L’Hospital for Sick Children (SickKids)
Un hôpital pour enfants améliore l’accès aux dossiers patients grâce à la solution SQL Server Solution
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Présentation de la société
En 1875, Elizabeth McMaster, résidente de Toronto, a loué au centre-ville une maison de 11 pièces pour 320 $ par année, y a installé 6 lits d’enfant en métal et a déclaré ouvrir un hôpital destiné à l’admission et au traitement de tous les enfants malades. Il s’agissait du deuxième hôpital dans le monde à se consacrer uniquement aux besoins des enfants.
Contexte
L’Hospital for Sick Children ou SickKids, comme on l’appelle maintenant, s’est agrandi considérablement depuis qu’Elizabeth McMaster a admis son premier patient, une petite fille de trois ans, nommée Maggy, souffrant de brûlures. Aujourd’hui, SickKids est l’hôpital pour enfants le plus vaste au Canada. Il emploie plus de 5 000 personnes et gère chaque année près de 50 000 consultations auprès de ses services d’urgence ainsi qu’un total de 321 131 examens de malades, hospitalisés ou non.
Pour son fonctionnement, l’hôpital compte sur un grand nombre de systèmes essentiels, dont le système de gestion des dossiers patients. S’occupant d’un nombre élevé de grands malades, le personnel médical doit avoir accès en tout temps et partout dans l’hôpital à l’historique à jour des patients. SickKids utilisait toutefois des dossiers papier qui devaient suivre physiquement les patients durant tout leur séjour à l’hôpital.
« Souvent, lorsque les patients arrivent pour recevoir un traitement, sur rendez-vous ou à l'urgence, plusieurs professionnels de la santé ont besoin de son dossier en même temps, ce qui pose un problème avec le système des dossiers papier puisqu’il ne compte qu’un seul exemplaire », se rappelle Debi Senger, directrice des dossiers médicaux à SickKids.
Au cours de leur séjour, les patients doivent souvent se déplacer d’un service à l’autre dans l’hôpital. Avec un système de dossiers papier devant gérer un nombre croissant de patients, s’assurer que les dossiers se trouvent au bon endroit au bon moment pose un défi grandissant.
Trouver l’espace adéquat pour stocker tous les dossiers constituait également un problème. « Nous utilisons de l’espace vital pour conserver les dossiers des patients. Le stockage à l’extérieur de l’hôpital s’avérait une option beaucoup trop coûteuse étant donné que SickKids ouvre environ 60 000 dossiers par année uniquement aux fins de recherche. Un coût est assumé chaque fois qu’un dossier est sorti ou retourné. De plus, nous payons le transfert des vieux dossiers sur microfilm ou microfiche générait tous les ans », souligne Debi Senger.
L’hôpital voulait trouver une façon de simplifier et de rationaliser la gestion des dossiers patients, en s’assurant que le personnel médical, pressé par le temps, puisse utiliser facilement la solution choisie.
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Solution
Comme ce grand établissement hospitalier utilisait divers processus administratifs très élaborés prenant en charge une grande variété de tâches, la stratégie de SickKids en matière de TI devait reposer sur un logiciel pouvant s’intégrer rapidement et facilement à l’infrastructure en place, tout en répondant aux besoins fonctionnels du personnel.
« Nous cherchons un produit qui nous offre la meilleure fonctionnalité du point de vue administratif, et une plate-forme qui nous aide à atteindre nos objectifs », déclare Ana Andresian, directrice des technologies à SickKids.
Pour trouver la solution la mieux adaptée, SickKids a demandé l’aide de Microdea Inc, expert en gestion de documents et partenaire technologique de Microsoft, qui a recommandé SynergizeMC, son système de dossiers électronique fondé sur le logiciel Microsoft SQL ServerMC 2000.
« Nous savions que Microsoft SQL Server et notre solution allaient, ensemble, former la plate-forme idéale d’un système de dossiers électronique, a indiqué Colin Ruskin, vice-président , Développement des affaires, Microdea. Elle s’est facilement intégrée dans les systèmes déjà en place à l’hôpital et est suffisamment robuste pour traiter la demande à long terme du système de dossiers électronique. »
SickKids était particulièrement intéressé par les fonctions de mise en grappe avec basculement offertes par SQL Server 2000. Ces fonctions ont été conçues pour aider à assurer le maintien du temps de disponibilité. Lorsque survient la défaillance d’un serveur, SQL Server 2000 peut transférer les ressources essentielles vers un autre serveur préconfiguré, ce qui diminue le risque de panne que doivent subir les utilisateurs.
Avec EPC, les dossiers patients sont transférés dans la base de données de 24 à 48 heures après la consultation du patient. EPC contient les dossiers remontant à mai 2000, ce qui donne aux médecins un bon historique du patient. Comme les données sont stockées dans un support électronique, de nombreux utilisateurs peuvent consulter le dossier d’un patient en même temps et instantanément à partir des postes de travail de l’hôpital, au lieu que les uns et les autres s’arrachent le même dossier papier.
Bénéfices
Avec l’ajout d’un système électronique, les dossiers patients sont à la disposition de plusieurs utilisateurs à la fois.
Amélioration des soins donnés aux patients
Grâce à EPC, le personnel médical peut maintenant avoir un accès instantané aux données essentielles des patients. Au lieu d’avoir à envoyer les documents dans les divers services de l’hôpital pour y suivre les déplacements des patients, les médecins peuvent accéder aux dossiers d’un seul clic d’un bouton sur un poste de travail. De plus, plusieurs médecins peuvent consulter le même dossier en même temps et en divers endroits dans l’hôpital.
« Nous avons reçu beaucoup de commentaires positifs concernant EPC de la part de nos employés, qui se sont montrés très impressionnés par le nouveau système, tout particulièrement ceux du service d’urgence, où la vitesse est un facteur important. EPC leur fournit l’information désirée sans délai », dit Debi Senger.
Moins de papier, plus de sécurité
SickKids prévoit qu’à long terme EPC l’aidera à réduire l’espace coûteux utilisé pour le stockage des documents.
« Actuellement, nous devons annuellement réserver plus de 1 200 pieds linéaires pour le stockage de documents, et ce, uniquement en raison de la croissance du nombre de patients et, par conséquent, de dossiers. À long terme, nous voulons que, dès qu’un dossier est transféré dans EPC, l’exemplaire papier soit détruit », explique Debi Senger.
La réduction des documents papier fera davantage que libérer de l’espace utile. EPC aide également SickKids à améliorer le processus de vérification des dossiers, tout en protégeant les données des patients.
« En utilisant EPC, nous pouvons savoir exactement qui a accédé aux données contenues dans le dossier d’un patient donné et à quelle fin. Cette capacité nous procure une couche de sécurité supplémentaire, puisque cette information est enregistrée dans le journal de vérification », explique Debi Senger.
Plate-forme fiable et abordable
En tirant profit des capacités de mise en grappe de SQL Server 2000, EPC n’a jamais soulevé de problèmes de fiabilité ni de performance, même lorsque le système doit saisir de grandes quantités de données et que plus de 2 500 utilisateurs accèdent à ces données dans un environnement caractérisé par une demande élevée. C’est un facteur important, d’autant plus que SickKids compte accroître l’utilisation d’EPC dans l’avenir, notamment dans les salles d’opération.
SQL Server 2000 offre également à SickKids l’option d’acquisition de licences la moins coûteuse, ce qui constitue un avantage important dans un secteur d’activité où les ressources sont restreintes.
« Même si SickKids utilise SQL Server, nous avons examiné d’autres solutions avant de choisir EPC. Du fait que nous sommes un établissement public, nous cherchons toujours les systèmes les plus rentables, conclut Ana Andresian.
Microsoft Windows Server System
Le système d'exploitation MicrosoftMD Windows Server SystemMC est une infrastructure serveur globale, intégrée et interopérable qui aide à réduire le niveau de complexité et les coûts de la conception, de la mise en œuvre, de l'interconnexion et de l'exploitation de solutions d'affaires adaptables. L'exploitation stratégique de ses équipements informatiques aide l'utilisateur de Windows Server System à donner un nouvel élan à son entreprise. Reposant sur la plate-forme Windows Server, Windows Server System constitue une infrastructure fiable pour la gestion et l'analyse des données, l'intégration à l'échelle de l'entreprise, la mise sur pied de portails pour les clients, les partenaires ou les employés, l'automatisation des processus de gestion, de communication et de collaboration ainsi que la supervision des activités informatiques de base dont la sécurité, la mise en œuvre et la gestion des systèmes.
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Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'Hospital for Sick Children, visitez le site Web www.sickkids.ca
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