait l’aider à créer un environnement de TI stable, fiable et évolutif et à gérer ses systèmes de TI. Afin de combler son besoin grandissant pour un soutien économique des TI, l’entreprise a déterminé que Dyrand Systems serait un partenaire capable de gérer les réseaux et la sécurité, de cerner les besoins en TI et d’élaborer des mesures préventives à un stade initial. Après avoir évalué les besoins de gestion et les systèmes de TI de Retirement Concepts, Dyrand Systems lui a recommandé de mettre à jour ses systèmes d’exploitation de bureau et serveurs, que Dyrand Systems gérerait ensuite à distance.
Soins à prodiguer à un système d’exploitation vieillissant
« Nous avons acheté des PC neufs pour que notre personnel dispose d’un ordinateur sans toutefois mettre à jour les applications de bureau de façon constante, précise M. Owen. On retrouvait un peu de tout sur nos ordinateurs de bureau : Windows 95, Windows 98, Windows 2000 et différentes versions d’Office également. Cela compliquait la gestion de nos systèmes de TI et gênait les efforts de collaboration. »
Dyrand Systems a déterminé que la perte d’efficacité du personnel était attribuable au système d’exploitation désuet. Pour réduire le nombre de pannes et de réinitialisations des ordinateurs, Retirement Concepts a mis à jour ses systèmes d’exploitation à Windows XP Professionnel, et ensuite à Windows XP SP2.
« Comme notre entreprise est axée sur la fourniture d’une réponse rapide et fiable aux questions de TI, nous travaillons seulement avec les clients qui sont disposés à mettre à jour leur système à Windows XP SP2 ou qui l’utilisent déjà, précise Ed Anderson, Dyrand Systems. En faisant passer les clients à Windows XP SP2, nous sommes en mesure d’assurer une gestion plus efficace, d’améliorer la sécurité des TI et de réduire l’assistance dont ils ont besoin. »
La collaboration, partout
Pour faciliter la gestion d’agenda et la collaboration, Retirement Concepts a mis en œuvre les produits Microsoft Exchange Server 2003 et Office 2003. Exchange Server 2g003 permet au personnel d’envoyer et de recevoir des courriels et d’autres formes de communications interactives par le réseau informatique de l’entreprise. La combinaison d’Exchange Server 2003, qui fonctionne grâce à Windows Server 2003, et d’Outlook 2003 offre des fonctions intégrées de messagerie collaborative, comme la planification, la gestion des contacts et la gestion des tâches.
Pour assurer la bonne marche d’une maison de retraite à plusieurs établissements, Retirement Concepts avait besoin d’outils pour gérer la planification, faire le suivi des disponibilités du personnel et assurer la disponibilité en temps opportun des ressources appropriées, comme des salles de réunion. Les services Terminal Server de Windows Server 2003 offrent la souplesse accrue que confère l’accès aux applications compatibles Windows à partir de tout dispositif informatique dans n’importe quel des bureaux éloignés de l’entreprise.
« À mesure que notre entreprise a pris de l’expansion, le nombre d’employés au siège social a augmenté également, et il est devenu difficile de fixer une heure de réunion en envoyant un courriel dans l’espoir que tout le monde serait libre, y compris les membres du conseil, mentionne M. Owen. Même si nous formons une petite entreprise, nous avons constaté que notre personnel a besoin des mêmes applications que les grandes entreprises utilisent pour s’acquitter de leurs tâches avec efficacité. »
Bénéfices
Depuis la mise à jour de ses environnements de bureau et serveurs, Retirement Concepts a réalisé des économies de coûts importantes, augmenté l’efficacité et amélioré ses aptitudes en collaboration. « La solution Microsoft nous permet de nous concentrer sur la croissance de l’entreprise et le service offert aux clients sans les contraintes imposées par des TI désuètes », conclut M. Owen.
Stabilité des ordinateurs de bureau et souplesse des employés
Grâce à Windows XP Professionnel, Retirement Concepts peut offrir à ses employés un environnement de bureau plus fiable. En effet, la mise à jour à une même plate-forme facilite l’acheminement des mises à jour aux ordinateurs de bureau.
« Depuis la mise en œuvre de Windows XP Professionnel avec SP2, nous avons constaté une réduction de 50 % des appels au centre d’assistance, commente M. Anderson, de Dyrand Systems. Cette amélioration nous aide non seulement à nous concentrer davantage sur les mises à jour stratégiques et les problèmes de technologie, mais aussi à réduire les coûts pour Retirement Concepts. »
Par ailleurs, la mise en œuvre des services Microsoft Terminal Server et de la technologie de réseau privé virtuel a permis aux membres du personnel d’accéder aux applications et aux fichiers facilement et en toute sécurité lorsqu’ils se trouvent à l’extérieur du bureau.
Et les réunions? Un jeu d’enfant.
Grâce à Outlook 2003 et à Windows XP Professionnel, les employés de Retirement Concepts se servent du courriel pour transmettre des renseignements à leurs collègues et peuvent utiliser le nouveau service de recherche dans Office 2003 pour les aider à traduire des formulaires médicaux et des lettres. Les infirmières et les autres membres du personnel sont ainsi en mesure d’aider rapidement les pensionnaires et de le faire plus efficacement, car ils ont accès à l’information voulue. De plus, les fonctions de collaboration d’Exchange Server 2003 et d’Outlook 2003 facilitent le partage de l’information.
Maintenant que l’environnement de bureau a été mis à jour, Retirement Concepts peut conserver des listes d’adresses partagées que le personnel peut consulter et modifier; planifier des réunions et réserver des salles de conférence en consultant les horaires en ligne; et accorder à certaines personnes, les administrateurs, par exemple, l’accès à la boîte aux lettres d’une autre personne. Outlook 2003 permet d’assurer le suivi des personnes, des établissements et du matériel à l’aide d’agendas de groupe, et les utilisateurs peuvent personnaliser Outlook 2003 afin d’accroître l’efficacité de la gestion des horaires.
« Outlook 2003 et Exchange 2003 ont facilité la collaboration avec le siège social, mentionne M. Owen. La nouvelle solution articulée sur Windows XP nous permet de mieux nous adapter aux changements chez nos clients ou d’un établissement à l’autre, et ce, plus rapidement. »
Intégration des processus
L’innovation inhérente à Microsoft Office System, à la plate-forme Windows et à Microsoft Business Solutions – Great PlainsMD donne à Retirement Concepts le moyen de réutiliser et de manipuler les données d’une application dans un autre logiciel. Grâce aux tableaux croisés dynamiques d’Excel 2003 et à l’extraction d’information des solutions de gestion financière de Microsoft Business Solutions – Great Plains, l’entreprise est en mesure de mieux analyser les données et de prendre des décisions d’affaires stratégiques.
« Plus nous automatisons nos processus administratifs, plus notre personnel gagne en efficacité, car cela les aide à se concentrer davantage sur les pensionnaires », ajoute M. Owen.
Accès aux applications
« Du point de vue de la gestion des TI, le système Windows XP et les services Terminal Server rehaussent les fonctions de déploiement de logiciels de Retirement Concepts, précise M. Anderson, de Dyrand Systems. La fonction d’accès à distance aux ordinateurs de bureau dans Windows Server 2003, pour les besoins administratifs, nous permet d’aider rapidement les utilisateurs à résoudre un problème. Cela améliore notre temps de réponse et nous aide à respecter nos ententes de niveaux de service. »
Les services Terminal Server ont permis à Retirement Concepts de réduire les frais de maintenance grâce à la centralisation de la distribution des logiciels, à la consignation des données dans un lieu central et à la gestion améliorée des licences d’utilisation du logiciel.
De plus, l’accès à l’information à partir de tout ordinateur tournant sous Windows XP Professionnel au moyen des services Terminal Server simplifie les processus administratifs et réduit la redondance de l’information. Le personnel de Retirement Concepts peut envoyer des courriels, accéder au réseau par un réseau privé virtuel et utiliser la solution Microsoft – Great Plains pour les tâches comptables et la production de rapports. L’entreprise a ainsi pu réduire le volume de travail à chaque bureau de huit heures par semaine.
« Grâce à l’accès omniprésent à Office 2003 et à la solution Great Plains, chaque bureau a réduit de 20 % le temps de préparation des relevés, mentionne M. Owen. Maintenant, nous saisissons les données comptables et de paie une seule fois dans le système et tirons de l’information financière exacte, actualisée à la minute près, pour prendre des décisions opérationnelles et stratégiques éclairées. »
Avec Windows XP Professionnel comme pivot central de l’infrastructure de Retirement Concepts, l’entreprise peut compter sur ses TI pour prendre d’importantes décisions.
Microsoft Windows
Au cours des vingt dernières années, les produits WindowsMD de Microsoft sont passés d’un système d’exploitation de taille unique à une famille diversifiée de systèmes d’exploitation et de technologies mobiles. Aujourd’hui, les produits Windows aident les gens, partout dans le monde, à réaliser leur potentiel au travail, à la maison et pratiquement partout entre ces deux endroits.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft Windows, visitez le site Web www.microsoft.com/windows
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information sur les ventes de Microsoft au 1 800 426-9400. Au Canada, veuillez appeler le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 états des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et les services de Dyrand Systems, composez le 604-408-4415 ou visitez le site Web www.dyrandsystems.com
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et les services de Retirement Concepts, composez le 604-662-4969 ou visitez le site Web www.retirementconcepts.com
