Sherex Industries
Sherex Industries crée des bureaux virtuels grâce à Microsoft Windows Small Business Server 2003
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Présentation de la société
Pendant des années, Joe Scherer, président de Sherex Industries, considérait la technologie comme un « mal nécessaire » pour exploiter sa petite entreprise, jusqu’à ce qu’il subisse une chirurgie suivie d’une convalescence de plusieurs semaines à la maison. À titre de propriétaire d’une entreprise florissante, M. Scherer sait que la direction d’une petite entreprise est un mode de vie qui ne laisse guère de temps pour les vacances ou les maladies. Il lui fallait donc un accès fiable à son entreprise à partir de son domicile. Heureusement, des mises à niveau récentes de l’environnement de TI de Sherex ont permis de mettre en en place un bureau virtuel en toute facilité.
Contexte
Fondée en 1975, Sherex Industries est une société de vente de produits et de services techniques et de distribution qui fournit des couteaux industriels, des éléments d’assemblage industriels, des bouchons étanches Koenig et de l’outillage pour les fabricants d’échangeurs partout en Amérique du Nord. La PME canadienne emploie douze personnes et a des bureaux à Burlington, ON, à Montréal, à Halifax et à Edmonton.
Au fil de sa croissance, Sherex a constaté que son environnement de TI ne répondait plus à ses besoins. L’entreprise utilisait un serveur Novell et un logiciel comptable vieux de 11 ans qui lui imposaient de nombreuses limites techniques. Ainsi, le personnel externe n’avait aucun accès à distance, des fonctions comptables limitées, aucune possibilité de collaboration et peu d’accès courriel. En fait, les représentants devaient télécopier les commandes directement au siège social et faire un suivi téléphonique pour vérifier l’état des stocks. Comme Sherex a des bureaux partout au Canada et que son personnel travaille dans différents fuseaux horaires, les vérifications continuelles des stocks au siège social affectait la productivité et le temps consacré aux ventes.
Sherex a vite découvert qu’il lui fallait un système plus flexible pour répondre à ses nouveaux besoins. En effet, les représentants devaient pouvoir vérifier par eux-mêmes l’état des commandes et des stocks. Cela allait rehausser l’efficacité globale de l’entreprise et permettre au personnel de vente de fournir aux clients des données à jour sur la disponibilité des produits.
« Nous utilisions un serveur Novell depuis onze ans et il nous fallait faire quelque chose ou bien fermer l’entreprise, dit Joe Scherer, président, Sherex Industries. Nous voulions donner plus d’autonomie à nos vendeurs et la possibilité de conclure des ventes plus rapidement, ce qui était impossible avec notre vieux système. »
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Solution
Sherex a engagé son partenaire technologique à long terme, Krikke Computer Services Inc., partenaire Microsoft et membre de la communauté des spécialistes Microsoft des petites entreprises (SBSC), pour qu’il lui recommande une solution. En raison de la désignation SBSC, Sherex avait l’assurance que Krikke comprendrait ses besoins en tant que petite entreprise et lui recommanderait une solution appropriée.
Krikke a fait équipe avec Blue Ridge Information Group Inc., pour fournir le logiciel comptable. Après avoir évalué le logiciel serveur de Microsoft et celui d’un concurrent, Krikke a finalement opté pour Microsoft parce qu’elle offre une solution plus unifiée et plus stable, conçue spécifiquement pour les petites entreprises. Krikke a installé un serveur exploitant Microsoft Windows Small Business Server 2003 Standard Edition. L’équipe a également ajouté un deuxième serveur plus petit exploitant Microsoft Windows ServerMC 2003 Standard Edition, pour les fonctions Terminal Server, qui donne accès aux employés de Sherex à leur applications de bureau Windows à partir de n’importe quel ordinateur.
En comparant le produit de Microsoft pour les petites entreprises à ceux des concurrents, Krikke a jugé que Microsoft Windows Small Business Server 2003 convenait parfaitement à Sherex. Outre sa convivialité, Small Business Server constitue un produit plus logique, développé et complet à un prix abordable. Sherex dispose maintenant d’une solution d’entreprise incluant Windows Server, Microsoft Exchange et quelques outils qui ne s’achètent pas séparément, à un prix convenant à une petite entreprise.
« Nous utilisons Microsoft exclusivement comme solution pour les petites entreprises, affirme John Krikke, président, Krikke Computer Services. En travaillant avec Microsoft, nous avons accès à des fonctions additionnelles dont nous pouvons profiter ultérieurement, comme SharePoint Services. Nous croyons que cela représente une valeur remarquable pour les petites entreprises comme Sherex. De plus, Sherex trouve en Microsoft Small Business Server une technologie d’entreprise à un prix qui respecte son budget. »
Pour répondre aux besoins des travailleurs à distance de Sherex, Krikke a mis en œuvre Microsoft Windows SharePoint ServicesMD, en raison de ses fonctions de collaboration qui utilisent les services de logiciel routage et d’accès à distance (avec réseau privé virtuel pour l’accès à distance aux ordinateurs de bureau), ainsi que l’espace de travail Web à distance pour donner accès en permanence aux fichiers réseau et de bureau aux télétravailleurs. Cette fonction a permis à M. Scherer d’avoir accès à tous ses fichiers à partir de chez lui pendant sa convalescence. Le personnel de Sherex a également été impressionné par la facilité de l’implantation et de l’accès au terminal serveur.
« L’implantation du terminal serveur a été facile, note M. Krikke. Il s’intègre directement dans le menu de l’espace de travail Web à distance et est très simple à apprendre et à utiliser. Maintenant que Joe a l’accès à distance depuis son domicile, on ne peut plus lui arracher l’ordinateur portable des mains. »
Bénéfices
Hausse des ventes et réduction des coûts
Avant la mise en œuvre de Windows Small Business Server 2003, la connectivité minime entre le personnel à distance et sur place nuisait à la productivité et poussait à la hausse les coûts d’exploitation de Sherex. Les appels constants du personnel de vente à distance pour vérifier l’état des stocks au siège social coûtaient une fortune à Sherex en frais d’interurbains.
À présent, la société affirme économiser plus de 300 $ par mois en frais d’interurbains seulement. De plus, puisque les représentants ont maintenant accès en temps réel aux données sur les stocks, ils peuvent consacrer plus de temps à conclure des ventes plutôt qu’à attendre des réponses à leurs questions sur les stocks. Par ailleurs, la visibilité accrue de l’état des produits contribue à l’amélioration du service à la clientèle.
« Nous voulions que notre personnel fonctionne comme s’ils étaient tous dans le même bureau, peu importe où les employés se trouvent, mais notre ancienne technologie ne nous le permettait pas, observe M. Scherer. Depuis que nous avons Small Business Server 2003 notre personnel de vente externe a maintenant accès aux mêmes données que le personnel du siège social. C’est important, car plus la concurrence s’intensifie dans notre secteur, plus il faut conclure les ventes rapidement et avoir accès à l’information en temps réel, sur-le-champ. Nous avons déjà constaté une augmentation de 15 % de nos ventes. »
Communication et fonctionnalité améliorées
Small Business Server 2003 a également dépassé les attentes de Sherex en termes de valeur commerciale globale. Par exemple, la société profite maintenant de la composante Microsoft Exchange Server 2003 pour rendre les dossiers publics accessibles grâce à SharePoint et Microsoft OutlookMD. Au départ, cette fonction ne semblait pas importante, mais elle est maintenant devenue un aspect essentiel de l’exploitation de l’entreprise. Les représentants peuvent mettre à jour leurs contacts et leur agenda pendant leurs déplacements et partager ces informations avec l’ensemble de la société.
« Ce sont mes vendeurs qui se déplacent pour rencontrer les clients; ce sont eux qui les connaissent et qui nouent les relations, explique M. Scherer. Auparavant, chaque vendeur disposait de ces renseignements, mais ne pouvait pas les partager avec le reste de l’entreprise. Maintenant que tous les employés ont accès à la même information, nous pouvons offrir un meilleur service à nos clients. »
Productivité en hausse de 20 %
Aujourd’hui, Sherex est une entreprise plus rapide et plus efficace. Depuis la mise en œuvre de Microsoft Small Business Server 2003, la société a connu une hausse de productivité d’au moins 20 %. Grâce à Terminal Services, les télétravailleurs ont accès à une information complète, exacte et à jour. Cela permet au personnel du siège social de se consacrer à des tâches essentielles comme la vente et la préparation de documents de marketing plutôt qu’à de fastidieuses interrogations sur les stocks.
Une productivité rationalisée améliore également l’environnement de travail de Sherex. Avec Small Business Server, le personnel peut travailler de façon plus efficace, ce qui contribue à réduire considérablement le niveau de stress au bureau.
« Grâce à cette nouvelle technologie, le niveau de stress au bureau a chuté de façon remarquable, souligne M. Scherer. Le personnel du siège social a plus de temps pour se concentrer sur son travail sans être constamment interrompu. Chaque personne est beaucoup plus efficace. Nous pouvons maintenant nous concentrer davantage sur nos affaires. Et le personnel sur la route n’a plus besoin d’attendre pour obtenir des renseignements sur les stocks. Nous exploitons une entreprise beaucoup plus souple et optimisée. »
Accès à distance en tout temps et de partout
Sherex bénéficie également d’une amélioration de son service courriel grâce à Microsoft Outlook Web Access, livré avec Small Business Server 2003.
« C’est formidable que tout soit regroupé au même endroit. Nous pouvons maintenant avoir accès à notre courriel en direct, que ce soit à partir de la maison ou d’un congrès en Europe; nous avons tous accès à nos dossiers de contacts et de travail », affirme M. Scherer.
Le recours à des connexions Web à distance pour assurer un accès sécuritaire aux dossiers de la société grâce à un navigateur Internet signifie que les employés de Sherex peuvent travailler à distance à partir de presque partout et mener à bien leurs projets en respectant les échéances et les spécifications.
« Nous ne voulons pas que nos employés travaillent un plus grand nombre d’heures, mais nous voulons leur offrir la possibilité de travailler selon leur propre horaire, affirme M. Scherer. Windows Small Business Server 2003 nous permet de le faire. Nous travaillons donc non seulement plus rapidement, mais aussi plus intelligemment. »
Sécurité améliorée
La migration vers une solution fondée sur un serveur a également été bénéfique sur le plan de la sécurité. Krikke Computer Services peut maintenant gérer le réseau de Sherex à partir d’une station centrale.
« Avant la mise en œuvre de Small Business Server 2003, Sherex exécutait un antivirus sur chaque machine, ce qui était difficile à administrer, relate M. Krikke. Le logiciel antivirus arrivait à expiration à des dates différentes. Avec cette solution complète, nous pouvons gérer tous les aspects à partir d’un même endroit. »
Meilleure compréhension de la valeur de la technologie
D’après M. Scherer, l’investissement en technologie n’a jamais été une grande priorité pour son entreprise, du moins jusqu’à l’implantation de Small Business Server 2003. Aujourd’hui, le propriétaire de cette petite entreprise s’intéresse à la technologie et désire en savoir plus sur les avantages que son entreprise pourrait en tirer. « Nous nous considérons comme des évangélistes de la technologie », dit-il.
Windows Small Business Server 2003
Microsoft Windows Small Business Server 2003 permet aux petites entreprises d’être plus productives tout en utilisant moins de ressources. Il est maintenant possible de protéger automatiquement l’information de votre entreprise de 15 façons essentielles. Il est également possible d’accomplir 20 % plus de tâches chaque jour en permettant à vos employés de trouver, de partager et de transmettre plus facilement l’information, d’y accéder à distance, d’attirer plus de clients et de mieux les servir 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Vous pouvez installer rapidement et utiliser facilement un serveur Windows pour gérer votre petite entreprise.
Pour en savoir plus sur Windows Small Business Server 2003, veuillez visiter le sitehttp://www.microsoft.com/sbserver.
Renseignements supplémentaires
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Microsoft, communiquez avec le Centre d’information de Microsoft Canada au 1 877 568-2495. Les personnes sourdes ou malentendantes peuvent communiquer avec le service ATS/ATM de Microsoft en composant le 1 800 892-5234 aux États-Unis ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur du Canada et des 50 États des États-Unis, veuillez communiquer avec la filiale Microsoft de votre région. Pour obtenir de l'information sur le Web, visitez le site www.microsoft.com.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Krikke Computer Services Inc., composez le 905 639-7291 ou visitez le site www.krikke.com.
Pour vous renseigner davantage sur les produits et services de Sherex Industries Limited, composez le 905 639-7701 ou visitez le site www.sherex.ca.
